RIMBORSI SPESE PER TRASFERTE DEI DIPENDENTI E DEI COLLABORATORI
SOMMARIO/
1. TRASFERTE/
2. REDDITO DI LAVORO DIPENDENTE/
3. TIPI DI RIMBORSI SPESE/
4. SPESE PER “TRASFERTE” FUORI DEL TERRITORIO COMUNALE ED ENTRO/
5. REQUISITI DEI RIMBORSI SPESE ALL’AMMINISTRATORE/
6. DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI DELLE SPESE DI TRASFERTA/
7. DICHIARAZIONE DEL DIPENDENTE (C.D. NOTA SPESE)
8. AUTORIZZAZIONE (C.D. LETTERA INCARICO) DELLA TRASFERTA/
9. ANNOTAZIONE NEL LIBRO UNICO DEL LAVORO (L.U.L.).
1. TRASFERTE.
Per “trasferta” si intende l'esercizio della prestazione lavorativa da parte del dipendente/collaboratore al di fuori della sede ordinaria di lavoro, come individuata dal contratto di lavoro corrente.
Nel caso di lavoratori dipendenti si ha trasferta quando il dipendente svolge l’attività fuori del Comune sede del datore di lavoro.
Nel caso di collaboratori coordinati e continuativi, si ha trasferta quando il collaboratore è chiamato a svolgere un’attività fuori dalla sede naturale in cui è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie funzioni.
Pertanto, i rimborsi delle spese sostenute per il raggiungimento della sede di lavoro configurano un provento tassato.
Il rimborso delle spese per trasferte interessa tutti i soggetti (dipendenti, collaboratori, amministratori) che svolgono la loro attività fuori della propria sede di lavoro, nell’interesse dell’azienda, per periodi temporanei e, pertanto, devono sostenere delle spese per vitto, alloggio e viaggi, che hanno particolare rilevanza dal punto di vista fiscale ed organizzativo sia per l’azienda sia per il lavoratore.
Il carattere della temporaneità deve essere inteso come limite per evitare che venga riservato il trattamento fiscale relativo ai rimborsi spese a trasferte troppe lunghe, che rientrerebbero, invece, nei benefit concessi al lavoratore. Allora potrebbe sussistere il requisito non della temporaneità, ma della definitività di svolgere il lavoro fuori sede, tipica del trasferimento.
Al riguardo, la Circ. n. 326, del 23.12.97, ha precisato che il requisito della temporaneità deve essere verificato caso per caso, non trovando diretta applicazione, nel settore privato, il limite secondo cui la missione eseguita in una medesima località non può superare i 240 giorni (regola prevista per i dipendenti pubblici dalla L. 836/73).
Elementi necessari per identificare le “trasferte”/
- la trasferta deve rispondere a esigenze di svolgimento dell’attività lavorativa al di fuori dell’abituale sede di lavoro, stabilita secondo le pattuizioni contrattuali;
- deve essere temporanea e riferita all’esigenza di servizio di carattere transitorio;
- deve essere comandata dal datore di lavoro.
2. REDDITO DI LAVORO DIPENDENTE/
I rimborsi spese per le trasferte non hanno natura retributiva se versati dall’azienda per rifondere le spese sostenute dal dipendente.
La R.M. n. 248/2008 ha affermato che le somme rimborsate ai dipendenti non costituiscono reddito di lavoro tassabile “nel presupposto che il rimborso corrisposto vada effettivamente a compensare le spese sostenute nel quadro di uno spostamento tecnicamente riconducibile al concetto di trasferta”.
Tuttavia il legislatore fiscale è intervenuto a disciplinare questa materia:
sia per controllarne l’inerenza all’attività dell’azienda (ex art. 109 c. 5 Tuir), per cui le spese sono deducibili se e nella misura in cui si riferiscono ad attività e beni da cui derivano ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito o che non vi concorrono in quanto esclusi.
Al riguardo è opportuno precisare che non è sufficiente che le spese siano astrattamente compatibili con le esigenze di trasferta, ma devono essere anche proporzionate con le reali necessità che il dislocamento comporta;
sia per prevenire pratiche evasive mediante la contabilizzazione di trasferte fittizie al fine di evitare la tassazione di una parte del reddito pagato al dipendente.
La disciplina in argomento è valida anche per i collaboratori in quanto le somme a loro versate sono state assimilate ai redditi di lavoro dipendente (art.50, Tuir).
Secondo l’art. 51, cc. 1 e 5, TUIR, il reddito di lavoro dipendente è costituito da tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d'imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro.
Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente €
in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.
In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all'alloggio, al viaggio e al trasporto (entro il limite giornaliero di € 180,76 se in Italia e di € 258,23 se all’estero ai sensi art. 95 Tuir), nonchè i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all'importo massimo giornaliero di € 15,49, elevate a € 25,82 per le trasferte all'estero (per lavanderia, telefono, parcheggio, mance, analiticamente attestate dal dipendente).
Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale concorrono a formare il reddito, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (es. biglietti autobus, ricevuta taxi).
3. TIPI DI RIMBORSI SPESE/
Secondo la Circ. n. 326 del 23.12.97, quindi, si hanno tre diversi tipi di rimborsi:
1. forfetario (o tramite indennità o diaria): le indennità forfetarie, al netto delle spese di viaggio e trasporto, sono escluse dal reddito di lavoro dipendente fino a € 46,48 al giorno (trasferte in Italia),
€ 77,47 al giorno (trasferte all’estero). La parte eccedente tali importi concorre a formare il reddito. Si precisa che la deducibilità di tale tipo di costo non è riconosciuta ai fini Irap in quanto trattasi di un rimborso forfetario (mentre sono deducibili i cosiddetti rimborso a piè di lista).
2. analitico (o piè di lista): i rimborsi analitici di spese idoneamente documentate per vitto, alloggio e viaggio, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente entro i limiti suddetti.
Nel caso in cui il dipendente (o il collaboratore) sia stato autorizzato ad utilizzare, per una specifica trasferta, un proprio automezzo o un veicolo a noleggio (art. 95 c. 3 Tuir), le relative spese di trasporto sono deducibili dal reddito di impresa per un importo massimo pari al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio, relativi ad automezzi di potenza non superiore a 17 o a 20 cavalli fiscali, a seconda che si tratti di autoveicoli con motore a benzina o diesel.
Diversamente, se vengono utilizzati autoveicoli con una potenza superiore alle suddette cilindrate, le relative spese di trasporto risulteranno deducibili solo fino a concorrenza del detto limite previsto per gli autoveicoli di potenza inferiore.
Si evidenzia che la Circ. n. 326/97, precisa che i rimborsi di spese di viaggio possono essere erogati anche sotto forma di Indennità chilometrica; in questo caso non è necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta (anche se, a parere di chi scrive, è opportuno compilarla per evitare contestazione da parte degli organi di controllo), che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio. È invece necessario che l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato e al costo chilometrico secondo il tipo di autovettura e che tali elementi risultino dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro. È chiaro che l’eventuale corresponsione di una indennità, in aggiunta al rimborso analitico, concorre a formare il reddito;
3. misto: i suddetti limiti di indennità sono ridotti di 1/3 in caso di
rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio ovvero di vitto e alloggio fornito gratuitamente.
RIMBORSO ANALITICO O A PIE’ DI LISTA PER TRASFERTE IN ITALIA Tipo di
spesa
Documenti di spesa
Limite max N.I. per dipendente
Limite max deducibile per impresa
Viaggio e trasport o
Spese
documentate analiticamente
Nessun
limite Solo per i rimborsi chilometrici se l’auto è del dipendente o presa a noleggio
Vitto e
alloggio Spese
documentate analiticamente
Nessun limite
€.180,76 al giorno
Altre
spese Spese attestate analiticamente dal dipendente
€.15,49 al giorno
Nessun limite
Vantaggi del rimborso analitico o a piè di lista
- trattamento fiscale di favore per il personale, con conseguente esonero da adempimenti per il datore di lavoro, sia ai fini fiscali che contributivo, poiché i rimborsi a piè di lista sono di regola esclusi dall’imponibile Irpef (art. 51 c. 5 Tuir), con analoghi effetti ai fini previdenziali. Per il dipendente non si ha fringe benefit;
- rifusione delle sole spese effettivamente sostenute e documentate;
- possibilità per il datore di lavoro di fissare dei tetti massimi di spesa rimborsabile;
- per il sistema di rimborso in esame, dal 01.01.2008 è detraibile l’Iva (sulle spese da trasferta riferite al pernottamento e ai pasti documentate da fattura).
Svantaggi del rimborso analitico
- il dipendente deve richiedere, conservare e consegnare al datore di lavoro tutta la documentazione delle spese sostenute in trasferta;
- controlli sulla documentazione giustificativa presentata dal dipendente con il rischio di sanzioni tributarie in capo alla società in caso di documentazione inidonea od incompleta, senza rischi per il dipendente.
