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Indice generale FAQ. QuickMastro FAQ - Frequently Asked Questions

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Academic year: 2022

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Indice generale FAQ

1.Panoramica generale del software contabile QuickMastro ...2

2.Durata della licenza ed aggiornamenti...3

3.Installare QuickMastro su dispositivi MAC, LINUX o altro...4

4.Eseguire una copia degli archivi (BACKUP)...5

5.Ripristinare gli archivi salvati (RESTORE)...8

6.Trasferire i dati da un PC ad un altro ...11

7.Ripristinare la password di accesso...12

8.Configurare QuickMastro per l'invio di E-MAIL...13

9.Importare l'anagrafica clienti e fornitori da un file...14

10.Configurare il modulo fatturazione (impostazioni generali)...17

11.Configurare il modulo fatturazione (carta intestata e logo)...21

12.Configurare il PIANO DEI CONTI per gestire un'azienda con attività separate o molteplici unità locali...24

13.Contattare lo staff di QuickMastro...26

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1.Panoramica generale del software contabile QuickMastro

Il software contabile QuickMastro è stato progettato nel rispetto della della vigente normativa fiscale e civilistica tenendo conto del metodo della partita doppia.

E' adatto ad un uso imprenditoriale o professionale per coloro che hanno bisogno di creare una propria sezione contabile per la fatturazione delle operazioni attive e la tenuta della contabilità.

I principali punti di forza del software sono la semplicità d'uso e di installazione oltre alla velocità di registrazione delle operazioni contabili.

Per utilizzare correttamente il software non occorre sottoscrivere contratti di assistenza, ma è sufficiente far riferimento al manuale d'uso ed alla vigente normativa fiscale reperibile sul web.

Per maggiori informazioni visitare il sito: www.quickmastro.it

Note generali sugli archivi contabili: Gli archivi di ciascuna azienda contabile sono contenuti in cartelle con estensione “*.AZI” e si trovano nel percorso c:\smart.eur . Sono distinti per esercizio contabile e sono collegati tra loro dalle scritture, automatiche, di chiusura e di apertura dei conti.

Per salvare, copiare o trasferire i dati contabili utilizzare le funzioni di BACKUP/RESTORE oppure copiare/incollare la cartella con estensione .AZI dal vecchio PC al un nuovo PC.

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2.Durata della licenza ed aggiornamenti

Il software QuickMastro è venduto in licenza d'uso annuale. Per anno si intende l'anno solare cioè il periodo che va dal 01/01 al 31/12 di ciascun esercizio.

La licenza 2012 consente di gestire, in qualsiasi momento, i periodi contabili dal 01/01/2002 al 31/12/2012. Per gestire gli esercizi contabili successivi es.

2013 occorrerà acquistare la licenza d'uso 2013.

Gli aggiornamenti sono compresi nel prezzo della licenza d'uso annuale e vengono comunicati al cliente a mezzo mail.

Aggiornamenti e nuove versioni sono sempre compatibili con gli archivi esistenti sul PC. In caso di utilizzo del software con più PC sarà necessario procedere all'aggiornamento contestuale su tutti i PC.

Il rinnovo non è mai obbligatorio e può essere richiesto dal cliente compilando l'apposito modulo d'ordine sul sito www.QuickMastro.it .

Si consiglia di rinnovare la licenza d'uso entro il mese di dicembre di ogni anno.

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3.Installare QuickMastro su dispositivi MAC, LINUX o altro

Il software è progettato per l'installazione ed il funzionamento su sistemi operativi di tipo “Windows”.

Per utilizzare il software su altri dispositivi è necessario installare un emulatore

“Windows” e verificare la compatibilità hardware/software.

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4.Eseguire una copia degli archivi (BACKUP)

Per eseguire una buona copia degli archivi e mettere al sicuro il proprio lavoro e' consigliabile dotarsi di un supporto di memorizzazione esterno al PC es.

pendrive usb, disco di rete o altra periferica.

