O1. MAPPING THE DIGITAL WORKPLACE

(1)

May, 2016 Page 1

This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein Project n° 2015-1-IT01-KA202-004831 - The Digital Workplace: skills for a changing work environment

MAPPING THE DIGITAL WORKPLACE

Author(s): Begoña Benito GAIA Jokin Garatea GAIA

Issue Date 16th May 2016 (first draft)

31^st October 2016 Final document after the extension Deliverable Number O1. MAPPING THE DIGITAL WORKPLACE

WP Number O1

Status Final

Dissemination level PUBLIC

(2)

May, 2016 Page 2

Disclaimer

This document has been produced with the financial assistance of the European Union. The contents of this document are the sole responsibility of the consortium and can under no circumstances be regarded as reflecting the position of the European Union.

Document history

V Date Author Description

1 16/05/2016 Begoña Benito Jokin Garatea

First draft

2 31/10/2016 Begoña Benito Final document with the extension of time 3

4

(3)

May, 2016 Page 3

Contenuti

1. SINTESI ... 6

2. METODOLOGIA ... 7

3. EXECUTIVE SUMMARY ... 8

4. I DATI ... 11

4.1 Profilo delle aziende ... 11

4.1.1 Paese ... 11

4.1.2 Settore di attività ... 12

4.1.3 Numero di addetti ... 13

4.1.4 Numero di lavoratori in remote/telelavoratori ... 14

4.2 “Il tuo profilo” ... 15

4.2.1 Età ... 15

4.2.2 Sesso ... 16

4.2.3 Titolo di studio: qual è il titolo di studio più alto che hai ottenuto? ... 17

4.2.4 Composizione del nucleo familiare dei lavoratori ... 17

4.2.5 Status occupazionale: attualmente sei…? ... 18

4.2.6 Se occupato, tipo di lavoro svolto: ... 19

4.3 Descrizione dell’attività di lavoro remoto ... 21

4.3.1 Numero di anni di telelavoro: ... 21

4.3.2 Numero di giorni/mese di telelavoro: ... 21

(4)

May, 2016 Page 4

4.3.3 Posto di lavoro ... 22

4.3.4 Abitudini di spostamento dei telelavoratori (quando lavorano presso l’azienda) ... 23

4.3.5 Abitudini di spostamento dei telelavoratori (quando telelavorano) ... 24

4.3.6 ... 24

4.3.7 Come sei arrivato a scegliere il telelavoro? ... 25

4.3.8 Le qualità maggiormente apprezzate dall’azienda che offre la possibilità di telelavorare ... 25

4.3.9 Principali fattori di spinta verso il telelavoro ... 26

4.3.10 Sei stato format per il telelavoro? ... 27

4.3.11 Il controllo del lavoro (telelavoro) è condotto da: ... 28

4.4 Vantaggi e svantaggi del telelavoro ... 29

4.4.1 L’adozione del telelavoro in azienda ha implicato… (Scegliere le quattro opzioni più rilevanti) ... 29

4.4.2 Considerando la tua personale esperienza, come valuti gli effetti del telelavoro in relazione agli aspetti seguenti? ... 30

4.5 Considerazioni finali ... 42

4.5.1 Nell’ambito di un bilancio complessivo, preferisci lavorare… ... 42

4.5.2 (Se vivi con altre persone) le persone che vivono con te preferiscono la tua attività come telelavoratore? ... 42

4.5.3 Rccomanderesti il telelavoro ad un amico? ... 43

4.5.4 Secondo te il telelavoro presenta più vantaggi o più svantaggi? ... 44

(5)

May, 2016 Page 5

4.6 Commenti alle domande ... 44

5. BEST PRACTICE /RIFERIMENTI ... 46

5.1 Best practice /raccomandazioni ... 46

5.2 Riferimenti ... 56

6. APPENDICE: TOOL-SET ... 58

(6)

May, 2016 Page 6

1. Sintesi

Questo report analizza il fenomeno del lavoro rremoto in alcuni paesi europei, nel contest del progetto “The Digital Workplace”. Il report prima verifica l’incidenza del lavoro remoto nelle aziende, evidenziandone l’incremento. Poi analizza anche le condizioni di lavoro dei lavoratori in remoto, come la sicurezza, la protezione dei dati, l’accesso alla formazione e la volontarietà del tipo di contratto.

Questo output inoltre prende in considerazione le buone pratiche esistenti, I progetto e le sperimentazioni effettuate nei paesi partner ed in altre aree EU, per raccogliere dati importanti per definire il profilo dell’imprenditore e del lavoratore digitale, il profilo dell’azienda digital-friendly e definire, di conseguenza, lo skill-set di ogni target group. Questi dati sono importanti come base per i successivi output di progetto. Gli obiettivi specifici sono:

1. Sapere chi e come adotta il lavoro digitale e remote in Europa: best practice, progetto speciali, programmi sperimentali ecc.

2. Fare l’identikit del a) tipico lavoratore digitale b) tipico imprenditore digitale: chi sono, che competenze hanno rispetto a quelle che dovrebbero avere ecc.

3. Capire come: descrivere le condizioni in cui il lavoro remote è attualmente svolto e come dovrebbe essere idealmente svolto, evidenziando vantaggi e svantaggi di ciascuna condizione: l’ambiente fisico e virtuale (setting, attrezzature, strumenti ICT, sistema di gestione delle risorse umane), eventuali difficoltà, questioni etiche ecc.

