25/09/13 Soluzioni di Riuso
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Soluzione RIUSO295
“Progetto Rupar Nord-Ovest: servizio di interscambio documentale INPA (interscambio tra pubbliche Amministrazioni)” proposta da “Regione Piemonte”
Sezione 1 - Amministrazione proponente e soluzione proposta Tipologia di Amministrazione
proponente:
Regione
Regione dell'amministrazione: Piemonte
Ambito/i amministrativo/i interessato/i: Gestione di flussi docum. a supporto della cooperazione amministrativa tra Enti locali e Regioni
Nome: Laura Cognome: Milone
Posizione nell'Ente: Responsabile del Progetto Telefono: 0114322412
Email: laura.milone@regione.piemonte.it
Altre ammin. che utilizzano la soluzione: REGIONI: Liguria e Valle d'Aosta; PROVINCE: Torino, Asti, Cuneo, Alessandria, Novara, Spezia, Savona, Vercelli, Verbania, Biella; COMUNI: Torino, Imperia, Savona
Tipologie di amministrazioni più idonee a
riutilizzare la soluzione: comuni piccoli comuni medi comuni grandi comunità montane province
regioni Servizi Implementati
Nome Servizio a supporto dell'interoperabilità nel sistema informatico di protocollo dell'Ente Destinazione per l'amministrazione
Sono servizi application-to-application che debbono permettere le seguenti operazioni:
- acquisizione/trasmissione dei dati di segnatura di protocollo e dei documenti in formato elettronico da/verso un messaggio di posta elettronica;
- navigazione sull'indice delle amministrazioni pubbliche e delle AOO;
- trattamento di allegati strutturati per funzionalità di automazione di processi fra amministrazioni.
Nome Gestione segnature ed e-mail Destinazione per l'amministrazione
Il servizio è così composto:
- Una cartella di "posta in entrata" con le email non strutturate e con le email strutturate ma risultate illeggibili - Una cartella di “inbox”:
per ogni messaggio protocollato in arrivo viene fornito all'utente lo stato di acquisizione ed elencati tutti i messaggi di ritorno coinvolti.
- Una cartella “outbox”:
per ogni messaggio protocollato in partenza vengono elencati tutti i messaggi di ritorno coinvolti dando la possibilità all'utente di avere lo stato di ricezione della trasmissione.
- Cancellazione di messaggi protocollati coinvolti in trasmissioni completate.
- Cancellazione di email non strutturate.
Nome Cancellazione di e mail non strutturate Destinazione per l'amministrazione
In aggiunta ai servizi del client della casella di posta, il sistema deve offrire l'interfaccia WEB per la costruzione e la trasmissione della segnatura di protocollo e l'interscambio di documenti elettronici firmati digitalmente.
Nome Sistema di protocollo informatico (SIS_PRT) Destinazione per l'amministrazione
Sono i sistemi di protocollo delle parti interessate che utilizzeranno ed interagiranno con i servizi offerti dal Sistema di Interscambio Documentale.
Nome Indice delle AOO (IND_PA) Destinazione per l'amministrazione
Indice delle AOO delle pubbliche amministrazioni istituito dal DPCM del 31/10/2000 [DPCM2000]; l'indice viene acceduto in modalità compatibile con il protocollo LDAP.
Nome Server di posta certificata [SRV_PCERT]
Destinazione per l'amministrazione
Sistemi di posta elettronica certificata presso cui le amministrazione interessate hanno intestato le proprie caselle di posta istituzionali. I sistemi di posta certificata debbono essere fra loro interoperabili.
Nome Sistema di Interscambio Documentale [SIS_INT]
Destinazione per l'amministrazione
Il sistema che fornisce i servizi di interoperabilità si compone dei seguenti sottosistemi:
§ Server di interscambio [SRV_INT]
Application server di interscambio documentale.
§ Client WEB di Interscambio [CLT_PRT_INT]
Interfaccia WEB per la costruzione e la trasmissione della segnatura di protocollo e l'interscambio di documenti
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Interfaccia WEB per la costruzione e la trasmissione della segnatura di protocollo e l'interscambio di documenti elettronici firmati digitalmente.
§ Client della casella di posta istituzionale dell'AOO [CLT_AOO_INT]
Interfaccia WEB che fornisce servizi per consentire la verifica dello stato degli interscambi documentali avvenuti.
Sezione 2 - Descrizione testuale della soluzione
Link alla soluzione: http://https://intranet.ruparpiemonte.it/inparupa_clientinterscambio/secure/index.html;
https://intranet.ruparpiemonte.it/inparupa_clientposta/secure/index.html Secondo link alla soluzione:
Documento di riferimento: Documento Secondo documento di riferimento: n.d Descrizione
Il progetto si pone l'obiettivo di migliorare l'efficienza operativa dei servizi resi dalla Pubblica Amministrazione con l'introduzione dell'interoperabilità dei sistemi di protocollo.
