Come notificare sentenza via pec
Autore: Redazione | 14/10/2019
Notificare una sentenza via pec: come procedere, cosa allegare, come redigere la relata di notifica e l’attestazione di conformità della sentenza da notificare.
Finalmente, dopo tempo, è stata emessa quella sentenza per te favorevole, che da tempo aspettavi. Che tu sia l’interessato, e quindi parte del processo, o il difensore costituito [1], sai che una volta ottenuto questo importante risultato, è opportuno
[2] notificare la sentenza alle altre parti del giudizio [3].
Con l’introduzione del processo telematico, i fruitori della giustizia hanno talvolta l’obbligo, talvolta la possibilità, di utilizzare strumenti informatici che offrono celerità e snellezza al processo ed a tutte le attività ad esso strettamente connesse.
Per le notifiche, il legislatore lascia la scelta all’interessato che può, dunque, optare per l’utilizzo dei suddetti strumenti telematici al posto della notifica cartacea [4].
Se sei avvocato, è probabile che tu abbia sentito parlare della possibilità di notificare telematicamente una sentenza; è altresì probabile che tu voglia capire come notificare una sentenza via pec e quali sono le attività concrete da porre in essere.
Se vuoi procedere alla notificazione telematica della sentenza, cercherò di darti qualche delucidazione al riguardo, informandoti su procedura, attività pratiche, su relazione di notificazione e attestazione di conformità. Proverò a illustrarti, passo dopo passo, tutto quello che devi fare per notificare telematicamente una sentenza, cioè quali files vanno allegati alla pec di notifica, come preparare gli allegati, come impostare relata di notifica, attestazione di conformità e l’eventuale contenuto del messaggio di pec.
Indicazioni preliminari sugli indirizzi pec
Prima di procedere alla notifica telematica, assicurati di aver comunicato il tuo indirizzo pec al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di cui fai parte e che tale indirizzo risulti dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE). Presta attenzione, altresì, alla validità dell’indirizzo pec su cui vuoi far pervenire la notifica: anch’esso deve risultare dal ReGIndE [5]. In mancanza, la tua notifica telematica non sarà valida.
Come predisporre il documento informatico contenente la sentenza
Esattamente come previsto dalla legge per la notifica di una sentenza in formato cartaceo, anche con riferimento alla notifica telematica è necessario che la sentenza sia notificata in copia autentica. Alla stessa, poi, è necessario
allegare la relata di notifica (anche in questo caso, come per la notifica cartacea).
Ma procediamo con ordine, dedicandoci, inizialmente alla predisposizione della sentenza. Nella prassi, c’è una duplice possibilità: scannerizzare la copia autentica cartacea della sentenza oppure scaricare la stessa dalla piattaforma telematica del ministero della Giustizia, mediante il punto di accesso garantito dall’utilizzo del dispositivo di firma digitale di cui ciascun avvocato deve essere dotato (c.d. Polisweb) [6].
Primo caso
Se la sentenza non si può scaricare dal sistema telematico, sarà necessario estrarre su documento informatico la copia autentica della sentenza medesima ed attestarne la conformità. Per fare ciò, occorrerà reperire in tribunale la fotocopia della sentenza e richiedere nella cancelleria competente il rilascio della copia autentica. Dopo di ciò, sarà necessario scannerizzare tale copia autentica per estrarre dalla stessa un documento pdf.
A questo punto, dovrai attestare la conformità del documento informatico così creato all’originale cartaceo in tuo possesso. In pratica, dovrai dichiarare che il file pdf ottenuto dalla scannerizzazione della copia autentica cartacea della sentenza ha lo stesso contenuto di quest’ultima, come meglio si vedrà dopo.
Secondo caso
Diversamente, se hai la possibilità di scaricare la sentenza dal sistema telematico (Polisweb), ti troverai davanti a due opzioni:
scaricare il duplicato informatico. Se scegli di scaricare il duplicato informatico della sentenza presente sul sistema telematico del ministero, non dovrai attestarne la conformità rispetto al file da cui lo hai scaricato poiché, trattandosi di “duplicato” è come se avessi sul tuo pc esattamente quel file che è stato generato dall’ufficio giudiziario. Ad esempio, se devi notificare una sentenza del tribunale che è stata caricata sul sistema, scaricando il duplicato informatico è come se avessi a disposizione proprio quel file su cui il giudice ha scritto la sentenza e che poi il cancelliere ha caricato. Attenzione: dovrai specificare nella relata di notifica che si tratta,
appunto, di duplicato informatico;
scaricare la copia informatica. In tal caso, sarà necessaria l’attestazione della conformità del file scaricato, rispetto al file originale presente nel fascicolo telematico del processo in cui è stata emessa la sentenza che devi notificare [7]. In pratica, la copia informatica di un documento caricato sul sistema è equiparabile ad una fotocopia di un documento originale cartaceo: ha la stessa forma e lo stesso contenuto del documento, ma non è il documento.
