1. Introduzione alla problematica
Negli ultimi anni l’utilizzo della rete è diventata uno strumento sempre più importante nella vita di tutti i giorni, tanto che ormai tutte le grandi aziende, pubbliche amministrazioni (PA) e piccole e medie imprese (PMI) la usano all’interno della propria infrastruttura.In generale i vantaggi portati sono i seguenti:
maggiore efficienza
migliore gestione del business
riduzione dei costi
migliore gestione dei rapporti con i dipendenti, fornitori, client e partner
L’utilizzo delle tecnologie informatiche e delle applicazioni web permette la creazione, la gestione, la modifica e l’aggiornamento di contenuti e di altre informazioni aziendali che potranno essere resi visibili ad un gruppo di utenti (potenzialmente chiunque).
Applicativi che permettono di fare queste operazioni sono i sistemi di content management, che ambiscono a rappresentare sia siti istituzionali (soprattutto a livello di Internet), che strumenti di lavoro vero e proprio (soprattutto a livello di intranet aziendale).
Ovviamente la qualità delle informazioni e dei documenti che vengono inseriti nel sistema è di vitale importanza per non suscitare l’assenza di fiducia nell’uso che conseguentemente porta all’abbandono dell’applicativo stesso.
In generale i sistemi di content management si compongono di tre parti:
1. sistema di memorizzazione (di solito un database) 2. motore di pubblicazione
3. sistema di gestione dei dati
Uno dei maggiori limiti degli attuali sistemi di content management è quello dell’esclusivo utilizzo di informazioni inserite all’interno del proprio database.
Ovviamente è plausibile pensare che un’ampia categoria di informazioni richiedibili sono fruibili all’esterno del proprio database.
Questo porta alla necessità della copia all’interno del proprio database aziendale di questi contenuti.
Questo tipo di approccio non è il migliore perché, oltre all’ovvio aumento dello spazio occupato, crea una serie di problematiche riguardanti integrità e l’aggiornamento dei dati inseriti.
Auspicabile sarebbe la possibilità di poter prelevare in caso di necessità ed in maniera automatica l’informazione necessaria da sistemi remoti ed eventualmente salvare solo ciò che viene richiesto.
Ovviamente il sistema deve poter essere sufficiente generico per permettere di richiedere informazioni di cui non conosco nulla a priori (testo, numeri, immagini) e da sistemi remoti diversi.
1.1 Sistemi di document workflow
Tra i sistemi di gestione dei documenti, acquistano sempre maggiore importanza quelli di document workflow (1), i quali permettono la descrizione degli utenti che possono/devono lavorare sul documento prima che questo venga pubblicato od archiviato.
Esso ricalca appieno i sistemi burocratici e di lavori di gruppo già presenti sia nelle aziende che nelle pubbliche amministrazioni.
Workflow è definito secondo (2) come “The computerized facilitation or automation of a business process, in whole or part” od in alternativa dalla (3) come “The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules”.
Partendo dalla definizione di può affermare che un sistema di document workflow è un applicativo che permette il routing di un documento da un partecipante ad un altro in associazione con una serie di regole predefinite.
La (2) classifica le modalità di queste regole nel seguente modo:
production workflow se vengono definite in anticipo
ad-hoc workflow se possono essere modificate o create durante il processo
Ovviamente questi sistemi, nonostante le potenzialità intrinseche, soffrono delle medesime limitazioni dei sistemi di content management in quanto non permetto l’utilizzo di informazioni situate all’interno di altri sistemi.
Per meglio capire la pesante limitazione, si prenda come esempio un sistema aziendale formato da un sistema di document workflow e da server contente l’anagrafica dei dipendenti, i due sistemi non condividono tra di loro nessuna informazione, ma sono non entrambi accedibili tramite la rete aziendale.
Se un documento, utilizzato dal sistema di document workflow, richiede l’inserimento del numero di matricola e dei dati anagrafici del dipendente, in accordo con quanto detto fin ora, questi dovranno essere inseriti manualmente.
Siccome esiste una relazione biunivoca tra la matricola ed i dati anagrafici del dipendente, quindi sarebbe auspicabile dover richiedere all’utente solo l’inserimento della matricola e lasciare al sistema di document workflow la ricerca e l’inserimento automatico dei dati anagrafici tramite il server di anagrafica.
