Corso Teorico – Pratico di Paghe e Contributi A cura di Patrizia Macrì
I RIMBORSI SPESE AI DIPENDENTI
PREMESSA
Nello svolgimento dell’attività lavorativa per la quale un dipendente viene assunto, può capitare che la sede di lavoro possa occasionalmente variare.
In questi casi il lavoratore dovrà sostenere delle spese che non avrebbe sostenuto nella sede originaria; per questo motivo al lavoratore viene riconosciuto il diritto di ricevere dall’impresa il rimborso delle spese sostenute e che sono riconducibili all’espletamento dell’attività lavorativa, nonché un’indennità di trasferta. Per poter operare correttamente in questo ambito occorre però rispettare la normativa fiscale appositamente prevista, in quanto i rimborsi spese e le trasferte hanno delle ripercussioni in merito alla formazione tanto del reddito di impresa quanto di quello dei dipendenti.
DEFINIZIONE DI TRASFERTA
Al fine di individuare in maniera chiara l’ambito di applicazione della normativa in commento occorre innanzitutto fornire una definizione di trasferta e di rimborsi spesa.
TRASFERTA. Per Trasferta si intende l’esercizio della prestazione lavorativa da parte del dipendente al di fuori della sede ordinaria di lavoro come individuata dal contratto di lavoro in essere.
RIMBORSI SPESA. Per Rimborso spesa si intende una somma di denaro corrisposta dal datore di lavoro al lavoratore a titolo di risarcimento delle spese sostenute da quest’ultimo per l’espletamento dell’attività lavorativa che comporti la necessità di effettuare una trasferta.
N.B. Non rientrano nella fattispecie in commento gli spostamenti dall’abitazione alla sede di lavoro e viceversa non configurando una trasferta come normativamente definito. Tale precisazione è stata fornita dal Ministero, tramite la Risoluzione Ministeriale n.
191/2000.
Sulla questione delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese ai dipendenti, pur non essendoci molta chiarezza, possiamo comunque affermare senza ombra di dubbio che:
Il lavoratore non ha necessità di richiedere la preventiva autorizzazione al datore di lavoro, come stabilito dalla C.M. n. 326/1997;
I documenti di trasporto relativi alle spese di viaggio posso essere anonimi;
L’indennità chilometrica in caso di utilizzo dell’auto propria del dipendente deve necessariamente essere calcolata sulla base delle tariffe ACI;
Il rimborso delle spese di vitto e alloggio non deve necessariamente avvenire sulla base di documentazione intestata al dipendente o alla ditta N.B. In altre parole la deducibilità per l’impresa dei rimborsi spese effettuate ai propri dipendenti è subordinata solamente alla possibilità di dimostrare l’effettività e l’inerenza dei costi in riferimento alla trasferta.
La corretta definizione del concetto di trasferta e le precisazioni ministeriali volte ad escludere dalla normativa in commento talune fattispecie come gli spostamenti casa-lavoro, non sono però ancora sufficienti per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese. A tal fine occorre infatti procedere con un’ulteriore precisazione, ossia distinguere tra trasferta entro il territorio comunale e al di fuori del territorio comunale.
DIFFERENZA TRA TRASFERTA E TRASFERTISTA
Prima di passare all’esame del trattamento fiscale e previdenziale dell’indennità di trasferta, occorre fare un’ulteriore precisazione. Una volta chiarito, infatti, che la trasferta si ha ogni qual volta il dipendente è chiamato a prestare la propria attività lavorativa in un luogo diverso dall’abituale sede di lavoro, occorre stabilire con precisione cosa si intende per sede di lavoro. Generalmente, infatti, la sede di lavoro viene concordata tra le parti e ne viene data precisa individuazione nella lettera o nel contratto di assunzione. In mancanza di questa informazione occorrerà stabilire la sede in cui il lavoratore esegue normalmente la propria attività.
Questa precisazione non è di poco conto, in quanto l’individuazione corretta della sede di lavoro ci permette di operare la giusta distinzione tra la figura della trasferta e quella del trasfertista.
N.B. Il trasfertista è colui che contrattualmente si obbliga verso il datore di lavoro ad eseguire la propria attività in luoghi sempre diversi.
