1 1
WEBINAR – 5 l ugl i o 2 0 1 9 o re 1 1 - 1 2
Meeting 4.0. Sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo.
Annal i sa G hi gl ia | Pa o lo Venturel l i
2
Chi siamo
Annalisa Ghiglia
Managing Director ITER
Paolo Venturelli
Amministratore Delegato ETIC
2
3
AGENDA
• LA DIGITAL TRASFORMATION Cambia il modo di lavorare Qualche dato di mercato
• I NOMADI DIGITALI Le competenze digitali La centralità della persona
• LE RIUNIONI TRADIZIONALI Quanto ci costano?
Il lavoro in Team
• LA TRASFORMAZIONE DELLE RIUNIONI Gli sperchi delle riunioni tradizionali Le 10 regole per riunioni smart
• I MEETING 4.0 I vantaggi
Le fasi delle riunioni
• GLI STRUMENTI DI COLLABORAZIONE
• LA VIDEOCONFERENZA
4
Un’epoca di cambiamenti
It is not the strongest of the species that
survive, nor the most intelligent, but the one that is most responsive to change.
( cit. Charles Darwin)
4
Cambia il modo di lavorare 5
85 % 60 % 40 %
NUOVI LAVORI NUOVE GENERAZIONI NUOVE TECNOLOGIE
L’85% dei lavori che esisteranno nel 2030 non sono ancora stati inventati
Entro il 2020, il 60% della forza lavoro mondiale avrà
meno di 40 anni
L’Intelligenza Artificiale aumenterà la produttività
lavorativa del 40%
Fonte: Docebo
6
The Future of Jobs and Skills (2018)
NUOVE TECNOLOGIE – LAVORO UMANO
Entro il 2022, intelligenza artificiale e robot creeranno 133 milioni di posti di lavoro a fronte di 75 milioni che scompariranno.
Un saldo netto di 58 milioni di posti lavoro in più.
Fonte: WEF – Word Economic Forum 2018
7
The Future of Jobs and Skills (2018)
RE-SKILLING
Entro il 2022, ad oltre il 54% dei lavoratori sarà richiesto un processo di re e up-skilling ovvero riqualificazione, formazione, nuove competenze nell’approccio alle nuove tecnologie.
Fonte: WEF – Word Economic Forum 2018
8
The Future of Jobs and Skills (2018)
METODOLOGIE e LUOGHI DI LAVORO
Le competenze richieste sia nei nuovi che nei vecchi lavori cambieranno nella maggior parte dei settori e modificheranno il come e il dove le
persone potranno lavorare
Fonte: WEF – Word Economic Forum 2018
9
Lavorare ovunque: NOMADI DIGITALI
I N N O VA Z I O N E
mobilità connessione
cloud
C O N D I V I S I O N E
S O C I A L
C O L L A B O R A Z I O N E
S I C U R E Z Z A p r o t e z i o n e
p r i va c y
10
Smart Worker:
PARLIAMO DI PERSONE
• lavora dove vuole
• quando serve
• non ha orari fissi
• utilizza strumenti informatici per svolgere la propria attività ovunque
• sia freelance che dipendenti
• sia Millennials che cinquantenni
10
11
Competenze Digitali
«saper utilizzare con dimestichezza e spirito critico le tecnologie della società dell’informazione (TSI) per il lavoro, il tempo libero e la
comunicazione»
abilità tecnologiche che consentono di individuare, valutare, utilizzare, condividere e creare contenuti utilizzando le tecnologie informatiche e Internet. Possono spaziare dalle competenze di base come l’uso del computer a quelle più specifiche ed evolute come la creazione di codice o lo sviluppo di sistemi software per l’intelligenza artificiale.
Fonte: Parlamento Europeo 2006
12
N u ove a b i l i tà
• capacità di mantenere il focus
• ordine ed organizzazione per ridurre il rischio di sovraccarico informativo
• nuove competenze per la gestione del tempo 4.0
• nuove competenze comunicative digitali
13
Trasformazione continua
TECNOLOGIA
ORGANIZZAZIONE
AMBIENTI
14
Le riunioni Tradizionali
• Troppo spesso le riunioni sono ancora sinonimo di perdita di tempo
«Le ricerche mostrano che negli ultimi 50 anni le riunioni sono diventate sempre più lunghe e sempre più frequenti, al punto che oggi, in media, i dirigenti spendono in riunione circa 23 ore alla settimana contro le 10 ore scarse degli Anni ’60. E questo senza tener conto del tempo speso per pianificarlo
Fonte: Stop the Meeting Madness - Harvard Business Review 2017
15
Il lavoro in TEAM
Dalle Riunioni tradizionali ai MEETING 4.0 o RIUNIONI SMART
I cambiamenti delle metodologie e dei luoghi di lavoro, hanno un impatto anche sul modo in cui le persone collaborano e
lavorano in TEAM
Competenze diffuse / skill differenti
16
Non possiamo pretendere che le cose cambino, se continuiamo a fare le stesse cose
(cit. A. Einstein)
17
Gli sprechi di tempo e denaro
Mediamente i Manager che passano il 50% del loro tempo o anche di più in meeting che sono improduttivi e privi di scopo.
10 minuti di ritardo su una riunione di 6 persone,
equivalgono ad 1 ora di lavoro.
