1
Gestione pratiche LEASEPLAN
ATTENZIONE: Al fine di creare le pratiche su Webcar e Wincar è necessario prima di tutto
registrare gli appuntamenti o le entrate dal portale Stop&Go, per il quale utilizzo sarà illustrato da documentazione apposita.
Al termine della procedura sul portale Stop&Go si aprirà automaticamente il portale Webcar, il quale comunicherà la necessità d’ importare l’ incarico su Wincar per creare la pratica:
2 Aprire Wincar,
3
1.Dal menù principale cliccare sulla funzionalità di sinistra “Posta in Arrivo”. Troveremo un incarico creato con l’ operazione appena eseguita di cui sopra, da importare
analogamente a quanto viene fatto per le autorizzazioni.
Selezionare il messaggio di posta d’incarico e cliccare su importa; verrà creata una Nuova pratica nell’ elenco di Wincar:
4
2. Inserire tutti i dati necessari relativi alla pratica es Telaio, Km, colore, prima immatricolazione, Cliente, ecc, dopodichè cliccare sul tasto del preventivo:
Selezionare il “Preventivo Web”;
5
si aprirà nuovamente il portale Webcar, completare la schermata “Pratica” con tutti i dati necessari
Verificare ed inserire i dati della pratica per poter procedere, ad esempio:
- Tipo Pratica: inserire il tipo pratica corretto.
- Targa Veicolo : inserire la targa del veicolo da riparare - Chilometri: Inserire i Km attuali del veicolo
- il bottone mostrerà un pop-up per la scelta di marca, modello e versione con la possibilità di inserire le relative informazioni utili (es. Targa, VIN, Valore, ecc.),
- il proprietario: contiene tutti i dati relativi all’intestatario del veicolo in gestione.
Attenzione; in questo contesto è necessario anche inviare le date di Accettazione e Prevista consegna, come illustrato a pagina 17.
6
Preventivo
* importante verificare di aver scelto un veicolo, se questi non è stato selezionato in questa schermata comparirà il messaggio “nessun veicolo selezionato”.
Questa finestra permette di compilare in modo totalmente assistito qualsiasi preventivo di meccanica e carrozzeria, e grazie alla selezione del modello che abbiamo effettuato durante la compilazione della pratica, viene caricata la grafica di tutti i reparti (lamierati esterni, lamierati interni, organi motore, ecc.) specifici della versione scelta.
Tramite il pulsante proposto in alto è possibile accedere ai tagliandi presenti sul veicolo.
7 È possibile selezionare il pezzo di ricambio in diversi modi:
• Tramite la selezione del pezzo di ricambio, con il doppio clic sull’elenco proposto.
• Tramite la ricerca per nome (o parte di esso) del pezzo di ricambio e con il conseguente doppio clic sull’elenco proposto dalla ricerca.
• Tramite, appunto la grafica proposta cliccando sulla figura che rappresenta il pezzo voluto.
Nel caso in cui il pezzo desiderato sia un componente facente parte di una distinta è possibile cliccando con il tasto destro sulla grafica accedere a tutti i sui componenti.
Prima di effettuare la selezione del ricambio dobbiamo aver cura di scegliere l’entità del danno su cui dovremo intervenire, tenendo conto delle seguenti regole:
quantità delle parti da staccare e riattaccare;
caratteristiche della deformazione del lamierato;
ubicazione della zona deformata;
accessibilità per la riparazione;
ampiezza della superficie danneggiata;
Con la canalizzazione LEASEPLAN la riga manuale sarà guidata da una nuova procedura che di sotto viene illustrata. Per ridurre al minimo la necessità di inserire righe manualmente sono stati aumentati i codici dizionario del singolo catalogo e sono state aggiunte diciture di pezzi di ricambio di diversi allestimenti, ma nel caso questi accorgimenti non fossero esaustivi e vi fosse la necessità di inserire la riga
manualmente come sopra detto bisogna cliccare sul pulsante posto al di sotto del riquadro della grafica:
8 Comparirà la finestra seguente:
Selezionare “Ricambio” se si desidera inserire un ricambio manualmente, o “Operazione/Servizio” per altra operazioni relative alla riparazione.
