Manuale d’uso
Rev.1 del 18 Settembre 2013 Rev.2 del 24 Settembre 2013 Rev.3 del 9 Dicembre 2013
Sommario
Guida all'uso del Portale Pubblicitario di Condé Nast Italia Home Page
Pagina post-login Invio materiale
Step 1:
Step 2:
Materiali inviati Controllo preflight In accettazione Accettato Scartato
Dettaglio del materiale
Guida all'uso del Portale Pubblicitario di Condé Nast Italia
Questo manuale si rivolge a tutti i gli utilizzatori del portale pubblicitario al fine di fornire alcune essenziali indicazioni per agevolare e facilitare l’utilizzo.
Home Page
Le tre funzioni accessibili dalla home page sono:
● Registrazione nuovo utente: per poter accedere al portale è necessario registrarsi compilando l’apposito modulo che viene visualizzato facendo click sul testo “Registrati qui”. Tutti i campi visualizzati sono obbligatori, se uno o più campi non vengono compilati il sistema avvisa che non è possibile procedere prima di aver fornito tutte le informazioni. Una volta che le informazioni sono state inviate, il portale invia una mail all’indirizzo fornito in fase di registrazione con il link da cliccare per attivare l’account. Solo dopo aver attivato l’account sarà possibile accedere al portale con email e password.
L’utenza creata registrandosi dal portale ha una durata di tre mesi. Ogni volta che si effettua il login la scadenza viene posticipata in modo da avere sempre 3 mesi di tempo prima che la validità scada. Se passano più di tre mesi dall’ultimo login il profilo viene disabilitato e l’utente viene invitato a riattivare l’account inserendo l’email con la quale si è registrato.
● Accesso al portale: se la coppia email e password fornite dall’utente non è valida il sistema avvisa che le credenziali fornite non sono corrette, altrimenti l’utente viene indirizzato alla Home post login.
● Recupero password dimenticata: facendo click sul testo “Hai dimenticato la password?” il portale chiede di inserire l’indirizzo di posta elettronica con il quale si accede in fase di login. Se l’email fornita dall’utente fa parte dell’elenco di indirizzi registrati allora viene inviata la nuova password tramite posta elettronica all’indirizzo fornito, altrimenti viene mostrato un messaggio di errore e non sarà possibile recuperare la password. Una volta effettuato il login con la nuova password sarà possibile modificarla dalla sezione “Modifica dati utente”
● Selezione lingua dell’nterfaccia: sono previste 2 lingue di traduzione dell’interfaccia: italiano e inglese. La lingua attiva è quella con lo sfondo grigio e la scritta rossa, per passare all’altra lingua è sufficiente fare click su quella non attiva (sfondo bianco e scritta nera). La lingua può essere modificata anche dopo aver effettuato il login.
● Help, guide e condizioni di utilizzo: per aiutare l’utente ad utilizzare il portale, creare correttamente i PDF da inviare e informarlo sulle condizioni di utilizzo, sono stati inseriti dei link in home page che permettono di reperire tutte le informazioni necessarie per il corretto utilizzo del portale
Pagina post-login
La prima pagina mostrata all’utente dopo aver effettuato l’accesso al portale mette in evidenza le due funzionalità principali del portale: “Invia materiale” e “Materiali già inviati”. Le stesse due funzionalità sono raggiungibili anche dal menù in alto da qualsiasi pagina del portale.
Invio materiale
Questa funzionalità permette alle agenzie di inviare all’ufficio traffico il materiale pubblicitario in formato PDF e di fornire tutte le informazioni necessarie per una corretta gestione del flusso delle impaginazioni.
La funzionalità è divisa idealmente in 2 step distinti:
Step 1:
In questo step vengono richieste le informazioni che ogni materiale inviato in questa sessione avrà in comune e cioè il cliente, il marchio/prodotto e la testata. Le testate disponibili vengono mostrate in ordine alfabetico e raggruppate per supplementi. Selezionando la testata viene mostrato il box contenente le uscite disponibili per la testata selezionata. E’ possibile selezionare una sola uscita da associare ai materiali che si sta inviando
Step 2:
Facendo click su “Aggiungi un materiale” viene mostrato un box che permette di caricare il PDF, delle note, il formato e il soggetto della campagna pubblicitaria. Per caricare il PDF è necessario fare click su
“File” per aprire una maschera di dialogo dal quale selezionare il file dal proprio harddisk. Il solo formato del file accettato dal sistema è il .PDF, se si tenta di caricare qualsiasi altro formato viene visualizzato un messaggio di errore e viene cancellata la selezione del file.
