Vademecum
Udienze civili da remoto
a cura della Commissione Informatica dell'Ordine degli Avvocati di Verona
Aggiornato al Protocollo del
06.05.2020
QUADRO NORMATIVO
Ai sensi dell’art. 83 del D.L. 18 del 17.03.2020, dell'art. 36 del D.L. 23 del 08.04.2020 e dell'art. 3 co. 1 lett. i) del D.L. 28 del 30.04.2020 il calendario delle udienze in questo periodo di crisi sanitaria sarà scandito in due fasi:
fino all' 11 maggio:
le udienze dei procedimenti civili e penali (non urgenti) pendenti presso tutti gli uffici giudiziari sono rinviate d’ufficio a data successiva all'11 maggio 2020.
dal 12 maggio al 31 luglio 2020:
possono essere svolte udienze anche non urgenti, a tal fine il capo dell’Ufficio Giudiziario adotta le misure organizzative necessarie per consentire il rispetto delle indicazioni igienico-sanitarie fornite dal Ministero della salute.
Tra queste misure, è espressamente prevista (al co. 7 lett. f) dell’art. 83 D.L. 18/2020) la possibilità di svolgere le udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti* mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia.
Il decreto prescrive che lo svolgimento dell’udienza debba in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti.
Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento. All’udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale.
*la Legge di conversione del D.L. 18/2020 estende il novero di soggetti che possono partecipare all'udienza da remoto agli ausiliari del giudice.
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Il provvedimento della DGSIA
MVC3 (Piattaforma Skype for Business) MVC2 (Piattaforma Microsoft Teams)
Con provvedimento pubblicato in data 21.05.2020 la DGSIA ha emanato il provvedimento che individua e regola i sistemi informativi e automatizzati da utilizzare per le udienze civili e penali da remoto, stabilendo altresì che il collegamento da remoto sia organizzato dal giudice.
Per le udienze civili sono previsti i seguenti due strumenti, già in uso ai Magistrati:
Per le udienze penali è previsto invece l'utilizzo dei sistemi per il dibattimento a distanza di cui all'art. 146 bis D.Lgs. 28 luglio 1989 n.
271 ovvero, possono essere utilizzati i medesimi strumenti previsti per le udienze civili nell'ipotesi in cui non sia necessario garantire la fonia riservata tra la persona detenuta, internata o in stato di custodia cautelare ed il suo difensore e qualora il numero degli imputati, che si trovano, a qualsiasi titolo, in stato di detenzione in luoghi diversi, consenta la reciproca visibilità.
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Con provvedimento organizzativo del 29.04.2020 (O.I. 14/2020) il Tribunale di Verona ha emanato il provvedimento che individua e regola le modalità per lo svolgimento delle udienze civili da celebrarsi fra il 12 maggio e il 30 giugno (la cui efficacia è stata prorogata al 31 luglio con successivo O.I. 17/2020).
Il provvedimento afferma che le udienze civili urgenti possano essere celebrate con strumenti di videoconferenza ovvero con trattazione scritta ovvero ancora con modalità ordinarie.
Per quanto riguarda le udienze civili non urgenti:
Le udienze di conferimento incarico al CTU verranno tenute in videoconferenza.
Le udienze sulla decisione delle istanze istruttorie, quelle di p.c., di esame della C.T.U., le seconde udienze ex art. 309 c.p.c. e le udienze a seguito di rinvio per trattative verranno tenute con trattazione scritta.
Per le altre udienze queste potranno essere celebrate con strumenti di videoconferenza ovvero con trattazione scritta ovvero ancora con modalità ordinarie solo se sia possibile osservare le norme sanitarie vigenti, o infine verranno rinviate a data successiva al 31.07.2020.
Il provvedimento del Tribunale di Verona
O.I. 14/2020
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si utilizzino dispositivi aggiornati
si utilizzino dispositivi di protezione (antivirus e firewall)
si utilizzino reti di connessione private (con esclusione di WiFi pubbliche o di hotspot pubblici aperti)
Con Protocollo siglato in data 06.05.2020 (che sostituisce il precedente siglato in data 29.04.2020), il Consiglio dell'Ordine e il Tribunale hanno individuato alcune indicazioni per il corretto svolgimento dell'udienza da remoto.
Tra questi in particolare si evidenzia la disposizione che prevede la partecipazione all'udienza degli assistiti solo in compresenza dell'avvocato (presso lo Studio e rispettando le prescrizioni sanitarie).
I giudici partecipano all'udienza dall'Ufficio giudiziario.