Pensare ad un estensione del motore di document workflow per la comunicazione con il solo server anagrafico è impensabile, occorre pertanto cercare di utilizzare un’infrastruttura di comunicazione sufficientemente generica per poter utilizzare informazioni da venire incontro a esigenze future.
1.2 L’infrastruttura CART
Fin ora si è preso in considerazione ambiti generali dove l’utilizzo delle tecnologia informatiche di gestione di contenuti sono indispensabili, a riprova di quello si porta come esempio la legislazione che sta dietro all’infrastruttura CART (Cooperazione Applicativa Regionale Toscana) per la gestione delle pubbliche amministrazioni.
Come scritto su (4), la semplificazione amministrativa passa, anche, attraverso l’eliminazione di comunicazioni cartacee al fine di abbattere i costi, i carichi burocratici ed i tempi di trasferimento.
Il fine ultimo di questa infrastruttura è quella di realizzare una Pubblica Amministrazione:
snella
efficiente
semplificata
unitaria
Quindi la regione toscana ha reso disponibile una modalità di relazione tra applicazioni diverse che consenta la loro interazione senza richiedere la sostituzione.
Per questo la regione Toscana ha realizzato l’infrastruttura di Cooperazione Applicativa Regionale Toscana (CART) che definisce standard e servizi comuni per lo scambio di dati tra le pubbliche amministrazioni.
Quindi il pregio migliore di questa infrastruttura è la scelta di rendere disponibili il formato dei dati che le applicazioni devono scambiarsi.
I vantaggi di questa scelta possono essere cosi riassunti:
nessuna dipendenza da parte di un Ente di un applicativo
possibilità per ciascun Ente di utilizzare le proprie applicazioni per inviare informazioni o richiederne altre senza alcun costo aggiuntivo
Gli standard adottati in ambito CART sono conformi alle specifiche per la cooperazione applicativa nella pubblica amministrazione (SOCoop) emanate da CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatizzazione della Pubblica Amministrazione).
Riassumendo l’interoperabilità tra Enti diversi si basa sull’esistenza di:
un’infrastruttura condivisa per la trasmissione (infrastruttura CART)
definizione di un linguaggio condiviso che stabilisca quali informazioni devono essere scambiate (eCompliance) (5)
un soggetto che garantisca il rispetto delle specifiche di trasmissione (albo delle applicazioni Toscana eCompliance)
Il (6) specifica che l’interfaccia dei servizi infrastrutturali devono essere basati sulla tecnologia dei web service in modo da avere maggiore flessibilità.
1.3 Obiettivi della tesi
Questa tesi si pone come obiettivo lo studio un approccio che permetta di superare le limitazioni sopra elencate nella gestione di contenuti oltre che alla realizzazione di un applicativo che realizzi il modello tracciato.
Dopo una discussione dei vari tipi di sistemi di content management e di document workflow, verranno discusse le possibili soluzioni che permetterebbero la comunicazione di informazioni situate su sistemi diversi.
Essendo i sistemi di content management e document workflow eterogenei tra loro sia come piattaforma sottostante che come linguaggio di programmazione, inizialmente verrà introdotta la soluzione in maniera indipendente dall’applicativo sottostante in modo da definire le funzionalità base richieste.
Successivamente verrà discussa l’implementazione, chiamata RemoteCCK, delle funzioni sopra elencate all’interno di un sistema di content management chiamato Drupal.
La scelta di questo content management non è casuale, ma derivante dalle potenzialità intrinseche dello strumento che lo rendono, di fatto, adatto ad essere usato anche come base per un sistema di document workflow.
Infine verrà introdotto l’utilizzo di RemoteCCK all’interno di sistemi di document workflow basati su Drupal per rimarcare maggiormente i benefici apportati rispetto agli attuali sistemi.
Il tutto sarà correlato da vari esempi di casi d’uso che ragionevolmente si possono avvicinare a quelli reali in modo da non realizzare uno studio effettuato per una situazione prestabilita, ma cercando di analizzare il problema nel suo complesso.
