Capitolato Tecnico Allegato 7: Gestione della materialità

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GESTIONEDELLAMATERIALITÀ

Capitolato Tecnico

Allegato 7:

Gestione della materialità

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Indice

1 Gestione della materialità ... 3

2 Criteri di confezionamento degli atti per il ritiro ... 4

2.1 Caratteristiche delle scatole ... 4

2.2 Caratteristiche dei pallet ... 6

3 Criteri di confezionamento degli atti per la restituzione presso il Centro di Gestione Documentale ... 9

3.1 Caratteristiche delle scatole ... 9

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1 Gestione della materialità

Il presente allegato descrive i criteri di aggregazione e confezionamento della materialità degli atti da notificare che dovrà essere ritirata dal Fornitore come previsto nel capitolato tecnico descrittivo, nonché i criteri di confezionamento che il Fornitore dovrà rispettare per la restituzione della materialità prodotta durante l’iter di notifica stesso.

Per ogni commessa di affido è previsto l’allestimento della materialità come di seguito riportato.

L’allestimento della materialità sarà effettuato per singola commessa a livello di lotto territoriale.

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2 Criteri di confezionamento degli atti per il ritiro

Gli atti saranno raggruppati ed inseriti in scatole, e le scatole saranno collocate su pallet. I pallet saranno confezionati in modo tale da assicurare l’integrità delle scatole, sia durante le operazioni di movimentazione che di trasporto. Le scatole saranno confezionate in modo da garantire l’integrità del contenuto, se necessario con reggette a croce.

La Committente si riserva comunque di prevedere, per specifiche esigenze, l’impiego di diverse scatole e pallet o l’adozione di diversi criteri di aggregazione e confezionamento degli atti.

In tal caso, le eventuali modifiche alle modalità di esecuzione di tali attività, dovranno essere concordati per iscritto.

2.1 Caratteristiche delle scatole

Gli atti saranno tipicamente confezionati impiegando buste di formato C5 (per atti costituiti da un numero di fogli inferiore a 20) e buste in formato C4 per atti costituiti da un numero di fogli da 20 a 60.

Gli atti saranno confezionati e aggregati in scatole le cui caratteristiche sono di seguito descritte.

Dimensioni scatole (±

5 cm)

Altezza cm

17

Larghezza cm 30

Lunghezza cm 50 Tabella 1 - Dimensioni scatole

Ogni scatola conterrà al più 200 atti ed il suo peso non sarà comunque superiore a 10 Kg.

Il raggruppamento in scatole è effettuato in funzione dei volumi degli atti e della destinazione degli stessi.

Gli atti, inseriti nelle scatole, sono:

- in ordine progressivo crescente di CAP

- all’interno dell’ordine progressivo di CAP è mantenuta la sequenza del numero raccomandata

Ogni scatola sarà corredata di un’apposita etichetta, contenente le seguenti informazioni:

 la denominazione del Mittente in chiaro

 il Lotto di destinazione di gara

 l’identificativo della distinta di spedizione, valorizzato con la seguente tripletta:

modello/ambito/#fusione

 la tipologia di invio postale relativo agli invii contenuti nella scatola

 la denominazione del service di stampa

 la data di spedizione ed a seguire:

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 il primo e l’ultimo codice a barre del numero raccomandata del blocco di invii (completo di cifre arabe)

 il formato della busta degli invii contenuti nella scatola (e. g. C5, C6 o altro)

 il progressivo scatola sul numero totale di scatole

 il primo e l’ultimo progressivo invio presente nella scatola

 il numero totale di invii contenuti nella scatola

 il primo e l’ultimo CAP in caso di aggregazione di invii postali con diversi CAP nella stessa scatola, altrimenti il singolo CAP se gli invii hanno un CAP univoco

 il peso lordo della scatola espresso in kilogrammi

A titolo esemplificativo, nella Figura 1 si riporta il fac-simile dell‘etichetta che sarà apposta sulla scatola contenente invii postali da recapitare:

AGENZIA DELLE ENTRATE- RISCOSSION

E

ID. distinta Tipologia

invio postale Service di

stampa Data di

spedizione

LOTTO X

Codice a barre Racco mandat a primo invio

Codice a barre Racco manda ta ultimo invio Formato

buste Scatola

n. di tota

Numero invii li in scatola da

a Quantità totale di

invii CAP

iniziale CAP

Finale Peso

lordo in Figura 1 - Fac-simile etichetta scatola kg:

La Committente si riserva la facoltà di effettuare la modifica o l’inserimento di ulteriori informazioni sull’etichetta delle scatole. Tutte le informazioni potranno essere rappresentate in caratteri alfanumerici, barcode e/o aggregate in opportuni datamatrix.