Il supporto di memorizzazione deve essere visualizzato tra le risorse del computer come disco locale, disco di rete o altra periferica di archiviazione.

La copia degli archivi contabili può essere eseguita mediante l'apposita funzione di backup ed in genere richiede pochi secondi.

Come procedere: entrare nella contabilità e Cliccare sul bottone “Backup”

Selezionare il drive e la cartella nella quale si intende salvare la copia degli archivi contabili es. G:\SMART.BCK e cliccare sul bottone “Backup Globale”.

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E' possibile eseguire una copia parziale degli archivi limitando il backup alla sola azienda attiva e/o al solo esercizio in corso es. Backup 2012.

Premendo il bottone Backup Globale saranno salvati i dati relativi a tutte le annualità (scelta consigliata).

L'operazione di backup potrebbe impiegare diversi secondi. Al termine della scrittura dei dati sarà visualizzato il seguente messaggio:

Per eseguire una copia manuale degli archivi contabili copiare la cartella

\smart.eur e tute le sotto cartelle su un supporto esterno al PC.

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5.Ripristinare gli archivi salvati (RESTORE)

Per ripristinare gli archivi contabili salvati in precedenza utilizzare la funzione del menu' Utilità Ripristino Archivi Contabili (RESTORE).→

Selezionare se si deve ripristinare un solo anno contabile o tutti gli anni contabili e se devono essere ripresi anche il libro cespiti ed l'archivio dei compensi a terzi.

Selezionare il drive e la cartella che contiene il file con la copia degli archivi contabili es. G:\SMART.BCK\GLOBALE e cliccare sul bottone

“Ripristina gli archivi”

Attenzione: i dati presenti sul disco saranno sostituiti permanentemente da quelli contenuti nel file selezionato per il ripristino.

L'operazione di ripristino non è annullabile.

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Confermare le operazioni di ripristino cliccando su ok

Al termine dell'operazione comparirà il seguente messaggio:

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6.Trasferire i dati da un PC ad un altro

I dati contabili possono essere copiati da un PC ad un altro mediante le apposite funzioni di backup e ripristino (restore).

Per gli utenti più esperti è possibile procedere con un'operazione di copia ed incolla dalla cartella c:\smart.eur dal vecchio PC al nuovo PC.

Su tutti i PC dovrà essere attivata una copia d QuickMastro.

Si ricorda che il programma è sempre compatibile con le precedenti versioni degli archivi contabili ed eventuali upgrade e/o disinstallazioni non ne modificano gli archivi che restano sempre residenti in c:\smart.eur.

La sola eliminazione fisica della cartella c:\smart.eur comporta la eliminazione degli archivi contabili.

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7.Ripristinare la password di accesso

In caso di modifica della password base (USER1 USER1) è possibile ripristinare i valori iniziali digitando:

Login: RESET Password: RESET

N.B. La protezione degli archivi contro accessi non autorizzati è assicurata dalla protezione del PC sul quale sono residenti gli archivi contabili del software QuickMastro (gli archivi risiedono nella cartella \SMART.EUR del disco locale

“C:” o altro disco).

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8.Configurare QuickMastro per l'invio di E-MAIL

QuickMastro può essere configurato per inviare direttamente e autonomamente messaggi e-mail contenenti fatture, estratti conto ed altri documenti contabili.

La configurazione richiede pochi secondi:

– cliccare sul bottone “Config.Azienda”;

– entrare nella scheda “e-mail”;

– configurare il server di posta in uscita con i dati forniti dal proprio gestore telefonico.

I dati relativi al server di posta in uscita (SMTP) possono anche non coincidere con quelli relativi alla e-mail del mittente, ma è indispensabile fornire la login e la password associati al server SMTP che si intende utilizzare per riuscire ad inviare correttamente le e-mail.

