COMPILAZIONE RICHIESTE
LE FAQ UFFICIALI DELLA PIATTAFORMA DEL REGISTRO UNICO NAZIONALE DEL TERZO SETTORE
SOGGETTI AUTORIZZATI
Chi sono i soggetti autorizzati a compilare una richiesta di iscrizione al RUNTS?
La domanda di iscrizione nel RUNTS è presentata dal rappresentante legale dell'Ente o, su mandato di quest'ultimo, dal rappresentante legale della rete associativa cui l'Ente aderisce.
Il Notaio può presentare la domanda di iscrizione solo se compila la sezione Personalità giuridica, sia nel caso di richiesta di acquisizione della personalità giuridica contestualmente all’iscrizione sia nel caso risulti già acquisita.
Non è pertanto possibile presentare l'istanza mediante altre forme di delega o procura.
Quali allegati aggiuntivi sono richiesti nel caso in cui il Dichiarante della pratica sia il Legale Rappresentante della rete associativa?
Nell'ipotesi in cui il Dichiarante sia il Legale Rappresentante della rete associativa è necessario allegare la Dichiarazione nella quale si attesta che l'Ente è associato a una rete e la lettera di incarico o mandato.
I documenti devono essere allegati in formato PDF/A, eventualmente firmati in modalità CADES (con estensione .pdf.p7m).
In fase di caricamento della distinta firmata digitalmente il sistema mi restituisce l'errore "La pratica deve essere firmata dal dichiarante". Cosa significa?
Il sistema verifica che il firmatario della distinta corrisponda al soggetto indicato quale dichiarante, ossia colui che ha effettuato l'accesso al portale autenticandosi con il proprio dispositivo di identità digitale personale.
COMPILAZIONE ISTANZE Come si inserisce un'istanza di iscrizione?
Dalla Home, nel menù di sinistra, cliccare su "Richiedi" e poi su "Iscrizione", compilando quindi i campi obbligatori "Codice Fiscale" e "Denominazione Ente". Cliccando su "Prosegui" verrà generata l'istanza da compilare alla quale verrà assegnato un codice univoco. Si potrà quindi procedere con la compilazione delle diverse sezioni di cui l'istanza si compone, l'inserimento degli allegati, in formato PDF/A, eventualmente firmati in modalità CADES (ovvero con estensione .P7M), per poi scaricare la distinta, firmarla
digitalmente, reinserirla e terminare quindi con l'invio della domanda di iscrizione all'Ufficio RUNTS.
Quali sono i campi obbligatori da compilare?
Nella schermata di compilazione tutti i campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco e generano un avviso bloccante qualora non vengano
correttamente compilati.
È possibile allegare documenti scansionati?
Sì, è possibile se sono nel formato PDF/A; è comunque preferibile allegare documenti creati sin dall’origine con modalità informatiche, e
successivamente convertiti in formato PDF/A. I documenti scansionati sono infatti di difficile gestione informatica.
Qual è il formato richiesto per gli allegati?
Gli allegati devono avere una dimensione massima di 10 MB l’uno ed essere in formato PDF/A, eventualmente firmati in modalità CADES (ovvero con estensione .P7M). Il mancato rispetto delle specifiche tecniche genera un messaggio di errore impedendo l'invio della domanda.
Quali sono i caratteri ammessi nel campo Denominazione?
Le lettere e i caratteri ammessi neL campo Denominazione sono:
- lettere minuscole e maiuscole (se inserite in minuscole vengono riportate in maiuscolo) a-z A-Z
- cifre 0...9
- caratteri speciali: .'-&_()@$#!+*“/,^?
Qual è la dimensione massima degli allegati?
La dimensione massima di ogni allegato è 10 MB.
È possibile modificare i dati del Dichiarante?
No, i dati inseriti nella sezione Dichiarante non sono modificabili perché il sistema li recupera direttamente dall'identità digitale utilizzata per l'accesso alla piattaforma.
È richiesta la firma digitale dell'istanza?
Sì, l'istanza deve essere firmata digitalmente. Al termine della compilazione è necessario scaricare il modello, firmarlo in modalità CADES (.p7m) e
caricarlo nuovamente senza modificare il nome del file; cambierà solo l'estensione: da .pdf a .pdf.p7m.
Quali controlli effettua il sistema in fase di compilazione di un'istanza di iscrizione?
Il portale di Front Office effettua alcuni controlli formali sull’istanza. In particolare, verifica:
- la corrispondenza tra il soggetto autenticato e il legale rappresentante dell’Ente o della rete associativa che lo rappresenta, come risultante dall’archivio del RUNTS in caso di presentazione di istanze successive all’iscrizione
- la congruenza delle informazioni inserite nei campi della modulistica in termini di obbligatorietà, validità (es. per PEC e codice fiscale), coerenza e requisiti minimi dei dati e degli allegati
- la correttezza formale (es. rispetto del formato prescritto) dei file informatici allegati all’istanza
- la validità della firma digitale apposta all’istanza e ai documenti allegati ad essa
- che il soggetto firmatario dell’istanza sia il soggetto titolato a rappresentare l'Ente.
