Relazione giustificativa della spesa Ufficio proponente: Attività Strumentali
Oggetto: Noleggio triennale di n. 2 fotocopiatrici monocromatiche multifunzione KYOCERA TASK ALFA 3510i per le Sedi di Torino Nord e Rivoli. CIG ZD21588F9B.
In data 04/08/2011 a mezzo Convenzione CONSIP (rif. ordine n. 115363 bando “fotocopiatrici 18”
lotto 2) è stato stipulato con la Ditta KYOCERA MITA ITALIA spa, ora KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA spa per cambio denominazione sociale a far data dal 01/04/2012, il contratto di noleggio n.
7411152498 avente durata quadriennale di n. 2 fotocopiatrici monocromatiche KYOCERA TASK ALFA 300I di fascia media con produttività bassa (max n. 3000 copie a trimestre) con funzionalità altresì di scanner a colori in rete, di cui n. 1 per la Sede di Torino Nord (matr. QZK1414907) e n.1 per la Sede di Rivoli (matr. n. QZK 1616248). Il canone trimestrale era stabilito in Euro 121,55 + IVA a macchina.
Dato l’approssimarsi della data di scadenza del noleggio e del successivo ritiro delle citate macchine a far data dal giorno 27/09/2015, con nota dello scrivente ufficio del 22/07/2015, è stata effettuata una preliminare rilevazione presso le suddette Sedi al fine di ottenere dati aggiornati sulle diverse necessità e valutare la possibilità di ridurre il numero delle fotocopiatrici in dotazione.
Dalle risposte fornite con note del 23/07/2015 (Sede di Torino Nord) e del 22/07/2015 (Sede di Rivoli) è però emerso che gli uffici interessati (area strumentale e funz. vigilanza) necessitano ancora del servizio in questione, con richiesta di una macchina multifunzione di caratteristiche/prestazioni analoghe a quella attualmente in dotazione.
Sul portale ACQUISTI IN RETE P.A./CONSIP risultano ad oggi attive quattro convenzioni.
La Convenzione “Fotocopiatrici 24 lotto 2” di recente attivazione, avente come fornitore la ditta KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA spa , è quella che meglio risponde alle esigenze delle suddette Sedi, proponendo la fotocopiatrice monocromatica multifunzione KYOCERA modello TASK ALFA 3510i, la quale consente sia la stampa che la scansione nei formati A3/A4, prevede la possibilità di configurazione in rete ed è dotata dell’unità fronte/retro automatica. Con nota di precisazione pervenuta in data 24/07/2015 la citata ditta ha altresì precisato che la funzione “scansione” può essere effettuata anche nel formato a colori.
Si stabilisce una durata di noleggio di mesi 36 per entrambe le macchine, preferendo la minor durata consentita tra le opzioni attive.
Il canone di noleggio varia a seconda della produttività scelta a trimestre (bassa: fino a 3.000 copie, media: fino a 12.000 copie ed alta: fino a 21.000 copie). Al termine del periodo di noleggio se il numero delle copie effettuate eccede del 100% i quantitativi indicati, il fornitore addebiterà in fattura un costo aggiuntivo a copia di euro 0,00236 + IVA.
Per la fattispecie in questione si propone l’adesione alla Convenzione in esame con codice articolo MF24L2B36 che prevede una produttività bassa, considerata la progressiva tendenza alla diminuzione del numero di copie/stampe cartacee da effettuarsi ed i dati desunti dall’attuale noleggio in scadenza (le copie prodotte con le due macchine negli ultimi 4 anni si attestano sulla
NUMERO DATA DETERMINAZIONE 416 31/07/2015
media di circa 2.700 pz. a trimestre).
E’ stato anche tenuto in conto il fatto che l’eventuale conguaglio delle copie eccedenti viene calcolato, previo accordo con l’Amministrazione richiedente, sull’ammontare totale delle copie prodotte da tutte le macchine appartenenti allo stesso ordine con identico livello di produttività (rif.
punto 2.4.4.2 della citata Convenzione).
Il canone trimestrale di cui sopra ammonta ad Euro 123,63 + IVA a macchina. Nel costo indicato sono inoltre comprese per tutto il periodo di noleggio, le spese per la fornitura dei necessari materiali di consumo, l’assistenza tecnica e relativa manutenzione delle macchine, la loro consegna ed installazione ed il ritiro, previa richiesta, dei materiali di risulta.
Analogamente a quanto già stabilito nelle ultime convenzioni di noleggio già stipulate per altre macchine Kyocera e Olivetti presso diverse Sedi, si reputa di prevedere in aggiunta alla dotazione base, il servizio opzionale di “finitura in linea” codice F24L2BF36. Trattasi di dispositivo (finitore DF-770 e AK-740) che consente la fascicolazione e successiva pinzatura dei fogli A4, con capacità garantita di 50 fogli, al costo trimestrale di Euro 24,30 + IVA a macchina.
Il canone di noleggio annuale per ogni macchina ammonterebbe quindi complessivamente ad Euro 591,72 + IVA.
Premesso quanto sopra, si propone l’adesione alla nuova convenzione “Fotocopiatrici 24 lotto 2”
con fornitore la Ditta KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA per tot. n. 2 macchine noleggiate (codice articolo produttore 874IS1102NL3NL0 + dispositivo opzionale finitura/pinzatura codice articolo produttore 874IS1102NL3NL3) al costo triennale totale di Euro 3.550,32 + IVA pari ad Euro 4.331,39 IVA compresa, da imputarsi al cap. 348.03.
Come anticipatoci per le vie brevi, poiché la ditta in questione è la stessa che provvederà al ritiro delle due fotocopiatrici Kyocera Task Alfa 300I di prossima scadenza contrattuale, verrà data comunicazione di provvedere alla consegna delle nuove macchine in pari data, in modo da garantire alle Sedi interessate la continuità del servizio.
In riferimento al punto 2.4.3 della Convenzione in esame, per quanto concerne la valutazione dell’esistenza di possibili “interferenze” nell’esecuzione del servizio oggetto del noleggio, non si ritiene allo stato di evidenziare particolari rischi all’interno di uno specifico D.U.V.R.I., cosicchè quest’ultimo non viene redatto e non vengono conteggiati costi per la sicurezza a carico dell’Amministrazione (per la fase della consegna della macchina le Sedi interessate dispongono di idoneo impianto elevatore e non risultano particolari problemi di logistica).
L’impegno di spesa per il corrente anno viene presuntivamente calcolato con decorrenza 01/10/2015 poiché la data di effettiva attivazione del servizio corrisponderà a quella di avvenuta installazione e collaudo da parte della ditta delle due macchine ordinate ed è pari ad Euro 295,86 + IVA per complessive Euro 360,95 compresa da imputarsi al cap. di spesa 348.03 che presenta ad oggi la necessaria disponibilità di competenza e di cassa.
Torino 24/07/2015
IL DIRIGENTE DELL’UFFICIO
Dott. M. MANIACI
