LE STAMPANTI E L’INVIO DI E-MAIL
Al termine di ogni funzione che preveda una stampa, si apre una videata simile a quella sottostante. La stampante predefinita in Passcom è quella Video; a meno che non si stia effettuando una stampa per la quale tale modalità non è prevista, come ad esempio la stampa definitiva dei registri IVA:
Il pulsante Esegui stampa[F10] crea e successivamente visualizza il documento pdf con il contenuto della stampa.
Con il pulsante Altre Stampanti[F8] si apre l’elenco dei soli dispositivi disponibili per quel tipo di stampa; non tutte le stampe, infatti, possono essere effettuate su tutti i dispositivi (come specificato anche in precedenza).
All’interno del programma sono preinstallati alcuni dispositivi che permettono di riprodurre i più comuni formati di stampa. Dal menù “Servizi – Configurazioni – Stampanti” è possibile visualizzare e modificare tali dispositivi o aggiungerne di nuovi.
STAMPANTI PREINSTALLATE
Vediamo, di seguito, le caratteristiche delle principali stampanti preinstallate.
FILE
Questa stampante genera un file nel formato “.pdf” che verrà salvato in una cartella da specificare al momento della stampa. E’ possibile impostare una cartella predefinita in cui salvare i file; è sufficiente, una volta selezionato il dispositivo, premere il pulsante Impostazioni dispositivo[F5] e scrivere il percorso nel campo “Nome directory”:
WORD E EXCEL
Questi dispositivi inviano la stampa all’applicazione associata all’estensione. La stampa Word avviene in formato .rtf ed in Windows il file viene aperto con Word, mentre la stampa Excel avviene in formato .xml ed in Windows il file viene aperto con Excel (se non è presente Office, sono utilizzati i programmi associati alle estensioni .rtf e .xml).
Quando una stampa è disponibile su questi dispositivi, compaiono i relativi tasti nella videata di conferma.
DOCUVISION
Stampando con questo dispositivo, la stampa sarà archiviata in Docuvision e potrà essere consultata in qualsiasi momento.
I documenti stampati possono essere ricercati da “Azienda-Docuvision-Gestione documento”
(si veda la guida su Docuvision).
STAMPANTE PREDEFINITA
Questo dispositivo, invia il documento alla stampante predefinita della macchina sulla quale si sta lavorando, la cosiddetta “stampante di sistema”. La stampa avviene generalmente su carta.
STAMPANTE DA RICHIEDERE
Questo dispositivo, invia il documento a una delle stampanti installate sul PC sul quale si sta lavorando. Al momento della stampa, tramite il pulsante Elenco stampanti[F2], è necessario scegliere una delle stampanti disponibili. La stampa avviene generalmente su carta.
INVIO E-MAIL
Questo dispositivo permette di inviare per mail le stampe eseguite.
In caso l’installazione sia LIVE, l’invio può essere effettuato dal programma utilizzando un servizio integrato alla procedura e gestito in Server Farm Passepartout (impostazione di default) oppure utilizzando un collegamento a Microsoft Outlook.
In caso l’installazione sia in LOCALE (NON LIVE), l’invio può essere effettuato tramite collegamento a Microsoft Outlook o tramite un provider pubblico (Gmail, Libero, Yahoo, etc..).
Per ulteriori dettagli vedere il paragrafo “Invio e-mail”.
VIDEO
Come anticipato nell’introduzione, la stampante video è la predefinita del programma e apre le stampe in formato .pdf tramite l'applicazione associata all'estensione (es. Acrobat Reader per Windows).
Se sulla macchina che si sta utilizzando non è installato alcun software che gestisce tale estensione, si può attivare l’anteprima integrata Passepartout entrando in Modifica[Invio] del dispositivo, dal menù di configurazione stampanti:
AGGIUNGERE STAMPANTI
Da “Servizi-Configurazioni-Stampanti”, si possono aggiungere ulteriori stampanti, ad esempio si possono creare stampanti preimpostate per l’invio di diverse tipologie di email (si veda il paragrafo Invio email).
Una stampante che si può aggiungere e risulta molto utile è la Video Pdf ma con orientamento orizzontale, in questo modo i caratteri in stampa risultano più grandi.
Si può aggiungere una nuova stampante con il pulsante Nuova[F4]; oppure copiare una stampante già presente con il pulsante Duplica[F5] per poi successivamente personalizzarla.
In entrambi i casi, nella finestra che si apre, si consiglia di modificare la descrizione proposta con una che permetta di riconoscere le caratteristiche della stampante.
