REGOLAMENTO GENERALE
Dell’Associazione Italiana Osteogenesi Imperfetta ONLUS
Il Consiglio Direttivo (C.D.) dell’Associazione Italiana Osteogenesi Imperfetta (AS.IT.O.I.) propone il presente regolamento generale per la funzionalità operativa, le regole comportamentali dei Soci, dei membri del Consiglio Direttivo e del Presidente, regolamento che è approvato dall’Assemblea Ordinaria dei soci e che deve intendersi parte integrante dello Statuto e come tale deve essere osservato scrupolosamente.
art. 1 I Soci
Sono considerati soci tutti coloro che si iscrivono regolarmente all’Associazione e che, in regola con il tesseramento annuale, hanno diritto di partecipare alle assemblee, ordinarie e straordinarie, ed hanno diritto di voto. I minorenni possono essere soci ma non possono votare.
art. 2 La quota associativa annua
Il socio è tenuto al pagamento della quota annua entro il termine stabilito. La quota dà diritto al tesseramento annuale, valido fino al termine dell’assemblea annuale dei soci. Entro tale termine è possibile, in ogni momento, versare la quota ed avere diritto al tesseramento per l’anno in corso.
L’importo della quota è stabilito annualmente dal C.D.
Il mancato pagamento della quota non consente di esercitare il diritto di voto.
art. 3 Il Presidente
Il Presidente rappresenta legalmente l’Associazione di fronte ai terzi, anche in giudizio. Egli è eletto dal C.D., dura in carica a norma di Statuto e può essere rieletto.
Presiede le Assemblee e le riunioni dei C.D., ha le responsabilità, i poteri e le funzioni che gli derivano dallo Statuto.
Il Presidente è il garante della democraticità dell’Associazione, del rispetto dello Statuto e del Regolamento nonché del comportamento corretto ed etico dei soci, dei membri del direttivo e di tutti gli altri organismi presenti all’interno dell’Associazione.
art. 4 Il Vicepresidente
Il Vicepresidente è eletto del C.D.. Ha la funzione di sostituire il Presidente ove egli non sia presente, per giustificati motivi, alle assemblee e alle riunioni del C.D..
Il Vicepresidente, nella veste di sostituto del Presidente, ne assume le funzioni e le responsabilità a pieno titolo ma non può avvalersi di tale carica quando sia presente ed operativo il Presidente.
art. 5 Il Consiglio Direttivo
Il Consiglio Direttivo si riunisce almeno una volta all’anno.
Senza diritto di voto possono parteciparvi altre persone, appositamente invitate per motivi specifici, ma esse non possono essere presenti al momento di votazioni o in corso di argomentazioni specifiche.
Per la validità delle riunioni è richiesta la presenza di almeno la metà più uno dei consiglieri, incluso il Presidente o il Vicepresidente.
Tutte le decisioni sono prese per alzata di mano o, a richiesta anche di un solo membro, per scrutinio segreto. Il C.D. decide a maggioranza assoluta: in caso di parità prevale la decisione del presidente della riunione.
La convocazione delle riunioni del C.D., contenente l’O.d.G., deve essere inviata a tutti i membri almeno 7 giorni prima tramite posta, mail o fax.
Le riunioni sono presiedute dal Presidente in carica. In caso di sua assenza, la riunione è presieduta dal Vicepresidente. Il Segretario redige il verbale sull’apposito registro che alla fine verrà firmato dal presidente.
In caso di comprovate urgenze, il Presidente potrà avvalersi dello strumento della “DELIBERA AD CIRCOLANDUM”: essa consiste nella proposizione ai membri del C.D. via e-mail (o altro mezzo che consenta un’immediata e interattiva condivisione di contenuti) di un’istanza su cui si richiede un PARERE o un VOTO. Nel caso di richiesta di PARERE, i consiglieri sono tenuti a mettere in comune la loro risposta a tutti i soggetti raggiunti dalla richiesta; nel caso di richiesta di VOTO, i consiglieri sono tenuti a rispondere soltanto al richiedente.
Le risposte da parte dei consiglieri devono pervenire al richiedente entro il tempo stabilito dal richiedente stesso, che non può comunque essere inferiore a 24 ore.
La DELIBERA AD CIRCOLANDUM consentirà al C.D. di assumere in piena legittimità le decisioni proposte dal Presidente o da altro membro, di concerto con il presidente stesso. Le decisioni saranno verbalizzate poi dal primo consiglio direttivo successivo, comprovate dalle risposte (voti o pareri)
art. 6 Le assenze alle riunioni del C.D.
Ogni membro del Consiglio Direttivo che abbia totalizzato più di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, è passibile di esclusione dal C.D.
S’intende per assenza “giustificata” la comunicazione tempestiva di impossibilità a partecipare indirizzata al Presidente, senza obbligo di motivazione,
La mancanza di comunicazione ha valenza di “assenza ingiustificata”.
art. 7 Cariche ed incarichi
Ogni membro del Consiglio Direttivo assumerà, su proposta collegiale, cariche od incarichi per il normale svolgersi dell’attività dell’Associazione, previa sua accettazione. Non è ammesso, se non in via temporanea e motivata, che un membro del C.D. non svolga la sua attività decisa ed approvata dal consiglio direttivo ed accettata dallo stesso.