Speciale attenzione sarà riservata ad aspetti come il tempo e lo spazio: orari e spazi del lavoro digitale – perché non esclude il lavoro in presenza ma ne definisce le condizioni.

Durata: 4 mesi (da gennaio a aprile 2016). Estensione da settembre a ottobre 2016.

(7)

May, 2016 Page 7

2. Metodologia

L’obiettivo che ha guidato la ricerca è stato quello di caratterizzare i programmi di lavoro remoto dalla prospettiva degli imprenditori e degli impiegati che lo applicano.

In particolare, la ricerca ha voluto raccogliere informazioni sulle motivazioni che hanno portato a questa scelta, ai maggiori vantaggi e svantaggi che ne sono derivati e ai maggiori cambiamenti che hanno generato, per il lavoratore e per la sua famiglia.

La ricerca ha riguardato 12 paesi per un totale di 110 lavoratori e imprenditori remoti per lo più appartenenti al settore della formazione e delle ICT.

Per realizzare la ricerca, il consorzio ha usato gli strumenti online offerti dall’azienda Portal de Encuestas (Spain), ritenendo che la popolazione target avesse sufficiente dimestichezza con l’uso delle ICT e con i form on line. Questo sistema ha inoltre il vantaggio di non interferire con il rapporto tra azienda e lavoratore. Inoltre, chi risponde ha libertà di farlo nel momento e nel luogo che preferisce.

Dal momento che non abbiamo informazioni sull’universo dei lavoratori in remoto, la ricerca non può dirsi statisticamente rappresentativa. In ogni caso, i risultati forniscono un buon set di dati su questo gruppo di lavoratori e consentono un primo approccio al tema oggetto di studio.

Nel presentare i dati, ricordiamo che alcune domande prevedevano più di una risposta.

(8)

May, 2016 Page 8

3. Executive Summary

Coloro che hanno risposto all’indagine appartengono per lo più ai settori della formazione, dei servizi e dell’ICT.

Tenendo in considerazione la grandezza dell’azienda, la maggior parte delle aziende che ha partecipato ha un numero di addetti compreso tra 0 e 10 (47%).

Per quanto riguarda il numero di persone che lavorano in remoto per azienda, la percentuale maggiore ricade tra 0 e 10 lavoratori in remoto (70%).

La composizione per genere vede il 46% di femmine e il 54% dei maschi.

Per lo più coloro che hanno partecipato all’indagine hanno tra 35 e I 46 anni (61%).

Per quanto riguarda il titolo di studio, circa il 34% ha una laurea di secondo livello.

Per il 19% i partecipanti all’indagine svolgono attività tecniche e per il 22% di management.

Riguardo alla frequenza con cui si attua il lavoro remoto, la maggior parte dei partecipanti ha risposto che non ha orari fissi e lo fa in modo occasionale (41%). Per il 23% il lavoro remoto viene utilizzato per 11-20 giorni al mese, mentre il 15%

lavora sempre in remoto.

Per il 43%, il lavoro remoto è attuato da 3-5 anni.

Per quanto riguarda il posto nel quale si telelavora, l’opzione più selezionata (57%) è stata “lavoro a casa per alcuni giorni e altri giorni in ufficio”; il 26% lavora solo a casa e l’8% presso i clienti.

Per quanto riguarda il mezzo di trasporto usato da coloro che hanno risposto, per la maggior parte dei casi si tratta dell’auto privata (21%). Il trasporto pubblico è stato indicato nel 9% dei casi.

(9)

May, 2016 Page 9

Per la maggior parte di coloro che hanno risposto la decisione di telelavorare è stata personale e del datore di lavoro (52%).

Tra le caratteristiche che i partecipanti hanno indicato come più importanti ai fini dell’offerta di lavoro remoto da parte delle aziende, la responsabilità è stata indicata nel 36% dei casi, seguita dall’auto-disciplina e dall’organizzazione per il 26% dei casi.

Riguardo alla motivazione, le risposte si sono concentrate su tre opzioni: avere un orario di lavoro flessibile (31%), bilanciare la vita lavorativa con quella personale (20%) e migliorare la produttività (13%).

La grande maggioranza di chi ha risposto non ha ricevuto alcuna formazione specifica per passare al lavoro remoto (87%).

Il controllo dell’attività è svolto per lo più dal raggiungimento degli obiettivi (72%).

I principali vantaggi offerti dal lavoro remoto sono essenzialmente legati al miglioramento della qualità della vita. I partecipanti all’indagine hanno infatti detto che lavorare in remoto ha un impatto positivo sui seguenti aspetti: contenuto e organizzazione del lavoro (86%), time management (79%), bilanciamento tra tempo personale e lavorativo, famiglia e vita sociale (76%), riposo e pause (74%), svolgimento del lavoro assegnato (72%), miglioramento della produttività (70%), motivazione (64%), salute (61%), sviluppo personale (59%), sicurezza/stabilità (55%) e rapporto tra entrate e uscite (46%).

Gli svantaggi indicati comprendono la diminuzione dell’interazione con i pari e I colleghi (51%) e la minore comunicazione (40%). Sentirsi meno parte dell’azienda è stato indicato nel 47% dei casi.