Per interoperabilità dei sistemi di protocollo viene considerato il trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività ed i processi amministrativi conseguenti. La circolare AIPA 28 [AIPACR28] fornisce le regole tecniche per tali sistemi.
Accanto alla trasmissione dei dati di registrazione di protocollo e di documenti informatici (documenti elettronici firmati digitalmente) l'interoperabilità consente di scambiare allegati strutturati, in tale modo risulta possibile attivare un procedimento presso l'Amministrazione ricevente e ricevere notifica dell'avvenuta chiusura, oppure ricevere notifica dell’avvenuta
assegnazione del documento o dei documenti trasmessi.
Ad oggi, nonostante la presenza di una normativa che regolamenta la gestione del protocollo informatico per la P.A. (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa [TU445]), il tema della gestione informatica del protocollo ha portato alla definizione e realizzazione di diversi sistemi informatici, ciascuno mirato a soddisfare le esigenze di una tipologia di utenza. Obiettivo del progetto è fornire un Sistema di Interscambio Documentale che possa essere fruito da amministrazioni con sistemi di protocollo informatico proprietari.
In questo modo gli interventi software richiesti al proprio sistema informatico verrebbero ad essere limitati all'integrazione con il Sistema di Interscambio, ospitato su un server applicativo, senza richiedere la riprogettazione dei servizi di interoperabilità specifici del proprio sistema.
La realizzazione di un Sistema di Interscambio riutilizzabile permette di ottimizzare l'intervento progettuale; infatti l'intervento è centralizzato per le parti comuni (l'interoperabilità a norma AIPA) e decentrato per le parti proprietarie (i sistemi di protocollo).
I vantaggi sono evidenti nel consentire l'aumento del numero di amministrazioni che avranno accesso al circuito di interscambio, in particolare favorendo l’accesso da parte delle piccole Amministrazioni, quindi miglioramento dell'efficienza operativa della Pubblica Amministrazione nel suo complesso.
La condizione per accedere al circuito è l'integrazione del proprio sistema di protocollo con il Sistema di Interscambio e la definizione e registrazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) dell'ente nell'indice delle amministrazioni pubbliche e delle AOO.
Nell'ipotesi in cui l'Amministrazione che voglia aderire al circuito non abbia a disposizione un sistema informatico di protocollo, il Sistema di Interscambio Documentale mette a disposizione un’interfaccia accessibile tramite WEB (World Wide Web, alias Internet) browser, per la costruzione e la trasmissione della segnatura di protocollo da apporre ai documenti da scambiare.
In tale caso le operazioni automatiche in carico al sistema di protocollo vengono demandate all'utente, mentre il sistema va a costruire la segnatura in formato XML (eXtensible Markup Language) a norma AIPA da inserire nel messaggio di posta elettronica di cui il documento elettronico oggetto di interscambio costituisce l'allegato.
Il sistema andrà ad effettuare la trasmissione telematica dei documenti per mezzo di posta elettronica certificata.
Per quanto riguarda la firma digitale verranno adottati sia certificati a norma AIPA per la firma dei documenti elettronici, che certificati di Certification Authority regionali per la firma dei messaggi di posta elettronica.
Sezione 3 - Aspetti legati all'uso della soluzione Avvio della soluzione: Febbraio 2007
N. di addetti operanti con la soluzione:: 624 così suddivisi: Prov. Cuneo 2; Prov. Asti 283; Prov. Vercelli 170; Prov. Novara 160;
Regione Piemonte 5; Regione Liguria 3; Regione Valle d'Aosta 1 Breve descrizione del contesto organizzativo
Il sistema è disponibile presso le direzioni della Regione Piemonte, Regioni Valle d’Aosta e Liguria.
Inoltre è possibile avvalersi dei servizi proposti dal sistema INPA presso gli enti riutilizzatori coinvolti nel progetto.
N. di giornate di formazione: 1 Nota sulle giornate di formazione: n.d.
N. di giornate per manutenzione evolutiva:
0
Nota sulle giornate per manutenzione evolutiva:
n.d.
Formazione specifica erogata da risorse: esterne Esiste un manuale d'uso della soluzione
per gli addetti?
SI
La sua redazione è avvenuta a cura di risorse: esterne Disponibilità di personale dell'Ente a
fornire assistenza:
SI
Indicazione delle giornate che ci si impegna a rendere disponibili:
0
Nota sulle giornate disponibili n.d.
