Guida degli Sportelli
Nuova Guida, perché?
• Nuovo ruolo degli Sportelli APRE
• Aggiornamento del Manuale Transtracc
Ruolo dello Sportello
Le principali attività svolte dallo Sportello sono:
• promozione della conoscenza dei programmi di Ricerca e Innovazione dell’Unione Europea;
• informazione e diffusione di documentazione sui predetti programmi attraverso
• incontri bilaterali
• seminari informativi, in accordo con APRE sede centrale
• assistenza nella predisposizione delle proposte di progetto;
• la formazione di personale per l’assistenza sui Programmi dell’Unione Europea di Ricerca e Innovazione;
• la ricerca partner;
• il coordinamento del Tavolo Regionale dei Soci APRE
• ISO 9001 standard!
Riunioni
Nel corso di ogni anno solare APRE organizza almeno due riunioni con gli Sportelli APRE.
Ciascun Sportello ha l’obbligo di partecipare ad almeno una di tali riunioni al fine di
assicurare l’aggiornamento del proprio personale.
Una delle due riunioni si svolgerà presso APRE sede centrale, mentre la seconda potrà essere ospitata a turno da uno degli Sportelli al fine di aumentare la reciproca conoscenza e
consolidare la rete.
Formazione
Gli Sportelli in qualità di Soci APRE hanno diritto a due corsi di formazione gratuiti.
• Uno dei due corsi si terrà presso APRE sede
centrale durante uno dei due incontri annuali.
• Il secondo invece sarà rivolto al personale dello Sportello e sarà eventualmente
organizzato presso la sede dello Sportello.
Sito Intranet
APRE mette a disposizione dei suoi Sportelli un sito intranet, nel quale vi è una sezione riservata a loro dedicata e articolata nel
seguente modo:
• Relazioni attività annuale
• Valutazione attività Sportelli
• Riunioni Sportelli
• Tavoli regionali
• Gallery
• Loghi
Kit di comunicazione
Loghi Sportelli Regionali
• APRE fornisce ciascun Sportello con un logo personalizzato che ricalca lo stile del logo APRE. Il logo fornito non può
essere modificato se non con esplicita richiesta ad APRE sede centrale. Le eventuali iniziative dello Sportello che comportino l’utilizzo del logo APRE dovranno essere comunicate
preventivamente ad APRE. L’utilizzo del logo decade con il
decadere della Convenzione. I loghi ufficialmente riconosciuti da APRE sono quelli presenti nell’allegato 8.
Ringraziamento speciale a APRE Veneto per il design dei loghi!
Programmazione dell’attività
Lo Sportello si impegna ad inviare ad APRE, entro il 31 gennaio di ciascun anno, la
programmazione per i dodici mesi successivi (che potrà essere aggiornato anche
successivamente) ed il resoconto annuale
dell'attività svolta, corredato delle indicazioni quantitative e qualitative dei risultati
conseguiti seguendo il formulario fornito da
APRE (vedi allegato 1).
Collaborazione tra gli Sportelli: il twinning
• Il twinning tra Sportelli di diverse regioni rappresenta un utile strumento per rafforzare la cooperazione tra gli stessi
condividendo le differenti competenze. Esso si può espletare in un al miglioramento dei propri supporto
nell’organizzazione di eventi, in Staff Exchange o in altre attività che gli Sportelli ritengano più utili servizi agli utenti.
• E’ possibile organizzare dei twinning tematici sulla base delle vocazioni delle regioni come potrebbe essere ad esempio il caso di regioni che condividono competenze sulla stessa tematiche o su tematiche differenti.
• Gli Sportelli interessati dovranno presentare ad APRE un
programma e concordare con lo Sportello prescelto le attività da svolgere. I risultati del programma del twinning dovranno essere presentati insieme alla programmazione annuale.
Lo Sportello: i servizi da garantire
WEB
• Lo Sportello dovrà predisporre una pagina internet, all’interno del sito del proprio ente, con l’obiettivo di raggiungere il maggior numero di utenti possibili informandoli sui servizi offerti dallo Sportello.
• Per quanto riguarda il design del sito, esso deve avere le seguenti caratteristiche:
• Utilizzo del Logo dello Sportello APRE Regionale;
• Facilità nella ricerca di materiale d’interesse per l’utente;
• Navigazione semplice e immediata;
• Brevi tempi d’attesa durante il caricamento delle pagine.
• Il sito deve essere inoltre costantemente aggiornato e la pagina dedicata all’attività dello Sportello facilmente raggiungibile dall’homepage
Tavoli regionali soci APRE
• I tavoli regionali hanno l’obiettivo di coordinare la programmazione delle attività di formazione e disseminazione sul territorio regionale e di rafforzare la collaborazione tra le diverse strutture in merito ai programmi di ricerca europei, attraverso una maggiore interrelazione tra i Soci.
• I tavoli regionali vanno convocati almeno una volta nel corso
dell’anno solare. Sarà compito dello Sportello indire l’incontro al quale potranno partecipare i rappresentanti indicati dai Soci
territoriali.
• Durante l’incontro lo Sportello dovrà raccogliere gli interessi dei Soci ed ipotizzare un programma di attività (eventi e corsi di formazione) che dovrà essere condiviso con APRE centrale.
• Successivamente lo Sportello dovrà redigere una relazione dell’incontro che sarà inviata ad APRE sede centrale.
Lo Sportello: i servizi da garantire
La valutazione del Comitato Tecnico Scientifico
Le attività degli Sportelli regionali APRE sono monitorate annualmente dal Comitato Tecnico Scientifico di APRE sulla base di rapporti riassuntivi inviati dagli stessi referenti regionali. Tali relazioni descrivono
qualitativamente e quantitativamente le iniziative messe in atto da ogni ufficio regionale per l’espletamento delle funzioni loro attribuite dalla convenzione stipulata con APRE.
Ai fini della valutazione le tre aree che saranno prese in considerazione sono:
• Organizzazione dello Sportello;
• I servizi erogati (valutazione qualitativa e quantitativa dei servizi erogati);
• Attività relazionali dello Sportello (valutazione qualitativa e quantitativa della collaborazione dello Sportello regionale con APRE centrale e con il territorio).
Il quarto criterio, relativo alle attività di back-office, sarà considerato come criterio facoltativo.
