Meno 36. Sono questi i giorni mancanti al prossimo 30 giugno quando, volenti o nolenti saremmo obbligati ad adeguarci ad un nuovo modo di lavorare. La domanda ricorrente è sempre la stessa, ovvero: Siamo pronti?
Dal punto di vista dell’avvocatura gli sforzi per arrivare pronti all’appuntamento dell’obbligatorietà sono molteplici e provenienti tanto dall’interno della stessa avvocatura (ad es. commissioni informatiche interne agli ordini, associazioni forensi, istituzioni forensi) tanto dalle stesse software house o case editrici produttrici di software gestionali o redattori atti.
Questi sforzi hanno portato ad un offerta formativa sia a pagamento che gratuita che, potenzialmente, consentirà agli avvocati, dal punto di vista dello scrivente, di arrivare preparati alla scadenza del obbligatorietà.
Appare tuttavia indispensabile superare alcune criticità che affronteremo nel corso della relazione, analizzando in breve una normativa che ci allontana sempre di più dal codice di procedura civile avvalorando leggi speciali, protocolli e le prassi locali.
Di seguito verranno analizzate problematiche e dubbi spesso sollevati dai miei colleghi nel corso dei convegni, quali ad esempio la necessità di dover allegare file in formati non previsti dalle specifiche tecniche oppure documenti che per loro natura devono essere prodotti in forma cartacea (ad es: testamento olografo, cambiali o assegni, lastre…)
In seguito verranno analizzate le problematiche relative al portale dei servizi telematici e alla regolamentazione delle deleghe nei punti di accesso che potrebbe creare non pochi problemi pratici agli avvocati che si troveranno alle prese con file di log ed annessi problemi di privacy.
Ulteriori problematiche affrontate riguarderanno inoltre, l’affidabilità dei sistemi informatici del dominio giustizia e soluzioni tecniche spesso non allineate con le norme giuridiche, come ad esempio nel caso di allegazione di procura notarile ad una iscrizione a ruolo in via telematica e gli orari di deposito.
Verranno poi analizzati alcuni casi pratici di depositi non andati a buon fine con le relative conseguenze.
Immaginate, ad esempio, ponendovi dal punto di vista dell’avvocato, di preparare il vostro atto telematico con il vostro fidato programma di videoscrittura e di salvarlo in formato pdf testuale.
Immaginate poi di preparare la busta telematica con il vostro redattore atti PCT e di allegare l’atto precedentemente convertito in pdf. Ovviamente controllerete sia prima che dopo aver firmato digitalmente l’atto, la corretta visibilità dell’atto e l’atto sarà regolarmente leggibile. A questo punto invierete l’atto al Tribunale di destinazione e riceverete le 3 PEC di accettazione, consegna ed esito dei controlli automatici.
Apparentemente nessun errore. L’atto è giunto a destinazione e i controlli automatici non rilevano alcun errore, possiamo chiudere lo studio e rientrare a casa convinti dell’esito positivo del deposito.
Cosa può essere successo in fondo? L’atto è firmato digitalmente e nessuno lo può alterare a meno che…
…A meno che in fase di controlli automatici il file firmato digitalmente non venga estratto, verificato e traslato su un nuovo file pdf contente al suo interno una rappresentazione grafica della firma digitale del firmatario, con tanto di coccardina per “rassicurare” i fruitori di quel file. Il file
originale con estensione .p7m verrà invece archiviato nei sistemi informatici del Tribunale, rendendolo di fatto inaccessibile a chiunque. (http://www.quandoilprocessoetelematico.it/quando-il- processo-e-psicopatico/)
Un attimo però, perché, rileggendo l’articolo sopracitato, sembra che nei controlli automatici avvenga proprio questo e se la procedura non dovesse riuscire, le conseguenze potrebbero essere devastanti.
Tra il 24 e il 28 febbraio 2014, ad esempio, si sono verificati seri problemi in tutta Italia con atti che partivano leggibili ed arrivavano completamente bianchi con la sola coccardina della firma. Si segnala che, nei predetti casi, l’esito dei controlli automatici, era sempre positivo.
In questo caso, dopo aver ricevuto le prime tre ricevute regolarmente, al posto della quarta PEC, che dovrebbe indicare l’accettazione del deposito, è giunta in studio la telefonata da parte della cancelleria del Tribunale di Milano che ci comunicava gravi problemi nella visualizzazione del pdf, ovvero documento completamente bianco e, magra consolazione, coccardina perfettamente visibile.
Purtroppo ancora più imbarazzanti sono state le vicende successive poichè, invece di lasciare il deposito in stand by nell’attesa di risolvere il problema, la cancelleria rifiutava il deposito esponendoci al concreto rischio di far saltare il termine per il deposito.
Certo, come anticipato precedentemente, con la ricevuta di avvenuta consegna l’avvocato potrebbe, dormire sonni tranquilli, potendo godere di una rimessione in termini. Tuttavia, nell’esperienza personale dello scrivente, avendo circa mezz’ora di tempo prima dello scoccare delle ore 14, si è preferito effettuare nuovamente il deposito ricevendo la fatidica RdAc entro le ore 14.
