Tidy Pack. App gestione ordini e magazzino

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Tidy Pack

App gestione ordini e magazzino

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Presentazione del prodotto

Tidy Pack è una app di gestione magazzino per le aziende che adottano come gestionale Passepartout Mexal.

Tidy Pack recepisce, infatti, l’anagrafica articoli, clienti e fornitori dal gestionale aziendale e li mette a disposizione su smartphone o anche device rugged, più specifici per dinamiche industriali. Il funzionamento è garantito sia su supporti Android che Ios della Apple, la app è infatti scaricabile dai rispettivi store.

Le funzionalità presenti consentono in modo veloce, di gestire l’inventario e creare sul supporto mobile, documenti di magazzino che poi sono immediatamente trasferiti

nell’installazione Mexal aziendale. Il controllo e la verifica dell’evasione degli ordini creano valore aggiunto nella logistica di magazzino.

La ricerca degli articoli di magazzino avviene tramite l’uso della fotocamera, del lettore di barcode del device o anche con le classiche ricerche testuali.

Architettura del software

Tidy Pack dialoga in modo diretto con l’installazione di Passepartout Mexal, utilizzando come transito un web server, posto nella server farm della 4x4 System.

Questo tipo di architettura consente alle aziende l’uso della app con una installazione semplice, senza gravare sui costi di infrastrutture aziendali e acquisto di sistemi di sicurezza di rete.

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Descrizione delle funzionalità

Login

L’accesso alla app è consentito solo a utenti che fanno riferimento ad una licenza valida di Passepartout Mexal.

Sincronizzazione

Ogni volta che viene effettuato l’accesso è necessario sincronizzare tutti gli archivi del gestionale, senza i quali la app non ha senso ed infatti, fino a termine dell’allineamento dei dati l’utilizzo non è consentito.

Dal menù principale è possibile ripetere la sincronizzazione completa, che include, ove necessario anche i documenti creati con la app da inviare al Passepartout Mexal. Tale operazione è personalizzabile in funzione della singola necessità, è infatti consentito quali archivi sincronizzare.

Le sincronizzazioni successive alla prima sono immediate perché operano solo sui dati modificati, tuttavia è possibile, tramite apposito parametro, scaricare l’intero archivio socrasrivendo quello precedente.

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Anagrafiche clienti, fornitori e articoli

Vengono acquisite tutte le anagrafiche clienti e fornitori dell’installazione, simmetricamente per gli articoli vengono importati tutte le tipologie di articoli, ad eccezione di quelli di tipo testo e quelli con unità di misura a corpo e gli articoli campionario.

E’ possibile filtrare questi archivi tramite apposita funzione come indicato nel paragrafo: Impostazioni di accesso ed utilità.

Ricerca clienti, fornitori e articoli

In fase di emissione documento è possibile ricercare una anagrafica cliente o fornitore digitando una qualsiasi parte della ragione sociale.

La ricerca articoli può essere effettuata in due modalità selezionando lo specifico tasto.

• La prima consente la ricerca testuale digitando una qualsiasi parte della descrizione articolo o di un codice ad esso riferito.

• La seconda attiva la fotocamera del device o l’eventuale lettore di barcode.

Di ogni articolo sono presenti tutte i dettagli anche i barcode e con essi i dati caraterizzanti dei differenti confezionamenti, se presenti in anagrafica articolo o alias dell’installazione.

Clienti e fornitori recenti

All’atto della creazione di un documento vengono proposti in alto gli ultimi nominativi utilizzati come semplificazione nel caso di nuovi documenti ai medesimi clienti o fornitori.

Lista documenti

Viene presentato l’elenco di tutte le tipologie di documenti creati sulla app, evidenziati per tipologia. I documenti non ancora inviati a Passepartout Mexal possono essere modificati o eliminati, degli altri è consentita la sola visualizzazione.

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Tipologie di documenti

Dal menù principale si accede alla gestione dei documenti.

Le tipologie consentite dalla app sono:

• Per i documenti verso clienti o Ordine Cliente → sigla OC o Scarico per Cliente → sigla

SL/IS

• Per i documenti da fornitori

o Ordine fornitore → sigla OF o Carico da fornitore → sigla

CL/IC

• Per la gestione del magazzino

o Inventario → sigla CL/IC con entrambi i segni (+ o -) in funzione della rettifica necessaria

Creazione documenti e gestione lotti

La creazione dei documenti è estremamente semplice, scelto il tipo di documento, si passa alla ricerca del cliente o fornitore, selezionato il quale si è già in fase di creaizone documento.

Il menù superiore di tutti i documenti contenente tutti i dati di testata, è dinamico per adattarsi meglio ai dispositivi con schermo più piccolo o a quelli senza tastiera fisica.