Vantaggi del sistema a “forfait”
- evita il dispendio di energie per il controllo della documentazione giustificativa che nel caso in esame non è necessaria. Infatti, in questo caso è sufficiente che il personale preposto a liquidare l’indennità in parola venga a conoscenza per ciascun periodo di paga al momento di elaborazione del cedolino delle giornate di trasferta effettuate dal dipendente, dovendo moltiplicare tale numero per l’importo dell’indennità giornaliera (a parte le spese di viaggio che vanno rimborsate analiticamente),
- riduce il rischio di sanzioni tributarie in quanto si tratta di controllare soltanto il tetto giornaliero di franchigia Irpef (€ 46,48 o € 77,47 per le trasferte all’estero).
Svantaggi del sistema a forfait
- considerare come rimborso le somme che il dipendente percepisce al netto delle ritenute fiscali.
- Il rimborso è escluso da tassazione entro i limiti giornalieri fissati dall’art. 51, c. 5, Tuir, che è probabile che venga superato; l’eccedenza dell’indennità riconosciuta rispetto ai limiti fiscali massimi è imponibile sia ai fini dell’Irpef sia ai fini contributivi.
4. SPESE PER “TRASFERTE” FUORI DEL TERRITORIO COMUNALE ED ENTRO/
In base all’art. 95, c. 3 (ex art. 62, c. 1-ter), Dpr 917/86 (Spese per prestazioni di lavoro), le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono deducibili per l’impresa:
per un ammontare giornaliero non superiore ad € 180,76;
il predetto limite è elevato ad € 258,23 per le trasferte all'estero.
Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel (Indennità chilometrica).
I suddetti limiti devono ritenersi operanti esclusivamente con riferimento ai rimborsi effettuati a piè di lista (o analitici) e non anche ai rimborsi forfetari o misi.
Dunque, i rimborsi forfetari e quelli misti erogati in denaro al dipendente (o al collaboratore) sono interamente deducibili dal reddito d’impresa, a prescindere dal loro importo e dalla loro tassazione in capo al percipiente.
Pertanto, i rimborsi spese di vitto e alloggio fuori del Comune sede impresa:
se effettuate con il criterio forfetario o misto, sono interamente deducibili;
invece, se effettuate con il criterio analitico, sono deducibili entro il limite giornaliero detto.
Il Rimborso di spese per vitto e alloggio relativo a trasferte nel Comune sede dell’impresa:
per l’impresa sono interamente deducibili;
per il dipendente, esse concorrono a formare il reddito, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (es. biglietti autobus, ricevuta taxi).
Trasferte effettuate nel territorio comunale
Trattamento fiscale
Spese di trasporto (autobus, tax) Non imponibili per il dipendente se sono documentate analiticamente Rimborso chilometrico (auto del
dipendente o presa a noleggio)
Imponibile per il dipendente.
Deducibile dal reddito di impresa.
Per i rimborsi chilometrici, inerenti le trasferte effettuate fuori del territorio comunale, secondo l’art.95, c. 3, Tuir, i rimborsi in esame sono deducibili dal reddito di impresa limitatamente alla tariffa di noleggio o al costo di percorrenza, corrispondente agli autoveicoli con potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, o 20 cavalli fiscali se diesel.
Le limitazioni alla deducibilità previste in relazione a taluni emolumenti, individuati dal Tuir, corrisposti ai lavoratori dipendenti, devono ritenersi, in linea di massima, operanti anche nelle ipotesi in cui i medesimi emolumenti siano erogati a percettori di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (R.M. n.95 del 21.03.02).
5. REQUISITI DEI RIMBORSI SPESE ALL’AMMINISTRATORE
Tra i primi obiettivi degli amministratori deve rientrare la regolarità degli adempimenti formali e sostanziali nella gestione aziendale.
Essendo l'organo amministrativo direttamente responsabile in ordine alla conduzione aziendale è opportuno che siano ben regolamentati sia i rimborsi spese che i compensi.
Ai fini civilistici, si evidenzia che nessuna norma regola espressamente il rimborso delle spese agli amministratori, per cui occorre fare riferimento ai precetti che ne regolano i compensi e a quelli relativi al mandato (art. 1720 C.C.) (Spese e compenso del mandatario), in base al quale il mandante deve rimborsare al mandatario le anticipazioni, con gli interessi legali dal giorno in cui sono state fatte, e deve pagargli il compenso che gli spetta.
