Fondazione MAGIS - Movimento e Azione dei Gesuiti Italiani per lo Sviluppo
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Manuale delle Procedure per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili
(aggiornato al 16.11.2019) Indice
Introduzione ... 2
I ruoli nella struttura di tutela ... 2
Il Presidente ... 2
Il Responsabile della tutela dei minori e delle persone vulnerabili ... 2
Il Comitato per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili ... 3
Il Responsabile delle risorse umane ... 3
Iter procedurale in caso di segnalazione o accusa ... 3
Prevenzione dei danni ... 4
Reclutamento ... 4
Formazione ... 5
Privacy e media ... 5
Rapporti con i partner ... 5
Comunicazione della Policy ... 5
Monitoraggio, valutazione e revisione ... 5
Allegati ... 7
Allegato 1: Modulo di autocertificazione ... 7
Allegato 2: Modulo di accettazione della Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili e del Codice etico e di comportamento ... 8
Allegato 3: Modulo di consenso per genitori/tutori ... 9
Allegato 4: Glossario dei termini……….10
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Introduzione
Le Procedure per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili (di seguito denominate le Procedure) hanno lo scopo di supportare il personale della Fondazione MAGIS (di seguito denominata MAGIS) nell’attuazione della sua Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili (di seguito denominata Policy). Esse sono condivise tra il Responsabile della tutela dei minori e delle persone vulnerabili (di seguito denominato il Responsabile), il Responsabile delle risorse umane (che nel caso del MAGIS è il Segretario generale) e il Presidente, e forniscono dettagli supplementari rispetto a quanto si trova nel documento denominato Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili.
In queste Procedure per personale si intende tutto il personale del MAGIS, religioso e laico, dirigenziale e non, i collaboratori, consulenti, stagisti o volontari, con qualsiasi tipologia di contratto e incarico e a qualsiasi titolo in servizio presso la sede nazionale del MAGIS o in missione all’estero.
I ruoli nella struttura di tutela
Il Presidente:
promuove e vigila sulla corretta attuazione della Policy;
sottoscrive la Policy, le Procedure e il Piano d’azione triennale approvati dal Consiglio di Amministrazione;
designa, supporta e supervisiona il Responsabile e il vice, mantiene i contatti con il Comitato per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili;
riferisce all’autorità superiore (il Provinciale o un suo delegato) in merito a casi diretti di abuso su minori.
Il Responsabile della tutela dei minori e delle persone vulnerabili:
è la persona centrale di riferimento per segnalazioni e indagini interne o esterne;
promuove e monitora l’attuazione della Policy e delle Procedure;
garantisce l’aggiornamento ed eventuale revisione della Policy e delle Procedure (almeno ogni 3 anni);
effettua l’autovalutazione, elabora/aggiorna e implementa il Piano di azione triennale;
fornisce al personale supporto, aggiornamenti e consulenza;
aggiorna la mappatura dei servizi di tutela dei minori e delle persone vulnerabili presenti in zona per supporto medico, psicosociale e legale;
aggiorna il Manifesto sulla tutela dei minori e delle persone vulnerabili;
supporta i partner locali all’estero affinché adottino procedure e politiche di tutela dei minori;
convoca il Comitato per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili;
in sua assenza viene sostituito dal vice.
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Il Comitato per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili:
è composto dal Responsabile, dal Responsabile delle risorse umane e da un professionista esterno, possibilmente un consulente con competenze in ambito legale e con esperienza nelle risorse umane e/o nella tutela dei minori e delle persone vulnerabili;
in caso di necessità può avvalersi anche di altri professionisti esterni nelle materie rilevanti;
offre assistenza al Responsabile.
Il Responsabile delle risorse umane:
è membro del Comitato per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili;
in coordinamento con il Responsabile assicura la formazione del personale in materia di tutela dei minori e delle persone vulnerabili;
custodisce, insieme al Responsabile e al Presidente, le Procedure per agevolarne la consultazione;
si attiene alle procedure di reclutamento previste nel presente Manuale.
