CT-2101-0331 Fatturazione Elettronica – Gestione Emergenze Servizi DocEasy Rev. 15/03/2021 Pag.: 1
Fatturazione Elettronica- Procedure da applicare in caso di emergenza
CT-2103-0331, data creazione 11/03/2021 – Rev. 3 -15/03/2021
Sommario
Fatturazione Elettronica – Procedure da applicare in caso in emergenza ... 2
1. Contenuto ... 2
2. Funzionalità “Predisponi Invio Manuale” ... 2
2.1 FATTURE EMESSE: ...2
2.2 FATTURE RICEVUTE: ...4
3. ACCESSO AL CASSETTO FISCALE E INVIO DEI FILE .ZIP ...5
4. Cambio Password su DocEasy e su Business ...8
REVISIONI ... 9
CT-2101-0331 Fatturazione Elettronica – Gestione Emergenze Servizi DocEasy Rev. 15/03/2021 Pag.: 2 Fatturazione Elettronica – Procedure da applicare in caso in emergenza
1. Contenuto
La presente Circolare ha lo scopo di comunicare la procedura da eseguire nel caso in cui, per motivi esterni a NTS informatica, il servizio di DocEasy possa subire interruzioni che non permettano all’utilizzatore di Business e del modulo Fattura Elettronica con l ‘integrazione con DocEasy/Pec, la corretta gestione dell’invio e della ricezione delle fatture.
A seguito della comunicazione di Alias Group relativa all’indisponibilità dei servizi di fatturazione elettronica su DocEasy, NTS informatica ha predisposto alcune funzioni utili all’utente per agevolarlo nella generazione del file XML in formato .ZIP da poter caricare direttamente sul sito dell’AdE.
Tali funzioni saranno rese disponibili per un tempo limitato e sarà a cura di NTS informatica abilitare o disabilitare tali funzioni (tramite aggiornamenti live update) a seconda delle necessità dovuta ad eventi eccezionali.
2. Funzionalità “Predisponi Invio Manuale”
E’ stata introdotta la funzione “Predisponi invio manuale”. Al suo avvio il programma avvisa l’utente che la funzione sarà disponibile per un tempo limitato.
Operatività:
2.1 FATTURE EMESSE:
Nella consolle di Business, sulle fatture con status “generato file”, sarà possibile utilizzare la nuova funzione
“Predisponi invio manuale” che permette di modificare massivamente sui file selezionati:
1. Lo status da “generato file” a “file inviato”;
2. Impostare nel campo “ID intermediario” la dicitura “MANUALE”, indicazione necessaria per la successiva archiviazione dei documenti su DocEasy;
3. Compressione dei file nel formato .ZIP con capacità massima 5MB (limite massimo per file da caricare sull’AdE). Il nome del file .ZIP sarà strutturato nel seguente modo:
(esempio IT02019510409_00005.zip:
- ID paese: è il codice ISO del paese del trasmittente
- identificativo univoco del soggetto trasmittente: è rappresentato dal suo identificativo fiscale - progressivo univoco del file: è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza
CT-2101-0331 Fatturazione Elettronica – Gestione Emergenze Servizi DocEasy Rev. 15/03/2021 Pag.: 3 massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9]. Il progressivo univoco del file ha il solo scopo di differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema di Interscambio da parte del medesimo soggetto; non deve necessariamente seguire una regola.
- formato file: .ZIP
Attenzione: il nome del file NON deve essere modificato, altrimenti viene scartato da SDI.
Al termine dell'elaborazione, viene aperta la cartella in cui sono stati generati i file ZIP (si crea una cartella sul desktop denominata "FILE DA INVIARE MANUALMENTE [data corrente]_[ora
corrente]").
Attenzione: una volta generati i file .zip, l’utente dovrà procedere manualmente all’upload tramite il cassetto fiscale dell’ADE (consultare il paragrafo ACCESSO AL CASSETTO FISCALE E INVIO DEI FILE .ZIP inserito piu avanti all’interno di questa circolare)
Dall’elaborazione verranno scartate le fatture verso la PA (formato di trasmissione=FPA12), in quanto tali fatture dovranno essere firmate (con mezzi esterni a Business) prima di caricare il file sull’ AdE.
Per semplificare il processo di invio delle fatture emesse alla Pubblica Amministrazione, che richiedono l’applicazione della firma digitale prima dell’invio allo SdI, DocEasy ci ha informato che inviando a loro direttamente il file xml tramite il loro portale di assistenza, le fatture della PA verranno firmate da DocEasy ed inviate allo SdI.
