Vendite & Acquisti
Soluzioni che ampliano le funzionalità
di Microsoft Dynamics 365 Business Central e NAV
GESTIONE AGENTI
“Gestione Agenti” nasce dall’esigenza di disciplinare i rap- porti fra l’azienda mandataria e i propri agenti di vendita e di fornire uno strumento di supporto sia per la gestio- ne delle provvigioni corrisposte sia per il versamento dei contributi previdenziali ad esse relativi.
L’App ti permette anche di gestire le gerarchie tipiche di una divisione commerciale organizzata su più livelli.
RICHIESTE DI ACQUISTO
L’App RDA «Richieste Di Acquisto» ha come obiettivo quel- lo di gestire il flusso approvativo del ciclo passivo con la possibilità di inserire ed erodere all’interno del sistema un Budget preposto.
Questa combinazione di funzionalità permette di conca- tenare due aspetti importanti: l’operatività di un ERP ed il controllo dei costi.
Due App, due soluzioni ad hoc.
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Cegeka mette a disposizione dei clienti Microsoft Dynamics 365 Business Central e NAV l’App “Gestione Agenti” al fine di ampliare le funzionalità presenti nello standard di prodotto per la gestione degli agenti di vendita
Gestione Agenti
Nella configurazione standard di Microsoft Dynamics 365 Business Central e NAV, la gestione degli agenti è prevista tramite una percentuale fissa su un’anagrafica agente e non vi è la possibilità di generare docu- menti di acquisto per le provvigioni.
L’App “Gestione Agenti” sviluppato da Cegeka volge proprio a migliorare le funzionalità della versione stan- dard del prodotto regolamentando i rapporti fra l’azienda mandataria e i propri agenti di vendita.
Vendite
Gestione Agenti
L’App oggetto di questo articolo offre notevoli migliora- menti nella gestione degli agenti di vendita e delle prov- vigioni all’interno di Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Come anticipato, lo standard di prodotto consente di gesti- re solo una percentuale fissa per ogni singolo agente pre- sente a sistema, molto vincolante per la maggior parte delle aziende le quali definiscono le percentuali di provvigione sulla base di specifici criteri, variabili da agente ad agente.
Proprio per venire incontro a queste esigenze, l’App per- mette di definire percentuali di provvigione distinte per cliente, articolo e i loro raggruppamenti, per zona/regione di spedizione. Inoltre, vi è la possibilità di definire la prov- vigione, sulla base della combinazione scelta, anche per un secondo agente (es. Capo Area).
In fase di creazione dell’ordine di vendita o della registra-
zione della fattura relativa, le righe riporteranno le infor- mazioni riguardo ad agenti e percentuali come da setup, ma sarà comunque possibile, in entrambi i casi, modifica- re in maniera mirata e specifica l’assegnazione dell’agen- te o la percentuale di provvigione. Ciò consente maggiore flessibilità operativa, senza dover ricorrere alla modifica dei parametri impostati a sistema.
Vantaggi operativi
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L’App consente di definire per ogni combinazione agen- te, cliente, articolo, zona le modalità di maturazione delle provvigioni, ovvero è possibile scegliere se la provvigione deve essere liquidata alla data di emissione della fattura, alla data di scadenza della fattura o alla data di incasso della fattura.
Inoltre, è possibile includere nel calcolo altri ele- menti oltre alla fatturazione, come “Premi” e “Rim- borsi spese” o movimenti di provvigione manuali.
Rispetto allo standard di prodotto, vi è un collegamento diretto con il modulo Acquisti, al fine di gestire le fattu-
re d’acquisto nei confronti degli agenti per la liquidazione delle provvigioni.
Le fatture d’acquisto sono contraddistinte dall’apposito flag ‘Fattura Provvigioni’ ed è possibile calcolarvi le rite- nute IRPEF / Enasarco.
Tramite l’apposita funzione di calcolo delle provvigioni, è possibile definire la periodicità della liquidazione delle provvigioni.