Selezionando Ricambio specificare se il medesimo è originale della casa costruttrice del veicolo oppure di marca equivalente; in base alla scelta inserire il codice di ricambio, o parte di esso e cliccare su Avanti; se non si dispone dello stesso cliccare su “Partnumber non disponibile”(vedere sezione successiva con partnumber non disponibile a pagina 10):
9
Cliccando su “ok”, quindi, verrà ricercato il ricambio sul listino della casa costruttrice, permettendo la selezione dal medesimo.
In caso la ricerca non dia esito positivo è possibile cliccare su “Ricambio non presente in lista”(vedere sezione successiva con partnumber non disponibile a pagina 10).
Selezionato il ricambio desiderato, cliccare su “ok”; sarà possibile modificare prezzo e tempi relativi allo stesso; la procedura riporta anche i tempi dei ricambi già assegnati al ricambio come da esempio, se non presenti viene riportato 0 :
Ultimate le modifiche cliccare su “ok”; verrà aggiunta la riga direttamente al preventivo, NON modificabile.
10
In caso di Partnumber non disponibile è possibile ricercare il ricambio tramite una descrizione del medesimo; inserendo la parola chiave e cliccando su cerca eseguiremo la ricerce sulle descrizioni di dizionario di banca dati; selezionare il dizionario desiderato e cliccare su “ok”.
Se non presente la descrizione desiderata cliccare su “Descrizione non disponibile”:
Con la descrizione selezionata terminare l’ inserimento di riga modificando prezzo e tempi del ricambio, poi cliccare su “ok”.
Verrà aggiunta la riga direttamente al preventivo, NON modificabile.
11
Selezionando “Operazione/Servizio” la procedura riporta su una schermata di ricerca per descrizione desiderata. Qualora la descrizione non sia disponibile cliccare su “descrizione non disponibile”, con la descrizione appena digitata:
Inserire i tempi ed il prezzo dell’ operazione, cliccare su “ok”, sia che sia inserita la descrizione manualmente, sia che la descrizione sia stata selezionata come schermata sopra.
12
Verrà aggiunta la riga direttamente al preventivo, NON modificabile.
Tramite il tasto è possibile tornare al gruppo principale di grafica se ci troviamo in una distinta (vedi esempio porta anteriore sopra).
13
Classificazione del Danno:
L’individuazione del danno permette di classificarlo come segue:
• Sfumatura: Operazione (da eseguirsi quando tecnicamente necessaria). Per sfumatura si intende il trattamento di verniciatura a ciclo parziale di un lamierato con smalto monostrato o doppio strato in buono stato.
• Danno Lieve:
- per la voce SR, l’eventuale stacco e riattacco di un limitato numero di particolari di carrozzeria, di parte elettrica, di meccanica, di selleria, ecc. che interferiscono con l’operazione di riparazione;
- per la voce LA, la risagomatura di lamierato lievemente deformato in zona accessibile e non sagomata;
- per la voce VE, la verniciatura a ciclo completo della superficie stuccata e preparata per l’applicazione del fondo ( fino al 10% della superficie del lamierato e/o materiale diverso) e la verniciatura a ciclo parziale della restante superficie.
I tasti “L–“, “a” e “L+”.consentono una più precisa definizione del danno.
• Medio:
- per la voce SR, lo stacco ed il riattacco di alcuni particolari di carrozzeria, di parte elettrica, di meccanica, di selleria, ecc. che interferiscono con l’operazione di riparazione;
- per la voce LA, la risagomatura di lamierato non eccessivamente deformato ma in prossimità di zone scatolate o sagomate, con eventuale impiego di attrezzi specifici;
- per la voce VE, la verniciatura a ciclo completo della superficie stuccata e preparata per l’applicazione del fondo ( fino al 40% della superficie del lamierato e/o materiale diverso) e la verniciatura a ciclo parziale della restante superficie.