Questa puntualizzazione non è di poco conto in quanto permette di individuare correttamente le due figure per cui non solo si ha l’applicazione di un diverso regime delle spettanze legate alla trasferta, ma anche la computabilità o meno di tali somme ai fini della quantificazione dei compensi legati alle retribuzioni differite, alle ferie, ai permessi ecc. Il lavoratore in trasferta ha, infatti diritto a una somma pecuniaria aggiuntiva rispetto alla normale retribuzione percepita, dal momento che dovrà sopportare un sacrificio ulteriore per poter svolgere la propria prestazione lavorativa che non era previsto contrattualmente al momento dell’assunzione, ossia lavorare in un posto diverso dall’abituale sede lavorativa. Per il trasfertista, al contrario, lo spostamento è intrinseco alla natura delle mansioni cui contrattualmente è stato adibito, dal momento che è stato previsto fin dall’inizio. Conseguentemente per quest’ultimo generalmente è prevista una maggiorazione dalla retribuzione applicata per quella tipologia di attività. Tale interpretazione ci permette di spiegare anche il motivo per il quale l’indennità di trasferta ha natura normalmente risarcitoria (almeno fino a un determinato ammontare), mentre il maggior
compenso del trasfertista è considerato retribuzione nella misura del 50%.
In linea generale vengono considerati trasferisti:
i commessi viaggiatori,
gli addetti alla guida nel settore autotrasporti;
gli operai edili
che per contratto s’impegnano a prestare la propria attività in “cantieri vari”.
N.B. E’ bene precisare che comunque anche al trasfertista può essere applicato il regime della trasferta, nel caso in cui dovesse operare in una zona diversa da quella prevista nel contratto di assunzione.
TRATTAMENTO FISCALE DELLA TRASFERTA
Il T.u.i.r. all’articolo 51, comma 5, disciplina il sistema di tassazione delle trasferte stabilendo che le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente (tassazione ordinaria). Fanno eccezione esclusivamente i rimborsi spese di trasporto comprovate dai documenti del vettore (biglietti di autobus, metropolitane, tram, ricevute taxi ecc.) indipendentemente dall’ampiezza del territorio del Comune stesso, analiticamente elencati dal dipendente. Anche i c.d. rimborsi chilometrici per l’utilizzo dell’auto personale del dipendente concorrono alla formazione del reddito in capo al lavoratore e pertanto risulteranno essere interamente tassati; conseguentemente per il datore di lavoro tali rimborsi spese costituiscono spese per prestazioni di lavoro, ai sensi dell’articolo 95 del Tuir e come tali deducibili dal reddito d’impresa senza limiti di importo.
Diversa e più complessa la questione per le trasferte al di fuori del territorio comunale. In questi casi sono infatti previste tre distinte, e alternative, modalità di rimborso, ossia:
Il rimborso forfetario;
Il rimborso analitico;
Il rimborso misto.
IL RIMBORSO FORFETARIO
Con il termine rimborso forfettario si intende l’erogazione di un’indennità di trasferta, altrimenti detta diaria giornaliera, in misura fissa ossia senza tener conto di quanto effettivamente speso dal dipendente. Il rimborso forfetario prevede l’erogazione di un’indennità di trasferta esclusa da imposte ma l’importo massimo rimborsabile non tassabile è stabilito dall’art. 51 del testo Unico Imposte sui Redditi e precisamente:
€ 46,48 al giorno nel caso in cui la trasferta avvenga entro i confini nazionali;
€ 77,47 al giorno nel caso in cui la trasferta avvenga all’estero.
N.B. I limiti massimi per l’indennità di trasferta sono fissati dall’art.
51 del T.u.i.r. per ciò che concerne l’esclusione di tali somme dall’imponibile fiscale del dipendente. Ovviamente il datore di lavoro è libero di riconoscere un importo maggiore rispetto a quanto stabilito; in questo caso la quota eccedente il limite prefissato concorrerà alla formazione del reddito imponibile in capo al dipendente.
Nel caso in cui al dipendente, oltre all’indennità forfetaria di trasferta vengano rimborsate anche altre spese a seguito di presentazione della relativa documentazione, tali rimborsi sono da considerare imponibili ai fini fiscali, fatta eccezione esclusivamente per le spese di viaggio e di trasporto.
Nel caso in cui il lavoratore si serva della propria automobile, anche in caso di rimborso forfetario, potrà ottenere l’indennità chilometrica che dovrà, ovviamente, essere calcolata sulla base delle tariffe previste dall’ACI che determineranno il limite per l’esenzione da imposte dell’indennità stessa.
RIMBORSO ANALITICO
Con il termine rimborso analitico, altrimenti detto rimborso a piè di lista, si intende l’erogazione di un rimborso a favore del lavoratore dipendente di tutte le spese effettivamente sostenute e comprovate da adeguata documentazione. In questo caso sono esclusi dal reddito del dipendente:
senza limite di importo:
o spese di viaggio e di trasporto (biglietti aerei, del treno, della nave), comprese le indennità chilometriche per uso dell’auto propria nei limiti delle tariffe ACI stabilite in riferimento alle diverse tipologie di auto;
o spese di vitto e alloggio.
per un importo massimo giornaliero di €15,49 per le trasferte in Italia elevato ad € 25,82 nel caso di trasferta all’estero:
o le altre spese non documentabili quali le spese telefoniche, le mance, le spese di lavanderia e stireria, ecc. purché analiticamente elencate ed attestate dal dipendente.