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2.2 Caratteristiche dei pallet

Le scatole utilizzate per l’aggregazione della materialità, descritte nel paragrafo precedente, saranno collocate su pallet che saranno confezionati in modo tale da assicurarne l’integrità, sia durante le operazioni di movimentazione che nel trasporto. Le scatole rientreranno nel perimetro del pallet che sarà confezionato con cellophan.

I pallet rispetteranno le caratteristiche riportate nella Tabella 1:

Dimensioni Pallet

Larghezza cm 80

Lunghezza cm 120

Altezza massima cm 150

Altezza minima cm 53

Volume minimo m³0,5

Tabella 1 - Dimensioni dei pallet

In alternativa possono essere utilizzati pallet con misure modulari: cm 80 x cm 60 oppure cm 120 x cm 120 (con riferimento a larghezza e lunghezza).

Le scatole saranno aggregate in pallet confezionati separatamente per ogni tipologia postale.

Ogni pallet sarà corredato di apposita etichetta riportante le seguenti informazioni:

 La tipologia del modello di invio contenuto

 la denominazione del Mittente in chiaro

 il Lotto di gara

 l’identificativo della distinta di spedizione, valorizzato con la seguente tripletta:

modello/ambito/#fusione

 la tipologia di invio postale relativo agli invii contenuti nella scatola

 la denominazione del service di stampa

 la data di spedizione ed a seguire:

 il progressivo pallet sul numero totale di pallet

 il primo e l’ultimo CAP se sul pallet sono aggregate scatole destinate a CAP diversi, altrimenti il singolo CAP se le scatole contenute hanno un CAP univoco

 il numero totale di scatole

 il numero progressivo della prima e dell’ultima scatola sul numero totale di scatole

 il numero totale di invii contenuti nel pallet

 il numero progressivo del primo e dell’ultimo invio sul numero totale di invii

 il primo e l’ultimo codice a barre del numero di raccomandata del blocco di invii (completo di cifre arabe)

Le etichette apposte sulle scatole saranno posizionate esternamente al pallet in modo tale che siano ben visibili.

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A titolo esemplificativo, si riporta il fac-simile dell‘etichetta che sarà stampata e apposta sui pallet:

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TIPOLOGIA DOCUMENTO

AGENZIA DELLE ENTRATE-

RISCOSSIONE

LOTTO X

ID. distinta Tipologia invio postale

Service di

stampa

Data di

spedizione

Numero pallet di totali

Da CAP A

CAP

Quantità totale scatole

Scatol

e da a

Quantità Invii Invii

da a

Codice a barre Raccomandata primo invio

Codice a barre Raccomandata ultimo invio

Figura 2 - Fac-simile etichetta pallet per la Posta Raccomandata Massiva

La Committente si riserva la facoltà di modificare o inserire altre informazioni sull’etichetta dei pallet, quale ad esempio codici a barre e/o data matrix per l’identificazione e il tracciamento del pallet stesso.

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3 Criteri di confezionamento degli atti per la restituzione presso il Centro di Gestione Documentale

3.1 Caratteristiche delle scatole

La materialità prodotta nel corso delle attività necessarie alla notifica degli atti e destinate al Centro Gestione Documentale, deve essere fisicamente riposta all’interno di faldoni a loro volta contenuti in scatole le cui dimensioni sono:

 faldoni (37 X 29 X 9 cm)

 scatole (48 X 39 X 31 cm)

Sul dorso di ciascun faldone deve essere apposto il numero del faldone, come riportato nel flusso immagini, in codice a barre standard code 3 of 9.

In ciascuna scatola, delle dimensioni indicate, deve essere garantito il maggior numero possibile di faldoni al fine evitare che ci siano spazi solo parzialmente utilizzati.

In ciascun faldone deve essere inserito il maggior numero possibile di documenti, fino a saturazione dello spazio. Ogni scatola non potrà comunque superare i 18 kg di peso.

Gli atti saranno organizzati nei faldoni in mazzette omogenee per tipologia di documento. Ogni mazzetta non può contenere più di 50 documenti. In ciascun faldone, deve essere garantito il maggior numero possibile di mazzette al fine evitare che ci siano spazi solo parzialmente utilizzati.

Su ogni documento dovrà essere presente un codice univoco per Lotto di gara, che dovrà essere riportato nel flusso immagini, unitamente all’indicazione della posizione progressiva all’interno della mazzetta.