Dove inserire l’attestazione di conformità
In fatto di attestazioni di conformità, la disciplina della notifica telematica diverge, in parte, da quella del processo telematico [8]. Per quest’ultimo, in base alla legge, è possibile inserire l’attestazione di conformità o in calce al documento della cui conformità si tratta, oppure su documento separato. Diversamente, nel caso di cui ci stiamo occupando l’attestazione di conformità va inserita sempre nella relata di notifica, sia che si tratti del primo caso, sia che si tratti del secondo caso [9].
Contenuto e forma della relata di notifica
Successivamente ai suddetti passaggi, è necessario redigere la relata di notifica (o relazione di notificazione), al cui interno dovrai inserire i dati previsti obbligatoriamente dalla legge al fine del riconoscimento delle parti in causa e dell’atto che stai notificando [10]. La relata di notifica deve essere redatta su un documento Word a parte, trasformato in pdf nativo e firmato digitalmente.
Redazione del messaggio di pec, invio e ricevute
Finalmente, è arrivato il momento di procedere alla predisposizione del messaggio pec con cui effettuerai la notifica. Ai fini della validità della stessa, nell’oggetto dovrai inserire una specifica dicitura prevista dalla legge [11], mentre nel corpo del messaggio non sarà necessario scrivere nulla. Procedi, poi, ad allegare la sentenza e la relata di notifica, predisposte secondo le indicazioni che precedono.
Prima di inoltrare la pec, assicurati di aver selezionato la modalità “completa” di ricezione delle ricevute pec, per fare in modo che una volta inviato il messaggio, tu possa ricevere sulla tua casella di posta, e di conseguenza avere a disposizione, le ricevute di accettazione e di consegna del messaggio di notifica; dopodiché, potrai inviare il messaggio.
Dovrai far ciò perché è tramite tali ricevute che avrai assolto l’onere della prova di aver effettuato regolarmente la notifica [12]. In sostanza, le ricevute pec di accettazione e consegna corrispondono alla cartolina di notifica su cui l’ufficiale giudiziario annota la data di perfezionamento della stessa ed è per questo motivo che, oltre a conservarle nella casella di posta, ti consiglio di salvarle sul tuo pc o su un altro supporto, insieme al messaggio con cui hai notificato la sentenza.
Ricordati che il formato in cui salvarle è quello .eml, poiché è solo in questo formato che sarà possibile per il giudice verificarne l’effettivo contenuto, e quindi per te assolvere compiutamente all’onere della prova della regolarità della notifica.
Per aiutarti, puoi trovare nell’apposito box un modello di relata di notifica con le due diverse attestazioni di conformità.
Note
[1] Una volta conferita all’avvocato la procura alle liti ex art. 83 cod. proc. civ., sarà costui a svolgere tutte le attività processuali in nome e per conto della parte.
[2] Notificare la sentenza è opportuno per l’interessato, poiché dal momento della notifica decorre il termine di trenta giorni (c.d. termine breve) per l’impugnazione
davanti alla Corte d’Appello o alla Corte di Cassazione, come previsto dagli artt.
325 e 326cod. proc. civ.. In mancanza, ex art. 327 cod. proc. civ. la controparte avrà più tempo (sei mesi , c.d. termine lungo) per impugnare la sentenza. [3] Artt.
285 e 170 cod. proc. civ. [4] La disciplina della notifica telematica è dettata dalla Legge 53/1994, art. 3-bis. [5] Art. 3- bis co. 1 L. 53/1994. [6] Per semplificare, d’ora in poi si userà la dicitura “scaricare dal sistema telematico”. [7] Attestazione
di conformità ai sensi dell’art. 16 bis, co. 9 bis del D.L. 179/2012, convertito con modificazioni dalla L. 221 / 2012. [8] Attenzione: in entrambi i casi è necessario firmare digitalmente l’attestazione di conformità. [9] Attestazione di conformità ai
sensi degli artt. 16 decies e 16 undecies, c. 3 del D.L. 179/2012, convertito con modificazioni dalla L. 221 / 2012. [10] Art. 3- bis co. 5 L. 53/1994. [11] In base al
comma 4 della medesima legge, la dicitura è notificazione ai sensi della L. n. 53 del 1994. [12] Art. 3- bis co. 3 L. 53/1994