N.B. Gli eventuali rimborsi in eccedenza sono imponibili come pure le eventuali indennità di trasferta erogate.
Con la circolare n. 326/1997 il Ministero ha chiarito che i biglietti di viaggio per l’utilizzo di mezzi pubblici, quali autobus, metro, tram ecc. sono considerati validi come documentazione anche se risultano essere anonimi, purché siano esposti analiticamente nella nota spese e sia possibile verificarne l’inerenza con la trasferta effettuata. Per quanto riguarda le trasferte all’estero è, da lungo tempo, considerata valida quale documentazione delle spese sostenute, quella conforme alla normativa del paese estero in cui sono stare sostenute, anche se diversa da quella prevista dalla normativa italiana. Infine, occorre tenere presente, che nella predisposizione del rimborso spese al dipendente, devono essere seguite delle linee generali quali, ad esempio:
non è possibile utilizzare criteri di rimborso diversi per le singole giornate comprese nel medesimo periodo di trasferta;
le spese per i viaggi effettuati dal dipendente con la propria autovettura devono essere determinate dal datore di lavoro sulla base di elementi tanto diretti quanto indiretti;
le indennità chilometriche per trasferte fuori dal comune ove il dipendente ha la sede di lavoro devono essere quantificate dal datore di lavoro sulla base:
o della percorrenza;
o del tipo di veicolo utilizzato;
o del costo chilometrico stabilito dalle tabelle ACI per il tipo di autovettura utilizzato.
N.B. Tutti questi dati dovranno risultare dalla documentazione interna e conservata dal datore di lavoro.
RIMBORSO MISTO
Con il termine rimborso misto si intende l’erogazione da parte del datore di lavoro nei confronti del dipendente tanto di un’indennità forfetaria di trasferta (stabilita in misura fissa), quanto il rimborso analitico delle spese sostenute dal lavoratore stesso. Questa tipologia di rimborso si caratterizza per la combinazione dei due sistemi visti in precedenza, ossia l’analitico e il forfetario. In questo caso però occorre tenere presente che, come potrà risultare facilmente comprensibile, l’indennità di trasferta esclusa dalla base imponibile del dipendente viene a ridursi. In particolare la quota esclusa da tassazione viene ridotta:
di 1/3 rispetto al limite fissato dall’art. 51 del Tuir, nel caso in cui il datore di lavoro fornisca gratuitamente al dipendente o l’alloggio o il vitto.
In questo caso la quota esclusa da imposizione fiscale risulterà pertanto essere pari ad € 30,99 giornaliere per trasferte entro il territorio nazionale elevata ad € 51,65 per trasferte all’estero.
di 2/3 rispetto al limite fissato dall’art. 51 del Tuir, nel caso in cui il datore di lavoro rimborsi o fornisca gratuitamente al dipendente sia l’alloggio che il vitto. In questo caso, invece, la quota esclusa da imposizione fiscale risulterà pertanto essere pari ad € 15,49 giornaliere per trasferte entro il territorio nazionale elevata ad € 25,82 per trasferte all’estero.
N.B. Eventuali importi rimborsati in eccedenza relativi all’indennità di trasferta rispetto ai limiti sopra indicati, nonché il rimborso di
spese diverse da vitto e alloggio concorreranno alla formazione del reddito imponibile per il percettore anche se debitamente documentate.
RIFLESSI FISCALI SUL REDDITO D’IMPRESA
I rimborsi spese, per essere deducibili dal reddito d’impresa, devono essere:
inerenti all’attività di impresa;
di competenza dell’esercizio;
certi nell’esistenza;
determinabili nell’ammontare;
documentabili
L’impresa che abbia rimborsato al dipendente le spese sostenute in trasferta, per dimostrare che sussistono i requisiti della deducibilità dal reddito degli stessi, dovrà:
0 a) predisporre un prospetto giustificativo di tutte le spese rimborsate chiamato nota spese, intestato ad ogni singolo dipendente nella quale dovrà essere annotata descrizione dettagliata e circostanziata delle spese.
La nota spese dovrà poi essere debitamente sottoscritta dal dipendente;
1 b) allegare alla nota spese tutti i documenti originali a riprova degli importi pagati dai singoli dipendenti.
2
N.B. Secondo quanto stabilito dalla Corte di Cassazione, con la sentenza n. 6650 del 24 marzo 2006, per provare l’inerenza della spesa non è sufficiente che la stessa sia stata riconosciuta e contabilizzata dall’imprenditore, in quanto, per essere deducibile dal reddito, è altresì necessario che esista un’idonea documentazione di supporto dalla quale possa ricavarsi, oltre all’importo, anche la ragione per cui la spesa è stata sostenuta.