74% dei partecipanti all’indagine preferisce combinare entrambe le modalità: lavoro remoto e tradizionale.

(10)

May, 2016 Page 10

Nel 72% dei casi il lavoro remoto è raccomandato come una buona scelta ma accompagnato dalla spiegazione dei possibili vantaggi e svantaggi.

Infine, il 63% di coloro che hanno risposto ha comunque indicato che il lavoro remote presenta più vantaggi che svantaggi.

(11)

May, 2016 Page 11

4. I dati

Questa parte presenta i dati raccolti attraverso l’indagine.

4.1 Profilo delle aziende

4.1.1 Paese

Il questionario è stato distribuito in 12 paesi attraverso i partner del progetto e 110 questionari sono stati restituiti compilati. Il 29% dei questionari compilari proveniva dalla Spagna, il 25% dalla Grecia, il 17% dalla Finlandia, il 12% dall’Italia, il 9% dalla Germania, il 2% dal Belgio e il 2% dalla Francia. C’è stata inoltre una partecipazione residuale dall’Argentina, dalla Repubblica Ceca, dall’Estonia, Lettonia e Portogallo, pari all’1% dei questionari ciascuno.

(12)

May, 2016 Page 12

4.1.2 Settore di attività

I lavoratori e le aziende che hanno risposto appartengono in maggioranza al settore educativo (34%), ai servizi professionali (28%) e al settore delle ICT (23%). Il 10%

ha risposto indicando come settore “altro” ed apparteneva ai seguenti settori:

-innovazione internazionale -traduzione

-settore sociale -settore immobiliare -ricerca

-univeristà -progettazione

-progettazione e gestione di progetti europei

-avvocati

-social media marketing e turismo

(13)

May, 2016 Page 13

4.1.3 Numero di addetti

Riguardo al tipo di azienda, il 47% era composta da microimprese con un numero di addetti compreso tra 0 e 10. La seconda percentuale più alta era relativa ad aziende grandi con un numero di addetti superiore a 200 (26%). Le aziende con un numero di addetti compreso tra 11 e 50 ha rappresentato il 18% delle aziende che hanno risposto e, infine, le aziende con 51-200 hanno rappresentato il 9% del totale.

(14)

May, 2016 Page 14

4.1.4 Numero di lavoratori in remote/telelavoratori

Per avere un’idea della presenza di lavoratori in remote in queste aziende l’indagine ha chiesto di indicare il numero delle persone in telelavoro. La percentuale più alta è quella relative al range di 0-10 lavoratori (70%).

(15)

May, 2016 Page 15

4.2 “Il tuo profilo”

Questa sezione era dedicate alla caratterizzazione dell’impiegato/lavoratore che ha partecipato all’indagine.

4.2.1 Età

L’età media dei telelavoratori è relative all’intervallo 35-49 anni (61%), seguita dall’intervallo 25-34 anni (23%).

(16)

May, 2016 Page 16

4.2.2 Sesso

Il 46% dei partecipanti è femmina e il restante 54% maschio.

(17)

May, 2016 Page 17

4.2.3 Titolo di studio: qual è il titolo di studio più alto che hai ottenuto?

La maggior parte dei telelavoratori che hanno partecipato ha un titolo di studio universitario, il 34% ha un master, il 20% un dottorato e il 22% un titolo di tipo professionale.

4.2.4 Composizione del nucleo familiare dei lavoratori

Relativamente alla composizione del nucleo familiare, il 33% di chi ha risposto vive in coppia, il 34% con i figli e per il 20% vive solo.

(18)

May, 2016 Page 18

4.2.5 Status occupazionale: attualmente sei…?

Circa il 55% of dei partecipanti ha risposto di essere impiegato e il 39% auto- impiegato. Relativamente al 4% di coloro che hanno risposto “altro”, si trattava dei seguenti status occupazionali:

- Manager

- Imprenditore e ricercatore con borsa di studio per dottorato - Dottorando di ricerca con borsa di studio

- Impiegato a tempo pieno e imprenditore

(19)

May, 2016 Page 19

4.2.6 Se occupato, tipo di lavoro svolto:

Tra coloro che si definiscono occupati, il 19% lavora in settori di tipo tecnico e il 23% nel management. Relativamente a chi ha risposto “altro” (42%), le opzioni principali erano le seguenti:

- Formazione, insegnamento (50%) - Giornalismo (10,26%)

- Traduzione (5,13%) - Competence Management - Trasporti

- Ricerca (7,70%)

(20)

May, 2016 Page 20

- Progettazione e sviluppo - Produzione

- Fondi europei

(21)

May, 2016 Page 21

4.3 Descrizione dell’attività di lavoro remoto

Questa sezione forniscie informazioni sulle abitudini e le esperienze di telelavoro.

4.3.1 Numero di anni di telelavoro:

Il 43% delle persone che ha partecipato alla ricerca lavora in remote da più di 3 anni e il 26% da più di 10.

4.3.2 Numero di giorni/mese di telelavoro:

Riguardo al numero di giorni di telelavoro al mese la risposta principale è stata “Non ci sono orari fissati, telelavoro in modo occasionale (alcune ore al mese)” per il 41%.

All’estremo opposto, il 15% lavora sempre in remote e il 23% 11-20 giorni al mese.