Manca una PROGETTAZIONE
della riunione: definire lo scopo e i partecipanti necessari
In Italia sottovalutiamo le potenzialità e i risparmi dei meeting a distanza
18
Le 10 Regole per Riunioni Efficaci
• Definisci un ordine del giorno e agenda precisa
• Rispetta orario di inizio e di fine
• Condividi se possibile anche prima i materiali a supporto della riunione per far si che ognuno si prepari adeguatamente
• Testa i collegamenti prima di iniziare
• Incoraggia la partecipazione di ognuno, con interventi concisi e pertinenti
• Fai intervenire chi è connesso da remoto, facendolo presentare per facilitare la
conversazione
• Definisci un piano d'azione durante la riunione
• Pianifica in tempo reale le fasi successive
• Fai sempre un recap della riunione
• Chiedi ai partecipanti una valutazione del meeting
18
19
I vantaggi dei Meeting 4.0
• Gli strumenti digitali e le piattaforme di condivisione permettono di avere meeting senza più confini geografici, senza bisogno di trasferte e senza perdite di tempo negli spostamenti.
• I partecipanti possono essere presenti in aula (in-room) o accedere
da remoto e possono partecipare con propri contributi nello spazio di
lavoro dinamico.
20
LE FASI DELLE RIUNIONI
CONVOCAZIONE
VALUTAZIONE DEI RISULTATI
GESTIONE
Condivisione del contenuto 21
Tra più partecipanti e da più dispositivi
•
I partecipanti (in aula o connessi da remoto) possono condividere il proprio contenuto nello spazio di lavoro dinamico tramite:
L’accesso al meeting via URL (con PIN)
QR code
Accoppiamento a ultrasuoni
Piattaforma di collaborazione 22
Un’area di lavoro virtuale che supporta contenuto dinamico
• L’area di lavoro permette al team di aggiungere ed interagire con qualsiasi tipo di contenuto dinamico per una collaborazione senza limiti.
o Muovere, ruotare, fare zoom +/- , navigare il contenuto:
o IMMAGINI, SITI WEB, VIDEO, PDF o documenti di Office o Sfogliare le pagine dei documenti e prendere appunti
• Strumenti quali:
o Aggiungere nuove pagine, disegni, testo, colori di sfondo, linee
o Post-it digitali: che possono includere contenuto e testo
o Dettatura Voice-To-Text o Comandi vocali
o Recap del meeting automaticamente salvato nella cartella dei DOCUMENTI o E molto altro!
La condivisione degli schermi (multi-device) 23
• Funzioni di screen sharing per tutti i sistemi
operativi (Ios – Android – Windows): possibilità di condividere gli schermi dei partecipanti senza cavi e problemi di compatibilità o adattatori
• Sistemi di conferenza (audi/video e condivisione dello spazio) con utenti remoti
• FUNZIONI AVANZATE
• Non vengono richieste app
• In alcuni casi non è necessario essere sotto la stessa rete WIFI
Recap immediato 24
• Creazione immediata di un file di recap che contiene I documenti scelti (originali e/o
modificati durante la presentazione + appunti sullo spazio virtuale)
• Possibilità di inviare immediatamente via email il recap del meeting
• Pulizia dell’area di lavoro con un comando vocale
25
Versioni server
• Possibilità estese di collaborare al di fuori dell’aula – con uffici e partecipanti estermi
• Versione cloud e on-premise
• Semplificazione nella gestione degli utenti, delle licenze (modello di licenze concorrenti piuttosto che nominative)
• Portale di beck-end per la gestione delle sale meeting e delle reportistiche per gli amministratori IT
26
• Multi-room :
• Possibilità di invitare più risorse/aulee e tutte condividono la stessa area di lavoro
• Tutte le aulee invitate condividono la sessione con un solo comando
• Meeting ricorrenti
• Possibilità di salvare un’area di lavoro condivisa e protetta che viene utilizzata per più sessioni di lavoro
• Possibilità di proteggerla con un PIN
• Aggiunta di utenti al meeting:
• Possibilità di invitare persone durante il meeting via email o tramite un link
Funzioni avanzate
27
Videoconferenza: GoToMeeting e GoToWebinar
L'AULA VIRTUALE IN UN SOLO LINK riunioni video illimitate
migliori relazioni con i clienti
soluzione sicura: crittografia end-to-end, password e affidabilità
WEBINAR PROFESSIONALI IN MANIERA FACILE.
semplice configurazione, registrazione automatica, Canale per la pubblicazione dei video
Gestione di tutto il processo di erogazione del webinar: dalla promozione, registrazione dei partecipanti, follow up
28
Meeting 4.0: SEMPRE
• meeting da remoto non richiedono trasferte
• posso collegarmi con utenti in qualsiasi parte del mondo
• condivido informazioni e lavoro in maniera collaborativa
Meeting 4.0: CON QUALSIASI DISPOSITIVO
• posso accedere con una semplice connessione internet
• da qualunque luogo, non solo dall’ufficio
• ho un recap immediato del meeting
• posso lavorare con un pc, tablet o smartphone
• accedo ad un’area virtuale su cui lavorare in contemporanea
• posso registrare tutto quanto fatto, anche appunti e parlato
Meeting 4.0: OVUNQUE
29
DOMANDE?
29
30
30