Nel caso in cui si debbano inviare più PDF che devono uscire sulla stessa testata, per la stessa uscita e per lo stesso cliente e marchio/prodotto, è possibile inviare più PDF in un’unica volta. Per aggiungere un nuovo materiale è sufficiente fare click su “aggiungi un materiale” tante volte quante sono i materiali che si desidera inviare e compilare tutti i campi necessari all’invio. Se si desidera eliminare un blocco basta fare click sull’icona della X rossa. Una volta compilati tutti i campi e selezionati tutti i PDF da inviare è
necessario lanciare l’invio facendo click su “Carica materiali”
Prima di inviare tutte le informazioni il sistema controlla che tutti i dati obbligatori siano stati inseriti e che tutti i PDF siano stati caricati. Se qualcosa non fosse corretto viene visualizzato un messaggio che guida l’utente nella correzione dell’errore, altrimenti parte il caricamento dei materiali.
I campi mandatori sono:
● Cliente
● Marchio / Prodotto
● Testata
● Formati
● File PDF
Compatibilmente con la velocità di connessione e con le dimensioni dei PDF caricati il sistema potrebbe impiegare alcuni minuti a caricare tutti i materiali. In questa fase è importante che l’utente non chiuda il browser o non cambi pagina perchè è importante attendere l’esito dell’invio. Man mano che i file vengono inviati una barra di scorrimento viene visualizzata a fianco del file e alla fine verrà visualizzato l’esito del singolo upload. Sia che tutti gli upload vadano a buon fine che nel caso di errore di uno o più upload è necessario spostarsi nella sezione “Materiali” per avere evidenza dello stato di avanzamento dell’invio.
Materiali inviati
Facendo click su “Materiali” dal menù o su “Materiali già inviati” dalla home viene mostrato l’elenco dei materiali inviati con la procedura descritta nel capitolo precedente. I materiali sono ordinati per data di invio, da quella più recente a quella più lontana nel tempo in modo da avere sempre per primi i materiali caricati per ultimi.
Ogni materiale inviato è rappresentato da una riga di questa tabella. La tabella è paginata per agevolare la navigazione tra i materiali. Su ogni riga della tabella vengono visualizzate solo alcune informazioni del materiale per vedere tutti i dati bisogna fare click su “Visualizza dettaglio”.
In testa all’elenco è presente la ricerca che viene visualizzata facendo click su “Ricerca”
Il materiale una volta inviato passa attraverso vari stati e tramite PitStop subisce una prima scrematura.
Gli stati attraverso i quali passa sono:
1. Controllo preflight 2. In accettazione 3. Accettato 4. Scartato
Controllo preflight
Appena il materiale viene inviato va nello stato “Controllo preflight” che sta a significare che è in attesa che PitStop facca i controlli sulla correttezza del PDF. In questo stato può avere due attributi: “In validazione”
e “Materiale mancante”. Se l’attributo è “In validazione” significa che il PDF è stato correttamente inviato ed è in attesa che PitStop lo processi e restituisca un esito, altrimenti se l’attributo è “Materiale mancante”
significa che il PDF non è stato caricato nel sistema e deve essere fatto un nuovo upload.
Una volta che il materiale viene processato da PitStop può assumere due nuovi attributi: Ok o Materiale non valido. Se il materiale passa i controlli viene automaticamente spostato in stato “In accettazione”
che significa che è in attesa che un utente dell’ufficio traffico prenda in gestione il materiale. Se invece il materiale non passa i controlli di PitStop assume l’attributo “Materiale non valido”.
