STAMPA ED INVIO DEI DOCUMENTI AL CLIENTE
Alcuni dei documenti emessi possono essere stampati, in generale le stampe sono disponibili per i documenti che devono essere consegnati a terzi.
Se per il documento che si sta inserendo non è disponibile la stampa (ad esempio una fattura del fornitore) al termine dell’inserimento appare questo messaggio:
Confermando, il documento viene salvato in archivio.
Quando invece è disponibile la stampa, al termine viene richiesto se stampare o meno tale documento sulla stampante a video in PDF, generando un file che potrà essere salvato sulla macchina locale.
E’ però possibile, stampare su altri dispositivi utilizzando il pulsante “Cambia Stampante (F8 da tastiera)
Si apre così l’elenco di tutte le stampanti disponibili (per approfondimenti si veda la guida “Le stampanti e le e-mail”)
Le stampanti disponibili sono quelle di tipo:
• File
•
– genera un file in una cartella specificata al momento della stampa, nel formato presente nella stampante (default .txt)
Word
•
– apre a video un file rtf Excel
•
– apre a video un file xml Excel Stampante predefinita
•
– stampa il documento su carta, utilizzando la stampante predefinita della macchina sulla quale si sta lavorando (stampante di sistema)
Stampante da richiedere
•
– permette di stampare su carta, scegliendo su quale stampante di sistema stampare il documento
Invio e-mail
•
– permette di inviare via mail il documento al cliente Video
•
- apre a video il documento in formato pdf Docuvision
INVIO DOCUMENTI VIA E-MAIL
– se è stata attivata la App, permette di stampare in cloud il documento e conservarlo digitalmente (si veda la guida “Docuvision - il documentale di Passepartout”)
Nel caso si voglia inviare un documento via e-mail direttamente all’intestatario dello stesso si potrà selezionare la stampante “Invio e-mail”. E’ consigliato configurare e personalizzare la stampante, dalla funzione “Stampanti e Mail” del menù “Impostazioni”:
La stampante “invio e-mail” è preinstallata con il codice 7; la si può modificare oppure se ne può creare una nuova.
Creando una nuova stampante con il pulsante “Nuova” (F4 da tastiera), compilare la videata come nell’immagine seguente:
Nel campo “Nome stampante” inserire una descrizione che permetta di riconoscere che la stampante sarà da utilizzarsi per l’invio dei documenti.
Che si stia creando una nuova stampante o modificando quella esistente, premere il pulsante
“Impostazioni dispositivo” (F5) per accedere alla seguente videata:
Compilare il campo “Email destinatario” utilizzando il pulsante “Speciali[F2]”.
Selezionare con il pulsante “Seleziona” (Invio da tastera), l’opzione [IntestocStp Autom] che corrisponde all’intestatario del documento che, a seconda del caso, può essere il cliente, il fornitore oppure un contatto.
Si può inviare la stampa a molteplici destinatari.
Dall’elenco sopra riportato si possono includere i seguenti destinatari:
[Destinatario DocMag]
Destinatario del documento di magazzino, presente nel campo “Destinatario” dei “Riferimenti Trasporto” nei “Totali documento”.
[Indiriz. Sped. DocMag] Indirizzo di spedizione scelto tramite F5 nel campo “Des” dei “Riferimenti Trasporto” nei “Totali documento”.
[Vettore DocMag]
Vettore presente nel campo “Vettore” dei “Riferimenti Trasporto” nei “Totali documento”.
.
Per ognuno, è poi possibile includere anche uno o più referenti codificati nelle rispettive anagrafiche (si veda la guida “I referenti di clienti e fornitori”), cliccare sul pulsante “Referenti[F2]” e selezionare il reparto a cui spedire il documento come ad esempio “Ordini”.
Confermare l’inserimento con il pulsante “OK”.
La mail sarà inviata solo ed esclusivamente se nell’anagrafica dei soggetti selezionati è indicato l’indirizzo di posta elettronica.
Completare la videata del Dispositivo aggiungendo l’oggetto ed il testo della E-mail e definendo il nome dell’allegato (se non si imposta nulla, il documento sarà inviato con il nome “pagina001”, “pagina002”, ecc…)
Nei tre campi, tramite delle variabili, si può comporre il riferimento del documento.
Impostare il campo “oggetto” nel seguente modo:
Invio [des] nr. [nd] del [gdd]/[mdd]/[add] da parte di ACME S.R.L.
e si ottiene il seguente risultato:
Invio FATTURA nr. 000114 del 17/11/2014 da parte di ACME S.R.L.
Comporre il “testo” nel seguente modo:
Spett.le [rcf], ci pregiamo di inviarVi il nostro documento [des] con numero [sd]/[nd] emesso il [gdd]/[mdd]/[add]. Cordiali saluti
e si ottiene il seguente risultato:
Spett.le Rossi Mario snc, ci pregiamo di inviarVi il nostro documento FATTURA con numero 01/000114 emesso il 17/11/2014. Cordiali saluti
Infine indicare [rif] nel campo “Nome allegato” e la procedura comporrà automaticamente il nome del file allegato con i riferimenti del documento (nell’esempio ft114del20141117).
E’ infine possibile impostare anche la propria firma.
La mail ricevuta dal cliente, sarà: