GESTIONE DELLE
NOTE SPESE
Il servizio in outsourcing
La gestione delle note spese
La gestione delle note spese costituisce un’attività cruciale all’interno di un’azienda e che coinvolge diverse funzioni aziendali, data la rilevanza dal punto di vista organizzativo, economico e fiscale.
All’interno del processo di gestione dei rimborsi aziendali, le esigenze più evidenti per l’impresa riguardano:
• Il reperimento di tutti i giustificativi
• La verifica della documentazione
• Imputazione di dati affidabili
• La conformità alle policy aziendali
• La conservazione di tutti i documenti per 10 anni.
Tali esigenze si scontrano con diverse criticità legate alla gestione cartacea delle note spese (ad esempio lo smarrimento o l’illeggibilità dei giustificativi) per le quali la soluzione interna non sempre è la più efficace..
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Decentrare la contabilizzazione delle note spese
Attivare un processo innovativo che consenta di guadagnare efficienza e garantire il totale rispetto delle policy aziendali.
Le opportunità del servizio in outsourcing
Disporre di un’app dedicata in grado di velocizzare i tempi, minimizzare il margine di errore e semplificare il processo, sia per l’azienda che per il dipendente.
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Il servizio in outsourcing di Indicom rappresenta la soluzione ideale per delegare alle nostre risorse qualificate ed esperte tutte le attività del processo di gestione delle note spese aziendali.
La soluzione è modulare, include tutte le fasi del processo ed è confezionata su misura, sulla base delle necessità del Cliente.
Il servizio permette diverse opportunità nell’ottica dell’ottimizzazione dei processi interni nelle imprese:
Accentuare la digitalizzazione dell’intero processo, dalla ricezione dei giustificativi sino alla conservazione digitale a norma
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La soluzione modulare
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La ricezione dei giustificativi può avvenire sia in formato digitale che cartaceo.
Ricezione e normalizzazione giustificativi
Digitale
Il Cliente invia i giustificativi via email, tramite app dedicata, con upload su specifica area SFTP o via Web services
Cartaceo
Il Cliente invia scontrini e ricevute in formato cartaceo oppure è Indicom a predisporne il ritiro. Il materiale viene normalizzato e preparato per la scansione grazie all’intervento tecnico delle nostre risorse specializzate
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L’acquisizione dei dati dei giustificativi, che determina la formazione della Nota spese, si articola in tre fasi (2,3,4 del nostro servizio):
Data Entry. Inserimento dei dati dei giustificativi. L’attività, se affidata a Indicom, con eventuale ausilio di riconoscimento ottico (OCR), sgrava il dipendente dall’onere dell’inserimento dei dati relativi alle spese sostenute.
Acquisizione dei dati
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Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it
Controllo qualità: le risorse Indicom possono provvedere al controllo della qualità delle immagini inserite a sistema, verificandone la leggibilità e, in caso di acquisizione tramite scansione, la corrispondenza con l’originale cartaceo.
Abbinamento a nota spese: I giustificativi vengono abbinati alla rispettiva riga della nota spese. La fase di riconciliazione consente una verifica puntuale delle spese di trasferta.
Acquisizione dei dati
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Una volta completata la fase di acquisizione dei dati, gli operatori Indicom possono occuparsi della verifica della coerenza dei giustificativi rispetto alle policy aziendali.
Il servizio di validazione della policy può essere effettuato sul sistema di gestione delle note spese del Cliente o tramite l’App messa a disposizione da Indicom.
Validazione delle policy
Grazie a questo servizio viene garantito un controllo capillare delle spese di trasferta, nel rispetto delle policy aziendali. Le eventuali anomalie vengono segnalate tempestivamente al Line Manager aziendale per gli interventi necessarie.
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Gli operatori Indicom possono inoltre occuparsi della registrazione contabile delle note spese. Questa attività può essere svolta tramite collegamento remoto ad un client del sistema di contabilità del Cliente o tramite un applicativo di supporto, permettendo un alleggerimento del carico di lavoro del back office amministrativo del Cliente.
Contabilizzazione dati giustificativi
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I giustificativi e le note spese vengono infine versati nell’ambiente di Conservazione digitale a norma di Indicom che, in qualità di Conservatore Accreditato AgID, assume il ruolo di Responsabile del servizio di Conservazione.
Indicom, attraverso un processo di firma automatica massiva HSM, provvede ad apporre su ogni documento la firma digitale del cliente, nel rispetto di quanto previsto dal DMEF del 17.06.2014 in tema di conservazione di documenti fiscalmente rilevanti.
Il Sistema di Conservazione digitale di Indicom garantisce la reperibilità dei documenti e il mantenimento nel tempo del loro valore probatorio.
Il servizio di esibizione a norma garantisce la disponibilità dei documenti solo agli utenti autorizzati.
Conservazione digitale a norma
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App, quali vantaggi?