Liquidazione provvigioni
Prospetto Provvigioni
Eseguendo il calcolo provvigioni, per il periodo di com- petenza desiderato, verranno generati n prospetti prov- vigioni per i vari agenti di vendita che hanno maturato provvigioni all’interno del periodo scelto. Ogni prospetto è quindi specifico per agente e sarà l’oggetto da cui suc- cessivamente si potrà emettere la fattura d’acquisto all’a- gente di vendita.
Oltre alla fatturazione, questo prospetto si mostra utile anche per avere una panoramica aggiornata sul saldo relativo all’agente ed alla sua situazione e per contraddi- stinguere i movimenti relativi a Premi, Rimborsi Spese o ad immissione manuale.
Riferito ad un singolo
agente
Permette di desumere tutte le informazioni per verficare la situazione
del singolo agente
Aggiorna il saldo del relativo
Agente Data
registrazione e data documento pari a quelle indicate in fase di elaborazione
Permette di generare la relativa fattura
di acquisto Movimenti manuali
e quelli di tipo premio contraddistinti da un apposito
flag
L’App Cegeka “Gestione Agenti”
ha lo scopo di fornire uno strumento di supporto sia per la gestione delle
provvigioni corrisposte sia per il versamento dei contributi previdenziali
ad esse relativi, offrendo estrema flessibilità nella gestione delle percentuali sugli agenti ed offrendo un rapido collegamento con l’area acquisti
rendendo il processo di fatturazione
semplice e di facile distinzione.
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Cegeka mette a disposizione dei clienti Microsoft Dynamics 365 Business Central e NAV l’App “Richieste di Acquisto” al fine di ampliare le funzionalità presenti nello standard di prodotto per la gestione delle richieste d’acquisto e del ciclo passivo
RDA e flussi approvativi
In Microsoft Dynamics 365 Business Central, nella sua configurazione standard, non è presente il concetto di “Richiesta d’acquisto”, infatti il flusso del ciclo passivo parte attraverso le “Richieste di offerta”.
La gestione di approvazione di queste ultime viene impostata tramite i “Workflow”, i quali risultano com- plicati da impostare e successivamente manutenere, non consentendo quindi flessibilità di utilizzo e di modifica.
Proprio per i motivi di cui sopra, Cegeka ha voluto dare vita all’App “Richieste di Acquisto” ampliando le fun- zionalità dello standard Business Central integrando:
• Un nuovo livello all’interno delle fasi del ciclo passivo, ovvero sia la “Richiesta d’acquisto”;
• La gestione dei flussi attraverso alberi approvativi articolati per più livelli di approvazione.
Acquisti
Richieste di acquisto
Come anticipato sopra, grazie all’App “Richieste di Acquisto” è stata inserita all’interno delle fasi del ciclo passivo la “Richiesta d’acquisto”.
Il sistema dunque consente di creare, tramite le apposite pagine, una richiesta d’acquisto con un numero staccato dal sistema.
Siccome è necessità comune valutare i preventivi di più fornitori prima di procedere all’acquisto di beni o mate- riali, la richiesta d’acquisto è creata senza codificare un fornitore in particolare, consentendo quindi di utilizzare la stessa richiesta per n fornitori ed evitando quindi di creare
n richieste per quanti sono i fornitori da cui si desidera ricevere un preventivo.
Segue il flusso approvativo che consentirà la successiva creazione delle richieste di offerte ai fornitori e dell’ordine di acquisto.
Richiesta d’acquisto
Gestione approvativa completa del flusso passivo
RICHIESTA D’ACQUISTO (RDA)
RICHIESTA D’OFFERTA (RDO)
BUDGET ALBERO APPROVATIVO
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Una delle funzionalità che viene aggiunta allo standard Business Central grazie all’App “Richieste di Acquisto” è la gestione dei flussi approvativi attraverso alberi approva- tivi articolati per più livelli approvativi. Ciò consente di non utilizzare i workflow standard di prodotto, che risultano essere complessi sia in fase di configurazione iniziale e sia in fase di manutenzione, offrendo quindi poca flessibilità operativa.
