Guida di base all uso della posta elettronica Comune di Pisa

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Guida di base all’uso della posta elettronica – Comune di Pisa

Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 1 di 34

GUIDA ALL’USO DELLA POSTA ELETTRONICA

Sommario

GUIDA DI BASE ALL’USO DELLA POSTA ELETTRONICA ... 1

Sommario ... 1

1. ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA ... 2

2. INTERFACCIA UTENTE ... 3

3. EMAIL ... 4

a. CARTELLE DI POSTA ... 4

b. I TAG ... 4

c. LE RICERCHE ... 6

d. CARTELLE E CONDIVISIONI ... 7

4. AGENDA ... 11

5. IMPEGNI ... 16

6. VALIGETTA ... 17

7. PREFERENZE ... 21

a. Generali ... 22

b. Account ... 23

c. Email ... 24

d. Filtri ... 27

e. Firme ... 28

f. Fuori ufficio ... 28

g. Indirizzi affidabili ... 29

h. Contatti ... 29

i. Agenda ... 30

j. Condivisione ... 33

k. Notifiche ... 33

l. Importa/Esporta ... 34

m. Tasti di scelta rapidi ... 34

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 2 di 34 Per una guida completa fare riferimento alla guida in linea di Zimbra all’indirizzo

https://zimbra.ausl.re.it/zimbra/help/it/advanced/zimbra_user_help.htm

1. ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA

Indirizzo web https://mail.comune.pisa.it/

Schermata di accesso

Nome utente: indirizzo di posta elettronca personale

Password: la password che è stata modificata dopo il pirmo accesso

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2. INTERFACCIA UTENTE

Come si evince dalla seguente immagine, l’interfaccia è molto simile a quella di Microsoft Outlook.

Questo ila schermata che si presenta all’accesso:

Nell menù della barra orizzontale superiore sono riportate queste etichette:

EMAIL

Dalla sezione email si gestisce la casella di posta, invio, ricezione e cancellazione delle email.

CONTATTI

Dalla sezione contatti si visualizzano tutte le informazioni relative ai contatti e alle liste di distribuzione.

AGENDA

Da questa sezione possiamo pianificare le nostre attività e/o appuntamenti (diario). Una volta inserito un appuntamento in agenda, il giorno nel calendario sarà evidenziato e potremo consultarlo cliccandoci sopra (direttamente nel calendario in basso a sinistra).

IMPEGNI

Qui possiamo impostare i nostri impegni (ad esempio un lavoro che dobbiamo svolgere) e tenere traccia del loro completamento. Possiamo aggiungere stati di avanzamento fino a raggiungere il totale completamento dello stesso.

PREFERENZE

Qui possiamo impostare le preferenze per la nostra casella di posta, come ad esempio fare il cambio password, modificare la firma, aggiungere dei filtri o degli indirizzi affidabili e molto altro.

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3. EMAIL

a. CARTELLE DI POSTA

L’utilizzo di questa sezione è similare a quello che si effettua tramite Outlook

Cliccando su nuovo messaggio si predispone l’invio di un nuovo messaggio.

Tutte le funzionalità sono praticamente identiche all’attuale Outlook

Nell’immagine di destra c’è anche l’esempio di una cartella condivisa [email protected]. Questa cartella viene vista da un gruppo di utenti predefiniti. In pratica tutti messaggi aventi come destinatario questo indirizzo di e-mail vengono raccolti in questa cartella. Gli utenti che hanno una cartella condivisa non devono cancellarne il contenuto altrimenti gli altri non lo vedrebbero. Chi è abilitato alla eventuale cancellazione di e-mail deve essere preventivamente stabilito e deve eliminare solo le e-mail non necessarie o di eventuale spamming.

b. I TAG

I Tag sono fondamentali per classificare le e-mail, i contatti, gli impegni e gli appuntamenti e possono essere utilizzati anche per effettuare delle ricerche se si vuole, ad esempio, visualizzare tutti i messaggi identificati con uno stesso Tag.

É possibile creare diversi Tag ed applicarne diversi alle stesse e-mail ed ai contatti.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 5 di 34 Per creare un nuovo Tag, cliccare con il tasto destro sopra il menu Tag e selezionare Nuovo Tag. Inserire il nome del nuovo Tag e selezionare il colore associato.

Per assegnare un Tag a una email o a un contatto, cliccare con il tasto destro sopra il messaggio o il contatto e selezionare Applica tag a Conversazione (o Applica Tag a Contatto) -> Tag desiderato.

