CITTÀ DI POMEZIA Città Metropolitana di Roma Capitale

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Città Metropolitana di Roma Capitale

S1-SERVIZI DEMOGRAFICI ED INFORMATIVI

DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE

DET. N. 29/DIR2 DEL 19/12/2015

Redattore: RETTORE GIOVANNI

OGGETTO: DETERMINAZIONE A CONTRARRE E AFFIDAMENTO IN ECONOMIA DEL SERVIZIO DI SUPPORTO ARCHIVISTICO-INFORMATICI PER LA GESTIONE DOCUMENTALE E DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI. CIG ZB917B11C1

IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO

Richiamata la deliberazione di Consiglio Comunale n. 53 del 28/07/2015 con cui è stato approvato il bilancio di previsione per l’esercizio finanziario 2015 nonché la relazione previsionale e programmatica 2015-2017;

Richiamata la deliberazione di Giunta comunale n. 206 del 15/09/2015 è stato approvato il Piano esecutivo di gestione ( PEG ) per l’anno finanziario 2015;

Visto il Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al D.lgs. n. 82/2005 e s.m.i.,

Visto il DPCM 22 febbraio 2013 . Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71.

Visto il DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 ,44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (14A02098) (GU n.59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20)

Visto il DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.

82 del 2005 pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014.

Vista la Circolare n. 60 del 23 gennaio 2013 formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le pubbliche amministrazioni. Revisione della Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n. 28 relativa agli standard, le modalità di trasmissione, il formato e le definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati, ai sensi dell’art. 18, comma 2, del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 di cui al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

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Visto il DPCM 13 novembre 2014 . Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Visto il DECRETO MEF 17 giugno 2014 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005. (14A04778) (GU n.146 del 26-6-2014)

Vista la RISOLUZIONE N. 81/E Roma, 25 settembre 2015. AGENZIA DELLE ENTRATE OGGETTO: Interpello - ART. 11, legge 27 luglio 2000, n. 212 – Comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari, art. 5 D.M. 17 giugno 2014

Visto in particolare l'art. 40 del D.Lgs. n. 82 del 7.03.2005 e s.m.i. (Codice dell'amministrazione digitale) rubricato “Formazione di documenti informatici”, che introduce un innovativo e fondamentale precetto: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71”.

Atteso che da tutta la surriportata normativa si evince che la dematerializzazione dei flussi documentali all’interno delle pubbliche amministrazioni non rappresenta solo un’opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma rappresenta un preciso ed improrogabile precetto normativo.

Atteso altresì che solo garantendo la corretta formazione dei documenti amministrativi informatici dell’ente si è in grado di garantirne un’efficace gestione e una valida conservazione a lungo termine.

In ambito digitale infatti, la conservazione dei documenti informatici non può essere considerata un’attività ex-post, ma deve necessariamente costituire una componente irrinunciabile della fase di formazione dei documenti stessi.

Ritenuto pertanto imprescindibile garantire la corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione a garanzia del corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica ed archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici di cui alle surrichiamate norme tecniche.

Considerato che la gestione del ciclo di vita di un documento informatico, affinché possa essere efficiente e sicura, deve essere necessariamente presidiata da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita di un documento informatico.

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Atteso che al tal fine, è necessario avvalersi di un valido e completo manuale di gestione documentale, che rappresenta un preciso obbligo sancito dall’art. 5, del DPCM 3 dicembre 2013 e che detti le procedure del workflow documentale dell’ente, realizzato specificamente per il Comune di Pomezia e che si basi sul livello di automazione ed interoperabilità dei sistemi informativi dell’ente.

Ritenuto altresì che al fine di predisporre le regole procedurali e implementarne successivamente la concreta applicazione, nell’ottica della razionalizzazione, dell’efficacia e dell’efficienza, semplificando procedure e procedimenti, garantendo il rispetto della normativa, occorre attuare una serie di macro-processi: pianificare le strategie, gestire il processo e i responsabili in esso coinvolti,.

Considerato che per sviluppare e implementare tutte le descritte attività occorre acquisire adeguati servizi professionali archivistici-informatici idonei a supportare il sistema inteso come l’insieme delle risorse umane, tecnologiche ed economiche del sistema di digitalizzazione informativo e documentale dell’ente.