Gli alberi approvativi vengono creati in base al tipo docu- mento, che può essere RDA o Offerta, ed è possibile inse- rire n righe tanti quanti sono gli utenti che hanno neces- sità di richiedere approvazione con i relativi approvatori ed esplicitando, ad esempio, le dimensioni (CDC, VDS, etc).
È possibile inoltre, a differenza dello standard, creare ri- ghe di approvazione di tipologia gruppo. Questa tipologia permette di creare tanti gruppi quanti ad esempio uffici o reparti della propria società. Dunque, sarà possibile all’in- terno dell’albero approvativo esplicitare l’intero gruppo
ed andare ad assegnare al singolo gruppo l’utente appro- vatore con la relativa dimensione o dimensioni. Questo permette di andare a snellire la procedura di setup dell’al- bero approvativo.
Inoltre, è possibile articolare gli alberi approvativi su n li- velli approvativi, come ad un doppio livello approvativo con limite di importo. Quindi fino ad arrivare ad una certa soglia di importo si attiverà solo il primo livello approva- tivo, se questa soglia di importo viene superata si attiverà il secondo livello approvativo. È possibile inoltre gestire il fuori budget, quindi gestire delle cifre che superano l’im- porto definito a budget.
Un’ulteriore flessibilità gestita dall’App è la possibilità di approvare per singola riga della richiesta d’acquisto, ren- dendo quindi ogni riga indipendente ed evitando di ge- stire, come da standard Business Central, per totale do- cumento.
Flusso approvativo
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L’App “Richieste di Acquisto” permette di gestire anche la casistica delle richieste d’acquisto a consuntivo.
Tale casistica presuppone di avere tutte le informazioni necessarie per poter intestare la richiesta e successiva- mente il relativo ordine d’acquisto ad un fornitore e ad un prezzo ben preciso per il bene o servizio che si intende acquistare.
Tale possibilità permette di velocizzare il flusso approvati- vo descritto precedentemente.
La richiesta d’acquisto a consuntivo verrà creata selezio- nando il fornitore desiderato ed utilizzando l’apposito flag
“Consuntivo” in fase di creazione della richiesta d’acquisto.
A questo punto inviando in approvazione la richiesta, il sistema riconosce che si tratta di una RDA Consuntivo e creerà un’offerta senza passare per gli step approvativi.
A questo punto lo stato della richiesta d’acquisto passerà automaticamente in “RDA completata”.
L’ufficio acquisti potrà quindi creare l’ordine d’acquisto tramite l’apposita funzione avendo la possibilità di veri- ficare che tutte le informazioni sia a livello di testata che a livello di riga siano corretti, coerenti con le informazioni inserite all’interno della richiesta d’acquisto a consuntivo.
A seguito dell’ordine d’acquisto si potrà procedere con gli step successivi del ciclo passivo, quali il carico dell’ordine e poi successivamente la fatturazione dell’ordine stesso.
Richiesta d’acquisto a consuntivo
Oltre al flusso approvativo, l’App “Richieste di Acquisto” mette a disposizione la possibilità di gestire un budget che verrà eroso ogni volta che un documento vie- ne inserito ed avanzato lungo tutte le fasi del ciclo passivo.
Sarà dunque possibile inserire un budget per una o più di- mensioni (VDS, CDC, ecc.) e differenti periodi, attivare dei controlli bloccanti all’invio di richieste di acquisto e pre- ventivi che superano il budget residuo disponibile (se non è impostato un albero approvativo fuori budget), erodere il budget lungo tutto il ciclo passivo (dalla RDA alla Fattura registrata, mantenendo un legame tra i documenti colle- gati), consultare gli Importi a budget inserito, residuo ed
eroso attraverso uno specifico cruscotto (con la possibilità di visualizzare il dettaglio dei movimenti che stanno im- pegnando il budget).
Gestione Budget
Unire la gestione
dei flussi approvativi all’erosione del budget del ciclo passivo
consente di concatenare due aspetti importanti:
l’operatività di un ERP
ed il controllo dei costi.
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