I tasti “M–“, “a” e “M+”.consentono una più precisa definizione del danno.
• Grave:
- per la voce SR, lo stacco e riattacco della maggior parte dei particolari di carrozzeria, di parte elettrica, di meccanica, di selleria, ecc. che interferiscono con l’operazione di riparazione;
- per la voce LA, la risagomatura di lamierato gravemente deformato anche in corrispondenza di zone scatolate, ma tecnicamente riparabile, con eventuale impiego di attrezzi specifici. Per particolari mobili (porte,cofani,ecc.) il ripristino è considerato al banco;
- per la voce VE, la verniciatura a ciclo completo della superficie stuccata e preparata per l’applicazione del fondo (oltre il 40% della superficie del lamierato e/o materiale diverso) e verniciatura a ciclo parziale della restante superficie.
I tasti “G–“, “a” e “G+”.consentono una più precisa definizione del danno.
• Sostituzione:
- SR: per stacco, adattamento e riattacco di tutti i particolari di carrozzeria, di meccanica, di parte elettrica, di selleria, ecc. che interferiscono con l’operazione di sostituzione.
- LA: asportazione del lamierato danneggiato, adattamento, fissaggio, saldatura del nuovo lamierato, compresa la preparazione eventuale dei bordi di giunzione dei lamierati collegati.
VE: verniciatura del nuovo lamierato e/o materiale diverso a ciclo completo, applicazione sigillanti, protettivi PVC e prodotti cerosi. Nel caso di lamierati saldati comprende l’eventuale accordatura delle giunzioni su parti non in vista (estensione di alcuni cm del ciclo completo). Non comprende la sfumatura dei lamierati contigui in vista.
14
I contenuti della griglia del preventivo:
Una volta selezionato il ricambio apparirà una riga con le seguenti intestazioni:
• Partnumber: che identifica il codice da riferire al ricambista qualora si voglia ordinare il ricambio;
• Descrizione;
• Lato dx o sx che viene selezionato tramite il menu a tendina all’interno della cella;
• Quantità;
• Tempi di SR (Stacco Riattacco), LA (Lattoneria), VE (Verniciatura) e ME (Meccanica);
• Prezzo;
• Sconto;
• Prezzo al netto dell’iva;
• Percentuale iva;
• Funzionalità di eliminazione della riga selezionata;
Cliccando all’interno di una cella in corrispondenza della riga è possibile modificare il contenuto della stessa, mentre per eliminare la riga cliccare sul bottone .
Nella parte inferiore della schermata vengono gestite le informazioni delle tariffe orarie, del costo orario del materiale di consumo, e della percentuale per il conteggio dello smaltimento rifiuti.
Inoltre è possibile da qui inviare la RICHIESTA AUTORIZZAZIONE tramite apposito tasto, che si ricollega direttamente al campo “richiedi autorizzazione” all’interno della scheda Gestione;
In base alla colorazione della cella sarà possibile modificare o meno i valori al suo interno;
Tutte le righe inserite concorrono a fornire i totali riportati in basso a destra che riepilogano i vari costi, divisi in base alla loro natura.
15
Allegati:
Questa scheda permette di gestire foto, documenti o appunti relativi alla singola pratica, dando modo di caricarli, e renderli consultabili anche successivamente.
Il bottone permette di aprire una finestra che consente di selezionare uno o più documenti ed allegarli al preventivo, che compariranno all’interno della tabella sottostante.
Da precisare che è presente un limite per la dimensione dei documenti in generale di circa 2mb per quanto riguarda il formato dei file che andremo ad allegare considerare che l’anteprima sarà visualizzabile solo per i formati compatibili come ad esempio le estensioni .jpeg, .gif e .bmp, nel caso venga allegato un file non visualizzabile all’interno dell’anteprima, sarà comunque possibile aprire il file con la modalità spiegata successivamente.