Gli artt. 2364 e 2389 C.C. sanciscono che l'assemblea ordinaria della società determina il compenso all'amministratore se non è stabilito dall'atto costitutivo o nello statuto.
Infatti, l’art. 2364 c.c. prevede che nelle società prive di consiglio di sorveglianza, l'assemblea ordinaria: … 3) determina il compenso degli amministratori e dei sindaci, se non è stabilito dallo statuto; 4) delibera sulla responsabilità degli amministratori e dei sindaci; 5) delibera sugli altri oggetti attribuiti dalla legge alla competenza dell'assemblea, nonché sulle autorizzazioni eventualmente richieste dallo statuto per il compimento di atti degli amministratori, ferma in ogni caso la responsabilità di questi per gli atti compiuti.
L’art. 2389 c.c. prevede che i compensi spettanti ai membri del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo sono stabiliti all'atto della nomina o dall'assemblea. La rimunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche in conformità dello statuto è stabilita dal consiglio di amministrazione, sentito il parere del
collegio sindacale. Se lo statuto lo prevede, l'assemblea può determinare un importo complessivo per la remunerazione di tutti gli amministratori, inclusi quelli investiti di particolari cariche.
Pertanto l'amministratore non può prelevare somme
"corrispettive" se non risultano attribuite secondo le regole enunciate.
Secondo l’art.2392 c.c. gli amministratori devono adempiere i doveri ad essi imposti dalla legge e dallo statuto con la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico e dalle loro specifiche competenze. Essi sono solidalmente responsabili verso la società dei danni derivanti dall'inosservanza di tali doveri.
Si evidenzia che sono rimborsabili le spese sostenute per l'espletamento dell'incarico affidato dalla società e che il conferimento dell'incarico stesso deve risultare da idonea documentazione quale può essere, ad esempio, il verbale del Consiglio di Amministrazione o quello dell'Assemblea dei soci.
L'amministratore, per ottenere il rimborso delle spese sostenute ed ammesse, è tenuto a presentare delle NOTE SPESE con la periodicità concordata con la società.
Ciascuna nota deve essere DETTAGLIATA, SOTTOSCRITTA E DOCUMENTATA quando il rimborso ha luogo con il criterio del "piè di lista".
Diversamente, per il rimborso forfetario non è richiesta naturalmente alcuna documentazione, ma tale compenso concorrerà a formare il reddito del percipiente e sarà assoggettato a ritenuta di acconto.
Ai fini della deducibilità fiscale le "pezze giustificative" devono essere in linea con le rispettive norme; a tale scopo dalle circolari ministeriali si rileva che:
il documento (ricevuta fiscale o fattura) deve essere emesso dal percettore delle somme (ristorante, albergo, ferrovie ecc); deve essere intestato all'amministratore, con l'indicazione del relativo codice fiscale, e deve contenere l'indicazione della società per conto della quale vengono anticipate le spese;
gli scontrini fiscali, mancando della necessaria intestazione, sono indeducibili in capo alla società, con la sola eccezione per i documenti di viaggio (es. biglietti autobus o aerei) che non necessitano, in deroga al principio generale, del requisito della intestazione.
Per quanto concerne l'uso della autovettura della società è necessario allegare alle note spese le schede carburanti, le ricevute o fatture fiscali comprovanti le eventuali manutenzioni e/o riparazioni e gli scontrini relativi ai pedaggi autostradali.
E' opportuno ribadire che siffatte note spese sono assolutamente necessarie, oltre che per esigenze amministrative interne, anche per la deduzione degli oneri dal reddito lordo delle società così come l'inosservanza delle regole può produrre l'indeducibilità delle spese di gestione con danno per le società medesime.
6. DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI DELLE SPESE DI TRASFERTA
In generale le imprese, tenuto conto anche degli adempimenti contabili e fiscali, regolamentano la prassi di documentare i Rimborsi spese relative alle trasferte effettuate dai suoi collaboratori.