Il Cliente che si affida ad Indicom può decidere di avvalersi anche di un’apposita app, in grado di interfacciarsi con tutti i sistemi gestionali.
L’app, inoltre, consente al Cliente di seguire l’intero workflow approvativo, effettuando le eventuali verifiche sulle note spese dei dipendenti.
Gestire ogni tipo di spesa: semplice o di tipo chilometrico e in valuta estera Configurare un numero illimitato di categorie di spesa
Gestire autovetture aziendali, manutenzioni e carte di credito Indicare gli ospiti, le commesse e il centro di costo
Controllare efficacemente le policy più particolari e gli anticipi aziendali
Cosa può fare l’app?
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App, come funziona?
Il funzionamento dell’app è semplice ed intuitivo. Ogni utente potrà infatti inserire autonomamente le proprie spese accedendo alla propria area riservata.
In caso di anomalie, le note spese vengono rimandate al dipendente per un ulteriore controllo
La verifica del rispetto delle policy aziendali per i rimborsi viene automatizzata, rendendola quindi puntuale, efficace ed efficiente
La Nota viene elaborata tramite la procedura di rilevazione presenze e il passaggio a paghe è immediato
Il dipendente carica sull’app tutte le spese, allegando la documentazione cartacea in formato elettronico
Le funzionalità dell’app
Le statistiche più rilevanti (relative a dipendenti, periodi temporali, centri di costo o tipologie di spese) vengono organizzate all’interno di appositi report
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Riduzione del rischio di rimborso di spese errate o non giustificate Maggior efficienza nel processo di
validazione e liquidazione della nota spese
Riduzione della complessità legata alla gestione dei documenti cartacei
Rispetto dei limiti imposti dalle policy aziendali
Ottimizzazione delle performance e garanzia del rispetto degli SLA
I vantaggi del servizio Indicom
Servizio personalizzato e modulare, sulla base delle esigenze aziendali
Qualità garantita dall’intervento in outsourcing di risorse specializzate
Abbattimento dei costi aziendali e riduzione dei tempi di gestione
Il servizio di Indicom consente una completa dematerializzazione e digitalizzazione del processo di gestione delle note spese, nel rispetto delle norme vigenti in materia di formazione e conservazione di documenti informatici fiscalmente rilevati.
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Clienti: medie e grandi imprese Clienti: studi e piccole imprese Risorse specializzate
Documenti conservati digitalmente Fatture elettroniche in portafoglio
Produttive/commerciali: Milano-Roma-Riccione + 500
+ 14.000 + 75 + 1.000.000.000 + 20.000.000 3 sedi
Indicom Group
Leader nella digitalizzazione dei processi amministrativi aziendali, da oltre 20 anni Indicom Group è il punto di riferimento per imprese e professionisti nei servizi di Information Management e BPO.
Tecnologie all'avanguardia, esperienza pluriennale e costante ricerca di soluzioni innovative ci permettono di offrire ai nostri Clienti una gestione flessibile ed efficiente dei processi amministrativi.
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La proposta di Indicom
Rispondiamo alle esigenze del mercato con una proposta di servizi integrata e personalizzabile, garantita anche dalle numerose Partnership consolidate negli anni.
GESTIONE DEL CICLO PASSIVO
CONSERVAZIONE DIGITALE GESTIONE DELLE NOTE SPESE
GESTIONE DEL CICLO PASSIVO BACK-OFFICE AMMINISTRATIVO
DATA ENTRY SPECIALIZZATO GESTIONE DEI CONTRATTI
CONTACT CENTER
ARCHIVIAZIONE CARTACEA
CONTABILIZZAZIONE FATTURE GESTIONE DELLE PEC DELIVERY MULTICANALE FIRMA GRAFOMETRICA
DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI FATTURAZIONE ELETTRONICA
NSO - ORDINE ELETTRONICO ESTEROMETRO
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Contatti
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Indicom Group Via Carnevali, 39 - 20158 Milano Tel. 02 33002805 www.indicom.biz - commerciale@indicom.it
Silvia La Spina - Sales Director silvia.laspina@indicom.it
Fabio Cavadore - Sales Executive fabio.cavadore@indicom.it
Valentina Maniglio – Sales Executive Centro-Nord valentina.maniglio@indicom.it
INDICOM eDOCUMENT CARE srl
è Conservatore accreditato AgID - Agenzia per l’Italia Digitale è certificata ISO/IEC 27001:2017
Gestione della sicurezza logica, fisica e organizzativa delle informazioni e dei documenti legati al processo di conservazione digitale
è certificata ISO 9001:2015
Progettazione ed erogazione di servizi di conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica
Indicom Group Via Carnevali, 39 - 20158 Milano Tel. 02 33002805 - www.indicom.biz commerciale@indicom.it è Certified Provider – Access Point- PEPPOL
