Capitolo 4
Metodi per la risoluzione di problemi
All'interno di Siemens VDO Automotive la risoluzione dei problemi è legata ad un approccio di tipo sistematico e strutturato.
Esiste un metodo chiamato 8D, acronimo di "eight disciplines", descritto approfonditamente in una procedura, che appartiene alla famiglia dei metodi di problem solving.
4.1 Descrizione del metodo 8D
8D è un metodo usato in ambito industriale per il miglioramento di prodotti e di processi. E' strutturato sulla base di otto discipline, con particolare enfasi sul lavoro in sinergia dei team che si costituiscono per la risoluzione dei problemi. Ogni disciplina è supportata da una checklist con una serie di domande per promuovere l'approccio strutturato. Le domande fanno riferimento al modello delle 5W (who, what, when, were, why e how much).
Le condizioni per cui si stabilisce di dover utilizzare l'8D sono: • Causa sconosciuta
• Deviazione dei risultati rispetto all'attesa • Disponibilità della definizione dei sintomi
• Alta priorità dovuta all'impatto, all'urgenza o alla crescita della gravità dei sintomi • Disponibilità del management a predisporre le risorse necessarie per eliminare le
cause e prevenire il ripetersi delle azioni
Il metodo si avvale di otto passi successivi: 1. Creazione del team
2. Descrizione del problema
3. Azione di contenimento (o misura tampone) 4. Identificazione e verifica delle cause (root causes) 5. Selezione di azioni correttive permanenti
6. Implementazione di azioni correttive e verifica di efficienza 7. Definizione di azioni per prevenire il ripetersi del problema
8. Consolidamento e validazione della soluzione nell'ottica del miglioramento continuo
La figura 4.1 schematizza il funzionamento del metodo attraverso gli otto passi previsti.
Gli aspetti salienti del metodo sono legati all'organizzazione delle risorse (umane e materiali) e alla gestione della documentazione.
Dal punto di vista della documentazione, oltre la procedura che descrive il metodo dettagliatamente in tutte le sue fasi, è prevista la predisposizione di un formato standard che definisca l'avanzamento dei lavori e lo status delle attività: l' “8D report”.
Il report viene aggiornato dal team leader e deve essere distribuito in fasi preassegnate. All'interno della rete intranet aziendale è previsto un percorso per la rintracciabilità delle informazioni registrate, in modo da recuperare l'informazione per usi futuri.
Alla fine dell'implementazione del metodo 8D è prevista la costruzione di un summary che prende il nome di 8D tool e che viene immesso in un archivio che costituisce lo storico dei problemi affrontati e risolti.
Dal punto di vista delle risorse umane, nucleo fondamentale della metodologia è il Team. Il primo passo della metodologia è la costituzione di un Team attraverso l'identificazione di un gruppo di persone con le adeguate conoscenze dei prodotti/processi in esame, la pianificazione temporale, l'autorità e le abilità nelle discipline tecniche che servono per risolvere i problemi e per implementare le azioni correttive.
Il Team è costituito da un Team Leader e da vari Team Members.
Il Team Leader deve: • Aprire l'8D
• Definire le responsabilità e gli strumenti metodologici nell'avanzamento dei lavori • Coordinare l'utilizzo del metodo 8D
• Predisporre la documentazione tecnica associata al problema • Sintetizzare le decisioni prese
• Coordinare la ricerca delle soluzioni • Parlare a nome del team (è il referente) I Team Members devono:
• Contribuire con idee e ipotesi tecniche
• Svolgere gli incarichi attribuiti dal Team Leader • Dare un feedback sull'andamento della situazione • Chiarire i problemi
• Scrivere il verbale delle riunioni (meeting minute)
L'adozione di questa metodologia permette un'analisi e un piano operativo strutturati nel processo di indagine e risoluzione dei problemi.
4.2 Difficoltà riscontrate nell’applicazione del metodo
Nonostante l'aspetto teorico del metodo sia ampiamente condiviso in tutta l'azienda, l'applicazione pratica già in passato ha posto diversi interrogativi, specialmente dal punto di vista organizzativo.
I principali problemi riscontrati sono:
• difficoltà di coordinare tutti i team da parte del project manager • capire lo stato di avanzamento dei lavori in modo unitario e sintetico • mancanza di coordinamento dei team fra di loro
• percezione del metodo come lungo, poco flessibile e difficilmente adattabile alle esigenze temporale, solitamente molto strette
• conoscenza parziale del metodo da parte di molti team members
Scopo di questo lavoro è stata l'analisi di un diverso approccio per la risoluzione dei problemi, focalizzandosi su aspetti di unitarietà nell'ambito del coordinamento e di gestione dell'informazione emessa nella ricerca delle cause e delle soluzioni alle deviazioni emerse.