Gli altri soggetti (difensori, ausiliari del giudice) possono invece connettersi da qualsiasi luogo, a condizione che:
Il link per la partecipazione all'udienza può essere comunicato con il provvedimento che la fissa, ovvero con provvedimento ad hoc 7 giorni prima dell'udienza ovvero infine via email dopo l'adesione dei difensori.
N.B. in caso di comunicazione del link all'udienza via email, è capitato che il messaggio finisse nella cartella SPAM. Si raccomanda quindi di tenere monitorata la cartella SPAM se si è in attesa di ricevere il link per partecipare all'udienza.
Il Protocollo siglato dal Tribunale e dal Consiglio
Protocollo
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Il sottoscritto __________, quale difensore di __________
manifesta la propria adesione allo svolgimento dell'udienza del __________ con modalità da remoto come preannunciate e disciplinate nel provvedimento del __________.
L'indirizzo email a cui inviare il link per la partecipazione all'udienza è il seguente:
_____________________
In caso di necessità e di urgenza sarà possibile contattare il sottoscritto al n.:
_____________________
[IN CASO DI PARTECIPAZIONE DI SOSTITUTO PROCESSUALE O PRATICANTI]
Si dà atto che all'udienza prenderà parte __________ in veste di sostituto processuale / praticante.
L'indirizzo email a cui inviare a quest'ultimo/a il link per la partecipazione all'udienza è il seguente:
_____________________
In caso di necessità e di urgenza sarà possibile contattarlo/a al n.:
_____________________
Lo scrivente si impegna, per tutta la durata dell'attività istituzionale, a non far accedere alla stanza da cui opera soggetti esterni non autorizzati e ad interrompere immediatamente la connessione in caso di accesso da parte di soggetti esterni non autorizzati.
Lo scrivente si impegna a non registrare la videochiamata e a non divulgare immagini e/o registrazioni della stessa.
[Lo scrivente si impegna altresì a rendere edotti degli impegni appena descritti il sostituto processuale/praticante indicato/i]
Con osservanza Data, luogo
Firma
Il Protocollo siglato dal Tribunale e dal Consiglio
Con il provvedimento di fissazione dell'udienza da remoto il giudice invita le parti a produrre un atto di adesione da dimettere telematicamente almeno tre giorni prima dell'udienza, di seguito una proposta di modello da utilizzare:
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N.B.: in alternativa è possibile negli stessi termini dimettere un'istanza di trattazione dell'udienza nelle forme ordinarie, dando atto dell'indisponibilità di strumenti idonei ovvero la sussistenza di altra giusta causa.
Microsoft Teams
Microsoft Teams è lo strumento pensato da Microsoft per l'organizzazione, la programmazione e la comunicazione aziendale. Si tratta di un'ambiente completo ed organizzato per flussi e gruppi di lavoro, che consente di scambiare informazioni e documenti in un ambiente condiviso.
All'interno di Microsoft Teams è presente una funzione di videoconferenza che consente di programmare riunioni a cui possono partecipare un massimo di 250 persone.
Secondo il Protocollo Microsoft Teams sarà lo strumento utilizzato in via prioritaria per la celebrazione delle udienze da remoto.
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Microsoft Teams
Utilizzare Microsoft Teams per partecipare ad una udienza da remoto è estremamente semplice, tanto che, non è nemmeno necessario installare Teams sul proprio PC!
una casella email (non serve una casella su dominio Microsoft -sarà probabilmente utilizzata la casella NON PEC pubblicata dall'Ordine sul proprio sito-).
un PC con webcam, microfono e casse (o cuffie, preferibile)
un browser CHROME o EDGE
Per partecipare alle udienze è infatti sufficiente avere:
1.
2.
3.
e cliccare il link sull'email che Vi invierà il magistrato.
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Microsoft Teams
Secondo il Protocollo il Giudice ricorderà ai difensori, nel provvedimento di fissazione di udienza, che non è necessario installare Teams per partecipare all'udienza.
La versione di Teams disponibile al Magistrato (come la diversa versione non free a disposizione dell'utenza privata) consente di organizzare riunioni pianificate.
Quando il Magistrato pianifica la riunione, ottiene un link per invitare le parti alla riunione (link che verrà inserito nel provvedimento per la celebrazione dell'udienza da remoto ovvero nell'email inviata successivamente all'adesione dei legali.
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Microsoft Teams
Nel caso in cui il magistrato inserisca il link per la partecipazione all'udienza nel provvedimento che la fissa o che dispone la trattazione da remoto, il provvedimento conterrà un link di questo tipo:
Da copiare ed incollare nel proprio browser.