La mazzetta contenuta nel faldone dovrà essere contrassegnata con un codice univoco all’interno del Faldone che dovrà essere riportato nel flusso immagini.

Sulla scatola deve essere apposto un secondo codice a barre con il medesimo standard di cui sopra indicante il numero della scatola come riportato nel flusso immagini.

La semantica del codice a barre da apporre su scatole e faldoni contenenti la documentazione relativa al processo di notifica dovrà rispettare le seguenti regole nel prefisso.

Lotto Prefisso

Codice Scatola

Prefisso Codice Faldone

Nord S61 X61

Centro S62 X62

Sud S60 X60

Tabella 2 - Prefissi codici scatole e faldone

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Ogni scatola avrà un’etichetta visibile con rappresentato un barcode/datamatrix con il numero scatola, oltre alla rappresentazione in chiaro dello stesso. Inoltre, l’etichetta riporterà le seguenti informazioni:

 Denominazione Committente

 Ragione Sociale del Fornitore del servizio di recapito

 Indicazione Lotto di gara

 Numero DDT

 Numero dei faldoni contenuti

La Committente si riserva la facoltà di effettuare la modifica o l’inserimento di ulteriori informazioni sull’etichetta delle scatole. Tutte le informazioni dovranno essere rappresentate in caratteri alfanumerici, barcode e/o aggregate in opportuni datamatrix.

Le scatole devono essere organizzate per il trasporto assicurandosi che il codice a barre sia sempre ben visibile in modo da agevolare le attività di controllo alla restituzione.

I pallet devono essere formati in maniera omogenea da scatole appartenenti alla stessa distinta e per lotto, nel caso in cui il Fornitore sia aggiudicatario di più lotti.

Non sono ammesse DDT e Pallet con scatole di lotti diversi.

Tali pallet dovranno essere consegnati al CGD attualmente sito in Via Osvaldo Licini 12, 00155 Roma, dalle 8.00 alle 12.30 e dalle 14 alle 15.00 dal lunedì al venerdì dei giorni feriali. Non sono consentite consegne differite della medesima DDT.

Non saranno accettate consegne giornaliere complessivamente superiori alle 144 scatole per Lotto, senza preavviso da comunicare con almeno 5 giorni lavorativi di anticipo rispetto alla data di consegna al CGD, quale accertata dalla Committente e riportata nel flusso metadati.

Le consegne saranno effettuate al piano, mediante vettori dotati di sponda idraulica.

Ogni pallet sarà correttamente imballato, rispettando lo standard europeo (0,8 m x 1,2 m) e potrà contenere un totale di 16 scatole disposte in 4 file.

Le scatole saranno aggregate in pallet confezionati in modo tale da garantire l’integrità durante il trasporto e la movimentazione. Tutte le scatole rientreranno nella sagoma del pallet. Le etichette apposte sulle scatole saranno posizionate esternamente al pallet in modo tale da essere ben visibili. Il pallet sarà avvolto da cellophane. Non saranno ammessi pallet con scatole posizionate in modo tale da non essere visibili i barcode esternamente al pallet.

Ogni pallet sarà corredato di un’apposita etichetta sulla quale saranno riportate le seguenti informazioni o un sottoinsieme di esse:

 Denominazione Committente

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 Ragione Sociale del Fornitore del servizio di recapito

 Indicazione Lotto di gara

 Numero DDT

 Numero progressivo del pallet (x di y), nel caso ve ne fosse più di uno riferito al medesimo DDT

 Scatole contenute da x a y di z totali.

La Committente si riserva la facoltà di effettuare la modifica o l’inserimento di ulteriori informazioni sull’etichetta dei pallet. Tutte le informazioni dovranno essere rappresentate in caratteri alfanumerici, barcode e/o aggregate in opportuni datamatrix.

Ogni consegna effettuata al Centro Gestione Documentale dovrà essere accompagnata da un idoneo Documento Di Trasporto (DDT), riportante un codice a barre che contenga il numero e la data del DDT. Inoltre:

1. Il numero del DDT dovrà essere di 4 cifre, univoco, progressivo e consecutivo, nonché riferito esclusivamente e distintamente a ciascun Lotto di gara;

2. La data del DDT dovrà essere almeno un giorno lavorativo precedente a quello di effettiva consegna.

Tali informazioni dovranno essere conformi a quelle contenute nel flusso informatico di spedizione alla Committente. Ogni flusso sarà univocamente riferito a una DDT.

Il DDT dovrà altresì contenere:

- il numero di pallet

- il numero di scatole contenute in ciascun pallet - il numero complessivo di scatole della DDT

- l’elenco degli identificativi di ciascuna scatola con relativo barcode