I sistemi opera,vi o meccanismi opera,vi

I sistemi opera,vi o meccanismi

opera,vi

Lezione n. 7, 8,9, 10 del 21, 26, 27, 28 marzo 2019

I sistemi opera,vi

2

L’Azienda Pubblica è una realtà dinamica: per poter svolgere in modo organizzato la sua a9vità deve definire i processi che perme=ono alla stru=ura di funzionare.

T a l i p r o c e s s i s i definiscono sistemi o meccanismi opera-vi.

!  sistemi informa-vi

!  sistemi di comunicazione

!  sistemi decisionali

!  sistemi di pianificazione, programmazione e controllo

!  sistemi di ges-one del personale

!  sistemi di coordinamento

Trasparenza

Il sistema informaBvo ….alcuni richiami

… raccoglie, elabora, scambia, archivia da, con lo scopo di produrre informazioni per le persone che ne hanno bisogno, nel momento e nel luogo ada=o.

I da. sono messaggi disponibili ad un determinato individuo ma non ancora valutaB dal punto di vista della loro uBlità ad una specifica situazione.

Le informazioni sono daB so=oposB a un processo elaboraBvo, in virtù del quale divengono significaBvi per il processo decisionale del desBnatario.

Sistema informaBvo e decisioni

•  Le informazioni cosBtuiscono un supporto indispensabile per l’elaborazione delle decisioni.

•  Le cara=erisBche delle informazioni cambiano in funzioni del Bpo di decisione:

–  decisioni strategiche –  decisioni ta5che

–  decisioni opera.ve

4

Il sistema di comunicazione

I vari organi della stru=ura organizzaBva si trovano nella necessità di comunicare tra di loro per scambiarsi informazioni, strumen. e risorse produ5ve. Affinché la comunicazione risulB efficiente ed efficace vanno definiB opportuni meccanismi di comunicazione, che a=engono ai canali, ai mezzi e alle direzioni a=raverso i quali gli organi vengono in conta=o fra loro. Può essere interna esterna

Bilancio Sociale, Bilancio Ambientale, Bilancio Capitale

Dalle decisioni ai processi di pianificazione e programmazione

I processi di pianificazione e di programmazione sono entrambi sistemi organizzaBvi formalizzaB per elaborare una decisione,

tu8avia

•  i sistemi di pianificazione sono sistemi di formalizzazione di decisioni di .po strategico

•  i sistemi di programmazione sono sistemi di formalizzazione di decisioni ta5che ed opera.ve

6

Individuazione dei punti di forza – debolezza

Analisi della situazione di partenza e della sua prevedibile

evoluzione

Formulazione delle strategie

Ambiente generale Settore

Azienda

Generali Specifici Definizione degli obiettivi

Le fasi principali del processo

di pianificazione  

8

Piano

Approvazione, esecuzione e controllo del piano

Il piano strategico

Il processo di programmazione

•  La programmazione è quell’a9vità con cui le aziende riprendono e a=uano, nel breve periodo, le indicazioni proprie della pianificazione.

•  Nella programmazione i temi della pianificazione, stante il periodo più breve, vengono riconsideraB nel loro de=aglio, definendo le concrete azioni da porre in essere per realizzare le a9vità previste in fase di pianificazione ed i sogge9 desBnaB a compierle.

Analisi degli obiettivi da raggiungere in funzione dei Traduzione in termini operativi

degli obiettivi del piano

Redazione del programma

Approvazione, esecuzione e controllo del programma

Vincoli esterni d’ambiente Vincoli interni

Parte quantitativo-monetaria (BUDGET)

Parte descrittivo-qualitativa Sviluppo delle alternative alla luce

delle capacità e risorse disponibili nel breve periodo

Le fasi principali del processo

di programmazione  

Relazioni tra piano e programma

2020 2021 2022 2023 2024

I anno Prog.

Budget

II anno

I anno Prog.

Budget

III anno IV anno

I anno Prog.

Budget

V anno

II anno III anno IV anno

2025

V anno nuovo

anno ciclo

V anno nuovo

anno ciclo II anno III anno IV anno

I processi di pianificazione e programmazione:

pun, di conta:o

•  sono sistemi formalizzaB di elaborazione delle decisioni;

•  si configurano come uno strumento di coordinamento delle diverse parB del sistema aziendale verso il raggiungimento degli obie9vi;

12

I processi di pianificazione e programmazione:

differenze

•  obieAvi

•  orientamento

•  strumenB

•  enfasi

•  grado di stru=urazione

•  campi d’azione

•  responsabili

•  output

I sistemi di controllo

•  Il sistema di controllo di gesBone è il naturale completamento dell’a9vità di pianificazione e programmazione.

•  Una volta definiB gli obie9vi da raggiungere e individuaB gli strumenB, occorre verificare che quanto deciso e programmato sia stato effe9vamente realizzato e, in caso negaBvo, intervenire con opportuni corre9vi.