(22)

May, 2016 Page 22

4.3.3 Posto di lavoro

Per la maggior parte, i telelavoratori hanno indicato che “Lavorano alcuni giorni a casa ed altre in azienda” (57%). Il 26% di chi ha risposto lavora soltanto a casa e l’8% presso locali dei clienti.

Chi ha indicato “altro” (9%) lavora presso:

- Coworking

- A casa e in viaggio

- All’estero in varie sistemazioni

- Talvolta a casa, talvolta nel mio studio, talvolta in un caffè - Ovunque

- Scrivere richiede solo un lap top e non un luogo fisso

(23)

May, 2016 Page 23

- Luoghi legati al viaggiare (aeroporti, hotel)

4.3.4 Abitudini di spostamento dei telelavoratori (quando lavorano presso l’azienda)

Per il 42% del totale dei partecipanti all’indagine l’auto propria è il mezzo di trasporto più usato, seguito dai trasporti pubblici (21%). Il 12% non si sposta da casa

(24)

May, 2016 Page 24

4.3.5 Abitudini di spostamento dei telelavoratori (quando telelavorano)

4.3.6

L’opzione più scelta da chi effettua telelavoro è il lavoro da casa (59%). Il 21% usa l’auto propria e il 9% i trasporti pubblici.

Per chi ha risposto “altro” (4%) le opzioni principali sono risultate le seguenti:

- In hotel durante i viaggi aziendali

- Dipende da dove mi trovo – qualche volta cammino, qualche volta in bicicletta, qualche volta trasposrto pubblico e qualche volta automobile propria

- Coworking

(25)

May, 2016 Page 25

4.3.7 Come sei arrivato a scegliere il telelavoro?

Per il 39% dei partecipanti all’indagine la decisione di telelavorare è stata una decisione personale, mentre nel 9% dei casi è stata una decisione del datore di lavoro. Nel 52% dei casi si è trattata di una decisione congiunta: personale e del datore di lavoro.

4.3.8 Le qualità maggiormente apprezzate dall’azienda che offre la possibilità di telelavorare

Nel 36% dei casi è stata indicate la responsabilità e nel 26% la disciplina e l’organizzazione. L’1% che ha risposto “altro” ha poi specificato:

- Non posso rispondere. Nella mia azienda ognuno lavora dal posto in cui si trova: a casa, in una biblioteca o un caffè, all’università. L’azienda non ha una sede propria, per cui non c’è stata negoziazione.

- Proattività

(26)

May, 2016 Page 26

4.3.9 Principali fattori di spinta verso il telelavoro

La risposta più frequente rispetto a quali siano I fattori che spingono verso il telelavoro è stata “avere un orario più flessibile” (31%) e nel 20% dei casi “bilanciare la vita lavorativa e quella familiare e personale”.

Chi ha indicato “altro” (6%) ha poi specificato:

-perchè non c’era altra scelta

-è l’opzione di default nel mio settore (traduzioni) -è l’unica opzione che avevo

-riduzione dei costi

-il lavoro è sporadico

(27)

May, 2016 Page 27

-viaggi

4.3.10 Sei stato format per il telelavoro?

Solo il 13% di chi ha risposto ha ricevuto una formazione specifica per il telelavoro.

(28)

May, 2016 Page 28

4.3.11 Il controllo del lavoro (telelavoro) è condotto da:

Per quanto riguarda il controllo del lavoro svolto, il 72% dei partecipanti all’indagine ha indicato che avviene per obiettivi, il 13% e il 10% ha indicato che avviene attraverso delle relazioni rispettivamente su base giornaliera e settimanale. Per il 3% che ha risposto “altro” le soluzioni indicate sono le seguenti:

- Nessun controllo - Reporting

(29)

May, 2016 Page 29

4.4 Vantaggi e svantaggi del telelavoro

Questa sezione presenta gli effetti positive e negative del telelavoro così come indicate dai partecipanti all’indagine.

4.4.1 L’adozione del telelavoro in azienda ha implicato… (Scegliere le quattro opzioni più rilevanti)

Per il 19% di coloro che hanno risposto l’impatto principale del telelavoro in azienda è stato il cambio degli spazi lavorativi (la riduzione degli spazi in ufficio); per il 16%

e il 14% l’impatto principale è relativo alle prassi comunicative rispettivamente con i colleghi e i dipendenti e infine il 13% ha indicato che un ulteriore impatto del telelavoro è stato il cambio nello stipendio.

Il 19% di coloro che hanno risposto ha indicato che non c’è stato alcun cambio con l’applicazione del telelavoro. Per quanto riguarda l’1% che ha risposto “altro”, le risposte erano le seguenti:

-non so

-la mia azienda ha sempre lavorato in questo modo per cui non vedo cambiamenti

(30)

May, 2016 Page 30

4.4.2 Considerando la tua personale esperienza, come valuti gli effetti del telelavoro in relazione agli aspetti seguenti?

Con questa domanda abbiamo chiesto di valutare gli effetti (positivi, negativi o assenti) su diversi aspetti della vita di telelavoratori.

Considerando le risposte raccolte l’impatto negative è relativa all’area della comunicazione/relazione con i colleghi e alla percezione di essere parte dell’azienda.

Al contrario, l’impatto positivo è relativo all’organizzazione del lavoro e del tempo personale e all’incremento della produttività.

Qui di seguito presentiamo i risultati relativi a ciascun aspetto considerato.