Le modalità di documentazione delle prestazioni di servizi per alberghi e ristoranti sono disciplinate dalle seguenti disposizioni:
art. 8, L. 249/1976, che disciplina l’obbligo di rilascio di apposita ricevuta fiscale per ogni operazione per la quale non fosse obbligatoria, ai sensi dell’art.22/633, l’emissione della fattura;
D.M. 13.10.79, che ha stabilito le caratteristiche della ricevuta fiscale e le relative modalità di rilascio da parte dei fornitori di tali servizi;
D.M. 18.01.80, che ha previsto l’emissione della ricevuta fiscale utilizzando appositi stampati predisposti dalle tipografie autorizzate dal M.F. alla stampa dei documenti di accompagnamento del BB.VV.;
Art. 12, L. 413/91, che ha previsto l’obbligo di certificazione dei corrispettivi mediante il rilascio della ricevuta fiscale o dello scontrino fiscale (anche manuale o prestampato) a tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi in relazione alle quali non è obbligatoria l’emissione della fattura, se non a richiesta del cliente;
Art.1, Dpr 696/96, che ha previsto la libera scelta tra l’emissione della ricevuta fiscale o dello scontrino.
In base all’art. 22, c. 1, n. 2 DPR 633), l’emissione della fattura non è obbligatoria, se non è richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione: … 2) per le prestazioni alberghiere e le somministrazioni di alimenti e bevande effettuate dai pubblici esercizi…”.
Di conseguenza, possiamo dire che per tali prestazioni è stato meno frequente la richiesta della fattura rispetto alla ricevuta o allo scontrino fiscale, anche in considerazione del fatto che:
la fattura serve nei soli casi di detraibilità dell’Iva;
per il fornitore, la ricevuta fiscale è più semplice sia al momento dell’emissione sia al momento della registrazione. Inoltre può omettersi l’annotazione degli estremi identificativi del cliente, la separata indicazione dell’imponibile e dell’Iva;
per il cliente, la ricevuta fiscale non deve essere annotata nel registro degli acquisti;
anche se il dipendente/collaboratore in trasferta riceve la fattura, intestata a proprio nome, per il datore di lavoro non nasce l’obbligo di annotazione sul registro degli acquisti, in quanto l’art.25 prevede che su tale registro devono essere registrate solo documenti (fatture, autofatture, bollette doganali) che riguardano in modo diretto il soggetto passivo, che è tenuto all’obbligo e può recuperare l’Iva.
È da dire che la ricevuta fiscale può essere utile anche per documentare la spesa ai fini delle imposte sui redditi. In tali ipotesi è necessario che sulla ricevuta fiscale vengano aggiunti gli elementi di identificazione dell’impresa o del professionista (cognome e nome o ragione sociale o denominazione del cliente/committente e dell’indirizzo del medesimo - Nota II.DD. n.9 del 19.04.80, prot.876 -), ovvero l’indicazione della sola partita Iva o del Codice fiscale del cliente).
7. DICHIARAZIONE DEL DIPENDENTE (C.D. NOTA SPESE) Le spese per vitto, alloggio e viaggio sostenute dal dipendente/collaboratore nell’ambito di una “Trasferta”, possono dare luogo a costi deducibili purchè:
le spese siano attestate dal dipendente in un apposito documento riepilogativo (Nota Spese), che il datore di lavoro deve conservare unitamente ai documenti giustificativi che devono essere allegati;
tutte le spese da rimborsare risultino sostenute nei luoghi e nei tempi in cui la trasferta è avvenuta e documentate da fatture, ricevute o scontrini fiscali che devono essere allegati e consegnati al datore di lavoro.
Si evidenzia che il documento che consente al datore di lavoro la deducibilità del costo è costituito, nel caso di rimborso tramite il sistema del piè di lista, dalla “Nota spese” compilata dal dipendente.
A tal fine, la Nota spese, per dimostrare i requisiti certezza, obiettiva determinabilità e di inerenza della spesa, deve indicare i seguenti dati:
la data, il luogo e l’importo in cui la spesa è stata effettuata;
la società per la quale si effettua la trasferta;
il periodo ed il motivo della trasferta;
la documentazione allegata comprovante l’importo (fattura o ricevuta);
gli enti o le persone visitate per conto della società;
il percorso effettuato;
i chilometri percorsi.
Nel caso si opti per il rimborso a “forfait”, a norma dell’art.51, 5^ c., Tuir, la deduzione del rimborso tramite indennità può prescindere dalla suddetta documentazione giustificativa delle spese di vitto e alloggio.
Secondo la Circ. 9/2796 del 05.01.1981, al fine di evitare eventuali contestazioni dagli organi di controllo, è consigliabile la seguente procedura:
autorizzazione del datore di lavoro (c.d. lettera di incarico), nella quale devono essere indicati il periodo di trasferta, il luogo ovvero i luoghi da raggiungere ed il motivo della trasferta;
la richiesta di rimborso spese debitamente sottoscritta (Nota spese), riepilogativa delle spese sostenute durante la trasferta, con allegata tutta la documentazione giustificativa (fatture, ricevute fiscali, scontrini fiscali, altri documenti idonei), regolarmente intestata a chi ha usufruito della prestazione e congruente con la trasferta);
rimborso al dipendente nei limiti stabiliti dalla legge e relativa annotazione in contabilità.