Nel caso di mancato superamento anche di uno solo dei controlli, non sarà possibile procedere con l’invio dell’istanza. Qualora non tutti i controlli possano essere effettuati in fase di compilazione o invio dell’istanza, gli stessi saranno effettuati in fase di ricezione della stessa. In tale ipotesi, entro
il secondo giorno lavorativo successivo all’invio, il sistema informatico comunica all’Ente l’eventuale esito negativo dei controlli e l’istanza si considera come non inviata.
È possibile salvare una domanda in bozza?
Sì, cliccando sull'apposito pulsante "Salva Istanza" posto in alto a destra.
L'istanza sarà visibile in Home nel box "Bozze" oppure cliccando sulla voce del menù laterale "Lista Pratiche" con lo stato "In lavorazione". Sarà quindi possibile proseguire nella compilazione, modificare o eliminare l'istanza salvata.
Dove è possibile inserire i riferimenti per l'accreditamento del 5x1000?
Nella seconda pagina di compilazione dell'istanza di iscrizione, "Ulteriori Informazioni", è possibile spuntare la casella per l'accreditamento del 5X1000 e indicare il codice Iban o la Provincia della Tesoreria.
Quando va compilato il riquadro Personalità Giuridica?
La sezione "Personalità giuridica", presente alla pagina "Ulteriori
informazioni", la cui compilazione è sempre obbligatoria nel caso in cui il Dichiarante della pratica sia il Notaio, può essere valorizzato sia per gli Enti già in possesso di personalità giuridica, sia nell'ipotesi in cui si voglia
richiedere l'acquisizione contestuale di personalità giuridica.
Nel primo caso, ossia di Enti già dotati di personalità giuridica, la richiesta di iscrizione potrà essere presentata sia dal Legale Rappresentate dell'Ente sia dal Notaio e dovranno essere compilati i campi "Data riconoscimento
personalità giuridica" ed "Estremi riconoscimento"; nel secondo, ossia di Enti che chiedono il riconoscimento della personalità giuridica contestualmente all'iscrizione, la richiesta dovrà essere presentata dal Notaio - o dal Legale Rappresentante nei casi previsti dal articolo 22 comma 3 Codice del Terzo Settore - e dovrà essere attivato il check "Richiesta contestuale di
personalità giuridica" e compilato il campo "Patrimonio per richiesta di acquisizione personalità".
Quali sono gli ulteriori campi obbligatori in caso di iscrizione come rete associativa?
Se l'Ente è in possesso dei requisiti previsti, è possibile effettuare l'iscrizione alla sezione e) del RUNTS dedicata alle reti associative, scegliendo la voce
"SI" nella sezione "Dati Ente" e compilando, in aggiunta ai dati obbligatori, il riquadro "Rete Associativa" e il riquadro "Ente Associato" con l'inserimento dei dati di almeno un ente associato.
Quali allegati sono richiesti per l'iscrizione di un Ente Religioso?
Gli Enti religiosi civilmente riconosciuti depositano, in luogo dell’atto costitutivo e dello statuto, un regolamento e l’attestazione/autorizzazione dell’autorità religiosa competente (vedi art.14 dm 106/2020).
Se il patrimonio destinato è individuato con atto distinto dal regolamento, deve essere anch'esso allegato.
Quali sono gli ulteriori campi obbligatori per l'iscrizione di un Ente Religioso?
Per l'iscrizione di un Ente Religioso civilmente riconosciuto, nella sezione
"Dati Ente" è obbligatorio compilare anche il campo "Data
Regolamento/Patrimonio destinato", oltre alla "Data dell'ultimo
aggiornamento statutario/regolamento". La compilazione del campo "Data atto costitutivo" non è invece obbligatoria.
È altresì necessario allegare il Regolamento e l'Attestazione o
l'Autorizzazione dell'autorità religiosa competente, oppure, in alternativa, atto costitutivo e statuto.
Come si inseriscono gli allegati alla pratica?
Nella pagina "Allegati" è possibile aggiungere i documenti cliccando sul tasto "Aggiungi Allegato". Attraverso un'apposita maschera andranno
caricati i file in formato PDF/A e indicata la tipologia dei documenti. Laddove si scelga una tipologia generica (altro documento o documento a uso
interno) sarà necessario dettagliare il tipo di documento inserendo una breve nota obbligatoria nel campo "Descrizione Allegato".
Prima dell'invio, è possibile eliminare un allegato inserito per errore?
Sì, è possibile cliccando sul simbolo dei tre puntini posto a destra sotto la voce "Azioni" in corrispondenza dell'allegato da eliminare.