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È possibile effettuare la ricerca dei prodotti sia in modo testuale che tramite barcode, acquisito dalla fotocamera o, se previsto dal device, dal lettore laser.

Qualunque modalità di ricerca si utilizzi, in presenza di lotti articoli, vengono cercati anche i le informazioni di rintracciabilità articolo.

Anche l’inserimento dei dati di piede, come le note documento è intuitiva e veloce.

La gestione dei lotti, se attivata, non appesanticsce la dinamica di utilizzo della app consentendo, come indicato in precedenza, la ricerca diretta del lotto, o anche, con la ricerca dedicata il lotto del prodotto selzionato.

Durante la verifica di un documento il lotto può essere assegnato dal dispositivo o può anche essere essostesso oggetto di verifica.

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Verifica documenti

La funzionalità di verifica dei documenti consente il controllo della merce in entrata ed uscita del magazzino.

Vengono inviati al device uno o più documenti, l’utente seleziona il documento da verificare. La scelta del documento può

avvenire anche tramite barcode di documento. Nella lista dei documenti da verificare è messa in evidenza l’ultima data di sincronizzaizone, qualora non risulti recente, l’utente è avvisato da un messaggio.

Scelto il documento può, con l’ausilio della app fare un controllo della merce cercando e verificando la correttezza degli articoli scelti e le rispettive quantità.

La messaggistica avvisa l’utente nei diversi casi: quantità corretta, quantità insufficiente e articolo non presente.

Se l’apposito parametro (rif. Impostazioni di accesso ed utilità) non è abilitato, non è possibile forzare inserendo codici non presenti in ordine.

I colori guidano l’utente all’evasione delle corrette quantità, verde se un prodotto è stato evaso nelle giuste quantità, giallo evaso in quantità diversa (maggiore o minore) da quella iniziale e blu per i prodotti non evasi. Qualora tutto il documento sia evaso totalmente con quantità corrette, anche il box della testa del documento cambia colore diventando verde.

È possibile evadere un intero rigo dell’ordine con un solo movimento usando la gesture veloce, cioè scorrendo verso sinistra il rigo

scelto.

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Verifica multipla documenti

Tramite l’apposita icona è possibile selezionare più di un documento contemporaneamente per verificare diversi ordini messi insieme solo per motivi di logistica, come ad esempio quelli appartenenti ad una stessa spedizione.

Naturalmente ogni documento conserva la sua integrità.

La dinamica di utilizzo è stata progettata per una operatività veloce, per focalizzare l’attenzione dell’utente sul controllo e la correttezza degli articoli da leggere, senza distrarsi con altri dettagli del documento per i quali si rimanda alle funzionalità standard di Mexal.

Come per le altre tipologie di documenti, sono presenti i due tasti che consentono l’invio diretto al Mexal del documento o il salvataggio con chiusura. Solo usando quest’ultima opzione il documento è successivamente modificabile.

In fase di chiusura o invio del documento, se attivati dagli appositi parametri, viene richiesto all’utente di indicare numero di colli totali, scadenza ordine, vettore e nota di documento.

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Per quanto riguarda la chiusura, l’invio e i dati di piede documento i documenti verificati insieme ad altri possono essere gestiti sia in modo uniforme, inserendo una sola volte per tutti il numero di colli, ad esempio, sia singolarmente, chiudendo o inviando i diversi documenti ed inserendo volta per volta i dati di piede.

Duplicazione documenti

È disponibile una funzione di duplicazione documento, su tutte le tipologie ammesse, tranne che sugli inventari, questa consente la

clonazione di un documento creato con Tidy Pack. Tale funzionalità è attiva anche per i documenti di tipo verificato, che però saranno inviati a Passepartout Mexal come documenti nuovi con gli stessi dati di quelli origine della copia.

Questa funzione è anche utile in caso di cancellazione accidentale di un documento verificato da parte di un utente Passepartout Mexal sul gestionale, il documento verificato sul dispositivo non verrà perso e potrà essere importato come nuovo documento.

Aggiunta di prodotti durante la verifica

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Scegliendo l’opzione Modifica del menu a dell’area di verifica è possibile abilitare la gestione della aggiunta di un articolo al documento, e vedremo successivamente anche la sostituzione.

I prodotti da aggiungere possono essere selezionati con entrambi le modalità: ricerca con barcode e anagrafica.

Inserito il prodotto (anche più di uno) desiderato, viene aggiunto al documento e dopo aver salvato, il documento torna editabile per gestire le quantità dei nuovi prodotti o di quelli nativamente inseriti. I nuovi prodotti inseriti sono segnalati con un simbolo + per dare maggiore evidenza.