Alcune cariche, con decisione specifica del C.D., per opportuna agilità operativa, potranno avvalersi di una certa autonomia decisionale, assumendone la relativa responsabilità con facoltà di sottoscrivere gli atti relativi, dandone sempre in ogni caso comunicazione al presidente, per opportuna conoscenza ed acquisizione agli atti.
art. 8 Rimborsi spese
E’ previsto dallo Statuto il rimborso delle spese sostenute, documentate, per lo svolgimento dei propri compiti ai membri del C.D. e a coordinatori ed incaricati esterni al C.D.
I rimborsi sono così regolamentati:
gli incarichi ai non appartenenti al C.D. debbono essere approvati, anche in ordine ai rimborsi spese, dal C.D. o, in caso di comprovata urgenza, dal Presidente;
per i membri del C.D. la richiesta di rimborso deve essere presentata al Tesoriere sul modulo apposito debitamente compilato in ogni sua parte, accompagnato da tutte le pezze di appoggio, siglate ognuna da chi ha effettuato la missione.
Le spese devono essere in ogni caso documentate da biglietti di viaggio, ricevute, fatture o scontrini fiscali che dovranno essere siglati dal presentatore quale assunzione di responsabilità ed autenticità.
In mancanza potrà essere stilata una “dichiarazione di spesa sostenuta” motivata e con esplicita dichiarazione di responsabilità.
Ogni forma di rimborso spese diverso e non previsto dal presente Regolamento deve essere preventivamente approvata dal C.D. o, in caso d’urgenza, dal Presidente.
art. 9 Comitato Tecnico-Scientifico
Il Comitato Tecnico-Scientifico è nominato dal Consiglio Direttivo dell’Associazione.
I componenti del Comitato Tecnico-Scientifico sono scelti tra medici, specialisti ed esperti di aspetti inerenti la patologia.
Il Comitato elegge al suo interno un Presidente.
I compiti del Comitato Tecnico-Scientifico sono di indirizzo e di consultazione per il C.D.
Inoltre il Comitato Tecnico-Scientifico, su richiesta e/o approvazione del Direttivo:
contribuisce alla definizione delle linee medico-scientifiche programmatiche;
supporta il Presidente dell’Associazione e il Consiglio Direttivo su specifiche materie, ove richiesto;
propone e contribuisce ad organizzare occasioni di approfondimento, studio e ricerca sui temi legati all’O.I.;
collabora alla realizzazione di contenuti di comunicazione dell’Associazione, in materia tecnico scientifica.
In caso di defezione di un componente del comitato il Presidente del Comitato informa il Consiglio Direttivo per la eventuale sostituzione.
art. 10 Comitati Regionali e Rappresentante Nazionale dei Comitati
All’interno dell’Associazione Italiana Osteogenesi Imperfetta sono stati istituiti i Comitati Regionali AS.IT.O.I., costituiti in tutte le regioni (o aree geografiche) italiane, come Punto di appoggio ed orientamento per tutti i soci, e per tutti coloro che sono direttamente o indirettamente interessati all’Osteogenesi Imperfetta, presenti sul territorio locale.
Ogni Comitato Regionale AS.IT.O.I. si avvale di un Referente, che può essere affiancato da Collaboratori, la cui nomina avverrà in forma scritta, durante l’assemblea annuale dei soci. Tutti i Referenti e Collaboratori di ciascun Comitato Regionale devono essere soci in regola con il tesseramento associativo. Essi possono avanzare la propria candidatura come Referenti o Collaboratori di un comitato regionale al Consiglio Direttivo in carica, in occasione dell’Assemblea dei
Il consiglio Direttivo si occuperà di vagliare e verificare le diverse nomine e deciderà a chi affidare l’incarico.
I Comitati regionali resteranno in carica per il periodo di durata del CD che li ha nominati e decadranno al termine del mandato dello stesso.
La carica di Referente o Collaboratore Regionale AS.IT.O.I. è volontaria, da essa non deriva nessuna autorità gerarchica all’interno della propria regione né alcun compenso o beneficio di sorta.
I Comitati Regionali, inoltre, non hanno una autonomia patrimoniale propria e seguono, nel rispetto dello Statuto le linee programmatica definita e attuata dall’Associazione.
Tra i membri del Consiglio Direttivo è nominato un Coordinatore Nazionale dei Comitati Regionali.
che si occuperà di aggiornare e comunicare con continuità ai Comitati Regionali gli orientamenti dell’Associazione e le attività che essa promuove, affinché essi possano farsi tramite di tali informazioni per i soci dell’area che rappresentano.