Secondo la Cass. n. 6650 del 24.03.06, le Note spese presentate dai dipendenti, ancorchè autorizzate, convalidate e liquidate dalla società, non costituiscono di per sé prova dell’inerenza degli oneri all’attività dell’impresa, che costituisce un requisito ulteriore per la loro deducibilità.
Per il riconoscimento della deducibilità delle NOTE SPESE liquidate da una società ai propri dipendenti ha illustrato i criteri da soddisfare:
dopo avere escluso la necessaria inerenza all’attività svolta delle note spese in considerazione del fatto che “… è bene ipotizzabile un accordo elusivo, in forza del quale la società datrice di lavoro può rimborsare spese voluttuarie al dipendente (estranee all’attività dell’impresa) al fine di aumentare i costi deducibili e, nel contempo, erogare in tal modo “fuori busta” sottratti alle ritenute fiscali e previdenziali”;
e ribadito il generale principio in base al quale “… Perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative di reddito, non solo è
necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito d’impresa”;
ha evidenziato che “per provare tale ultimo requisito non è sufficiente … Che la spesa sia stata dall’imprenditore riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa” (in tal senso Cassazione, n.14570 del 06.07.01; Cassazione, sent. n.6300 del 13.03.98).
8. AUTORIZZAZIONE (C.D. LETTERA INCARICO) DELLA TRASFERTA/
In merito all’autorizzazione della trasferta, si evidenzia che:
a differenza del passato in cui la trasferta doveva essere preventivamente autorizzata in forma scritta da parte dell'impresa, che doveva predisporre un documento ad uso interno (lettera di incarico) nel quale andava indicato, in aggiunta ad una breve motivazione della missione, la località di destinazione, le relative percorrenze e il mezzo di trasporto utilizzato;
con la riforma del 1997 il Ministero delle Finanze ha ritenuto di eliminare quest'obbligo formale che creava notevoli difficoltà nella gestione aziendale senza sostanziali vantaggi in termini di maggiore trasparenza nei controlli.
A seguito di ciò è stato chiarito che non è più necessaria un'autorizzazione preventiva alla trasferta e che la trasferta e le
documentazione conservata dal committente (datore di lavoro).
Al riguardo, la C.M. 16 luglio 1998, n. 188/E ha affermato che
"poiché in nessun paragrafo della circ. n. 326/E è imposta la predisposizione di un'autorizzazione preventiva alla trasferta, ne consegue che tale documento non è più richiesto ad alcun fine e che la trasferta e le spese a essa collegate devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro".
Ai fini fiscali è importante vedere quale documentazione deve ottenere il datore di lavoro per poter dedurre dal reddito d'impresa le spese che, obbligatoriamente, deve rimborsare al lavoratore in missione.
Su questo aspetto, già da tempo l'Amministrazione finanziaria ha chiarito che un aspetto fondamentale per la deduzione dei costi in capo all'impresa è costituito dalla dichiarazione resa dal dipendente (c.d. Nota Spese).
La R.M. del 17/02/1982, n. 8/512 ha affermato che la dichiarazione del dipendente relativa ai costi sostenuti per conto dell'impresa deve in generale ritenersi veritiera e come tale documento idoneo ai fini della deducibilità dei costi stessi, non necessitando quindi di documenti rilasciati da terzi ed intestati all'impresa datrice di lavoro.
Per la deducibilità dei costi è sufficiente la nota spese dei dipendenti, anche se i documenti giustificativi (scontrini o ricevute fiscali) non contengano l'indicazione dell'azienda (R.M. 21.9.1979, n. 9/1108; R.M.
5.1.1981, n. 9/2796; R.M. 19.4.1980, n. 876).
Non deve trarre in inganno l'affermazione contenuta nella premessa della C.M. 23.12.1997, n. 326/E - "le precedenti circolari e risoluzioni concernenti la determinazione dei redditi di lavoro dipendente e di quelli
a questi assimilati non espressamente richiamate nella presente circolare devono intendersi in via generale revocate" - in quanto:
la problematica relativa alla documentazione probatoria per consentire la deduzione in capo all'impresa delle spese per trasferte attiene alla determinazione del reddito d'impresa, e non alla determinazione dei redditi di lavoro dipendente;
l'interpretazione secondo cui è necessaria l'attestazione del dipendente nella nota riepilogativa (cd. nota spese) è stata confermata anche successivamente alla menzionata C.M. 326/E/1997.