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Microsoft Teams
Nel caso di invio via mail è possibile ricevere, oltre al semplice link, l'invito ad una riunione pianificata, come quello di seguito:
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Microsoft Teams
Cliccando sul link fornito dal magistrato si accede alla seguente schermata*:
*il provvedimento del magistrato ricorderà alle parti di connettersi con anticipo di 15 minuti, così da verificare che non ci siano problemi di connessione o altro
N.B.: Verificate di utilizzare i browser CHROME o EDGE, che
non presentano
problemi di
compatibilità nell'utilizzo di Teams.
N.B.: Se appare un popup che propone di effettuare il download dell'app Teams o di aprire il programma Teams (se l'avete già scaricato) è sufficiente chiudere il popup per proseguire seguendo il tutorial, altrimenti si potrà scaricare o accedere all'app per partecipare tramite l'applicativo per PC (vedi pag. 19)
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Microsoft Teams
A questo punto, dopo aver cliccato su "Partecipa sul Web", si accede alla schermata di seguito, in cui inserire il proprio nome e verificare che tutto funzioni:
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Microsoft Teams
Cliccando su "Dispositivi" si può selezionare l'input per Altoparlanti, Microfono e Videocamera:
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Microsoft Teams
Clicchiamo quindi su "Partecipa ora" (in prossimità dell'orario di udienza) e al Magistrato apparirà un messaggio di questo tipo:
N.B.: Se il Magistrato non ci ammette entro 15 minuti alla riunione (magari perché ci siamo connessi con troppo anticipo rispetto all'udienza), verremo esclusi dalla sala d'attesa e dovremo semplicemente cliccare di nuovo sul link nell'email che abbiamo ricevuto.
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Microsoft Teams
Una volta che saremo stati ammessi dal Magistrato avremo accesso alla videochat con le altre parti dell'udienza. Un menù a scomparsa posizionato in basso al centro della nostra schermata ci darà accesso a diverse opzioni:
Durata riunione
Attiva /Disattiva
Video*
Attiva /Disattiva
Audio
Condividi Schermo
Apri Chat
Visualizza Partecipanti
Termina Riunione
*Il Protocollo (art. 5 punto 5) prescrive che le parti debbano sempre tenere attivo il video durante l'udienza.
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Microsoft Teams
Cliccando sul tasto "..." si accede invece alle ulteriori opzioni, come da schermata di seguito:
Consente di
accedere alle impostazioni relative agli imput audio e video cui era possibile accedere
anche nella
schermata iniziale.
Disattiva il segnale video in arrivo dal Magistrato e dalle altre parti.
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Microsoft Teams
La funzione "Condividi Schermo" può essere utilizzata, secondo il Protocollo, qualora vi sia la necessità di richiamarsi ad uno o più documenti durante lo svolgimento dell'udienza (ferma restando la necessità di loro deposito telematico), per una loro più immediata visualizzazione.
Condividi Schermo
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Microsoft Teams
E' poi possibile, ma non necessario, installare l'intera appliazione Teams (nella versione free) per poter gestire la videoconferenza dall'applicazione stessa invece che dal browser.
Per farlo è sufficiente creare un account cliccando a questo link: e scaricare l'applicazione.
Per creare un account è necessario un indirizzo mail su dominio Microfost (es. live.it, outlook.it, etc.) che può anche essere creata al momento.
La gestione della videoconferenza dall'app permette di accedere ad alcune funzionalità avanzate (es. sfocamento dello sfondo) comunque non necessarie per la gestione dell'udienza.
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Lo svolgimento dell'udienza
dichiarano la propria identità (su richiesta del magistrato);
dichiarano che non sono presenti nel luogo da cui si connettono soggetti non legittimati.
Una volta ammesse alla stanza virtuale del giudice, le parti:
Terminate queste operazioni preliminari può darsi corso all'udienza, nel corso della quale i difensori hanno l'onere di mantenere il collegamento video attivo ma possono (su indicazione del giudice) disattivare il microfono per evitare sovrapposizioni con gli altri partecipanti all'udienza o brusii.
Per il richiamo a documenti nel corso dell'udienza (fermo l'obbligo di deposito telematico) è possibile utilizzare la funzione condividi schermo.
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La conclusione dell'udienza
Al termine dell'udienza il magistrato invita i difensori delle parti a dichiarare a verbale di aver partecipato effettivamente all'udienza nel rispetto del contraddittorio e ad attestare che lo svolgimento dell'udienza stessa mediante l'applicativo è avvenuto regolarmente.
Il giudice dà quindi lettura del verbale (eventualmente tramite condivisone dello schermo).