Scopi dei Comitati Regionali AS.IT.O.I. sono:
- evidenziare le problematiche a carattere locale in linea con le scelte strategiche e programmatiche dell’AS.IT.O.I.;
- essere un punto di appoggio locale per i pazienti affetti da O.I., per le famiglie e per tutti coloro che sono direttamente o indirettamente interessati dalla patologia;
- offrire ai soci del territorio tutte le informazioni di cui l’Associazione dispone su centri medici e specialisti di riferimento indicati dal Comitato Tecnico-Scientifico (ogni richiesta di informazione ulteriore deve essere segnalata al Coordinatore Nazionale che ne riferirà al Presidente o al CD)
Altri compiti sono:
- istituire e mantenere rapporti con le istituzioni e le amministrazioni locali in linea con la missione AS.IT.O.I.,
- istituire e mantenere rapporti con altri enti e organizzazioni pubbliche o private locali, funzionali al perseguimento degli obiettivi associativi,
- promuovere localmente le attività e la cultura associativa di AS.IT.O.I. anche con iniziative di impulso e raccolta fondi, per sostenere le attività associative e finanziare la ricerca scientifica Inoltre:
- Il comitato regionale, una volta raccolte le richieste dei soci locali, è tenuto a formulare dei suggerimenti o delle interrogazioni al Direttivo su definiti argomenti da trattare e da tenere in considerazione.
Il direttivo si attiverà affinché possano essere considerate e valutate attentamente, secondo le circostanze del caso, tali proposte al fine di aiutare il comitato regionale a fornire una risposta ai soci locali
In tutti i suoi compiti il comitato regionale sarà supportato dal coordinatore nazionale che dovrà essere sempre aggiornato sulle iniziative e le azioni locali promosse dai comitati. Il Coordinatore Nazionale richiederà periodicamente un report delle attività ai comitati regionali.
Le suddette attività del Comitato Regionale dovranno essere comunicate preventivamente al Coordinatore Nazionale che come suo primario punto di riferimento, ne darà comunicazione al Consiglio Direttivo e ne richiederà l’autorizzazione.
Il Rappresentante Regionale può utilizzare documenti con carta intestata, loghi o altro materiale AS.IT.O.I. previa autorizzazione del Presidente.
Ogni Rappresentante Regionale, in accordo con il Coordinatore Nazionale, potrà presenziare alle riunioni del CD, salvo diversa indicazione del Presidente, o del Consiglio Direttivo stesso per comunicare eventuali iniziative e attività.
Nell’ambito dell’assemblea annuale ogni Comitato Regionale è, inoltre, chiamato a relazionare sull’attività del proprio territorio.
La rinuncia alla carica di rappresentante regionale è volontaria, deve essere comunicata per iscritto al Presidente AS.IT.O.I. e può avvenire in qualsiasi momento. Il Coordinatore Nazionale assumerà ad interim la guida del Comitato Regionale nelle regioni o aree geografiche in cui non sia presente un Rappresentante.
L’Associazione, attraverso il Coordinatore Nazionale, vigila sull’operato dei Rappresentanti Regionali.
Il Coordinatore deve segnalare al Presidente e al Consiglio Direttivo comportamenti in capo a un Comitato Regionale potenzialmente contrari al Regolamento, allo Statuto o a precise disposizioni indicate dal Consiglio Direttivo in merito a specifiche questioni.
Il Consiglio Direttivo e il Presidente possono decidere, dopo aver convocato o sentito direttamente il Referente del Comitato Regionale in merito alla questione segnalata, la sua rimozione dall’incarico e la sua immediata sostituzione. Nel caso di mancanza di un sostituto, l’incarico sarà assunto ad interim dal Coordinatore Nazionale.
Art. 11 “Associazioni Amiche “
L’As.It.O.I. collabora ed intende collaborare fattivamente con altre realtà associative che condividono con la nostra associazione l’impegno alla realizzazione di un progetto, o la presenza su un territorio su cui anche la nostra associazione intende operare a lungo termine.
As.It.O.I. definirà con esse come sue associazioni “AMICHE” , mediante appositi accordi firmati ed approvati da entrambe le parti e con le quali creerà collaborazioni durature o legate ad un progetto definito nel tempo o su un territorio.
Il legame tra As.It.O.I. e le associazioni amiche sarà ispirato a criteri di collaborazione e reciprocità:
all’interno del progetto in cui le associazioni collaboreranno, esse si organizzeranno come un unico soggetto rispettando le differenti individualità associative,
definendo funzioni da svolgere in comune o da realizzare separatamente, guardando al fine comune (mission generale o progetto specifico) come obiettivo.
art. 12 Validità del Regolamento
Questo Regolamento è valido dal momento della sua approvazione da parte dell’Assemblea.
Esso dovrà essere sottoscritto e firmato in duplice copia dai Consiglieri, dai componenti del Comitato Tecnico-Scientifico (o in loro vece dal Presidente del Comitato stesso), dai Rappresentanti Regionali.
Una copia sarà depositata presso la Segreteria, una copia resterà al firmatario.
Ogni nuovo incaricato che ricoprirà le cariche regolamentate dal presente documento sarà tenuto a firmarlo come presa visione e accettazione dello stesso.
Il Regolamento può essere modificato in ogni sua parte dal Consiglio Direttivo. Le modifiche apportate devono essere ratificate dall’Assemblea Ordinaria.
Solo dopo tale ratifica esse entrano in vigore: il Regolamento così modificato dovrà essere nuovamente firmato per presa visione da quanti ricoprono le cariche interessate dalle modifiche.