Visto l’articolo 26, comma 3 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, come sostituito dall'art. 3, comma 166, legge n. 350 del 2003 e dall'art. 1, legge n. 191 del 2004;

Verificato che la Consip S.p.A. non ha attualmente attivato convenzioni per la fornitura del servizio in oggetto alle quali poter eventualmente aderire ai sensi della succitata normativa;

Visto l’art. 328, comma 4 del D.P.R. n. 207/2010 (Regolamento appalti ) secondo cui “ Avvalendosi del mercato elettronico le stazioni appaltanti possono effettuare acquisti di beni e servizi sotto soglia:…omissis.. b) in applicazione delle procedure di acquisto in economia di cui al capo II”.

Visto l'art. 330 del citato regolamento che disciplina i casi di utilizzo delle procedure di acquisto in economia, disponendo che le stazioni appaltanti possono farvi ricorso nelle ipotesi tassativamente indicate all'articolo 125 del Codice e, comunque, nelle ipotesi specificate in regolamenti o in atti amministrativi generali di attuazione, emanati da ciascuna stazione appaltante con riguardo alle proprie specifiche esigenze;

Considerato che, ai sensi dell'art. 125, comma 11, ultimo periodo del D. Lgs 163/2006 e s.m.i., (Codice dei Contratti Pubblici), come modificato dal d.l. 13 maggio 2011, n. 70 e dalla successiva legge di conversione 12 luglio 2011, n. 106, si può procedere all’acquisizione in economia, mediante affidamento diretto del descritto servizio, in quanto il valore del servizio non supera i 40.000,00 (quarantamila/00) euro.

Ritenuto, di procedere all’ affidamento diretto del servizio di supporto archivistico-informatico per

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quanto tutte le suddescritte attività occorrenti per la reingegnerizzazione della gestione documentale dell’ente sono parametrizzate sulla piattaforma informatica Iride, fornita dalla medesima ditta Maggioli, che attualmente gestisce il protocollo informatico e il workflow documentale dell’ente;

Vista la nota recante prot. n. 0110822/2015 presentata dalla ditta Maggioli ( Num. Prot. maggioli AS2015/167), recante la migliore offerta per il servizio di supporto archivistico-informatico per la gestione documentale e dematerializzazione dei procedimenti l’importo di € 22.000,00 + iva al 22

% per € 4.840, per un totale di € 26.840,00 (ventisemilaottocentoquaranta./00);

Ritenuta la congruità dell’offerta, visti i prezzi praticati per analoghi servizi e acquisiti a mezzo indagine di mercato come da note prot. nr.0110790 - del 18/12/2015 e prot. nr.0110780 - del 18/12/2015

Rilevato che tale affidamento è escluso, in ragione dell’importo, dagli adempimenti previsti dalla deliberazione dd. 21.12.2011 dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di lavori, servizi e forniture;

Rilevato inoltre che, ai fini di cui al D.Lgs. 81/2008 e s.m.i., il servizio in argomento ha natura intellettuale per cui l’amministrazione non ravvisa l’esistenza di interferenze, con costi della sicurezza pari a zero;

Visto e applicato l’art. 3 della L. 136/2010 “Piano straordinario contro le mafie, nonché delega al Governo in materia di normativa antimafia” e s.m.i., ai sensi del quale l’affidatario si assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari secondo le procedure previste;

Considerato che, allo scopo di consentire la piena tracciabilità delle operazioni:

- l’affidatario è tenuto ad utilizzare uno o più conti correnti bancari o postali, accesi presso banche o presso la società Poste Italiane Spa, dedicati, anche in via non esclusiva, alle commesse pubbliche e ad indicare sugli strumenti di pagamento il Codice Identificativo Gara ZB917B11C1

- l’affidatario si impegna altresì a dare immediata comunicazione alla stazione appaltante ed alla prefettura – ufficio territoriale del Governo della provincia di Roma della notizia dell’inadempimento della propria controparte (subappaltatore / subcontraente) agli obblighi di tracciabilità finanziaria;

- il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni determina la risoluzione di diritto del contratto;

Visto inoltre che l’affidatario:

- comunicherà all’Amministrazione gli estremi identificativi del conto corrente dedicato di cui sopra e le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare sul conto corrente suddetto, mediante dichiarazione sostitutiva;

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Visto inoltre che per l’affidamento del descritto servizio è stata effettuata la verifica della regolarità contributiva della ditta MAGGIOLI SPA attraverso il servizio Durc On Line, come da Documento Unico di regolarità contributiva, allegato al presente per formarne parte integrante e sostanziale;

Dato atto che, ai sensi dell’articolo 80, comma 1, del d.Lgs. n. 118/2011, dal 1° gennaio 2015 trovano applicazione le disposizioni inerenti il nuovo ordinamento contabile, laddove non diversamente disposto;