Iter procedurale in caso di segnalazione o accusa
Chiunque può presentare una segnalazione riguardo a un fatto vissuto o di cui sia stato testimone o di cui sia venuto a conoscenza.
Tutto il personale è tenuto a comunicare immediatamente al Responsabile qualsiasi segnalazione di abuso, anche nei casi in cui viene ricevuta in modo confidenziale oppure riguarda un membro del personale al di fuori dell’esercizio delle sue funzioni e coinvolge qualunque minore/persona vulnerabile.
La mancata segnalazione di un sospetto di abuso costituisce una violazione della Policy e può comportare l'adozione di misure disciplinari.
Qualsiasi accusa o segnalazione (anche anonima) di abuso deve essere gestita con empatia, tempestività, professionalità e riservatezza al fine di tutelare i diritti di tutte le parti coinvolte.
Quando riceve una segnalazione, il Responsabile deve attenersi alle seguenti procedure.
Accertare le informazioni iniziali:
mettere per iscritto la segnalazione e raccogliere tutta la documentazione relativa al caso;
incontrare il segnalante, assicurandogli la riservatezza e protezione dei dati, per cercare di ottenere con discrezione un supplemento di informazioni;
incontrare il segnalato e informarlo dell’accusa e della procedura avviata perché possa rispondere, senza rivelargli l’identità del segnalante. Informarlo altresì del suo diritto a ricevere una consulenza legale e che non è obbligato a rispondere o a fornire prove. Un verbale scritto dell’incontro dev’essere concordato con il segnalato, firmato e datato, e se ritenuto opportuno trasmesso alle autorità competenti.
Convocare il Comitato per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili nei seguenti casi:
necessità di supporto o consiglio;
adozione di iniziative immediate per la sicurezza del minore/persona vulnerabile (ad esempio, contattare i servizi sociali o la polizia);
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valutazione per verificare se la segnalazione riguarda un’infrazione alla Policy o anche alla legislazione nazionale; sarà il Comitato a stabilire se il Responsabile deve avviare un’indagine interna o rivolgersi alle autorità competenti.
Orientare la presunta vittima/il segnalante verso le strutture sociosanitarie presenti in zona.
Condurre un’indagine interna:
aprire un fascicolo e raccogliere e valutare tutte le informazioni/testimonianze disponibili;
qualora si decida di non trasmettere la segnalazione alle autorità competenti, inviare al segnalante una dichiarazione scritta che esponga i motivi di tale decisione; è comunque fatto salvo il diritto del segnalante a rivolgersi autonomamente alle autorità competenti;
qualora la segnalazione riguardi un membro della Dirigenza, essa può essere inoltrata direttamente al Consiglio di Amministrazione e al Provinciale della Provincia Euro- Mediterranea della Compagnia di Gesù (o suo delegato).
Contattare le autorità competenti nel caso in cui la segnalazione dovesse riguardare una possibile violazione delle leggi nazionali o il minore/persona vulnerabile si trovasse nella condizione di immediato e grave rischio di danno.
Procedere nei confronti del segnalato:
qualora, dall’indagine interna, risulti che il segnalato abbia violato la Policy, questi sarà oggetto di provvedimenti disciplinari interni adottati dal Responsabile delle risorse umane in coordinamento con il Consiglio di Amministrazione, che potrebbero prevedere anche il licenziamento senza preavviso;
qualora l'accusa risulti infondata, i motivi saranno messi per iscritto nel fascicolo del segnalato e si farà tutto il possibile per ristabilire l’integrità della reputazione di quest’ultimo.
Prevenzione dei danni
Reclutamento
Il Responsabile delle risorse umane si attiene alle seguenti procedure:
richiedere al candidato di indicare per iscritto il nominativo di due referenti concedendo il consenso a che vengano contattati per fornire opportune informazioni;
contattare i referenti per chiedere eventualmente se vi sono motivi per cui non ritengono opportuno che il candidato abbia contatti con i minori/persone vulnerabili;
chiedere al candidato selezionato di leggere attentamente la Policy e il Codice etico e di comportamento facendo presente che l’accettazione di questi due documenti e la compilazione del Modulo di autocertificazione (allegato 1) costituiscono parte integrante del contratto di lavoro.