Il deposito successivo è stato poi accettato regolarmente lunedì 3 marzo e gli atti questa volta risultavano regolarmente leggibili. Tutto ciò lascia pensare che, l’aggiornamento dei sistemi del dominio giustizia intervenuto nel pomeriggio di venerdì 28 febbraio possa aver risolto il problema, ma resta un dubbio: Cosa è successo?
Questa domanda non trova ancora una risposta ma, nel frattempo, conviene chiederci dal punto di vista giuridico cosa poteva succedere se, a quel deposito rifiutato, non si fosse susseguito un nuovo deposito entro le 14.
Per capirlo meglio è evidentemente necessario partire da quell’imprescindibile dato normativo dell’art.13 del d.m. 44/2011, il quale dispone che, gli atti del processo in forma di documenti informatici, si intendono ricevuti dal dominio giustizia nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia.
E’ evidente dunque che, il nostro atto dovrà intendersi depositato nei termini e, senza neanche scomodare l’istituto della rimessione in termini previsto dall’art. 153 del codice di procedura civile, sarà lo stesso cancelliere a doversi preoccupare di accettare un nuovo deposito da parte dell’avvocato, cartaceo o telematico, specificando l’inconveniente verificatosi.
Il cancelliere per la verità non dovrebbe neanche aspettare l’impulso dell’avvocato ed evidentemente non potrà permettersi di rifiutare il deposito, cercando di capire meglio le problematiche tecniche, ma soprattutto capire se quel pdf è arrivato veramente vuoto o se è stato successivamente “svuotato” per via di qualche errore nei sistemi informatici della cancelleria.
Certo, tutto sarebbe più semplice se, il file atto.pdf.p7m fosse messo a disposizione di tutti i soggetti del processo (avvocati, cancellieri e magistrati) come avevo suggerito tempo fa:
(http://www.quandoilprocessoetelematico.it/quando-il-processo-e-psicopatico/)
Purtroppo però, nell’Italia dei balzelli, la paura di perdere introiti facili da diritti di copia sempre più difficili da giustificare, renderà molto complicato liberalizzare il diritto di scaricarsi un file originale per verificarne l’autenticità, anche se ciò, come si è visto, potrebbe minare l’intero funzionamento e credibilità del processo civile telematico.
Un altro curioso caso da segnalare è la sporadica eventualità in cui i controlli automatici non dovessero giungere in tempi consoni, ovvero non giungere mai. Il suddetto caso per la verità è stato vissuto dal sottoscritto in un deposito telematico inviato presso il Tribunale di Monza ma sono stati segnalati altri casi in giro per l’Italia.
In quest’ultimo caso, avendo il tempo di effettuare un nuovo deposito, ho ridepositato la stessa memoria presso il Tribunale di Monza nella mattinata di lunedì ricevendo nel giro di pochi minuti anche la terza ricevuta.
Tuttavia, come abbiamo preannunciato, nei casi sopra esaminati possiamo stare tranquilli poichè, fino a quando c’è una ricevuta di avvenuta consegna giunta entro le ore 14, possiamo dormire sonni tranquilli.
Ma cosa succede invece se questa ricevuta manca, ovvero in quei casi in cui il deposito parte ma non arriva o meglio al posto di una “Ricevuta di avvenuta consegna” ci ritroviamo un “Avviso di mancata consegna”.
Di casi del genere per la verità me ne sono stati segnalati 3 o 4 in tutta Italia e tutt’ora, dal punto di vista tecnico non vi sono risposte, come non vi sono risposte su inspiegabili ritardi nella ricezione della “Ricevuta di avvenuta consegna” giunta in qualche caso quasi 10 minuti dopo la ricevuta di accettazione.
E dal punto di vista giuridico?
E’ abbastanza evidente che, in questi ultimi casi si possa ricorrere al secondo comma dell’art. 153 del codice di procedura civile ovvero, la parte che dimostra di essere incorsa in decadenze per causa ad essa non imputabile può chiedere al giudice di essere rimessa in termini. Il giudice provvede a norma dell’articolo 294, secondo e terzo comma.
Ne consegue che soluzioni alle possibili falle del PCT esistono e, dal lato avvocatura, non dobbiamo scoraggiarci di fronte a rare ipotesi di malfunzionamenti. Tuttavia ritengo che, in attesa dell’imminente obbligatorietà prevista per il 30 giugno, certe carenze dovranno essere prese in esame dalla DGSIA modificando le regole tecniche di cui al DM 44/2011 e non solo le specifiche richiamate dall’art. 34 – che evidentemente dovrebbero attribuire il valore di depositato, non più alla ricevuta di avvenuta consegna, ma a quella di accettazione, prevedendo una espressa possibilità di depositare nuovamente l’atto in caso di avviso di mancata consegna documentando l’effettivo invio del precedente atto inserendo nella busta la ricevuta di accettazione – e sia in fase di richiesta di un numero più elevato di risorse tecniche, tali da garantire la regolarità dei flussi di atti telematici, e perché no consentire l’accessibilità ai file firmati.
In chiusura di relazione verranno poi affrontati i temi relativi ad alcune prassi in vigore negli uffici giudiziari e casi pratici di gestione dei processi ibridi, ovvero processi iniziati con la carta e che
diventeranno obbligatoriamente telematici, seguiti da ipotesi su come gestire l’udienza del futuro lato avvocatura.