Si deve poi impostare il Dispositivo di stampa tra quelli disponibili:
Ogni dispositivo può essere associato ad un Formato di stampa selezionandolo da quelli a disposizione:
Vediamo ora le caratteristiche di alcuni dispositivi di stampa particolari.
STAMPANTE A VIDEO PDF ORIZZONATALE
Posizionarsi sulla stampante “Video PDF” e premere il pulsante Duplica[F5]; sostituire la descrizione, ad esempio indicare “Video Orizzontale”, e cliccare Impostazioni formato[F6].
Sul campo DIMENSIONI PAGINA scegliere “A4 orizzontale”:
STAMPANTE LASER DICHIARAZIONI
Per poter stampare F24 e Dichiarazioni sui modelli ministeriali, inviando la stampa direttamente ad una stampante laser, occorre creare un’apposita stampante.
Premere il pulsante Nuova[F4] e scegliere il dispositivo “Stampante solo testo”. Cliccare su Impostazioni dispositivo[F5] per accedere a questa videata:
Sul campo DEVICE/STAMPANTE, premendo Elenco[F2], scegliere la stampante laser da utilizzare, oppure impostare una delle seguenti opzioni:
- [Da richiedere]: all’atto della stampa si potrà scegliere tra le stampanti installate sulla macchina;
- [Predefinita]: la stampa sarà inviata alla stampante predefinita di sistema.
Per le stampe su formati PCL non occorre effettuare altre impostazioni.
Per qualsiasi altro tipo di stampa laser NON PCL, premere il pulsante Impostazioni Formato[F6]
ed impostare il campo CARATTERI DI CONTROLLO su “Predefinito stampante Laser”:
NOTA BENE: se si utilizza il programma su browser accedendo da passgo.it, questa stampante non è utilizzabile. Si potrà generare l’anteprima pdf e stampare tale documento.
Per generare l’anteprima in pdf non occorre codificare nulla e non serve alcuna stampante, nemmeno se sarà il pdf ad essere stampato su carta.
INVIO EMAIL
Come accennato nel paragrafo “Stampanti preinstallate” per inviare, tramite e-mail, stampe e documenti di diverso tipo, occorre selezionare il dispositivo “Invio e-mail” già presente tra le stampanti disponibili.
Nelle installazioni LIVE si può scegliere se effettuare l’invio:
• sfruttando un servizio integrato (opzione predefinita);
• attraverso Microsoft Outlook, se questo è già correttamente installato sulla macchina e configurato con l’account di posta.
Nelle istallazioni NON LIVE, si può scegliere se inviare:
• attraverso Microsoft Outlook;
• mediante un provider di posta elettronica (Gmail, Libero, Yahoo, etc..).
Di seguito è descritto come impostare i suddetti tipi di invio e come creare più modelli E-mail, ognuno associato ad un dispositivo di stampa E-mail.
SERVIZIO INTEGRATO PASSEPARTOUT
Nelle installazioni LIVE, questo servizio è impostato di default sul dispositivo “Invio e-mail” che invia ai vari destinatari per conto del mittente. All’interno del dispositivo le Impostazioni Account di posta[Shift+F5] saranno così compilate:
Flaggando il campo VISUALIZZAZIONE INTERATTIVA, al momento della stampa, si apre la finestra di bozza E-mail, tramite la quale è possibile modificare il testo della email. Viceversa, se tale parametro non è selezionato, la procedura spedirà automaticamente l’E-mail senza possibilità di modifica.
Per salvare una copia nella posta inviata, occorre abilitare il parametro MEMORIZZAZIONE IN POSTA INVIATA e compilare le Impostazioni di memorizzazione[F6], indicando il proprio provider di posta (Gmail, Libero, Yahoo, etc..) e le proprie credenziali di accesso alla casella di posta elettronica (login e password).
Se la casella non appartiene a nessuno dei provider in elenco, sarà necessario selezionare account “Personalizzato” e compilare la sezione Dati sistemistici manualmente.
Per personalizzare il modello E-mail utilizzato di default (compreso l’indirizzo del mittente), verificare il paragrafo “Esempi dispositivi E-mail”.
INVIO TRAMITE OUTLOOK
Affinché le E-mail generate dal programma siano inviate direttamente da Outlook, una volta selezionato il dispositivo premere Impostazioni Account di posta[Shift+F5].