5 Formula di integrazione al contratto di lavoro:
Lei si dichiara consapevole dell’indirizzo socio/assistenziale/educativo e del carattere cattolico dell’Istituzione e si impegna a collaborare alla realizzazione di detti obiettivi, in coerenza con i principi cui si ispira la medesima. In virtù di tale impegno accetta espressamente le norme contenute nei documenti denominati Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili e Codice etico e di comportamento. Le chiediamo inoltre di compilare il Modulo di autocertificazione allegato che è parte integrante del presente contratto.
Nota: il Modulo di accettazione della Policy e del Codice etico e di comportamento (allegato 2) e il Modulo di autocertificazione saranno obbligatoriamente compilati e firmati anche da tutto il personale già in servizio al momento dell’introduzione dei succitati documenti.
Formazione
Il Responsabile, in coordinamento con il Responsabile delle risorse umane, provvede affinché tutto il personale riceva una formazione continua sulla tutela dei minori/persone vulnerabili.
Privacy e media
Ogni minore ha diritto alla privacy e alla protezione da ogni forma di sfruttamento (articoli 16 e 36 della Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti dell'infanzia). Pertanto per pubblicare foto, video o audio di un minore è necessario, laddove possibile, chiedere il consenso scritto ai genitori/tutori (Modulo di consenso - allegato 3). Tali foto, video e audio non devono divulgare informazioni che consentano di identificare il minore e non devono mai essere degradanti o lesivi della sua dignità.
Rapporti con i partner
I partner all’estero sono tenuti a rispettare i 5 requisiti minimi richiesti dal MAGIS per la protezione dei minori che partecipano ai loro programmi, in base all’Accordo di partenariato che viene sottoscritto.
Comunicazione della Policy
Il MAGIS diffonde la Policy attraverso tutti i canali di comunicazione di cui dispone (stampa, sito e social network). Il Manifesto sulla tutela dei minori e delle persone vulnerabili è esposto nella sede del MAGIS e pubblicato sul sito istituzionale.
Monitoraggio, valutazione e revisione
Il Responsabile monitora regolarmente l’attuazione della Policy e procede alla valutazione ogni tre anni attraverso gli opportuni strumenti. A seguito della valutazione elabora un Piano di azione triennale che dovrà essere approvato dal Consiglio di amministrazione e sottoscritto dal Presidente.
La Policy e il Manuale delle procedure per la tutela dei minori e delle persone vulnerabili sono riveduti e aggiornati almeno ogni tre anni.
Il presente Manuale è approvato dal Consiglio di Amministrazione e sottoscritto dal Presidente della Fondazione MAGIS
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Allegato 1: Modulo di autocertificazione
In osservanza alle norme contenute nei documenti denominati Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili e Codice etico e di comportamento, le chiediamo di rispondere ai seguenti quesiti.
È mai stato condannato per un reato sessuale o connesso con la tutela dei minori/persone vulnerabili o è oggetto di un'indagine in materia sessuale o di tutela dei minori/persone vulnerabili?
Sì No
In caso di risposta affermativa, indicare natura e data(e) del reato(i) o dell’accusa(e):
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È mai stato oggetto di procedure disciplinari o le è stato chiesto di lasciare il lavoro o l'attività di volontariato a causa di un comportamento inappropriato nei confronti di un minore/persona vulnerabile?
Sì No
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Nome e cognome: ___________________________________________________________
Indirizzo:____________________________________________________________________
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Luogo e data di nascita: _______________________
Dichiarazione: Sono consapevole del fatto che, se risulta che io abbia omesso informazioni o fornito informazioni false o fuorvianti, posso essere rimosso dal mio posto di lavoro senza preavviso, che si tratti di lavoro retribuito o di volontariato. Sono certo che queste informazioni saranno conservate in modo sicuro. Prendo atto del fatto che se viene mossa un'accusa nei miei riguardi, devo informarne immediatamente il mio superiore.