A questo punto, potrà essere specificato, tramite un menù a tendina, il tipo di documento che abbiamo appena caricato, riportandone il nome, la data in cui è stato caricato, il tipo di documento, la dimensione e la possibilità di aprire o eliminare la riga corrispondente all’oggetto.
Il bottone riportato sul lato sinistro, serve per aprire una nuova finestra che visualizza tutte le immagini precedentemente caricate mostrandole in anteprima.
Dopo aver terminato questi passaggi, tramite i tasti (in alto a destra) presenti in tutte le schermate della pratica e servono per:
salvare;
stampare un report riepilogativo contente i dati relativi alla pratica;
ottenere informazioni ed aiuto sulle funzionalita dell’applicativo Web;
ed uscire dalla pratica;
tenendo conto che premendo sul tasto di uscita viene comunque richiesto se si vuole salvare il lavoro svolto.
16
Una volta terminato l ‘inserimento del preventivo, chiudendo e salvando il preventivo, cliccare “si” alla domanda d’ importazione del preventivo redatto con il metodo Web:
In questo modo anche l’ applicazione Wincar sarà aggiornata con i dati redatti sull’ applicazione Web.
Procedura per L’importazione dell’Autorizzazione:
Per Importare l’autorizzazione che avete ricevuto dall’authority
Premere sull’icona “Posta in arrivo”, Wincar/Winmec caricherà tutte le mail ricevute
17
selezionare la mail ricevuta dall’authority e fare click sul pulsante importa, in automatico il software aggiornerà la pratica di Wincar/Winmec relativa.
Una volta ricevuta e importata l’autorizzazione ai lavori, accedere nuovamente al preventivo web come illustrato precedentemente. La pratica corrispondente sarà già aggiornata con l’ autorizzazione;
procedere come di seguito con attenzione all’inserimento delle date indicate, dalla schermata gestione di Webcar
:
Inserire le date di ciascuna delle fasi di riparazione del veicolo,
permettendo cosi l’ente di authority di autorizzare o negare la riparazione, è possibile inoltre inserire alcune note, che verranno scambiate con l’ente di authority.Come prima operazione, inserire assolutamente se L’
intervento sia o meno su prenotazione (appuntamento : determina se la data d’ accettazione è effettiva o presunta), oltre alle date di Accettazione e Prevista Consegna;
in questi due casi è necessario
specificare manualmente data ed ora, poi cliccare su invia.
18
I campi di maggior interesse sono quelli relativi alla sezione riguardante l’autorizzazione, il riparatore per effettuare la richiesta di autorizzazione NON deve inserire la data all’interno di campi bensì cliccare sul pulsante Invia di fianco, i campi data relativi verranno compilati automanticamente, contemporaneamente verrà mostrato un messaggio di invio eseguito con successo,
nel caso in cui non compaia tale massaggio l’invio NON sarà andato a buon fine, e quindi l’authority non avrà ricevuto il preventivo.
Attenzione compilare SOLO i campi necessari, NON inserire date ove non sia necessario o richiesto.
Nel caso in cui sia necessario riaprire una pratica già autorizzata o verificata da parte dell’authority è necessario premere il pulsante “Riapri Pratica” che comparirà solo all’occorrenza.
Una volta ricevuta l’ autorizzazione alle dall’ interno della pratica, dati presenti in riquadro autorizzazione come sopra), procedere con l’ inserimento e l’ invio delle date ed orario relative alla lavorazione del veicolo e precisamente:
-Entrata Veicolo: Data ed ora in cui il veicolo accede all’ area di riparazione.
-Inizio Lavori: Data ed ora in cui si iniziano le riparazioni preventivate ed autorizzate al veicolo.
-Termine Lavori: Data ed ora in cui terminano le riparazioni al veicolo