Ritenuto di provvedere in merito e di assumere il conseguente impegno a carico del bilancio, con imputazione al corrente anno finanziario nel quale l’obbligazione avrà scadenza

Tenuto conto che le apposite dotazioni sono previste sui seguenti capitoli:

-per € 15.000,00. sul Cap. 2315 intervento 1.01.02.03 denominato “Piano di informatizzazione”

del bilancio di previsione 2015

-per € 10.000,00 sul Cap. 50500 intervento 1.09.06.03, bilancio di previsione 2015;

-per € 1.840,00 sul Cap. 1302, intervento 1.01.02.03. del bilancio di previsione 2015;

Visto l’art. 89 del D.Lgs. n° 267 del 18/08/2000 "Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali";

Visti inoltre:

Visto il D.Lgs. n. 267/2000, come modificato ed integrato dal D.Lgs. n. 126/2014;

Visto il D.Lgs. n. 118/2011;

Visto il D.Lgs. n. 165/2001;

Visto lo Statuto comunale;

Visto il Regolamento comunale sull’ordinamento generale degli uffici e dei servizi;

Visto il regolamento comunale di contabilità e quello per la disciplina dei contratti;

Visto il regolamento comunale sui controlli interni;

Visto il decreto n. 31 del 30/06/2014. di conferimento dell’incarico di dirigente/responsabile del servizio;

Visto lo Statuto;

Visto l’ art. 107 del T.U. Degli Enti Locale approvato con D.Lgs. n° 267 del 18/08/2000.

DETERMINA

Di procedere mediante affidamento diretto ad affidare alla Ditta MAGGIOLI SPA, con sede legale in via Via del Carpino, 8 - 47822 - Santarcangelo di Romagna (RN) IT p.i. IT02066400405, per la somma di € 22.000,00 + iva al 22 % per € 4.840, per un totale di € 26.840,00 (ventisemilaottocentoquaranta./00) il servizio di “Supporto archivistico-informatico per la gestione documentale e dematerializzazione dei procedimenti” ;

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Di approvare l’offerta economica prot. n. 0110822/2015 , che si allega al presente provvedimento per formarne parte integrante e sostanziale;

Di individuare, ai sensi dell’art. 192 del D.Lgs. 267/2000 e s.m.i.,, gli elementi essenziali del contratto per il servizio di supporto archivistico-informatici per la gestione documentale e dematerializzazione dei procedimenti come segue:

1. il fine che con il contratto si intende perseguire è di garantire in via prioritaria la corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione a garanzia del corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica ed archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici di cui alle vigenti norme tecniche;

2. gli elementi essenziali del contratto sono previsti nell’offerta economica prot. n.

0110822/2015, allegata al presente atto per formarne parte integrante e sostanziale;

3. che la liquidazione del corrispettivo contrattuale verrà disposta entro i termini di legge dalla presentazione di regolare fattura, a conclusione delle attività descritte dell’Offerta economica, previa verifica della regolare esecuzione dei servizi affidati;

4. la durata del contratto è di anni 1 (uno), decorrenti dalla data di sottoscrizione del verbale di collaudo e consegna del servizio;

5. il fornitore è tenuto ad utilizzare uno o più conti correnti bancari o postali, accesi presso banche o presso la società Poste Italiane Spa, dedicati, anche in via non esclusiva, alle commesse pubbliche e ad indicare sugli strumenti di pagamento il Codice Identificativo Gara ZB917B11C1

6. l’affidatario si impegna altresì a dare immediata comunicazione alla stazione appaltante ed alla prefettura – ufficio territoriale del Governo della provincia di Roma della notizia dell’inadempimento della propria controparte (subappaltatore / subcontraente) agli obblighi di tracciabilità finanziaria;

7. il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni, da parte del fornitore determina la risoluzione di diritto del contratto;

8. al contraente si applica per quanto compatibile il Codice di Comportamento dei dipendenti dell'ente;

9. la violazione degli obblighi di condotta previsti dal Codice di Comportamento determina la risoluzione del rapporto contrattuale ai sensi dell'art. 2, comma 6 del Codice approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 192/2014;

10. il fornitore dovrà dichiarare di non aver concluso contratti di lavoro subordinato o autonomo e comunque di non aver attribuito incarichi ad ex dipendenti che hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto delle pubbliche amministrazioni nei loro confronti per il triennio successivo alla cessazione del rapporto ai sensi dall’art. 53, comma 16 ter, secondo capoverso, del D. LGS. 165/01;

11. la forma del contratto è lo scambio di lettere commerciali;

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12. le modalità di scelta del contraente è l'affidamento diretto del responsabile del procedimento ai sensi dell'art. 125 del D.Lgs. n. 163/06;

13. che il contratto afferisce a prestazioni di servizi, come tali soggetti all’IVA ai sensi del primo comma dell’art. 3 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, onde agli effetti dell’imposta di registro, per il combinato disposto degli artt. 5, del citato T.U., 11 della Prima Parte e 1 lett. b) della Parte Seconda della Tariffa allegato A del T.U. è soggetto a registrazione solo in caso d’uso in quanto redatto in forma di scrittura privata digitale non autenticata. Ai sensi dell’art.