Pertanto, gli interventi di prassi, ancorché precedenti all'emanazione della C.M. 326/E/1997, devono ritenersi ancora validi almeno con riferimento alla documentazione che i dipendenti devono consegnare al datore di lavoro al fine di ottenere il rimborso delle spese sostenute e di consentire al datore di lavoro di dedurre le spese rimborsate, spese che, ancorché anonime, rispettano - grazie all'attestazione del dipendente - il requisito della certezza ed inerenza (art. 109, co.
1 e 5, D.P.R. 917/1986).
La C.M. 16 luglio 1998, n. 188/E, richiamando il paragrafo 2.4.1. della C.M. n. 326/E/1997 secondo cui le spese di viaggio (treno, aereo, nave) e di trasporto (taxi, autobus, metropolitana) con mezzi pubblici possono essere documentati attraverso i relativi biglietti anche se anonimi, precisa che anche ai fini della documentazione delle altre spese sostenute in occasione delle trasferte, quali quelle di vitto e alloggio e quelle rimborsabili in esenzione d'imposta fino ad un importo massimo giornaliero di lire 30.000 e lire 50.000 per le trasferte all'estero (ad esempio lavanderia, parcheggio, telefono, mance, depositi bagagli, servizi
sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse "e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa".
Dunque, la documentazione probante il sostenimento delle spese deriva:
1 - dalla documentazione, ancorché anonima, conservata dal datore di lavoro. Per le spese minute ("altre spese"), è sufficiente la dichiarazione sottoscritta dal dipendente nella nota spese, senza alcun obbligo di documentazione (la C.M. 23.12.1997, n. 326/E cita l'esempio dell'acquisto della carta per la fotocopiatrice e delle pile per la calcolatrice).
Non occorre la nota spese nell'ipotesi in cui il documento giustificativo di spesa sia intestato al datore di lavoro, come nel caso di:
fattura (unico documento idoneo a consentire la detrazione dell'Iva inclusa nel corrispettivo del bene o del servizio; in assenza di fattura l'Iva non detratta costituisce costo accessorio alla prestazione principale, deducibile secondo le ordinarie regole; in proposito si rinvia alla Circolare 19/05/2010, n. 25/E a rettifica della Circolare 03/03/2009, n. 6/E);
ricevuta fiscale "integrata a cura del soggetto emittente con i dati identificativi del cliente" (comma 1 dell'articolo 3, D.P.R. 696/1996),
scontrino fiscale "parlante" (ossia integrato con il codice fiscale del cessionario o committente).
Quanto a quest'ultimo, l'art. 3, D.P.R. 21.12.1996, n. 696 recita: "Ai fini della deducibilità delle spese sostenute per gli acquisti di beni e di servizi agli effetti dell'applicazione delle imposte sui redditi, può essere utilizzato lo scontrino fiscale, a condizione che questo contenga la specificazione degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell'operazione e l'indicazione del numero di codice fiscale
dell'acquirente o committente, ovvero la ricevuta fiscale integrata a cura del soggetto emittente con i dati identificativi del cliente".
Sempre con riferimento agli effetti della documentazione delle spese, è utile richiamare un consolidato orientamento di prassi amministrativa secondo cui possono ancora essere adottati i sistemi semplificati di documentazione delle spese consentiti in passato quali, a titolo esemplificativo, l'utilizzo di carte di credito intestate a studi o aziende (R.M. 5 ottobre 1985, n. 8/727; C.M. 4 aprile 1997, n. 97/E, punto 4.2).
Per le spese sostenute in un Paese estero è idonea la documentazione conforme alle norme del Paese stesso, anche se diversa da quella prescritta dalle norme italiane (R.M. 4.5.1984, n. 9/423);
2 - dalla connessione delle spese sostenute con il luogo e il tempo della missione.
La R.M. 21 settembre 1979, n. 9/1108, emanata in un periodo in cui era richiesta l'autorizzazione scritta alla trasferta, afferma: "In effetti, tutte le volte che le spese sostenute dai dipendenti si riferiscono all' esecuzione della trasferta nel tempo e nel luogo indicati nella lettera di incarico, è necessaria e sufficiente, per la deducibilità dei relativi costi da parte delle società, la documentazione che i dipendenti consegnano ai fini del rimborso a piè di lista delle spese sostenute.
