Relazione giustificativa della spesa Ufficio proponente: Attività Strumentali
Oggetto: Noleggio triennale di tot. n. 6 fotocopiatrici multifunzione monocromatiche OLIVETTI D-Copia 5500 MF Plus per le Sedi di Biella, Cuneo, Ivrea, Vercelli, Asti e Torino Nord.
Nell’anno 2012 sono stati stipulati con la Ditta KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA spa n. 3 contratti di noleggio di durata quadriennale, in convenzione CONSIP (bando “fotocopiatrici 19” lotto 1), per tot. n. 6 (sei) macchine fotocopiatrici KYOCERA TASK ALFA 5500 I di fascia alta (velocità di 45 copie/minuto) con produttività max di 7.500 copie a trimestre, con funzione di scanner di rete a colori, come da seguente dettaglio:
Contr. 7411184224 riferito al noleggio di n. 1 fotocopiatrice s.n. N3Y2304578 per la Sede di Asti (rif. ordine di acquisto n. 354917 del 11/05/2012). La decorrenza del noleggio è avvenuta in data 22.06.2012, una volta acquisito il verbale di installazione e collaudo.
Contr. 7411184388 riferito al noleggio di n. 1 fotocopiatrice s.n. N3Y2405143 per la Sede di Biella (rif. ordine di acquisto n. 356132 del 15/05/2012). La decorrenza del noleggio è avvenuta in data 14.07.2012, una volta acquisito il verbale di installazione e collaudo.
Contr. 7411184382 riferito al noleggio delle seguenti 4 fotocopiatrici: s.n. N3Y2404866 per la Sede di Cuneo, s.n. N3Y2405197 per la Sede di Torino Nord, s.n. N3Y2203958 per la Sede di Ivrea e s.n. N3Y2203838 per la Sede di Vercelli (rif. ordine di acquisto n. 355984 del 15/05/2012). La decorrenza del noleggio è avvenuta in data 30.06.2012, una volta acquisiti i rispettivi verbali di installazione e collaudo.
Dato l’approssimarsi della data di scadenza dei suddetti noleggi e del conseguente ritiro delle citate macchine, con nota dello scrivente ufficio del 20/06/2016, è stata effettuata una preliminare rilevazione presso le suddette Sedi al fine di ottenere dati aggiornati sulle diverse necessità e valutare la possibilità di ridurre il numero delle fotocopiatrici in dotazione.
Dalle risposte fornite con note del 22/06/2016 (Sede di Biella, Ivrea e Torino Nord) e del 21/06/2016 (Sede di Asti, Cuneo e Vercelli) è emerso che gli uffici interessati necessitano ancora del servizio in questione, ritenendo rispondente alle esigenze il modello di fotocopiatrice monocromatica OLIVETTI D-COPIA 5500 MF Plus individuata dalla scrivente e proposta a noleggio in Convenzione CONSIP
“Multifunzione 25 lotto 1” sul portale ACQUISTI IN RETE P.A. dal fornitore OLIVETTI, la quale consente la scansione/stampa nel formato A3 ed è dotata di alimentatore automatico di originali fronte/retro nonchè della funzione di scanner di rete (a colori).
Si stabilisce per tutte le Sedi una durata di noleggio di mesi 36, preferendo la minor durata consentita tra le opzioni attive.
Il canone di noleggio varia a seconda della produttività scelta a trimestre. La sola Sede di Torino Nord necessità di una produttività della macchina superiore alle 9.750 copie a trimestre (rif. relazione
NUMERO DATA DETERMINAZIONE 340 05/07/2016
del Responsabile dell’UOT Settore Verifica e Ricerca di Torino del 21.06.2016) mentre per le restanti cinque Sedi è ritenuta sufficiente una produttività a trimestre inferiore al limite indicato, che la Convenzione al punto 2.2 identifica come “bassa”. Al termine del periodo di noleggio se il numero delle copie effettuate eccederà del 100% i quantitativi indicati, il fornitore addebiterà in fattura un costo aggiuntivo a copia di euro 0,00298 + IVA per l’opzione “produttività bassa” e di euro 0,00266 per l’opzione “produttività media”. Visto quanto consentito dal punto 4.7 della Convenzione, verrà comunque richiesto alla ditta OLIVETTI in fase di ordine che l’eventuale conguaglio delle copie eccedenti venga calcolato sull’ammontare totale delle copie prodotte da tutte le macchine appartenenti allo stesso ordine con identico livello di produttività.