Dichiaro che le informazioni che ho fornito sono esatte.
Firma: ………
Luogo e data: ………..
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Allegato 2: Modulo di accettazione della Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili e del Codice etico e di comportamento
Il sottoscritto, ..., C.F.: ……….., in qualità di dipendente/collaboratore/volontario del MAGIS, dichiara di aver letto, compreso e accettato i documenti denominati: Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili e Codice etico e di comportamento. Si impegna pertanto a rispettare quanto contenuto nei sopra richiamati documenti, consapevole che qualsiasi violazione delle norme in essi contenute può comportare la risoluzione del contratto/accordo.
Nome e cognome: ……….
Firma: ………..
Luogo e data: ………...
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Allegato 3: Modulo di consenso per genitori/tutori
Nome dell’Organizzazione: Fondazione MAGIS
Nome del minore: __________________________
Nome del genitore(i)/tutore: ___________________________________________
E-mail del genitore(i)/tutore: ___________________________________________
Telefono del genitore(i)/tutore: ___________________________________________
Consenso alla pubblicazione di foto: le fotografie possono essere pubblicate in televisione, radio, giornali, newsletter, siti web relativi alla scuola, pagine Facebook e social del MAGIS o dei donatori. Autorizzate l'uso della foto di vostro(a) figlio(a)?
In gruppo (minimo 3 minori) Sì ☐ No ☐ Individuale Sì ☐ No ☐
Nota: i nomi o l'identità dei minori non saranno utilizzati per nessuno di questi scopi.
Firma del genitore(i)/tutore: _______________________________
Luogo e data: _______________________________
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Allegato 4: Glossario dei termini
Abuso: esistono diverse definizioni giuridiche e operative di abuso sui minori a seconda dei paesi.
Tutte le definizioni si riferiscono al danno fisico o psicologico causato ad una persona dal comportamento abusivo di altri o dalla mancata protezione da tale danno da parte di altri. Nella maggior parte dei casi le categorie di abuso comprendono gli abusi sessuali, fisici e psicologici, l'incuria e lo sfruttamento.
L’abuso e l’incuria - detti anche maltrattamento - sui minori, sono definiti come: “tutte le forme di maltrattamento fisico e/o emotivo, abuso sessuale, incuria o trattamento negligente, sfruttamento commerciale o di altro genere, che provocano un danno reale o potenziale alla salute, alla sopravvivenza, allo sviluppo o alla dignità del bambino, nell’ambito di una relazione di responsabilità, fiducia o potere”. (World Health Organisation – 2002)
Per abuso sessuale si intende il comportamento sessuale che coinvolge due o più persone nelle seguenti circostanze:
una o più persone corrompono/costringono/sfruttano/minacciano/usano violenza nei confronti della persona lesa;
la persona lesa ha meno potere dell'altra/delle altre persone;
vi è una significativa disparità tra la persona lesa e l'altra/le altre persone in termini di capacità intellettuale o di maturità.
L'abuso fisico è l'uso della forza fisica che può provocare lesioni fisiche, dolore o danni fisici.
L'abuso psicologico è un tipo di comportamento non fisico che può seriamente compromettere lo sviluppo cognitivo, emotivo, psicologico o sociale di un bambino o adolescente, causando a volte – quando si tratta di un bambino piccolo - un danno allo sviluppo più persistente di quello causato dall'abuso fisico evidente.
Minore: per minore si intende una persona di età inferiore ai 18 anni. La definizione di minore ai fini della tutela e della protezione dei minori non deve essere confusa con la definizione giuridica di minore o con i limiti di età stabiliti da altre leggi pertinenti. Il fatto che una persona di età inferiore ai 18 anni possa aver raggiunto la maggiore età secondo la legge locale, l'età del consenso sessuale, l'età del voto, ecc. non ne altera l’intrinseca vulnerabilità di minore.