A cosa serve il tasto Aggiungi?
Il tasto "Aggiungi" permette di inserire una o più occorrenze dello stesso
dato in alcune sezioni della compilazione dell'istanza. Cliccando sul tasto si atterra su un'altra pagina di compilazione specifica della singola sezione.
Quali dati possono essere inseriti nella pagina Ulteriori Informazioni?
Nella seconda pagina di compilazione dell'istanza di iscrizione, "Ulteriori Informazioni", è possibile inserire dati facoltativi, quali ad esempio
l'accreditamento del 5X1000 o la presenza di procedure in corso (fusione, scissione, concordato, ecc.), oltre a informazioni supplementari e note ad uso ufficio.
In fase di caricamento della distinta firmata digitalmente il sistema mi restituisce l'errore "Il documento distinta non corrisponde al documento firmato". Cosa significa?
Il sistema verifica che la distinta firmata corrisponda a quella generata al termine della compilazione dell'istanza e scaricata; il nome del file non deve essere modificato, sarà solo aggiunta l'estensione .p7m.
È possibile presentare una seconda richiesta d'iscrizione per uno stesso Ente se la prima non è stata ancora evasa?
No, non è possibile presentare più istanze di iscrizione per lo stesso Ente se la prima in ordine cronologico non è stata ancora evasa o annullata.
È possibile annullare una richiesta d'iscrizione?
Non è possibile annullare direttamente una richiesta d'iscrizione ma è invece possibile chiederne l'annullamento all'Ufficio RUNTS, tramite la
messaggistica, se è stata già avviata, o tramite i canali di comunicazione consueti.
FIRMA DIGITALE La firma digitale ha valore legale?
Sì, in base a quanto stabilito dall'art. 15 della legge 59/97, per il quale "gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge". Inoltre, l'attuale Codice delle Amministrazioni digitali stabilisce che "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha
l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del
dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria."
Quale software di firma devo utilizzare e installare per far funzionare un token usb?
Il software di firma è già presente all'interno del dispositivo usb. È sufficiente avviare il software.
È possibile rinnovare i certificati dopo la scadenza?
No. Il processo permette di rinnovare solo certificati in corso di validità
(certificati non scaduti). I certificati in scadenza non devono risultare revocati o sospesi alla data della richiesta di rinnovo. Pertanto se i certificati a bordo del dispositivo risultano già scaduti non sarà possibile procedere con la procedura di rinnovo.
Cos'è una chiavetta/Token per la firma digitale?
Le chiavette o Token USB (compatibili con Windows, Linux e MAC)
contengono un chip analogo a quello delle Smart Card, al cui interno sono presenti i certificati di autenticazione o CNS e di sottoscrizione. A differenza della smart card, tali dispositivi non necessitano di un lettore in quanto si connettono direttamente al PC tramite porta USB.
Come si ottiene il dispositivo di firma digitale?
Per ottenere il dispositivo di firma digitale è necessario rivolgersi ai
prestatori di servizi fiduciari accreditati, che, sotto la vigilanza dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), emettono certificati qualificati (per la firma digitale) e certificati di autenticazione (per le carte nazionali dei servizi).
L'elenco aggiornato dei prestatori di servizi fiduciari accreditati è consultabile alla pagina dedicata (https://www.agid.gov.it/piattaforme/firma-elettronica- qualificata/prestatori-di-servizi-fiduciari-attivi-in-italia).
Come posso verificare la scadenza dei certificati presenti nel dispositivo CNS?
La data di scadenza dei certificati presenti nella propria CNS può essere verificata utilizzando il software di firma predisposto per il dispositivo.
L'informazione è ottenibile anche mediante la verifica di un qualsiasi file firmato digitalmente utilizzando il proprio dispositivo CNS.
Quali tipologie di firme è possibile apporre a un documento?
Nel portale RUNTS, i file per i quali è necessaria la firma digitale devono essere sottoscritti in modalità CADES, ovvero con estensione .p7m.
La firma digitale è l'equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta ed è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l'integrità, l'autenticità, la non
ripudiabilità.
Si ricorda l'importanza di mantenere sempre aggiornati i prodotti di firma e verifica delle firme digitali in uso per evitare spiacevoli conseguenze (firme non valide o verifiche errate).
Secondo il CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) e la Deliberazione dell'allora CNIPA n° 45 del 21/05/2009, i 3 formati consentiti per le firme elettroniche qualificate e digitali sono:
- Cades (CMS Advanced Electronic Signatures) - Pades (PDF Advanced Electronic Signature) - Xades (XML Advanced Electronic Signatures).
Quante volte posso procedere al rinnovo dei certificati?
Poiché la legge prevede che una CNS possa avere una validità massima di 6 anni, l'operazione di rinnovo non potrà essere eseguita per più di una volta (3 anni di validità iniziale + 3 anni di rinnovo della validità).