(31)

May, 2016 Page 31

(32)

May, 2016 Page 32

(33)

May, 2016 Page 33

(34)

May, 2016 Page 34

(35)

May, 2016 Page 35

(36)

May, 2016 Page 36

(37)

May, 2016 Page 37

(38)

May, 2016 Page 38

(39)

May, 2016 Page 39

(40)

May, 2016 Page 40

(41)

May, 2016 Page 41

(42)

May, 2016 Page 42

4.5 Considerazioni finali

4.5.1 Nell’ambito di un bilancio complessivo, preferisci lavorare…

Per il 74% di coloro che hanno risposto la combinazione di lavoro remoto e lavoro in presenza è l’opzione migliore. Il 13% preferisce lavorare sempre in presenza e un altro 13% sempre in remote.

4.5.2 (Se vivi con altre persone) le persone che vivono con te preferiscono la tua attività come telelavoratore?

Per il 45% la risposta è positiva, mentre il 38% non ha un’idea chiara al riguardo.

(43)

May, 2016 Page 43

4.5.3 Rccomanderesti il telelavoro ad un amico?

Il 72% ha risposto positivamente, mentre il 21% non ha idee chiare al riguardo.

(44)

May, 2016 Page 44

4.5.4 Secondo te il telelavoro presenta più vantaggi o più svantaggi?

Il 63% di chi ha risposto indica che il telelavoro presenta più vantaggi che svantaggi.

4.6 Commenti alle domande

- Riguardo la domanda n. 25, a dir la verità io raccomanderei il telelavoro in modalità blended, e sarei molto chiaro a illustrare vantaggi e svantaggi di questo modo di lavorare.

- Riguardo la domanda 26: ci sono troppi fattori da considerare per poter prendere una decisione netta riguardo i vantaggi e gli svantaggi.

- Se il lavoro prevede compiti specifici si possono svolgere facilmente a casa ed è una perdita di tempo spostarsi per svolgerli in un altro posto.

L’unico aspetto negative che ho notato nel telelavoro è la mancanza di comunicazione con i colleghi, ma con una buona pianificazione del lavoro

(45)

May, 2016 Page 45

e la condivisione del piano di lavoro si può facilmente risolvere.

- In ufficio moltissimo tempo viene sprecato in attività sociali che non sono affatto produttive.

- Io telelavoro quando mi sposto per lavoro, ma normalmente lavoro presso la sede dell’azienda.

(46)

May, 2016 Page 46

5. Best practice /Riferimenti

5.1 Best practice /raccomandazioni

- Decisioni esecutive: i manager individuano i lavori che possono essere sovlti in remote, non gli impiegati

- Non tutte le posizioni sono adatte al telelavoro. Nel momento in cui vediamo crescere la domanda di telelavoro, è importante ricordare che la richiesta di telelavorare da parte di un impiegato non è sufficiente per adottarlo. Bisogna tenere bene in considerazione il tipo di posizione lavorativa e i requisiti chiave collegati. Se ad esempio si tratta di una richiesta per telelavoro full time, dobbiamo valutare se i requisiti saranno soddisfatti lavorando completamente in remoto. Se invece la richiesta è relativa ad un part time, dobbiamo valutare se il carico di lavoro consente di mantenere gli stessi livelli di produttività lavorando in remoto. E’ anche importante considerare i vincoli contrattuali e le richieste dei clienti. Bisogna infine essere sicuri di ottenere tutte le necessarie autorizzazioni per l’applicazione del telelavoro.

- Non tutti gli impiegati “funzionano” in un ambiente di lavoro remote.

Nel caso una determinata posizione viene ritenuta adatta al lavoro remoto, è importante determinare se un determinato impiegato è effettivamente il candidato migliore per quella posizione. In questo caso è importante considerare la performance passata: una performance scarsa in presenza è indicatore di una performance analoga in remote. Un lavoratore remoto deve essere in grado di gestire i propri compiti con una supervisioni ridotta da parte del suo manager.

(47)

May, 2016 Page 47

Un altro fattore da considerare è l’abilità del manager di gestire un lavoratore in remote. Il management virtuale è diverso dal managment in presenza:

probabilmente anche per i manager in questo caso è necessaria la formazione.

- Assumere self starter indipendenti. Come abbiamo già detto, il telelavoro non è per tutti, per cui se c’è in programma l’espansione di questa modalità di lavoro bisogna essere certi che la forza lavoro in questione ha tutte le competenze necessarie per farlo bene. L’ideale è un tipo di lavoratore con forti doti comunicative e la capacità di restare motivato e concentrato senza nessuno che lo osserva da dietro la schiena.

- Adatta il lavoro al telelavoro: soprattutto all’inizio, è opportuno permettere di telelavorare solo a lavoratori con determinati tipi di compiti perché è difficile adattare il compito al telelavoro.

- Impara il “job carving” e il “job restructuring”: molti lavori contengono compiti che possono essere svolti in remote. L’analisi del lavoro e la revisione delle performance, scomponendole in esiti misurabili, è un passaggio critico che l’imprenditore deve fare per ottenere vantaggi reali dall’applicazione del telelavoro.

- Metti a fuoco le abilità del lavoratore: gli imprenditori devono identificare e le competenze e i compiti che possono rientrare in un piano di lavoro remote: si può trattare di funzioni di ufficio, compiti amministrativi, ricerca e analisi o customer service.