N.B.: I partecipanti devono aver cura di non uscire dalla riunione/udienza, ma di attendere che il giudice proceda alla "pulizia della stanza virtuale".
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Secondo l'art. 1 del Protocollo siglato dal Consiglio dell'Ordine e dal Tribunale di Verona, Skype for Business verrà utilizzato per la trattazione delle udienze da remoto solamente in caso di impossibilità di utilizzo dell'applicativo Teams.
o
Skype è uno strumento in via di dismissione e verrà completamente assorbito da Microsoft Teams entro il 31 luglio del 2021.
o
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Skype for Business è la soluzione pensata da Microsoft per l'utilizzo di Skype in ambito aziendale, ed è legato ai pacchetti business di Microsoft Office. E' pensato per l'utilizzo all'interno di un'azienda ma consente di effettuare e ricevere chiamate da utenti esterni dotati di account Skype "ordinari".
o
Il suo funzionamento è altrettanto semplice. E' sufficiente infatti che il legale sia in possesso del client Skype
"ordinario" (accessibile via app o via web) e che indichi il proprio ID Skype o mail al Magistrato, il quale "chiamerà" il legale al momento dell'udienza.
o
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Divieto di effettuare collegamenti con soggetti terzi non legittimati a prendere parte all'udienza.
Obbligo di garantire che nei luoghi da cui avviene il collegamento non siano presenti soggetti terzi non legittimati a partecipare all'udienza.
Come per le udienze in presenza, impegno dei difensori a prendere la parola nel rispetto delle indicazioni del giudice, in modo da garantire l'ordinato svolgimento dell'udienza.
Divieto di registrazione dell'udienza.
Obbligo di mantenere attivo il collegamento video durante l'udienza; il giudice disciplina l'uso della funzione audio ai fini dell'ordinato svolgimento dell'udienza.
Il Protocollo contiene, all'articolo 5, una serie di raccomandazioni per i partecipanti all'udienza da remoto:
1.
2.
3.
4.
5.
Raccomandazioni
Protocollo
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Oltre a quanto disciplinato dal protocollo:
Si raccomanda ai Colleghi di utilizzare cuffie e microfono dedicati per partecipare all'udienza in videoconferenza, così da garantire una miglior qualità audio.
Si ricorda che, di fatto, il luogo da cui ci si connette all'udienza da remoto è equiparato all'aula di udienza "fisica" e che pertanto valgono le stesse regole (ad esempio in tema di riservatezza e decoro) previste per la partecipazione all'udienza de visu.
Si raccomanda di utilizzare dispositivi propri oltre che aggiornati (se condivisi va il PC andrà settato a livello di utenze e l'udienza andrà fatta dal profilo del legale).
Si raccomanda di utilizzare reti di connessione privata (reti domestiche proprie a cui connettersi via WiFi o LAN), evitando altre connessioni o trasmissioni (es. download) per tutta la durata dell'udienza (è possibile fare uno speed test prima dell'udienza digitando la chiave di ricerca
"speed test" sul motore di ricerca Google, tenete presente che per una videochiamata di gruppo è raccomandata una velocità minima di 8mb/s in download e di 4mb/s in upload).
Raccomandazioni
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Per quanto riguarda il browser:
Si raccomanda di utilizzare i browser Edge o Chrome (in quanto meglio predisposti per l'utilizzo di Teams) e di settare il profilo privacy del proprio browser così da limitare i cookie nel momento della connessione.
Per fare questo è possibile aprire il link in una finestra di navigazione in incognito oppure:
su browser Edge (nuova versione) andare sul menù (...) in alto a destra e quindi su: -> impostazioni ->
privacy e servizi -> selezionare il profilo "RIGIDO"
su browser Chrome andare sul menù (...) in alto a destra e quindi su: -> impostazioni -> privacy e sicurezza -> altro -> attivare "Invia una richiesta "Non tenere traccia" con il tuo traffico di navigazione"
ed attivare "Navigazione sicura (protegge te e il tuo dispositivo da siti pericolosi)".
Raccomandazioni
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DISCLAIMER - Le informazioni fornite e gli esempi costruiti nel presente vademecum sono da intendersi come di natura generale ed a scopo puramente divulgativo ed illustrativo. È vietata ogni forma di riproduzione senza l’autorizzazione degli Autori.
Per eventuali dubbi, suggerimenti o chiarimenti in relazione al presente vademecum contattare la Commissione Informatica dell'Ordine degli Avvocati di Verona al seguente indirizzo email: comm.informatica.vr@gmail.com
