L’argomento “comunicazione dell’evento” è già stato (e ancora lo sarà) largamente illustrato, durante questo corso e abbiamo visto che per ottimizzare al massimo la visibilità di un evento serve coinvolgere sia il sistema dei media sia i target (interni ed esterni) dell’iniziativa e la strategia di comunicazione deve continuamente muoversi su due fronti:
comunicazione al sistema dei media e all’opinione pubblica, con cartelle e comunicati stampa
divulgazione diretta ai target di riferimento, con invito
Gli inviti sono lo strumento di comunicazione che si utilizza per convocare i partecipanti, dando al contempo alcune informazioni essenziali sulle modalità di iscrizione e di partecipazione.
Gli inviti, perché siano davvero efficaci, devo contenere le seguenti informazioni:
logo del soggetto/i promotore/i
titolo e breve sottotitolo (per esplicitare il contenuto) luogo, giorno, ora e indirizzo preciso
eventuali titoli degli interventi
eventuali relatori (titolo, nome cognome e ruolo) breve testo di spiegazione degli
obiettivi dell’evento sponsor
recapiti eventuale ufficio stampa informazioni utili ai partecipanti:
- quote e modalità d’iscrizione - responsabile/addetto
all’organizzazione
- recapiti di segreteria (telefoni, fax, e-mail)
- trasporti utilizzabili
- itinerari dall’uscita autostradale più vicina - i prezzi degli eventuali biglietti di ingresso, ecc.
- eventuale R.S.V.P.
Prestate particolare attenzione ai seguenti elementi:
evitare le approssimazioni: è conveniente cercare di essere precisi rispetto alla location dell’evento inserendo tutte le informazioni fondamentali alla sua individuazione
la correzione delle bozze: è un’operazione molto delicata che, se eseguita frettolosamente, rischia di generare errori che, anche se minimi, risultano sempre particolarmente fastidiosi. La maggior parte degli gli errori e dei refusi sono spesso da imputare all’eccessiva frequentazione di un testo in quanto l’occhio si abitua alla disposizione dei caratteri e non distingue più l’eventuale svista. Provate a rileggere il testo dopo una sosta, magari il giorno dopo, e fatelo leggere anche a qualcuno che, non essendosi occupato della sua stesura, si trovando a sillabarlo per la prima volta. Provate anche a rileggere tutto al contrario, cioè dall’ultima parola alla prima. Altrettanta attenzione è necessaria per i testi ai manifesti, nei quali è comunque opportuno riportare in forma semplificata le stesse informazioni diffuse attraverso gli inviti.
non eccedere e strafare: evitate toni inappropriati, soprattutto se si tratta di evento formale. L’eleganza, prima di tutto!
Come intestare lettere e inviti formali
Indirizzate inviti e lettere all’uomo o al capofamiglia (quando ovviamente non si tratta di donne single), perciò sulla busta usate formule come Signor Bianchi e Signora oppure Signor Bianchi e Famiglia nel caso in cui la coppia abbia figli invitati all’evento.
sempre menzionata per prima.
Rivolgete un’attenzione particolare ai titoli:
Eccellenza = per i vescovi Eminenza = per i cardinali
Onorevole = per Deputati e Senatori
Signor + nome della carica = per persona con incarichi pubblici. Es. Signor Sindaco, Signor Presidente, Signor Ministro; il maschile va mantenuto anche per le donne Avvocato, Ingegnere = per gli iscritti all’albo; anche in questo caso il titolo viene mantenuto sempre al maschile
Dottore/Dottoressa o Professore/Professoressa = per chi ha i titoli accademici; in questo caso è ammesso l’uso al femminile
I titoli possono essere abbreviati nell’indirizzo, ma MAI nell’incipit della corrispondenza.
Abbiate cura di scrivere in maiuscolo, nel testo della lettera, i pronomi e gli aggettivi possessivi riferiti al destinatario o all’invitato.
Lettere e inviti andrebbero sempre scritti su carta liscia in colori chiari, come il bianco, l’avorio o l’écru; se riuscite ad usare l’inchiostro blu, grigio o seppia donerete un tocco di raffinatezza alla vostra comunicazione.
Infine, nella lettera è d’obbligo inserire un indirizzo valido per eventuali risposte e va indicato sia sulla lettera sia sulla busta in alto a sinistra.
Ricordatevi di specificare un recapito telefonico e un indirizzo e-mail presso cui confermare o meno la partecipazione, accanto alla famosa formula RSVP (Répondez, s’il vous plaît). Questa formula non va però inserita nel caso di balli o cocktail, in quanto l’assenza di posti a sedere non richiede di sapere il numero esatto dei partecipanti; è comunque buona norma ricordare che la conferma è gradita.
Il dress code negli inviti
È importante, in particolare nelle occasioni ufficiali, indicare nell’invito il tipo di abbigliamento adatto all’evento e garbatamente dire agli ospiti se è richiesto, per esempio, l’abito scuro.
Indicare il dress code aiuterà gli invitati a scegliere serenamente l’abbigliamento più appropriato per evitare di essere over-dressed (troppo eleganti) o under-dressed (troppo informali).
White tie: richiesto in situazioni estremamente formali, indica il frac per gli uomini e l’abito da sera per le donne, rigorosamente lungo per chi abbia superato i 18 anni.
Black tie: indica lo smoking per gli uomini, accompagnato dal papillion in seta, le scarpe oxford (meglio se lucidissime) e camicia bianca con gemelli. Per le donne è richiesto l’abito da sera, non necessariamente lungo. Da evitare tuttavia abiti troppo corti o troppo provocanti, che sarebbero poco eleganti.
Creative black tie: anche in questo caso l’invito è formale e richiede lo smoking, ma è possibile sbizzarrirsi nell’accessorio dalla fusciacca colorata al papillon originale, al gemello di tendenza. Anche per le signore è richiesto l’abito da sera.
richiede un abbigliamento elegante, ma non necessariamente lo smoking; per gli uomini sarà sufficiente un abito scuro (grigio o blu scuro), camicia, cravatta scura e scarpe oxford. Per le donne è invece richiesto l’abito da cocktail, cioè un abito al ginocchio o un classico tailleur. Meglio evitare i pantaloni, a meno che non siano di fattura e stoffa molto eleganti.
Business casual: è il classico abbigliamento utilizzato di venerdì nelle aziende e nelle occasioni di socializzazione aziendale. No alla cravatta e si può evitare anche l’uso della giacca; vanno però sempre indossate una camicia e un paio di pantaloni classici, mentre vanno evitate polo e jeans. Le signore potranno indossare gonna o pantaloni classici o un tubino semplice e potranno anche giocare con gli accessori.