La soluzione è di completa proprietà dell'amministrazione cedente: SI Indicare le componenti della soluzione
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Componente Client di interscambio Proprietà amministrazione
Regione Piemonte
Componente Client di amministrazione Proprietà amministrazione
Regione Piemonte
Componente Client posta Proprietà amministrazione
Regione Piemonte
Sezione 4 - Aspetti di costo della soluzione sostenuti dall'Amministrazione Costi esterni (fornitori+consulenza) per
la realizzazione della soluzione €: 1.955.050,00 Nota: n.d.
Costi interni per la realizzazione della soluzione (mesi/uomo):
27,00
Nota: n.d.
Costi esterni per la manutenzione della soluzione €: 0,00
Nota: n.d.
Costi interni per la manutenzione della soluzione (mesi/uomo):
0,00
Nota: n.d.
Sezione 5 - Benefici ottenuti dall'uso della soluzione Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall'Amministrazione
Il tempo totale di processo è rappresentato dall'impegno totale di tempo richiesto ad oggi per completare una registrazione di protocollo e trasmettere o ricevere il documento attraverso il sistema di posta tradizionale interno all'ente. Il sistema di posta tradizionale (esterno all'ente) viene considerato invece dal punto di vista di un aggravio di costo di 1 € per transazione.
A queste condizioni, si può dimostrare, che con un miglioramento del tempo totale di processo del solo 30% è possibile, al termine del triennio, ripagare il costo del sistema ed avere un risparmio di circa un 800mila euro sui costi di gestione rispetto al sistema tradizionale.
Il rapporto costo/benefici diviene ancora più favorevole se si considerano le potenzialità di utilizzo da parte di amministrazioni che abbiano accesso a sistemi informatici di protocollo erogati in modalità ASP. Infatti all'aumentare del numero di utenti aumenta il numero di transazioni e quindi si riduce ulteriormente il tempo totale di processo, l'utilizzo invece di una interfaccia WEB di Interscambio non permette di ridurre il tempo al di sotto di un certo limite.
Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall'Amministrazione La soluzione non è focalizzata al cittadino o alle imprese ma alla Pubblica Amministrazione.
Benefici derivanti all'amministrazione dall'elaborazione dei dati che la soluzione utilizza o genera Rilevazione del numero di interscambi effettuati da ogni singolo ente PA
Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione
Con i sistemi di posta tradizionali un documento può essere reso disponibile al destinatario entro 2 o 3 giorni con un sistema informatico di protocollo ed interscambio la disponibilità è immediata, in particolare se il sistema è fornito di inoltro automatico al destinatario interno.
Il miglioramento del tempo di fruibilità dei dati diviene ancora di più apprezzabile nel caso in cui siano interscambiati allegati strutturati.
Altri benefici derivanti dall'utilizzo della soluzionenon ricompresi nelle tipologie prima indicate
Il sistema INPA integrato o meno al sistema di protocollazione è funzionalmente semplice ed intuitivo, con un’interfaccia grafica user friendly e gestione delle segnature similare al box dei messaggi ricevuti di una casella di posta elettronica.
Pertanto l’utente sarà facilitato nella comprensione e nell’uso dello strumento.
Sezione 6 - Aspetti legati alle tecnologie utilizzate Caratteristiche della soluzione tecnologica
Il sistema di Interscambio è composto da una gerarchia di package Java definiti a partire dalla radice “it.csi.inpa.inpaSrv”.
La soluzione architetturale condivisa e oggi in uso è descritta nel documento:
INPA-ARCHv06
Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione HW
PC con memoria RAM 523.760 Kb SW
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sistema operativo Microsoft Windows 2000 o superiori (service pack4) Browser MS internet explorer
Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione Regione Piemonte
Regione Liguria Regione Valle d’Aosta CSI Piemonte Datasiel Invallee
Quanto tempo è durato il progetto (mesi)
48
Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce?
Per la Regione Piemonte:
900.000 documenti annui protocollati 270.000 documenti annui interscambiati Per la Regione Liguria:
182.000 documenti annui protocollati 54.600 documenti annui interscambiati
Per la Regione Valle d'Aosta:
60.000 documenti annui protocollati 18.000 documenti annui interscambiati
La soluzione è integrata con altre applicazioni dell'amministrazione?
Sistema di protocollazione ove presente
Sistema di autenticazione IRIDE (Regione Piemonte) Sistema di Posta Elettronica Certificata
Sezioni 7 - Altri aspetti vincolanti Esigenza di specifici modelli organizzativi
Ufficio Protocollo
Necessità di accordi con Enti terzi
Nessuna necessità di accordi con terze parti interne all’ente, necessita la disponibilità di una casella di posta certificata.
Dipendenza da normative regionali
DPR 11 Febbraio 2005 per la disciplina nell’utilizzo della Posta Elettronica Certificata.
Il Decreto Ministeriale 2 Novembre 2005 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata" (tutti i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate per erogare il servizio) pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266.
Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione
Circolare 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 Articolo 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.