- Un privilegio di qualità: Gli impiegati devono rispettare gli standard di produttività fissati, inclusa la capacità di lavorare in modo indipendente e produttivo e con un elevato grado di affidabilità.

(48)

May, 2016 Page 48

- Il lavoro remoto è un privilegio, non un diritto. Se si è sottoscritto un accordo di telelavoro con un impiegato e si nota che non funzioni come ci si aspettava si può giungere alla conclusione che quella posizione o quell’impiegato non è adatto per il telelavoro. Se il telelavoro interferisce con le operazioni produttive, è opportune riconsiderarlo. Se si stabilisce fin dall’inizio, all’interno dell’accordo di telelavoro, che, di pari passo con la valutazione della performance e il feedback da parte del manager, le modalità di lavoro possono essere riconsiderate, l’impiegato sarà consapevole del fatto che gli accordi e l’organizzazione possono essere cambiati perché il telelavoro può non risultare positivo.

- Diritti revocati: il manager deve sempre annunciare con un congruo anticipo la propria decisione di revocare l’accordo di telelavoro.

- Relazione sulle spese: Spese addizionali fatte dagli impiegati che telelavorano possono essere rimbirsate se pre-approvate dal manager.

- Questioni di orario: il telelavoro non cambia il monte ore al quale il telelavoratore è tenuto.

- Seguire un piano di lavoro. Avere un orario flessibile è una cosa positiva, ma quando la giornata di lavoro inizia e finisce ad orari diversi durante la settimana può essere difficile mantenere il livello di produttività e concentrazione. Quindi seguire un piano di lavoro in qualche modo fisso e regolare può aiutare a mantenersi in linea con il carico di lavoro e la produttività.

Mentre sogni di essere un nomade digitale e di viaggiare romanticamente per il mondo, cerca anche di valutare se questa scelta è davvero la migliore per te e per il tuo stile di vita.

(49)

May, 2016 Page 49

- Ricordati delle pause. Mentre molti imprenditori (in particolare quelli che non hanno sperimentato i benefici di avere una forza lavoro remota) esitano ad applicare in azienda il telelavoro per paura del calo della produttività, risulta invece vero il contrario.

Gli studi mostrano che i telelavoratori sono più produttivi dei loro colleghi in ufficio, e che quando si entra nel “turbine del lavoro” è facile perdere il senso del tempo.

Ricordati di fare delle pause ogni ora, di 5 o 10 minuti: alzati, stiracchiati e prenditi una pausa mentale dal lavoro. Tornerai al lavoro più fresco e motivato.

- Impegni familiari: se nel luogo dove viene svolto il telelavoro sono presenti bambini, un’altra persona deve prendersene carico.

- Presenza richiesta: i telelavoratori devono essere presenti a tutte le riunioni obbligatorie. I manager decidono se le riunioni possono essere fatte in teleconferenza oppure in presenza.

- Interesse proprietario: sia che il lavoratore usi il proprio computer oppure quello dell’azienda, tutti i dati aziendali inclusi quelli sensibili restano di proprietà dell’azienda.

- Tracciare il conto: se il lavoratore usa la propria attrezzatura, l’azienda non è tenuta alla riparazione o alla manutenzione.

- Pronti per il lavoro remoto: gli imprenditori suggeriscono che I lavoratori in remoto e i loro diretti supervisori raccomandano un supporto generale da parte dell’azienda per promuovere, sostenere e facilitare il telelavoro.

(50)

May, 2016 Page 50

- Gestire i rischi potenziali: per alcune aziende l’introduzione del telelavoro implica una serie di costi extra sia per la fase di analisi e ricerca che per quella di allestimento tecnologico - onerosa soprattutto in caso di telelavoratore disabile.

- Verifica la resistenza dei manager e dei supervisori: bisogna sempre considerare che la maggior parte dei manager ritiene che la possibilità di monitorare la performance di una persona sia effettiva solo in ufficio.

- Attenzione al mercato del lavoro globale: La richiesta di forza-lavoro più ampia e qualificata promuove l’adozione del telelavoro perché aumenta le possibilità che candidati molto qualificati, inclusi quelli con disabilità, diventino parte dell’azienda.

- Technology is key. Usala: un programma di lavoro remoto di successo implica una solida base teconologica. E-mail, web-conference, phone conference e reti interne possono essere utilizzate da una postazione remota e contribuire al successo di un programma di telelavoro. Analizza l’infrastruttura tecnologica aziendale e determina se i tuoi impiegati possono avere accesso alle informazioni necessarie per svolgere il loro lavoro da qualsiasi postazione.

I lavoratori in remoto hanno bisogno di tecnologia che permetta loro di lavorare in diverse situazioni e di superare ostacoli che circostanze inaspettate possono porre. Bisogna assicurarsi che le postazioni mobili soddisfino i seguenti requisiti:

o Un laptop con funzionalità wireless o Connessione internet affidabile o Accesso sicuro all’intranet aziendale

(51)

May, 2016 Page 51

o Accesso a file condivisi, database e programmi usati regolarmente accessibili da postazioni multiple

o Applicazioni di instant messaging per comunicazione veloci con i colleghi. Accesso ai sistemi di corporate messaging (SMS, IM, voicemail, email, teleconference facilities...)

o Email alle quali sia possible accedere in remoto, possibilmente cloud- based opopure su server digitale esterno

o Smartphone, con possibilità di connessione con il laptop e connessione autonoma a internet

o Creazione e uso di firme digitali.