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9.Importare l'anagrafica clienti e fornitori da un file

L'importazione dati da file di tipo .CSV o fogli elettronici tipo .XLS è molto semplice. Entrare nell'azienda contabile ed utilizzare il seguente comando:

Piano dei conti ---> Importazione CLIENTI/FORNITORI

Aprire il file contente l'anagrafica dei clienti (o dei fornitori) e selezionare i parametri di importazione: cliente (o fornitore) + tipo di separatore di campo (che di regola e' una “virgola” oppure un “punto”).

Associare a ciascun campo anagrafico la corrispondente colonna visualizzata nell'anteprima del file da importare. Nell'esempio il campo “indirizzo”

corrisponde alla colonna 6, il “codice fiscale” alla colonna 5 etc.

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10. Configurare il modulo fatturazione (impostazioni generali)

Dopo aver installato il software creare un'azienda contabile, configurarla con i dati fiscali ed entrare nel modulo FATTURAZIONE.

La prima cosa da fare è cliccare sul bottone “configurazione generale” e selezionare il registro/i IVA che si intende utilizzare: es. registro n. 1

Passare quindi alla configurazione dei “parametri generali”, “abbinamento piano dei conti” e “parametri fiscali”.

Tutti i parametri sono modificabili in qualsiasi momento con la sola esclusione della numerazione iniziale che non porà essere variata dopo la emissione dei primi documenti (fatture, ordini etc).

Se si utilizzati ripetere la configurazione anche per i registri n. 2, 3 e 4.

Attenzione: il registro n.4 è dedicato esclusivamente alle ditte di autotrasporto di cose conto terzi con differimento trimestrale dell'IVA sulle operazioni attive.

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numero e può essere distinti da un codice/lettera scelto a piacere es. 1/M. Il mastro predefinito clienti serve a limitare la scelta dei nominativi cliente tra i quelli presenti nel mastro 105 ovvero altro mastro.

Abbinamento Piano dei conti: Da questa finestra è possibile selezionare i conti nei quali far confluire i ricavi e le ritenute.

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Parametri Fiscali: utilizzare questa maschera per configurare le ritenute, le aliquote fiscali e previdenziali da applicare o meno alle fatture di vendita/parcelle. Tutti i parametri sono sempre modificabili ed in molti casi è prevista la variazione anche in sede di emissione della fattura/parcella.

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11. Configurare il modulo fatturazione (carta intestata e logo)

Dopo aver configurato il modulo fatturazione con il bottone “configurazione generale” è necessario procedere alla configurazione della carta intestata di:

– fatture/note di credito;

– d.d.t./avvisi di fattura;

– ordini/preventivi.

E' possibile configurare ognuno dei documenti sopra riportati con il corrispondente bottone: “modello FT”, “modello Avv”. e “modello ORDINI”.

Per prima cosa selezionare il registro che si intende configurare scegliendo tra i quattro registri disponibili (si ricorda che il registro n.4 e' riservato alla emissione di fatture per servizi di trasporto cose conto terzi)

La personalizzazione del documento è stata suddivisa in:

– configurazione generale;

– intestazione / piè di pagina;

– personalizzazioni.

Nella configurazione generale si deve selezionare la tipologia di attività scorrendo le opzioni tra quelle presenti.

Una volta selezionato il tipo di attività il modello di fattura sarà impostato automaticamente con la configurazione standard e potrà essere modificato e adattato utilizzando le opzioni presenti nella scheda “personalizzazioni”.

L'indicazione “professionista senza sfondo” si riferisce alla decisione di stampare le fatture senza l'utilizzo di una “filigrana automatica” ovvero tabelle, righe, colonne o altre indicazioni in trasparenza.

Nel campo tipo di documento indicare se trattasi di “PARCELLA”, “FATTURA”,

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“FATTURA IMMEDIATA” o altro tipo di documento coerente con il tipo di attività.

E' possibile stampare il documento anche su fogli elettronici personalizzati e/o modificare le impostazioni di base cliccando sul bottone “coord. di stampa”.

Per ottenere un'anteprima di stampa cliccare sul bottone “logo/anteprima”.