Persona vulnerabile: qualsiasi persona che per motivi di razza, genere, età, salute, status sociale ed economico, o per qualsiasi altro motivo, è esposta a particolare fragilità psicologica e fisica (donne, minori, disabili, etc.).
Minore bisognoso di protezione: minore che ha subito, sta subendo o corre il rischio inaccettabile di subire danni significativi, oppure è privo di un genitore/tutore o altra persona che si prenda cura di lui e che sia in grado o disposto a proteggerlo dai danni.
Protezione dei minori: prevenzione e contrasto alla violenza/sfruttamento/abuso sui minori, compresi lo sfruttamento sessuale a fini commerciali. L'UNICEF identifica 17 ambiti di protezione dei minori: riduzione della violenza armata, registrazione delle nascite, lavoro minorile, matrimonio precoce, protezione dei minori e Tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC), reclutamento di minori da parte di forze armate o gruppi armati, tratta di minori, minori privi delle cure parentali, minori con disabilità, separazione delle famiglie nelle emergenze, escissione/mutilazione genitale femminile, violenza di genere in situazioni di emergenza, giustizia
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per i minori, mine antiuomo e altre armi esplosive, Meccanismo di monitoraggio e segnalazione (MRM) di gravi violazioni dei diritti dei minori in situazioni di conflitto armato, sostegno psicosociale e benessere, e violenza sessuale sui minori.
Tutela dei minori: responsabilità che incombe alle organizzazioni di assicurarsi che il proprio personale/attività/programmi non danneggino i minori esponendoli al rischio di danni e abusi, e di segnalare alle autorità competenti qualsiasi preoccupazione riguardante la sicurezza dei minori all'interno delle comunità in cui operano. [cfr. Keeping Children Safe (Alliance) 2014]
Segnalante: persona che è stata coinvolta in un caso riguardante la tutela o protezione dei minori e che comunica la propria preoccupazione/segnalazione direttamente o tramite terzi.
Maltrattamento psicologico: comportamento che influisce negativamente sull'autostima del minore, ad es. bullismo, insulti, etc.
Sfruttamento: è il maltrattamento intenzionale, la manipolazione o l'abuso di potere e di controllo su un minore per trarne vantaggio egoistico o ingiusto. Può manifestarsi in varie forme come ad es. il lavoro minorile, la schiavitù, l’asservimento, il coinvolgimento in attività criminali, l'accattonaggio, le frodi in materia di prestazioni sociali o altre frodi finanziarie o la tratta di minori.
Si estende al reclutamento, al trasporto, al trasferimento, all’ospitare o accogliere un bambino ai fini di sfruttamento. Lo sfruttamento può essere di natura sessuale. I minori che si trovano in situazioni o relazioni di sfruttamento sessuale possono ricevere ad es. regali, denaro o affetto come compenso per prestazioni sessuali da loro compiute o subite.
Adescamento (grooming): azioni intraprese deliberatamente allo scopo di stabilire un legame affettivo con un minore per abbassarne le inibizioni in vista di un'attività sessuale con lui.
Danno: qualsiasi effetto che nuoce seriamente al benessere fisico, psicologico/emotivo della persona. È irrilevante se sia dovuto ad abusi fisici, psicologici/emotivi, ad incuria oppure ad abuso o sfruttamento sessuale. Può essere causato da un singolo atto/omissione/circostanza, o da una serie o combinazione di atti/omissioni/circostanze.
Obbligo di segnalazione: obbligo legale che, in alcuni paesi, impone a determinate categorie di persone (ad es. insegnanti, medici) di segnalare alle autorità competenti i casi sospetti di abuso o incuria nei confronti di minori. Sono previste sanzioni in caso di inadempienza. La legislazione relativa all’obbligo di segnalazione prevale su eventuali codici di comportamento professionale o linee guida etiche applicabili ad una determinata professione.
Organizzazione: ai fini della Policy di tutela dei minori e delle persone vulnerabili, il termine Organizzazione si riferisce ad opere, progetti, partner, organizzazioni, enti, diocesi, parrocchie, province, ordini, congregazioni, società o altre strutture simili.
