La digitalizzazione negli studi professionali e la fatturazione elettronica

La digitalizzazione negli studi professionali e la fatturazione elettronica

La soluzione Sistemi

Dott.sa Paola Callegari

Fatturazione Elettronica

Emissione/

Trasmissione

Archiviazione Conservazione

CHIAVI DI RICERCA

• Emissione della fattura in formato XML

• Trasmissione al SDI

• Archiviazione

• Conservazione Digitale

Emissione/

Trasmissione

Archiviazione Conservazione

CHIAVI DI RICERCA

A chi si rivolge

Agli studi professionali che:



devono emettere fatture verso la PA



vogliono fornire il servizio di trasmissione

telematica per conto dei clienti, in qualità di intermediari abilitati



vogliono assumere il ruolo di responsabili della conservazione digitale

Emissione della fattura PA in XML

• La fattura è emessa in

formato elettronico in fase di registrazione del documento.

• Una funzione di

elaborazione massiva

permette di esportare tutte le fatture in formato XML.

• Dal documento è possibile visualizzare la fattura

elettronica.

Trasmissione della fattura

• La trasmissione delle fatture elettroniche avviene in modo massivo.

• Dalla funzione di trasmissione è possibile:

o Firmare i documenti

o Inviare mediante PEC al Sistema di Interscambio (SDI).

•

Una specifica funzione permette di acquisire i

messaggi ricevuti dal SDI. SDI

Acquisizione dei messaggi

• Una specifica funzione permette di acquisire i

messaggi ricevuti dal SDI.

• Dalla funzione è possibile:

o Visualizzare l’esito

o Visualizzare le notifiche ricevute

o Archiviare i messaggi

Acquisizione dei messaggi

MSG.XML

ANALISI E ARCHIVIAZIONE MESSAGGI

Outlook Exchange

DOWNLOAD AUTOMATICO DOWNLOAD

MANUALE

SI NO

\CARTELLA MSG SDI PEC

Archiviazione delle fatture elettroniche PA

•

Archiviazione automatica e contestuale

all’emissione della fattura in formato XML

•

Consultazione immediata:

o

delle fatture elettroniche

o

dei relativi allegati (messaggi, notifiche ..)

o

dello stato della fattura

Conservazione delle fatture elettroniche PA

•

Firma massiva delle fatture PA archiviate.

•

Generazione automatica del lotto di conservazione.

•

Firma e marca del responsabile della conservazione.

I fattori di spinta

• Riduzione degli archivi cartacei

• Miglioramento nella gestione dei documenti

• Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti

Si impiega il 5-15% del tempo per leggere l’informazione, il

30% per ricercarla

I fattori di resistenza

• Costi

• Quantificazione dei benefici

• Maggiore lavoro del personale

• Difficolta’ di utilizzo del sw

I vantaggi di una soluzione sw integrata

• I documenti sono elaborati in formato elettronico

automaticamente dall’applicativo

• Un sistema di archiviazione e conservazione digitale unico migliora l’efficienza

• La conservazione è “a norma”

La digitalizzazione negli studi professionali

Archiviazione

Conservazione Digitale

Documenti/

Web

Gestione Documentale

contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione …

Archiviazione

Conservazione Digitale

Documenti/

Web

Ges tio ne Docume n tale

contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione …

Archiviazione

Conservazione Digitale

Documenti/

Web

Ges tio ne Docume n tale

contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione …

Classificazione

Metadazione

Archiviazione

I 3 step per l’archiviazione

Classificazione

I 3 step per l’archiviazione

• Classificazione è l’associazione al documento di una categoria di archiviazione.

Archiviazione Metadazione

Classificazione

I 3 step per l’archiviazione

Archiviazione

• Metadatazione: gli attributi del documento

registrato nell’applicativo diventano metadati nel sistema di archiviazione.

Metadazione

I 3 step per l’archiviazione

Chiave Valore

Ditta Alfa spa

Partita IVA ditta 321654987

Fornitore Vodafone

Part. IVA fornitore 1234567890 Data fattura 13/02/2011 Numero fattura 132

Esercizio 2008

Data registrazione 28/02/2011 Importo complessivo € 1.106,00

… …

Classificazione Archiviazione

Metadazione

Classificazione

I 3 step per l’archiviazione

Metadazione

Archiviazione

• Archiviazione: produrre un file PDF e memorizzarlo nel sistema di archiviazione

Archiviazione dei documenti in base all’origine

• I documenti emessi sono

archiviati automaticamente in fase di stampa.

Classificazione

Metadazione

Archiviazione

Archiviazione dei documenti in base all’origine

• I documenti emessi sono

archiviati automaticamente in fase di stampa.

• Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e

metadatazione sono automatizzate.

Classificazione

Metadazione

Archiviazione

Classificazione

Metadazione

Archiviazione

Archiviazione dei documenti in base all’origine

• I documenti emessi sono

archiviati automaticamente in fase di stampa.

• Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e

metadatazione sono automatizzate.

• I documenti digitali prevedono l’archiviazione automatica.

Classificazione

Metadazione

Archiviazione

Classificazione

Metadazione

Archiviazione

Classificazione

Metadazione

Archiviazione

L’interrogazione dei documenti

Interrogazione contestuale all’applicazione

Navigazione

“per cartella”

Ricerca sui metadati

I vantaggi dell’archiviazione



Acquisizione diretta dei documenti

dall’applicativo o da scanner o da file system.



Creazione automatica dei fascicoli virtuali



Navigazione del fascicolo e filtri di ricerca



Completa configurabilità (struttura fascicoli, filtri, utenti e ruoli, sicurezza)



Impostazione dei legami tra documenti/fascicoli



Invio documenti tramite mail

Archiviazione

Conservazione Digitale

Documenti/

Web

Ges tio ne Docume n tale

contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione …

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

• La distinta è l’insieme dei documenti di un cliente (o dell’intermediario stesso), di

pertinenza di un determinato anno.

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

• Il professionista o il cliente appongono la loro firma digitale ai documenti da conservare.

• La firma avviene in modo massivo.

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

• Le evidenze informatiche sono create in automatico

• L’utente deve solo apporre firma digitale del Responsabile della Conservazione e marca temporale.

I vantaggi della conservazione



Creazione dell’impronta e firma digitale



Apposizione marca temporale



Preparazione del lotto di conservazione e creazione del supporto in conformità alle norme



Consultazione dei documenti da supporto



Manuale della conservazione



Calcolo imposta di bollo per conservazione dei libri contabili

contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione …

Archiviazione

Conservazione Digitale

Documenti/

Web

Ges tio ne Docume n tale

I 2 step per la pubblicazione

Configurazione

Pubblicazione

I 2 step per la pubblicazione

Configurazione

Pubblicazione

• Configurazione: definire i

clienti a cui offrire il servizio e i documenti oggetto di

pubblicazione.

I 2 step per la pubblicazione

Configurazione

Pubblicazione

• Pubblicazione:

Upload/download dei documenti da

condividere sulla server farm centralizzata.

Notifica ai destinatari della disponibilità del documento in rete.

I vantaggi di Documenti/Web



Pubblicazione diretta dalla procedure Sistemi



Area web dedicata, sicura e profilata



Consultazione in qualsiasi momento e luogo



Notifica automatica di avvenuta pubblicazione

• Riduzione dei costi

• Risparmio di tempo

• Miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale

• Miglioramento circolazione dei documenti

• Fidelizzazione del cliente

I vantaggi della dematerializzazione

Grazie per l’attenzione