Conseguentemente, la deducibilità delle spese in parola in relazione alle trasferte dai medesimi effettuate discende dal collegamento tra l' incarico della trasferta e i documenti occorrenti per il rimborso analitico delle spese necessarie all' espletamento dello stesso incarico".
In tal senso si esprimono anche la Nota 20 maggio 1980, n. 9/1000 e le già menzionate R.M. 21.9.1979, n. 9/1108; R.M. 5.1.1981, n. 9/2796;
3 - dall'attestazione (sottoscrizione della nota riepilogativa) del dipendente che le spese sono state sostenute a fronte di una trasferta.
Pertanto, si ha:
DEDUZIONE PER L’AZIENDA = DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI + CONNESSIONE + ATTESTAZIONE DEL DIPENDENTE;
le spese oggetto del rimborso devono essere debitamente documentate, pena la mancata deducibilità dell'onere in capo al datore di lavoro;
laddove il documento è intestato al datore di lavoro (es. impresa) non sussistono problemi (art. 3, D.P.R. 696/1996; Circolare 4 aprile1997, n. 97/E, premessa e punto 4.2);
il problema, dunque, si pone solo per la documentazione anonima (si pensi ai documenti di spesa derivanti da trasferte effettuate all'estero):
la mancanza di intestazione dei documento con i dati del datore di lavoro potrebbe rendere difficile associare la spesa con l'impresa stessa. In tal caso, difettando la documentazione dell'indispensabile requisito della certezza, è necessario che essa sia attestata dalla nota spese che le aziende fanno compilare e sottoscrivere dai lavoratori che si sono recati in trasferta.
Ecco spiegata l'importanza della corretta compilazione della nota spese:
la dichiarazione resa dal lavoratore sopperisce alla mancanza del collegamento tra spesa e datore di lavoro laddove quest'ultimo intenda dedurre il costo.
Ciò spiega altresì il motivo per il quale è stato più volte affermato dall'Amministrazione finanziaria che, al fine di consentire l'esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente e la deducibilità in capo al datore di lavoro, non è necessario che quest'ultimo provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi al
lavoro da espletare in trasferta, ma è indispensabile la dichiarazione del dipendente che attesti di aver sostenuto i relativi costi per conto dell'impresa.
L'autorizzazione del datore di lavoro (con l'indicazione del nome del lavoratore autorizzato alla trasferta, il motivo della missione, il luogo di destinazione, il percorso oggetto della trasferta, i giorni interessati dalla trasferta e l'eventuale autorizzazione all'utilizzo dell'auto propria) resta comunque opportuna ai fini di una corretta gestione amministrativa delle procedure interne.
9. ANNOTAZIONE NEL LIBRO UNICO DEL LAVORO (L.U.L.)
Sul Libro Unico del Lavoro vanno annotate tutte le “dazioni” in denaro o in natura, corrisposte dal datore di lavoro al dipendente, anche se queste non costituiscono reddito tassabile in busta paga. Consegue che non sono quindi esentati i rimborsi spese per trasferte.
Il Ministero del Lavoro nel “Vademecum” del 05.12.2008, come confermato nella R.M. n.27 del 06.07.2010, ha precisato quanto segue:
Soggetti che devono essere iscritti nel L.U.L.
Lavoratori dipendenti, co.co.co. e associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Soggetti esclusi Soggetti che svolgono attività lavorativa in forma professionale o imprenditoriale o autonoma. In questi casi i compensi sono attratti nei redditi di natura professionale.
Tipi di Rimborsi che vanno iscritti sul L.U.L.
Rimborsi spese sia forfetarie sia analitiche.
Quindi, gli amministratori devono essere iscritti sul L.U.L. solo se non sono liberi professionisti e solo con riferimento al mese in cui avviene la eventuale percezione di compensi o rimborsi spese (secondo il principio di cassa).
Pertanto, dal 1° gennaio 2009 le indennità e taluni rimborsi spesa vanno annotati sul Libro unico del lavoro:
Tipo di spesa Indicazioni nel
LUL Indennità
trasferte
Quota esente;
quota tassata.
Si
Vitto e
alloggio
Fatt. e ricev. Intestate azienda No
Fatt. e ricev. Non intestate azienda:
rimborsate al dipendente;
pagate con carte credito az.le
pagate con denaro anticipato dall’azienda sì
3 maggio 2013 Antonino Pernice