Se il materiale non è valido significa che non è stato generato correttamente il PDF, andando nel dettaglio del materiale si ha la possibilità di scaricare il report di PitStop e verificare quale sia il problema che ha causato il rifiuto del PDF. La prassi sarebbe quella di correggere il PDF e fare un nuovo invio del materiale finchè non passa tutti i controlli di PitStop. Nel caso in cui l’utente abbia difficoltà a generare un PDF corretto può ricorrerre, ma solo in casi particolari, alla richiesta di avanzamento. Questa funzionalità è descritta nel capitolo “Richiesta di avanzamento”
In accettazione
In questo stato si trovano i materiali che o hanno passato i controlli di PitStop o, a seguito di una richiesta di avanzamento, sono stati portati in questo stato da un utente dell’ufficio traffico.
I materiali in questo stato vengono controllati dagli utenti dell’ufficio traffico, vengono corrette eventuali anomalie e portati o allo stato “Accettato” o allo stato “Scartato”.
Accettato
I materiali in questo stato sono stati ormai validati dagli utenti dell’ufficio traffico e fanno quindi parte di quei materiali che andranno poi impaginati nell’uscita di riferimento
Scartato
I materiali scartati sono quei materiali che, a seguito di una esplicita richiesta di annullamento o per una specifica decisione di un utente dell’ufficio traffico, vengono scartati e non verranno impaginati sul numero/
testata impostati
Dettaglio del materiale
Facendo click su “Visualiza dettaglio” o sull’anteprima del materiale inviato si va al dettaglio del materiale.
Nel dettaglio è possibile vedere l’anteprima più grande, l’elenco completo delle informazioni del materiale e, a seconda dello stato e della validazione di PitStop, un elenco di azioni eseguibili sul materiale:
● Controllo Preflight:
○ In validazione: nessuna azione è ancora eseguibile sul materiale
○ Materiale non valido: è possibile richiedere un avanzamento, scaricare il report di PitStop e il PDF originale
Facendo click su “Richiesta di avanzamento” viene mostrato un form dove si dà all’utente la possibilità di inserire delle note per giustificare la richiesta. La prassi dovrebbe essere quella di correggere sempre il PDF finchè non passa la validazione di PitStop, ma per agevolare gli utenti del portale si è deciso di introdurre questa funzionalità.
Una volta fatto click su invia il sistema mostrerà un riepilogo della richiesta avanzata
○ Materiale mancante: è possibile solo caricare il materiale che in fase di invio non è stato possibile inviare (a causa di un errore o di problemi con la connessione di rete).
Facendo click su “Carica materiale” viene visualizzato il form che permette di fare l’upload del PDF
Una volta che il PDF viene caricato il materiale riprende il normale giro di PitStop per la validazione.
● In Accettazione: In questo stato si trovano i materiali che hanno passato il controllo di PitStop o che sono stati portati avanti da un utente dell’ufficio traffico a seguito di una richiesta di avanzamento.
○ OK: In questo stato si trovano i materiali che hanno passato il controllo di PitStop
Le azioni che si possono eseguire su un materiale in questo stato sono, oltre a scaricare il report di PitStop e il PDF originale, inviare una richiesta di annullamento. Questa funzionalità è stata pensata per andare incontro all’utente che per errore ha inviato un PDF. La richiesta funziona come quella di avanzamento, al click su “Richiesta di annullamento” viene
visualizzata un’area per poter spiegare le motivazioni della richiesta e un tasto invia
Anche in questo caso la richiesta deve essere accettata da un utente dell’ufficio traffico che deve annullare il materiale. Una volta inviata la richiesta i dettagli vengono visualizzati sul materiale come nel caso di una richiesta di avanzamento.
○ Materiale non valido: in questo stato si trovano i materiali per i quali l’ufficio traffico ha accettato la richiesta di avanzamento
Sulla destra viene visualizzato il riepilogo della richiesta inviata
● Accettato: in questo stato si trovano i materiali che l’ufficio traffico ha accettato e che verranno impaginati nella testata e nel numero indicati. L’azione disponibile, oltre al download del report di PitStop e del PDF originale è solo la richiesta di annullamento.
● Scartato: in questo stato si trovano i materiali che sono stati scartati dall’ufficio traffico.