Quindi, in questa fase “straordinaria”, l’utente ha due possibilità:
- Firmare in autonomia l’XML verso la PA, prima dell’invio a SdI;
- Inviare l’XML a DocEasy tramite il loro servizio di supporto http://supporto.aliasgroup.it, in questo caso sarà DocEasy che provvederà alla firma e l’invio del file a SdI.
CT-2101-0331 Fatturazione Elettronica – Gestione Emergenze Servizi DocEasy Rev. 15/03/2021 Pag.: 4 4. Aggiornamento Status delle Fatture Emesse: Selezionando le fatture con status “file inviato” e
utilizzando la funzione “Rileggi ‘data consegna’ da sito AdE”, sulle fatture che nel portale dell’AdE risulteranno come consegnate, verrà applicato in Business lo status “consegnata”. Inoltre su tali fatture verrà rilevata dall’AdE e valorizzata in Business la data consegna destinatario e l’ID SdI.
Funzione utilizzabile solo se in pers. FE sono impostate le credenziali per accedere al cassetto fiscale ed è abilitato il flag “Rileva la Data consegna dal sito dell’ADE” (vedi immagine sotto)
5. Per poter archiviare su DocEasy (una volta riattivato il servizio da parte di DocEasy) le fatture emesse inviate dall’AdE, potrà essere utilizzata la funzione “Archivia Doc. su DocEasy”.
2.2 FATTURE RICEVUTE:
CT-2101-0331 Fatturazione Elettronica – Gestione Emergenze Servizi DocEasy Rev. 15/03/2021 Pag.: 5 Dal sito dell’AdE è possibile scaricare i file XML ricevuti ed importali in Business tramite la funzione “importa XML fatture ricevute”, potranno essere selezionati anche più file alla volta.
In un secondo momento, a seguito di controlli effettuati dall’utente tra il portale di DocEasy e il cassetto fiscale, se le fatture ricevute non dovessero essere presenti sul portale di DocEasy, per la conservazione di tali documenti sarà possibile utilizzare la funzione di Business “Archivia Doc. su DocEasy”.
3. ACCESSO AL CASSETTO FISCALE E INVIO DEI FILE .ZIP
Nella sezione “Fatture e corrispettivi ” del cassetto fiscale dell’AdE, l’accesso per l’invio delle fatture elettroniche si trova all’interno dell’area “La mia scrivania”, l’immagine che raffigura “fatture elettroniche e corrispettivi elettronici”.
Confermando una serie di messaggi restituiti dall’AdE, comparirà la seguente schermata:
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Occorrerà, quindi, cliccare su “Fatturazione elettronica e Conservazione” per poi scegliere dal riquadro “Trasmissione”, la funzione “Invia file”.
A questo punto sarà possibile selezionare il file XML da caricare sull’AdE (formato .ZIP o .XML o .P7M).
Attendere il caricamento del file sul sito ed al termine dell’elaborazione, comparirà il seguente
messaggio.
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Per controllare le ricevute dei file trasmessi occorre selezionare, nella sezione “consultazione”, la funzione “monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi”.
Nella sezione “Ricevute file Fatture elettroniche”, selezionare la voce “fatture trasmesse”.
CT-2101-0331 Fatturazione Elettronica – Gestione Emergenze Servizi DocEasy Rev. 15/03/2021 Pag.: 8 4. Cambio Password su DocEasy e su Business
Nel caso fosse necessario cambiare la password di accesso a DocEasy:
Lanciare il programma di Consolle Fattura Elettronica (2-1-E o 4-1-I), cliccare su Invia/Ricevi DocEasy→
Accedi al sito DocEasy
- Cliccare su Password Smarrita (clicca qui)
- Inserire nuovamente la e-mail di registrazione e cliccare su INVIA RICHIESTA
- Riceverete da DocEasy via email le nuove credenziali
- Provate le nuove credenziali sul sito di DocEasy e se sono ok, aggiornarle su Business
Per aggiornare le password di DocEasy su Business, lanciare il Programma Personalizzazione Fatt.
Elettronica (1-A-D)
Posizionarsi sul Tab3 – Invio File
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• Modifica la password nel campo “Password” e cliccare su “Controlla Credenziali”
• Una volta ricevuto l’ ok, cliccare su “Ottieni API Key” e controllare che vengano compilati i due campi API KEY e API SECRET
• Nel campo Tipo Accesso scegliere USA API Key se valorizzate, altrimenti User e Password
Al termine uscire cliccando sull’icona di Uscita
REVISIONI
11/03/2021 Versione originale, prima pubblicazione 12/03/2021 Gestione firma PA – DocEasy
15/03/2021 Cambio Password DocEasy