Anche in Passepartout Mexal il prodotto aggiunto al documento avrà prima della descrizione tre più

“+ + +”.

Un prodotto aggiunto può essere rimosso scorrendo verso sinistra il rigo.

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Sostituzione di prodotti durante la verifica

Scegliendo l’opzione Modifica del menu a dell’area di verifica è possibile abilitare la gestione della sostituzione di un articolo al documento.

Come prima operazione va selezionato l’articolo che si vuole sostituire.

I prodotti per la sostituzione possono essere selezionati con entrambi le modalità: ricerca con barcode e anagrafica.

Inserito il prodotto sostituivo, viene aggiunto al documento e dopo aver salvato, il documento torna editabile. Tale articolo eredita tutte le caratteristiche (quantità, prezzo e sconto) di quello che va a sostituire.

I nuovi prodotti inseriti sono segnalati con un simbolo di una doppia freccia per dare maggiore evidenza.

In fase di invio a Mexal del documento sia il prodotto sostituito che quello sostitutivo saranno presenti nel corpo dell’ordine, il primo avrà prima della descrizione tre meno

“- - -”, mentre il sostitutivo avrà tre asterischi “ *** ” prima della descrizione.

Solo il rigo del secondo risulterà in stato evadibile, mentre quello del primo sarà ovviamente sospeso.

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In caso di aggiunta o sostituzione durante una verifica multipla, sarà necessario selezionare il documento specifico nel quale si vuole effettuare l’operazione, tramite l’apposito tasto di scelta “Modifica documento”.

Una volta effettuata la scelta, gli altri documenti del gruppo di verifica multipla saranno momentaneamente inibiti, e si procederà all’operazione sul documento scelto.

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Impostazioni di accesso ed utilità

La scelta del parametro Modifica quantità consente all’utente di personalizzare in due diverse modalità la creazione dei documenti.

Nel primo caso, per ogni articolo scelto o selezionato, ne viene immediatamente richiesta la quantità da inserire in ordine.

Nel secondo caso, quello in cui il parametro è disattivato, l’utente ha un’operatività più fluida perché non gli viene più chiesto di selezionare la quantità degli articoli. Tuttavia, deve ricercare (o leggere col barcode) tutti i codici articoli in numero uguale al numero di articoli da leggere, non potendone indicare la

quantità (opzione possibile solo in revisione del documento).

È possibile attivare l’evasione articoli veloce, ovvero la speciale funzione per l’evasione veloce di un intero rigo di un ordine in fase di verifica.

Il filtro magazzino aiuta nell’organizzazione della gestione utenti, associandoli ad uno dei magazzini aziendali, così ognuno di loro gestirà e creerà i documenti da e per quel magazzino.

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L’opzione di Modifica documenti di verifica, se attivata, consente l’aggiunta o la sostituzione di un prodotto in fase di verifica documento.

Il parametro Gestione Lotti consente di gestire nei documenti gli articoli specificandone anche il lotto.

Con gli appositi parametri si attivano alcune funzionalità riguardanti i dati di piede documento:

la scadenza dell’ordine, il totale colli, la possibilità di inserire una nota sul documento che apparirà come rigo descrittivo in Passepartout Mexal.

L’ultimo parametro consente di indicare sui documenti il vettore, selezionandolo dai codici

fornitori presenti in anagrafica, così come è consuetudine in Passepartout Mexal.

Per ogni utente è possibile impostare un sezionale documento predefinito per ogni tipologia esistente, in questo modo i documenti saranno creati secondo quanto scelto.

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Per organizzare al meglio la logistica in funzione delle mansioni degli operatori, si possono personalizzare filtri utente su:

• documenti in verifica o causale

o centro di costo o sezionale

• mastro clienti

• mastro fornitori

• categoria statistica articoli

• gruppo merceologico

• natura

È possibile selezionare più di un valore per ogni filtro.

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Elenco nuove funzioni Tidy Pack e ultime versioni di rilascio

Versione 1.4.x

• Gestione Lotti

• Gestione vettore documento

• Note di documento

• Duplicazione di un documento inviato

Versioni precedenti

• Aggiunta o sostituzione di prodotti durante la verifica dei documenti

• Gestione confezione su codici Alias

• Scadenza Ordini e totale colli di spedizione

• Verifica multipla dei documenti

• Schermata documenti dinamica per ottimizzazione su dispositivi ridotti

• Sincronizzazione selettiva degli archivi

• Filtri multipli per: mastro clienti e fornitori, causale, c.d.costo, sezionali, categorie statistiche, gruppi merceologici e nature

• Miglioramento funzioni di inventario

• Ottimizzazione scorrimenti liste e suoni

• Suoni di avviso per quantità eccedente in verifica

• Annullamento di una riga ordine in verifica

• Parametrizzata l’evasione veloce riga ordine in verifica

• Gestione multi magazzino

• Evasione veloce riga ordine in verifica

• Filtri su documenti [menù impostazioni]: causale, centro di costo.