Tutti gli oggetti contrassegnati da un Tag sono facilmente visibili perché presentano l’icona del Tag stesso sopra di essi, come potete vedere sotto, oltre che al loro interno.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 6 di 34 Selezionando dal menu dei Tag, sia dalla scheda Email sia dalla scheda Contatti, un Tag, si possono visualizzare tutti i messaggi contrassegnati con quest’ultimo.

NOTA: nel caso delle cartelle condivise, siano esse relative a mail o contatti, quando viene assegnato un tag, questo viene visto in grigio e posizionandovi sopra con il mouse verrà visualizzato il suo nome.

c. LE RICERCHE

È possibile cercare email, contatti, appuntamenti, impegni e file. La ricerca può essere effettuata in base a due tipologie di filtri:

FILTRI BASE - ha un allegato;

- è contrassegnato;

- non è letto.

FILTRI AVANZATI - ricevuto da;

- inviato a;

- data invio;

- allegati (documento di testo, HTML, immagine, email);

- dimensioni;

- stato (letto, non letto, inoltrato da, in copia a, ecc.);

- tag;

- cartella.

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d. CARTELLE E CONDIVISIONI

Oltre a lavorare con le ricerche ed i tag per la suddivisione dei messaggi, possiamo utilizzare anche le cartelle.

Queste possono essere condivise con altri utenti, come la maggior parte degli oggetti di Zimbra.

La procedura per la creazione di una cartella è molto semplice.

Cliccate con il tasto destro del mouse e selezionate Nuova cartella dove volete creare la cartella.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 8 di 34 Inserite il nome desiderato, selezionate un colore e cliccate Ok.

Apparirà dunque la nuova cartella come sottocartella della posta in arrivo.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 10 di 34 Posso creare cartelle anche per suddividere i contatti e la procedura è la stessa.

Una funzione interessante offerta da Zimbra, sia per le cartelle che per i contatti, è la condivisione.

Questa funzione ci permettere di condividere i contatti e/o una o più cartelle nella nostra posta elettronica con un altro utente presente in Zimbra.

Cliccare dunque sopra la cartella (email o contatti) interessata e selezionare Condividi cartella o Condividi cartella contatti.

CARTELLA

CONTATTI

Quando creiamo la nostra condivisione abbiamo la possibilità di scegliere alcune opzioni, come è riportato nell’immagine seguente.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 11 di 34 NOTA: tale popup verrà visualizzato anche per altre operazioni, come ad esempio lo svuotamento del cestino, la cancellazione di un email, l’invio di un messaggio, ecc.

Il ruolo NESSUNO serve per nascondere una cartella presente all’interno di un database di posta condiviso, come ad esempio una cartella personale che non si vuole far visualizzare. Si deve creare dunque una condivisione aggiuntiva per la cartella da nascondere e settare tale ruolo all’utente con cui si è condiviso in precedenza il db.

La persona con cui vogliamo condividere le informazioni riceverà il messaggio nella sua casella (sempre se abbiamo scelto di inviarlo) con la richiesta di condivisione da noi inoltrata.

4. AGENDA

Questa sezione ci permette di creare i nostri appuntamenti, invitare altre persone e condividere la nostra agenda.

Per creare un nuovo appuntamento cliccare su Agenda > Nuovo appuntamento.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 12 di 34 Inserire le informazioni relative all’appuntamento e cliccare su Salva e chiudi.

Se invece si vuole inviare la richiesta anche ad un collega, dopo aver inserito il suo nominativo (email) all’interno del campo “Partecipanti”, si deve cliccare sul tasto Invia.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 13 di 34 NOTA: cliccando sul tasto “Salva”, l’appuntamento viene salvato in agenda ma non inviato.

Una volta inserito un partecipante, nel pianificatore verrà visualizzata la sua disponibilità. Nel caso in cui l’utente inserito sia occupato, verrà evidenziato in rosso il suo nominativo e apparirà un alert. Cliccando su “Suggerisci un orario” verrà aperto un calendario a destra con eventuali orari e date in cui il contatto da invitare è libero.

Esempio di notifica ricevuta dall’organizzatore:

Qualora decidessimo invece di optare per la proposta di un nuovo orario, si aprirà la scheda dell’appuntamento per modificarne la data e l’orario, per poi inviarlo nuovamente all’organizzatore.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 14 di 34 Come per le email ed i contatti, è possibile utilizzare la funzione di condivisione. Cliccare con il tasto destro sopra l’agenda da condividere e selezionare Condividi Agenda.