La scheda successiva “intestazione / piè di pagina” puo' essere utilizzata per inserire nel documento tutte le indicazioni quali ad esempio: ragione sociale, sede legale, codice fiscale, partita IVA, mail, telefoni, PEC, IBAN e sito web.

Per migliorare la qualità grafica e per inserire loghi aziendali e disegni

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Utilizzare gli appositi bottoni per selezionare l'immagine con il LOGO aziendale e/o importare una immagine da inserire nello sfondo del documento.

Tutti i dati che saranno stampati sulla fattura potranno essere modificati a piacere con il bottone “Aggiusta Campi”.

Nell'esempio il campo “codice cliente” non è attivo e non sarà stampato.

Gli altri campi “attivi” saranno stampati con il font selezionato a partire dalle coordinate xy indicate.

Il logo (riga 11) sarà stampato a partire in alto a destra in quanto le coordinate sono x = 0 e y = 0.

Dopo avere eseguito una personalizzazione dei documenti si consiglia di eseguire sempre una copia di backup globale degli archivi ed una esportazione delle coordinare di stampa (bottone “esporta le coord. di stampa”)

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12. Configurare il PIANO DEI CONTI per gestire un'azienda con attività separate o molteplici unità locali.

Il piano dei conti standard è progettato per la gestione contabile di una piccola media impresa con un'unica attività, ma è possibile configurare il piano dei conti per gestire separatamente due o tre diverse attività aziendali.

Immaginiamo di avere una impresa con n. 2 attività:

Alfa ---> utilizzare i registri IVA 1 (causali FA e FV);

Beta ---> utilizzare i registri IVA 2 (causali FA2 e FV2).

Per separare nettamente la gestione “alfa” dalla gestione “beta” è sufficiente modificare il piano dei conti come segue:

Nei costi:

– creare il mastro 310 “costi alfa”;

– creare il mastro 311 “costi beta”;

Nei ricavi:

– creare il mastro 405 “ricavi alfa”;

– creare il mastro 406 “ricavi beta”;

All'interno dei mastri dovranno essere aperti tutti i conti relativi a costi e ricavi direttamente imputabili alle diverse attività aziendali “alfa” e “beta”.

Le spese generali e tutti i costi non direttamente imputabili ad una specifica attività saranno registrati in conti generici come ad esempio: “costi del personale”, “spese per sevizi”, oneri diversi di gestione”, “ammortamenti” etc.

Con questa tecnica la contabilità aziendale sarà unica e dal bilancio si potrà immediatamente conoscere il costo/ricavo complessivo di ogni singola attività e l'ammontare esatto delle spese generali.

Registro dei Corrispettivi: QuickMastro prevede l'utilizzo di un unico registro dei corrispettivi. Ciascuna attività dovrà essere dotata di un registro corrispettivi a ricalco i cui totali potranno essere registrati giornalmente o periodicamente con la causale “CO” utilizzando conti di ricavo separati.

Nell'esempio in data 01/03 sono stati registrati n.2 righe di corrispettivi con distinti conti di ricavo.

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Configurazione dello stato patrimoniale: Per una migliore lettura del bilancio di verifica e per ottenere una separazione dei conti anche nello stato patrimoniale è possibile creare mastri ad hoc come già fatto anche peri costi ed i ricavi del conto economico. Di regola è sufficiente creare:

– un mastro per i Clienti alfa;

– un mastro per i Clienti beta;

– un mastro per i Fornitori alfa;

– un mastro per i Fornitori beta.

Inoltre è possibile procedere ad ulteriori distinzioni di crediti/debiti e di immobilizzazioni mediante la creazione di appositi mastri.

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13. Contattare lo staff di QuickMastro

Per qualsiasi domanda scrivere una mail a: info@contabilita-pmi.it Sede legale:

QuickMastro srl

Via Elio Lampridio Cerva, 98 00143 – Roma (RM) Fax: +39 (178) 605-0506.

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