Nella videata, modificare il parametro ACCOUNT come di seguito; premere Invio da tastiera per far comparire il campo PROFILO impostandolo con l’opzione [Predefinita] (sceglierla dall’elenco richiamabile con il pulsante Speciali[F2]):
VISUALIZZAZIONE INTERATTIVA consente, al momento della stampa, di modificare il testo della mail da inviare. Viceversa, se tale parametro non è selezionato, la procedura spedirà automaticamente l’E-mail senza possibilità di modifica.
La gestione di notifiche di mancata consegna e salvataggio delle email inviate, avviene secondo le impostazioni di Microsoft Outlook.
Per personalizzare il modello E-mail utilizzato di default, verificare il paragrafo “Esempi dispositivi E-mail”.
PROVIDER DI POSTA ELETTRONICA
All’interno del dispositivo occorre premere Impostazioni Account di posta[Shift+F5], scegliere il proprio provider dall’elenco. All’invio, i dati sistemistici si compileranno automaticamente.
Se la casella non appartiene a nessuno dei provider in elenco, sarà necessario selezionare account “Personalizzato” e compilare la sezione Dati sistemistici manualmente.
Occorre attivare il parametro AUTENTICAZIONE e compilare i campi “Login” e “Password” con le credenziali di accesso alla propria casella di posta.
Flaggando il campo VISUALIZZAZIONE INTERATTIVA, al momento della stampa, si aprirà la finestra di bozza E-mail, tramite la quale si potrà modificare la mail da inviare. Viceversa, se tale parametro non è selezionato, la procedura spedirà automaticamente l’E-mail senza possibilità di modifica.
All’indirizzo del mittente torneranno automaticamente eventuali mail di notifica di mancata consegna; mentre per salvare una copia della posta inviata occorre abilitare il parametro MEMORIZZAZIONE IN POSTA INVIATA.
Premere il pulsante Impostazioni di memorizzazione[F6] e confermare il provider di posta (Gmail, Libero, Yahoo, etc..):
Anche in questo caso, se la casella non appartiene a nessuno dei provider in elenco, sarà necessario selezionare account “Personalizzato” ed inserire il campo “Server” manualmente.
ATTENZIONE: Alcuni provider memorizzano già autonomamente una copia del messaggio nella posta inviata quando transita dai loro server. In questo caso, attivando la memorizzazione Passepartout, si potrebbe verificare una duplice memorizzazione.
Per personalizzare il modello E-mail utilizzato di default, verificare il successivo paragrafo
“Esempi dispositivi E-mail”.
ESEMPI DI DISPOSITIVI EMAIL
I dispositivi d’invio E-mail (sia tramite Outlook, che tramite Servizio integrato o altro provider) sono personalizzabili impostando, nel modello di default, “Oggetto”, “Testo” e “Firma”.
E’ consigliabile, pertanto, creare varie stampanti con uguale dispositivo di stampa “E-mail” (in questo caso è molto utile la funzione Duplica[F5]) e personalizzare il relativo modello E-mail variando i campi sopra riportati.
Vediamo di seguito come configurare i dispositivi per:
• Invio F24;
• Invio Notule/Parcelle/Estratto conto (documenti che si inviano al cliente dell’azienda);
• Invio stampe contabili, come ad esempio il bilancio (documenti che si inviano all’azienda).
INVIO DELEGA F24 PER EMAIL
Da “Servizi-Configurazioni-Stampanti”, posizionarsi sulle stampate “Invio e-mail” e premere il pulsante Duplica[F5]. Modificare il nome stampante e impostare, il FORMATO DI STAMPA sull’opzione “Pdf”:
Premendo sul pulsante Impostazioni messaggio[F5], si apre il modello E-mail in cui indicare i campi da utilizzare come default per l’invio delle deleghe F24 (per l’invio tramite Outlook, si apre invece una finestra da parametrizzare).
Indicare l’indirizzo del mittente (“Da”), l’Oggetto, il testo dell’E-mail e la firma. Sul campo dell’indirizzo del destinatario (“A”), premere il pulsante Speciali[F2] e selezionare
“Azienda/Pratica”.
Infine premere il pulsante Allega[F3] ed indicare “Azienda/Pratica” anche nel campo “Allegati speciali”.
IMPORTANTE: La mail sarà inviata al destinatario solo se nell’anagrafica dell’azienda cliente (Azienda – Anagrafica Azienda) è indicato l’indirizzo di posta elettronica. Se invece non esiste l’azienda, ma si gestisce solo la Dichiarazione, l’indirizzo deve essere impostato nei “Dati Generali Pratica[F8]”.