14

Tipologie di controllo e cara:eris,che

Strategico Direzionale Operativo

Orientamento Medio/lungo Breve Brevissimo

Obiettivi Controllo sull’attitudine a realizzare correttamente le scelte strategiche

Monitoraggio dell’andamento della gestione

Monitoraggio di specifiche opera- zioni di gestione Focalizzazione Efficacia Efficienza Rispetto di regole Attori del con-

trollo

Vertice aziendale Responsabili di vario livello

Addetti

Il sistema di controllo di gesBone si presenta come un processo arBcolato in una serie di momenB

essenziali:

16

I momento: Individuazione delle attività oggetto di controllo

II momento: Misurazione delle attività oggetto di controllo e loro espressione in termini di grandezza-obiettivo (di efficienza ed efficacia) da raggiungere

Efficienza ed efficacia

•  Per efficienza si intende la capacità di produrre la stessa quanBtà di output uBlizzando una minore quanBtà di input (o produrre una maggiore quanBtà di output a parità di quanBtà di input uBlizzata).

•  Per efficacia si intende la capacità di conseguire un obie9vo, qualunque esso sia, indipendentemente dal fa=o che sia misurabile con strumenB economici o non economici.

18

III momento:

Individuazione dei centri di

responsabilità e assegnazione degli obiettivi stabiliti

V momento:

IV momento: Misurazione dei risultati (sensor)

Confronto tra gli obiettivi e i

risultati e analisi degli scostamenti (comparator)

VI momento: Ricerca delle cause di scostamento e individuazione dei provvedimenti

correttivi (effector)

Controllo di ges,one

Il controllo si svolge in più momenB nel corso della gesBone, disBnguendosi in:

-

- controllo concomitante, quando l’a9vità è controllata durante il suo svolgimento e prima di essere definiBvamente conclusa;

- controllo susseguente, o consun.vo, quando l’a9vità ogge=o di controllo è ormai conclusa.

Finalità del controllo di ges,one susseguente

•  Il controllo di gesBone susseguente consente di:

•  a) acquisire esperienza per meglio impostare i successivi processi di pianificazione e controllo;

•  b) valutare i livelli di efficienza ed efficacia effe9vamente raggiunB nello svolgimento delle a9vità;

•  c) valutare i risultaB dei vari manager e avviare gli eventuali processi di incenBvazione degli stessi.

20

Consuntivi

Analisi e interpretazioni delle variazioni

Azioni Obiettivi

Obiettivi Azioni

Provvedimenti correttivi

Processo di controllo secondo una logica

di feedback (retroazione)

22

Programmazione-gestione-controllo

Processo di controllo secondo una logica di feedforward

•  Il controllo direzionale può avvenire anche secondo una logica diversa da quella di retroazione, confrontando gli obieAvi con i risulta, finali che probabilmente si manifesteranno, sBmaB grazie alle informazioni disponibili oggi e ipoBzzando assenza di intervenB corre9vi.

•  Tale meccanismo di controllo viene definito meccanismo di feedforward e nasce con l’obie9vo di effe=uare un monitoraggio precoce, in modo da conoscere con largo anBcipo il probabile evolversi della gesBone

24

Controllo contabile e di legittimità

Il Sistema di Controllo nelle PP.AA.

D.Lgs 29/93, 286/99, 150/2009,”Madia”

Controllo di gestione

Valutazione del

personale

Controllo strategico Controllo

di Qualità

1. Performance 2. Valutazione

3. Trasparenza 4. Premialità

25

5. Dirigenza

6. Contra:azione

7. Sanzioni disciplinari

I temi principali della riforma:

IL DECRETO LEGISLATIVO 150/2009

PIANIFICAZIONE E MISURAZIONE DELLE PERFORMANCE

PIANIFICAZIONE STRATEGICA

Scelte strategiche, obieAvi e poli,che generali

BUDGET

Quan,ficazione economico-finanziaria degli obieAvi e delle poli,che

Budget operativi Budget degli

investimenti Budget finanziari

MISURAZIONE E CONTROLLO DELLE PERFORMANCE

GesBone del personale

•  Reclutamento

•  Valorizzazione

•  Formazione

•  Valutazione

Incentivi

Stipendio tabellare

Misurazione e valutazione della Performance

Risulta,

Performance Delle stru:ure Performance

della

Amministrazione

Capacità professionali organizza,ve

Performance organizzaBva

Performance individuale

Nella performance individuale i “risultati” rappresentano il grado di raggiungimento degli obiettivi

Valutazione

Il sistema di coordinamento

•  Ogge=o dell’organizzazione aziendale è la divisione del lavoro tra le diverse persone che operano all’interno dell’impresa. Tu=avia, per garanBre il perseguimento in maniera unitaria delle finalità aziendali, il lavoro deve essere successivamente coordinato.

•  Il coordinamento in azienda non viene realizzato a=raverso dei meccanismi specifici, bensì servendosi di altri sistemi operaBvi (quali il sistema di comunicazione, il sistema di informazione, il sistema di decisione) e uBlizzando parBcolari soluzioni organizzaBve.