Modalità per la cessazione di un gestore iscritto nell’elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata (PEC) di cui all’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
La presente nota regolamenta la cessazione dell’attività di un gestore iscritto nell’elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata (PEC) di cui all’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
1. Definizioni
Gestore cessante: è il soggetto che vuole cessare l’attività di gestore di posta elettronica certificata.
Gestore sostitutivo: è il gestore che, su eventuale indicazione del gestore cessante, subentra al gestore cessante prendendo in carico il servizio (i domini e le caselle) del gestore cessante e definendo dei nuovi rapporti contrattuali con tutti i titolari che intendono avvalersi del servizio offerto dal gestore sostitutivo.
Gestore cessato: il gestore che ha cessato di erogare il servizio di posta elettronica certificata.
2. Comunicazione della cessazione 2.1 Comunicazione a AgID
Il gestore che intende cessare l’attività di gestore di posta elettronica certificata deve inviare comunicazione a AgID, via Liszt 21 - 00144 Roma, almeno 60 giorni prima della data di cessazione.
La comunicazione deve essere predisposta in formato elettronico, firmata digitalmente dal legale rappresentante, ed essere inviata alla casella di posta elettronica certificata protocollo@pec.agid.gov.it
La comunicazione deve contenere:
a) i dati identificativi del gestore;
b) la data e l’ora di cessazione del servizio;
c) una pianificazione di tutte le attività propedeutiche alla cessazione;
d) l’indicazione dell’eventuale gestore sostitutivo. In questo caso deve essere fornita una dichiarazione, sottoscritta dal legale rappresentante del gestore sostitutivo, nella quale quest’ultimo si impegna ad erogare ai titolari del gestore cessante che ne facciano richiesta, il servizio PEC procedendo alla migrazione dei contratti dei titolari dal gestore cessante al gestore sostitutivo; a conservare il registro dei log dei messaggi del
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gestore cessante indicando nel manuale operativo la modalità per la richiesta dei suddetti log.
Nel caso in cui il gestore cessante non indichi un gestore sostitutivo dovrà concordare con AgID le modalità per la conservazione del registro dei log dei messaggi e le modalità per la richiesta dei suddetti log.
La pianificazione delle suddette attività deve essere comunicata a garanzia del mantenimento degli impegni del gestore stesso nei confronti dei propri utenti e dei loro corrispondenti.
2.1 Comunicazione ai gestori PEC
Il gestore che intende cessare l’attività di gestore di posta elettronica certificata deve comunicare la data e l’ora di cessazione del servizio di pec a tutti i gestori, non cessati, iscritti nell’elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata, almeno 30 giorni prima della data di cessazione.
2.2 Comunicazione ai titolari delle caselle PEC
Il gestore deve comunicare la data e l’ora di cessazione del servizio di pec, almeno 30 giorni prima della data di cessazione, attraverso una mail di posta elettronica certificata indirizzata a tutti i titolari di caselle PEC. Nella mail il gestore cessante dovrà fornire tutte le informazioni necessarie al fine di assicurare il titolare sulla gestione dei log anche dopo la cessazione. Il gestore dovrà indicare il soggetto incaricato della conservazione dei log, esso stesso o il gestore sostitutivo, dopo la cessazione e le modalità di reperimento.
Nel caso in cui il gestore cessante indichi un gestore sostitutivo deve comunicare a tutti i titolari che potranno avvalersi del servizio erogato dal gestore sostitutivo, dando evidenza delle procedure contrattuali e organizzative per la continuità del servizio
3. Conservazione dei log del gestore cessato
L’obbligo di conservazione del registro dei log delle operazioni svolte, di cui all’articolo 11 comma 2 del dPR 11 febbraio 2005, n. 68, rimane valido per 30 mesi anche in caso di cessazione dell’attività da parte di un gestore.
I log del gestore cessato dovranno essere conservati:
a) dal gestore cessato qualora non venga individuato un gestore sostitutivo. Nel caso in cui l’organizzazione dismetta tutte le sue attività dovrà concordare con AgID la modalità di conservazione dei log nei 30 mesi successivi alla cessazione;
b) dal gestore sostitutivo.
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Nel caso in cui il gestore cessante rimanga depositario dei file di log mantiene i presupposti tali da permettere la vigilanza da parte di AgID, di cui alla circolare CNIPA/CR/51 per l’attività di conservazione dei log e per le procedure atte a garantire la loro richiesta. Le modalità di conservazione conformi alla normativa vigente sono indicate nel documento “Istruzioni per la conservazione dei log dei messaggi e dei messaggi di posta elettronica certificata con virus v.1”.
Qualora venisse indicato un gestore sostitutivo, quest’ultimo potrà essere oggetto delle visite ispettive di AgID, in relazione alla conservazione dei log del gestore cessante e alla loro richiesta.
4. Chiavi e certificati del gestore cessato
AgID revoca i certificati rilasciati dal gestore cessato per la firma delle ricevute di posta elettronica certificata e per l’accesso all’indice dei gestori di posta elettronica certificata.
AgID provvede all’eliminazione delle informazioni relative al gestore cessato, presenti nell’indice dei gestori di posta elettronica certificata.
Il gestore cessato deve provvedere, entro il giorno successivo alla data di cessazione, alla distruzione delle chiavi presenti negli HSM, e in tutti i supporti di backup, relative ai suddetti certificati.
Il gestore cessato deve inoltre fornire, entro una settimana dalla data di cessazione, evidenza della avvenuta distruzione delle chiavi di cui al punto precedente.
5. Elenco pubblico dei gestori
AgID, in data posteriore a quella di cessazione del gestore, provvederà ad aggiornare l’elenco pubblico dei gestori, indicando la data e l’ora di cessazione e l’eventuale gestore sostitutivo.