40 dello stesso T.U. è, peraltro, dovuta la sola imposta fissa e, a norma del settimo comma del successivo art. 57, deve essere assolta, per gli atti in cui è parte lo Stato, unicamente dall’altro contraente;

Di impegnare, ai sensi dell’articolo 183 del d.Lgs. n 267/2000 e del principio contabile applicato all. 4/2 al d.Lgs. n. 118/2011, la seguente somma corrispondente ad obbligazione giuridicamente perfezionata, con imputazione all’esercizio finanziario 2015 in cui la stessa è esigibile sui seguenti capitoli :

Eserc. Finanz. 2015

Cap./Art. 2315 Descrizione Attuazione piano d'informatizzazione dell'ente

Intervento 1.01.02.03 Miss/Progr. PdC finanziario

Centro di costo Compet. Econ. Spesa non ricorr.

SIOPE CIG ZB917B11C1 ^CUP

Creditore Ditta MAGGIOLI SPA

Causale supporto archivistico-informatici per la gestione documentale e dematerializzazione Modalità finan.

Imp./Pren. n. Importo € 15.000 Frazionabile in 12 no

Cap./Art. 50500 Descrizione Attuazione piano d'informatizzazione dell'ente

Intervento 1.09.06.03 Miss/Progr. PdC finanziario

Imp./Pren. n. Importo € 10.000 Frazionabile in 12 no

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Intervento 1.01.02.03 Miss/Progr. PdC finanziario

Imp./Pren. n. Importo € 1.840,00 Frazionabile in 12 no

Di accertare, ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 183, comma 8, del d.Lgs. n. 267/2000, che il seguente programma dei pagamenti è compatibile con gli stanziamenti di bilancio e con i vincoli di finanza pubblica:

Di accertare, ai fini del controllo preventivo di regolarità amministrativa-contabile di cui all’articolo 147-bis, comma 1, del D.Lgs. n. 267/2000, la regolarità tecnica del presente provvedimento in ordine alla regolarità, legittimità e correttezza dell’azione amministrativa, il cui parere favorevole è reso unitamente alla sottoscrizione del presente provvedimento da parte del responsabile del servizio;

Di dare atto, ai sensi e per gli effetti di quanto disposto dall’art. 147-bis, comma 1, del D.Lgs. n.

267/2000 che il presente provvedimento, oltre all’impegno di cui sopra, non comporta ulteriori riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria o sul patrimonio dell’ente e pertanto sarà sottoposto al controllo contabile da parte del Responsabile del servizio finanziario, da rendersi mediante apposizione del visto di regolarità contabile e dell’attestazione di copertura finanziaria Di rendere noto ai sensi dell’art. 3 della legge n° 241/1990 che il responsabile del procedimento è la dott.ssa Carla Mariani;

Di trasmettere il presente provvedimento al Settore IV- Finanziario per il controllo contabile e l’attestazione della copertura finanziaria della spesa;

Di dare atto che il presente provvedimento è esecutivo con l'apposizione del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria;

Di dare atto che il presente provvedimento è rilevante ai fini dell’amministrazione trasparente di cui al d.Lgs. n. 33/2013. I dati recati dal presente provvedimento, esecutivo ai termini di legge, sono pubblicati in Amministrazione trasparente nelle seguenti sottosezioni livello 1 (Macrofamiglie) : – Provvedimenti – Provvedimenti dirigenti –;

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 Bandi di gara e contratti;

Avverso la presente determinazione dirigenziale è ammesso il ricorso giurisdizionale innanzi al Tribunale Amministrativo Regionale competente entro 60 giorni dalla data di comunicazione o ricevimento della stessa ovvero ricorso straordinario al Capo dello Stato entro 120 giorni dalla suddetta ovvero l’azione innanzi al Giudice Ordinario, per tutelare il diritto soggettivo, entro il termine di prescrizione previsto dal Codice Civile.

Firmato digitalmente dal

DIRIGENTE SETTORE 1 - SERVIZI DEMOGRAFICI ED INFORMATIVI CARLA

MARIANI

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