Esistono numerose risorse per rendere la vita del telelavoratore più facile. E’

importante conoscere le ultime innovazioni tecnologiche e adottare le migliori.

L’accesso alle email e all’intranet è il requisite minimo: diverse altre tecnologie possono contribuire a rendere più forti i gruppi di lavoro e a migliorare l’organizzazione generale.

- Investi nelle attrezzature. Durante I tuoi giorni di ufficio, puoi aver lasciato acceso il computer tutta la notte o aver lasciato che la polvere si accumulasse sul monitor come dopo una nevicata. Ora che lavori in remoto, devi investire su te stesso e sulle tue attrezzature.

Dopotutto, non puoi aspettarti di ottenere risultati eccezionali con attrezzature obsolete. Per questo devi procurarti la migliore attrezzatura che il tuo budget ti permette. Cerca delle buone occasioni per comprare computer, monitor, stampanti/scanner/fax per renderti più facile il lavoro.

(52)

May, 2016 Page 52

- Comunica chiaramente le tue aspettative all’organizzazione.

L’organizzazione del telelavoro è migliore quando tutte le parti sono consapevoli e concordi sulle modalità e gli obiettivi. Si raccomanda di sottoscrivere un accordo di telelavoro che definisca i vari aspetti dell’organizzazione. Gli aspetti da includere sono i seguenti:

o il programma di lavoro concordato o la definizione di spazio di lavoro remoto

o i requisiti di disponibilità durante le ore di lavoro o la confidenzialità e la proprietà dei dati

o l’ambito di applicazioni delle politiche aziendali: lo spazio concordato di lavoro è considerate un’estensione dell’azienda e durante l’orario di lavoro tutte le politiche aziendali sono applicabili

o il compenso

o cosa succede in caso di perdita o danno delle attrezzature o dei dati aziendali

o le modalità eventuali dello svolgimento delle cure parentali durante l’orario di lavoro

o le regole per la partecipazione alle riunioni con colleghi e client, anche in presenza

o le modalità di revisione periodica degli accordi e quelle relative alla decisione di interrompere il telelavoro.

- Organizza una riunione per definire il protocollo di telelavoro di gruppo: organizza una conversazione per identificare le norme e i protocolli

(53)

May, 2016 Page 53

organizzativi della tua azienda relativamente al telelavoro in modo da raggiungere una definizione condivisa su come funzioni il telelavoro nell’ambito del gruppo di lavoro.

- Comunica spesso. E-mail, instant messaging. Il buon caro vecchio telefono:

le persone comunicano in una varietà di modi. Una delle best practice del telelavoro è quella di comunicare spesso e in modo chiaro. Nel posto di lavoro remoto, non esiste la comunicazione eccessiva.

Ricordati infatti che senza il contatto faccia a faccia con il tuo gruppo, molto si può perdere per strada, con esiti negativi non solo per te e il tuo lavoro ma anche per i tuoi colleghi.

Quindi: raggiungili con i mezzi che preferisci, ma resta sempre in contatto con il tuo gruppo.

- Fissa un tempo per aggiornamenti e feedback regolari. Una comunicazione strategica e coerente è essenziale perché i telelavoratori possono sentirsi fuori dal mondo. Fissare sessioni di aggiornamento e feedback può aiutarli a farli sentire considerate e può aiutare i manager a seguire meglio l’avanzamento dei lavori. E’ inoltre importante che i manager usino queste comunicazione per riconoscere il lavoro dei telelavoratori e mantenere alto il loro morale.

- Definire bene obiettivi e aspettative. Bisogna essere sicuri che i telelavoratori sappiano bene cosa ci si aspetta da loro. Oltre a definire gli obiettivi di performance, questo può significare descrivere in dettaglio la richiesta, ad esempio, di raggiungibilità in certe ore del giorno, a prescindere dalla localizzazione. Se possibile, questi dettagli vanno fissati per iscritto e controfirmati da tutte le parti coinvolte.

(54)

May, 2016 Page 54

- Resta sociale. All’inizio puoi pensare che, con tutto il tempo libero che avrai, dovrai combattere per rifiutare inviti a pranzi, cene ed altre occasioni sociali.

Questo potrebbe anche essere uno dei motive che ti hanno spinto a telelavorare.

Ma dopo un po’ di tempo, scoprirai che la tua famiglia e i tuoi amici – e te – ti tratteranno come se stessi lavorando in ufficio regolarmente e quindi non ti disturberanno durante l’orario di lavoro.

Questo potrebbe farti sentire solo.

Assicurati di “rimanere sociale” organizzando pranzi insieme a qualcuno altro, frequentando corsi, anche correndo nel parco. Sforzandoti di curare la tua socialità, combatterai il senso di solitudine che può venirti telelavorando.

Resta connesso: assicurati che tutti i membri del gruppo conoscano bene i mezzi migliori per comunicare. Ognuno si impegni a rispondere entro un tempo ben definite. Ognuno si impegni ad essere chiaro e informativo nelle risposte come vorrebbe che gli altri fossero con se stesso.