All’interno delle Impostazioni account di posta[F5], si consiglia di disattivare la Visualizzazione interattiva, in modo da non aprire la finestra di bozza ad ogni invio e-mail (in particolare quando la stampa è eseguita da STD per tutte le aziende/pratiche).
INVIO NOTULE/PARCELLE O ESTRATTI CONTO PER EMAIL
Da “Servizi-Configurazioni-Stampanti”, posizionarsi sulla stampante “Invio e-mail”; premere il pulsante Duplica[F5]. Modificare il nome stampante e impostare, il FORMATO DI STAMPA sull’opzione “Pdf”.
Tramite il pulsante Impostazioni messaggio[F5] si apre il modello E-mail (per l’invio tramite Outlook, si aprirà una finestra da parametrizzare).
Indicare l’indirizzo del mittente (“Da”). Sul campo dell’indirizzo del destinatario (“A”), premere il pulsante Speciali[F2] e selezionare “IntestocStp Autom”, che corrisponde all’intestatario del documento (cliente).
IMPORTANTE: La mail sarà inviata solo se nell’anagrafica del cliente è indicato l’indirizzo di posta elettronica.
Aggiungere l’oggetto, il testo della E-mail e la Firma:
Nell’immagine sopra, sono state utilizzate delle variabili tramite le quali si può comporre il riferimento del documento.
Impostando il campo “Oggetto” con la seguente stringa:
Invio [des] nr. [nd] del [gdd]/[mdd]/[add]
si ottiene, ad esempio, il seguente risultato:
Invio PARCELLA nr. 000114 del 17/11/2021
Impostando il campo “Testo” con la seguente stringa:
Spett.le , __RCF__, ci pregiamo di inviarvi __DES__ numero __SD__/__ND__. Cordiali saluti.
O, nel caso di invio tramite Outlook:
Spett.le , [rcf], ci pregiamo di inviarvi [des] numero [sd]/[nd]. Cordiali saluti.
si ottiene, ad esempio, il seguente risultato:
Spett.le ROSSI INFISSI SAS, ci pregiamo di inviarvi PARCELLA numero 01/000114. Cordiali saluti
Attraverso il pulsante Allega[F3] è possibile indicare il “Nome dell’allegato” (se non si imposta nulla, il documento sarà inviato con il nome “pagina001”, “pagina002”, ecc…). Compilandolo con la dicitura [rif], la procedura richiamerà i riferimenti del documento che si sta inviando.
In definitiva, nel caso in esempio, l’E-mail che si andrà ad inviare risulterà la seguente:
Per inviare l’estratto conto al cliente, duplicare questa stampante e modificare: “Nome stampante”, “Oggetto”, “Testo” e “Nome dell’allegato” (sostituire [rif] con “Estratto conto”).
IMPORTANTE: Per effettuare la stampa delle Parcelle elettroniche in formato PDF (per l’invio e- mail) entrare nel menù “Servizi - Personalizzazioni - Modulistica documenti grafica”, premere il pulsante Parametri modulo[F6] sul modulo PAE e nelle Opzioni modulo[F7] indicare il campo
“Codice ulteriore formato documento” = PA.
INVIO STAMPE (BILANCI, LIQUIDAZIONI, E TC) PER E-MAIL
Da “Servizi-Configurazioni-Stampanti”, posizionarsi sulla stampante “Invio e-mail” e premere il pulsante Duplica[F5]. Modificare il nome stampante ed impostare, il FORMATO DI STAMPA sull’opzione “Pdf”.
La compilazione è similare all’invio delle deleghe F24, tramite il pulsante Impostazioni messaggio [F5], impostare l’indirizzo del mittente e l’indirizzo del destinatario = [Azienda/Pratica]. Impostare, inoltre, il Nome dell’allegato = Bilancio (tramite pulsante Allega[F3]). Integrare i campi Oggetto/Testo/Firma con un testo che sarà riportato nella e-mail da inviare:
All’interno delle Impostazioni account di posta[F5], si consiglia di disattivare la visualizzazione interattiva, in modo da non aprire la finestra di bozza ad ogni invio e-mail (in particolare quando la stampa è eseguita da STD per tutte le aziende/pratiche).
IMPORTANTE: Alcuni tipi di stampa (es. dichiarazioni) non contemplano un formato di stampa in PDF, pertanto andrà creato un dispositivo di invio E-mail come quello sopra descritto, ma con FORMATO DI STAMPA = Testo.