Il canone trimestrale di cui sopra ammonta ad euro 205,30 + IVA per ciascuna macchina “a produttività bassa” (codice articolo produttore B3200 e codice articolo convenzione 25L136B) e ad euro 254,80 + IVA per la macchina “a produttività media” (codice articolo produttore B3200 e codice articolo convenzione 25L136M) . Nel costo indicato sono inoltre comprese per tutto il periodo di noleggio, le spese per la fornitura dei necessari materiali di consumo, l’assistenza tecnica e relativa manutenzione delle macchine, la loro consegna ed installazione ed il ritiro, previa richiesta, dei materiali di risulta.
In riferimento al punto 3.4 della Convenzione in esame, per quanto concerne la valutazione dell’esistenza di possibili “interferenze” nell’esecuzione del servizio oggetto del noleggio, non si ritiene allo stato di evidenziare particolari rischi all’interno di uno specifico D.U.V.R.I., cosicchè quest’ultimo non viene redatto e non vengono conteggiati costi per la sicurezza a carico dell’Amministrazione (per la fase della consegna della macchina le Sedi interessate dispongono di idoneo impianto elevatore e non risultano particolari problemi di logistica).
Analogamente a quanto già stabilito nelle ultime convenzioni di noleggio già stipulate per altre macchine presso diverse Sedi, si reputa di prevedere in aggiunta alla dotazione base, il servizio opzionale di “finitura con pinzatura” (codice 25L136F-M per la macchina riferita alla Sede di Torino Nord e codice 25L136C-B per le restanti macchine). Trattasi di dispositivo che consente la fascicolazione e successiva pinzatura dei fogli con capacità garantita di 50 fogli f.to A4, al costo trimestrale di Euro 28,30 + IVA a macchina.
Il canone di noleggio triennale per ogni macchina a produttività bassa ammonterebbe quindi ad euro 2.803,20 + IVA pari a complessive euro 14.016,00 + IVA per tutte le cinque macchine.
Il canone di noleggio triennale per la macchina a produttività media riferita alla Sede di Torino Nord ammonterebbe invece ad euro 3.397,20 + IVA.
Premesso quanto sopra, si propone pertanto l’adesione alla convenzione “Fotocopiatrici multifunzione 25 lotto 1” con fornitore la Ditta OLIVETTI spa per tot. n. 6 macchine noleggiate modello OLIVETTI D-COPIA 5500 MF Plus dotate di dispositivo di finitura con pinzatura al costo triennale totale di Euro 17.413,20 + IVA pari ad Euro 21.244,11 IVA compresa, da imputarsi al cap. U.1.03.02.07.008 livello V (noleggi di impianti e macchinari) livello VI 01.
L’impegno di spesa per il corrente anno viene presuntivamente calcolato con decorrenza 01/07/2016 poiché la data di effettiva attivazione del servizio corrisponderà a quella di avvenuta
installazione e collaudo da parte della ditta delle macchine ordinate ed è pari ad Euro 2.902,32 + IVA per complessive Euro 3.540,84 IVA compresa da imputarsi al cap. di spesa U.1.03.02.07.008 livello V (noleggi di impianti e macchinari) livello VI 01 dell’esercizio 2016.
Torino 27/06/2016
IL DIRETTORE REGG. DELL’UFFICIO
Dott.ssa V. R. ROMANIELLO