• Filtri su sezionali, articoli e mastri [menù impostazioni]

• Ricerca per note documento e numero documento [menù impostazioni]

• Gestione articoli con confezione [tutti i nuovi documenti creati in TP]

• Sincronizzazione parziale/totale

• Nuovo menù verifica documento

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Descrizione delle funzionalità App/Sprix di interfacciamento con Mexal

(ver.sprix.1.3.0)

Esporta documenti da verificare: invia ai device uno o più documenti ordine (cliente OC e OX oppure fornitore OF) per la verifica.

Importa documenti creati e verificati:

riceve tutti i documenti gestiti dai device,

senza filtri di selezione, sia quelli creati, di tutte le tipologie, sia quelli aggiornati dalla Verifica Documento. E’ possibile inserire questa funzione nelle operazioni pianificate Mexal, come indicato nell’apposito paragrafo, l’uso di una utente Mexal dedicata azzera i tempi di sincronizzazione.

Esporta anagrafiche per App: invia ai device le anagrafiche articoli, clienti e fornitori. E’

possibile e consigliato inserire questa funzione nelle operazioni pianificate Mexal, come indicato nell’apposito paragrafo, l’uso di una utente Mexal dedicata azzera i tempi di sincronizzazione.

Azzera lista doc. da verificare: azzera la lista dei documenti inviati ai device per la verifica. In questo modo i documenti sui dispositivi, non ancora verificati, non saranno più disponibili. E’

presente anche l’opzione “azzeramento totale”, da usare in caso di ordini non verificati sul dispositivo portatile che però nel frattempo, per esigenze varie, sono stati cancellati su Mexal.

Parametrizzazione delle esportazioni: in linea con la filosofia sprix che nasce per personalizzare il prodotto in base alle esigenze dei clienti, le esportazioni possono essere parametrizzate e personalizzate in funzione dei desiderata espressi.

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Parametri per personalizzare la gestione dell’interfacciamento tra Tidy Pack e Mexal

• Esclusione articoli precancellati

• Esclusione clienti e fornitori precancellati

• Creazione automatica ordini per corrispettivi per categoria statistica clienti

• Scelta tipologia stato riga ordine per documenti nuovi

• Esclusione dell’uso delle note documento, ordinariamente destinazione timestamp operazioni Tidy

• Indicazione sostituzione articoli in verifica in parità di condizioni commerciali (prezzo e sconto)

• Gestione personalizzata numero colli di piede documento

• Gestione lista di esportazione con esclusione dei documenti già esportati

• Personalizzazione sezionali documenti nuovi eventualmente associati a gruppi utenti

• Esclusione lotti scaduti

Note sulle funzioni Mexal “condizioni commerciali [particolarità]” e altri dettagli dei documenti creati e verificati con la app.

Tidy Pack nasce come app di Magazzino, per questo motivo tutte le condizioni commerciali (sconti, particolarità etc) non sono riportate sul device in fase di creazione documento. Ad esempio, sul dispositivo è presente un solo listino di vendita, tuttavia in fase di creazione in Mexal vengono aggiornati i prezzi con quelli del listino cliente.

E’ aggiornato anche il prezzo in presenza di particolarità cliente-articolo a prezzo fisso. Le provvigioni sono inserite nelle righe documento secondo l’apposita tabella, così come gli sconti categorie articoli/clienti presenti nella rispettiva tabella.

Tutte le righe dei documenti creati con la app vengono impostate con stato S, sospeso.

Diversamente dai documenti Verificati che sono posti in E, evadibile, per la quantità verificata e S per quella non verificata o residua non evadibile.

Sincronizzazione con Mexal e l’uso delle licenze

La sincronizzazione bidirezionale di tutti gli archivi è automatizzata con la funzione “operazioni pianificate”, in alternativa rispetto all’intervallo scelto può essere anticipata cliccando sullo specifico menù sprix. La funzione automatica utilizza un client Mexal.

Qualora occorra un costante e rapidissmo aggiornamento con gli archivi Mexal è consigliato dedicare in modo esclusivo un client Mexal solution al dialogo con Tidy Pack.

Non è possibile interfacciare la app con Mexal installati in Live San Marino. Non è richiesto il modulo MDS.

Nella attuale versione non è disponibile la gestione degli articoli a taglie.