NOTA: è possibile creare più di un agenda.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 15 di 34 Selezionare le opzioni desiderate per la condivisione e al termine cliccare su Ok.

L’utente inserito nel campo email, riceverà un messaggio di notifica relativo alla condivisione, che potrà accettare e rifiutare. Una volta accettata la condivisione potrà visualizzarla tra le sue agende.

Ecco come si presenta la visualizzazione del calendario in presenza di un’agenda condivisa.

BLU = agenda propria.

VIOLA = agenda condivisa.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 16 di 34 In base ai ruoli precedentemente settati, potremmo vedere, modificare e rimuovere gli appuntamenti anche per la agende condivise.

NOTA: è possibile creare un appuntamento direttamente da un’email, cliccando con il tasto destro del mouse sopra di essa e selezionando “Crea appuntamento”.

5. IMPEGNI

Altra funzione presente all’interno di Zimbra sono gli impegni. È possibile utilizzare la propria lista di impegni per creare e monitorare i progressi di un progetto, scrivendo note, allegando file e condividendo l'elenco con altri utenti.

Per la creazione di un impegno selezionare la scheda Impegni > Nuovo Impegno.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 17 di 34 Inseriamo le informazione relative al nuovo impegno e clicchiamo su Salva.

NOTA: è possibile creare più di un elenco impegni.

Anche questa funzione può essere condivisa con altri utenti nelle stesse modalità dei contatti e delle email.

NOTA: gli impegni in Zimbra non vengono integrati con l’agenda ma bensì sono due cose che operano separate l’una dall’altra.

6. VALIGETTA

La funzione valigetta consente di salvare i file su cui si sta lavorando in uno spazio presente all’interno del proprio database Zimbra e di accedervi ogni volta che si entra nell’account, da qualsiasi computer.

All’interno della Valigetta si possono caricare varie tipologie di file, sia dal proprio pc sia dalla propria casella email (quest’ultima operazione si effettua con il link Valigetta presente all’interno di una email).

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 19 di 34 Per modificare un file presente all’interno della Valigetta, cliccare con il tasto destro e selezionare Checkout del file.

Come si vede dalle immagini sottostanti, questo permette di bloccare il file e quindi evitare che qualcun altro possa modificarlo. Sarà comunque possibile scaricarlo ma non caricarlo.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 20 di 34 Terminate le modifiche, si dovrà effetture il Checkin e caricare il file modificato. Solo a quel punto un altro utente potrà prendere in carico il file e modificarlo.

NOTA: l’opzione Ignora checkout ignora le modifiche fatte.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 21 di 34 In fase di Checkin, si dovrà selezionare il file da caricare e avverrà lo scatto della versione. Sarà dunque possibile visualizzare le vecchie revisioni del file.

Sulla parte destra, si potrà visualizzare l’anteprima del messaggio ma non sarà consentita la modifica.

NOTA: la dimensione di questi documenti andrà a gravare sullo spazio totale della casella di posta .Anche questo strumento può essere condiviso con altri utenti.

7. PREFERENZE

Di seguito è riportata un’immagine rappresentativa di quello che possiamo modificare dalle preferenze del client web mail.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 22 di 34 La parte in altro a destra, oltre ad indicare con quale account si è connessi, mostra lo stato attuale della casella di posta in termini di spazio. Cliccando sulla freccia disposta verso il basso, appariranno alcune funzioni come la guida, il cambio password e il tasto per uscire dal client.

NOTA: ogni volta che effettuiamo una modifica alle preferenze, ricordiamoci di cliccare sul tasto “Salva” in alto a sinistra.

a. Generali

Da Preferenze > Generali possiamo modificare alcuni parametri come:

OPZIONI DI ACCESSO

- il metodo di accesso, AJAX (per connessioni veloci) o HTML (per connessioni più lente);

- il tema del client;

- la lingua del client;

- la direzione durante la scrittura del testo presente all’interno del corpo del nostro messaggio;

- il carattere del client;

- il fuso orario.

RICERCHE

- impostazioni di ricerca (includere o meno il contenuto delle cartelle antispam, cestino e condivisi nelle nostre ricerche).

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 23 di 34 - lingua.