- Cura il tuo corpo. La forma fisica è importante e la sua perdita è un rischio effettivo per un telelavoratore. Prenditi tempo per curare il tuo corpo impegnandoti in esercizi per almeno un’ora al giorno.

- Sforzati di essere sociale con i tuoi colleghi. E’ facile restare prigionieri della tua piccolo bolla quando telelavori e perdere i contatti con il mondo esterno e perfino con il tuo gruppo di lavoro. Bisogna sforzarsi di rimanere in contatto con il gruppo e con l’intera azienda.

Molte aziende hanno una serie di strumenti e programmi per dare al telelavoratore la possibilità di connettersi sia a livello professionale che

(55)

May, 2016 Page 55

personale. Assicurati di sfruttare al Massimo questi strumenti, in modo anche da instaurare una comunicazione che vada al di là del semplici lavoro.

- Compila una to-do list. Alcuni sono ossessionati dalle to-do list. Altri preferiscono organizzarsi sul momento. La verità è che le to-do list possono farti seguire meglio il tuo lavoro rispetto al cercare di ricordare tutto durante il giorno.

Lo scopo comunque non è quello di sovraccaricarti con dozzine di liste, perché questo può solo generare frustrazione. Così, alla fine della giornata di lavoro, identifica le tre cose principali che vuoi fare il giorno dopo e scrivile come una lista. Mettere al primo posto la cosa più difficile può assicurare che venga effettivamente fatta e di darà anche lo slancio per arrivare in fondo alla lista.

- Costruisci un ambiente affidabile: il telelavoro è una opportunità di favorire la fiducia tra impiegati e manager. Il controllo rigido della produttività degli impiegati deprime la produttività e crea un ambiente di sfiducia, mentre, al contrario, la definizione e l’accordo sugli indicatori assicura una produttività alta a lungo termine e il successo nel lavoro remoto.

- Monitora la performance: rendi responsabili i tuoi impiegati: il telelavoro in sè non crea inefficienze, ma, piuttosto, le rende evidenti. Promuovi e moltiplica le opportunità di monitoraggio sia per i lavoratori in remoto che per quelli che stanno in ufficio.

- Sii trasparente: Usa calendari condivisi, instant messenging, email out-off office ed altre mezzi di comunicazione trasparenti per informare i membri del tuo gruppo di lavoro dei tuoi progressi.

- Gestisci in base ai risultati, non alla presenza fisica: non confondere il lavoro con i risultati che produce. Stabilisci una chiara definizione degli

(56)

May, 2016 Page 56

obiettivi e degli indicatori di performance ed assicura uno stretto monitoraggio di questi indicatori insieme ad un programma di formazione specifico per i telelavoratori.

Esistono diverse best practice di lavoro remote che ogni lavoratore, a prescindere dal settore produttivo di riferimento, può applicare. In questo modo, puoi ottenere il massimo dal tuo telelavoro e mantenere davvero l’equilibrio tra vita lavorativa e professionale che tutti ricerchiamo.

5.2 Riferimenti

- http://www.cioinsight.com/it-management/workplace/slideshows/nine-best- practices-for-telecommuting

- (MITE) Midwest Institute for Telecommuting Education.

http://www.worksupport.com/resources/viewContent.cfm/370 - http://www.helioshr.com/2013/11/best-practices-to-consider-when-

implementing-a-telecommuting-program/

- https://remote.co/8-telecommuting-best-practices-to-maintain-productivity/

- http://www.gsa.gov/portal/category/102107

- Teletrabajo, cambio climático y políticas públicas (Spanish)

http://www.trabajo.gov.ar/downloads/teletrabajo/encuesta_a_teletrabajadore s_caba.pdf

(57)

May, 2016 Page 57

- Estadísticas del teletrabajo en América del Sur (Spanish).

http://es.slideshare.net/SimonRodriguezEscalo/estadisticas-del-teletrabajo- 60921293

- Estadísticas del teletrabajo en Europa (Spanish)

http://www.slideshare.net/mariaortegano/estadisticas-de-teletrabajo-en- europa

- El enfoque del género aplicado a la relación teletrabajo – medioambiente (Spanish) http://convega.com/PortalTele/medioambiente_teletrabajo.pdf - Telework in Europe (English)

https://www.eurofound.europa.eu/sites/default/files/ef_files/docs/eiro/tn0910 050s/tn0910050s.pdf

(58)

May, 2016 Page 58

6. Appendice: tool-set

L’indagine è stata condotta attraverso 27 domande relative all’esperienza del lavoro remoto, alla definizione del profilo ideale del lavoratore remoto, ai suoi requisiti ecc.

QUESTIONARIO PER LAVORATORI E IMPRENDITORI COMPANY PROFILE

Nazione

Settore di attività ITC

Servizi professionali (giornalista, avvocato, progettista…) Manifattura

Scuola e Formazione Salute

Intermediazione finanziaria Altro – per favour specificare

Numero di impiegati:

0-10 11-50 51-200

>200

Numero di lavoratori in remoto:

0-10

(59)

May, 2016 Page 59

11-50 51-200

>200

IL TUO PEOFILO Età:

18-24 25-34 35-49 50-65

>65

Sesso:

Maschio Femmina

Studio: qual è il titolo più alto di studio che hai ottenuto?

Scuola primaria Scuola secondaria Formazione tecnica Laurea I livello Laurea II livello Master

Dottorato

Altro, specificare