ALTRO

- quanti elementi visualizzare durante lo scorrimento dei messaggi;

- dimensioni del carattere di stampa;

- visualizzare i nomi invece degli indirizzi email quando disponibili;

- abilitare i bubble (per visualizzare gli indirizzi email in fumetti).

b. Account

Da Preferenze > Account è possibile aggiungere ulteriori account al nostro client di posta elettronica ed impostare quale utilizzare come principale.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 24 di 34 NOTA: la configurazione di questi account può essere di tipo POP o IMAP.

c. Email

Da Preferenze > Email possiamo agire su:

VISUALIZZAZIONE MESSAGGI

- tempi di controllo per la nuova posta in arrivo;

- metodo di visualizzazione (HTML o testo);

- impostare l’anteprima del messaggio;

- impostare l’apertura del messaggio in una nuova finestra;

- impostare se visualizzare o meno, automaticamente, le immagini;

- scegliere il posizionamento del riquadro di lettura;

- impostazione relative al contrassegno per i messaggi letti;

- ecc.

RICEZIONE MESSAGGI

- riprodurre un suono quando si riceve un messaggio;

- evidenziare la scheda email quando si riceve un messaggio;

- impostare i popup;

- conferme di lettura;

- impostazioni legate ai messaggi inviati a se stessi;

- messaggi duplicati.

COMPOSIZIONE MESSAGGI

- modalità di composizione del messaggio (HTML o testo);

- impostazioni legate al salvataggio delle bozze, alla conforme di lettura, alle risposte e all’inoltro.

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 25 di 34 OPZIONI POSTA SPAM

- bloccare messaggi;

- permettere messaggi.

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d. Filtri

Da Preferenze > Filtri possiamo applicare delle regole ai messaggi di posta in arrivo e in uscita come ad esempio spostare messaggi, eliminarli, inserire un TAG o inoltrarli verso un altro indirizzo.

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e. Firme

Da Preferenze > Firme si possono impostare più firme, sia formattate in testo normale sia come HTML.

Potremo inoltre decidere dove posizionare la firma nel momento in cui andremo a rispondere (tasto rispondi) ad una email, o sopra i messaggi inclusi o alla fine.

f. Fuori ufficio

Da Preferenze > Fuori Ufficio si ha la possibilità di impostare un messaggio automatico, da inviare in risposta ad ogni email ricevuta, quando si è fuori ufficio.

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g. Indirizzi affidabili

Da Preferenze > Indirizzi Affidabili possiamo creare una lista di mittenti considerati attendibili. Le mail ricevute da questi mittenti visualizzeranno automaticamente le immagini allegate.

h. Contatti

Da Preferenze > Contatti possiamo modificare:

IMPOSTAZIONI

- aggiungi contatti a “Contatti usati per email”;

- cercare i contatti prima nella rubrica generale (GAL).

AUTOCOMPLETAMENTO

- per gli indirizzi presenti nella GAL,

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Servizi Informativi – Ufficio E-Government | Pagina 30 di 34 - per gli indirizzi nella rubrica personale;

- completare auto completamento alla digitazione della virgola.

i. Agenda

Da Preferenze > Agenda possono essere impostati svariati parametri, legati alla nostra agenda.

GENERALI

- tipologia di vista;

- con quale giorno inizia la settimana;

- se rendere la visibilità degli appuntamenti pubblici o privati;

- visualizzare o nascondere il mini calendario;

- opzioni generali relative ai promemoria;

- ecc.

SETTIMANA E ORE DI LAVORO

- impostare i giorni e le ore in cui lavoriamo.

CREAZIONE APPUNTAMENTI

- impostare l’uso della finestra rapida per la creazione di un appuntamento;

- visualizzare fuso orario dell’ora di inizio e di fine dell’appuntamento.

AUTORIZZAZIONI

- permettere o meno a qualcuno di vedere i propri orari liberi/occupati;

- permettere o meno a qualcuno di invitarmi inviti a riunioni.

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j. Condivisione

Da Preferenze > Condivisione possiamo vedere se abbiamo cartelle condivise e le informazioni relative ad esse.

Possiamo inoltre ricercare delle cartelle condivise.

k. Notifiche

Da Preferenze > Notifiche si può impostare un indirizzo email per la ricezione delle notifiche.

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l. Importa/Esporta

Da Preferenze > Importa/Esporta si possono importare o esportare Account, Agenda e Contatti.

m. Tasti di scelta rapidi

Da Preferenze > Tasti di scelta rapidi possiamo vedere i tasti di scelta rapidi ed eventualmente stampare una lista.