Ai sensi dell’art. 3, c. 1 DPR 21.12.96, n. 696 e della Circolare Ministeriale 4 Aprile 1997, n. 97/E i documenti attestanti le spese di trasferta sono quelli conformi alla vigente normativa fiscale ed in particolare:
fatture: devono essere intestate anche al committente che deve registrarle sui propri registri Iva. Le fatture per l’acquisto di beni con iva
non detraibile ai sensi dell’art. 19 del D.P.R. 633/1972 possono essere registrate solamente nella contabilità generale, essendo escluse dall’obbligo di annotazione nei registri iva;
scontrini: devono essere “parlanti” ossia è necessario che contengano la natura, la qualità e la quantità del bene acquistato o della prestazione ricevuta, e il codice fiscale di colui che ha effettuato l’acquisto o ricevuto il servizio (dipendente, collaboratore ecc.);
Biglietti anonimi: devono essere conservati e presentati al datore di lavoro per documentare le spese di viaggio e di trasporto con mezzi pubblici. Anche in questo caso l’ammontare della spesa può essere registrato nella sola contabilità generale;
Ricevute fiscali: questo tipo di documentazione necessita di integrazione da parte di colui che la rilascia, inserendo i dati identificativi del cliente, ma è ritenuto valido inserire anche il solo codice fiscale. Anche in questo caso l’ammontare della spesa può essere registrato nella sola contabilità generale;
carte di credito: è consentito anche l’utilizzo di carte di credito intestate al dipendente. Come nei casi precedenti anche l’ammontare di questa tipologia di spesa può essere registrato nella sola contabilità generale
LA TRASFERTA IN EDILIZIA
Uno dei settori in cui il ricorso alla trasferta è maggiormente rilevante è senza dubbio quello dell’edilizia dove difficilmente il luogo di lavoro coincide con la sede del datore di lavoro. La peculiarità del settore edile unitamente all’enorme diffusione di tale figura in questo settore hanno indotto le parti sociali ad elaborare una regolamentazione alquanto stringente del relativo trattamento economico. Vediamo nella tabella successiva cosa viene stabilito dai c.c.n.l. del settore edile, per gli artigiani, la piccola industria e l’industria.
TABELLA 1
Tipologia contratto Operai Impiegati
C.c.n.l. edilizia Artigiani
Piccola industria
All’operaio in servizio,
comandato a prestare
temporaneamente la propria opera in luogo diverso da quello ove la presta normalmente, è dovuto il rimborso delle eventuali maggiori spese di trasporto.
L’operaio in servizio, comandato a prestare la propria opera in un cantiere diverso da quello per il quale è stato assunto e situato oltre i limiti territoriali stabiliti dall’
accordo locale di cui all’ art.
39, ha diritto a percepire una diaria del 10% da calcolarsi
sugli elementi della
retribuzione di cui al punto 3), art. 24, oltre al rimborso delle spese di viaggio. Restano ferme le eventuali maggiori percentuali già stabilite localmente. La diaria di cui ai commi precedenti non è dovuta nel caso che il lavoro si svolga nel comune di residenza o di abituale dimora dell’operaio o quando questi venga ad essere
All’ impiegato
occasionalmente e
temporaneamente mandato in missione per esigenze di servizio vanno rimborsate entro i limiti della normalità, a piè di lista, le spese che lo stesso ha incontrato per trasporto, vitto e alloggio.
Inoltre all’impiegato deve essere corrisposto:
1. nel caso di pernottamento fuori sede, una indennità
giornaliera del 15%
sull’ammontare delle spese di soggiorno (spese di vitto e alloggio);
2. nel caso che non sia costretto a pernottare fuori sede e la missione si protragga per l’intera giornata, una indennità del 15% sull’ammontare delle spese di vitto;
3. nel caso in cui l’impresa provveda all’alloggio e/o al vitto, corrisponderà all’impiegato in missione, in
favorito da un avvicinamento alla sua residenza o abituale dimora che comporti per lui un effettivo vantaggio. L’operaio che percepisce la diaria di cui sopra ha l’obbligo di trovarsi sul posto di lavoro per l’ora stabilita per l'inizio del lavoro.
In caso di pernottamento in luogo, l’impresa è tenuta al rimborso delle spese di viaggio e a provvedere per l’alloggio e il vitto o al rimborso delle spese relative, ove queste non siano state preventivamente
concordate in misura
forfetaria. In caso di pernottamento in luogo, l’operaio non ha diritto alla diaria di cui al c. 2
luogo dell’indennità del 15%
di cui sopra, un compenso forfetario preventivamente convenuto con l’impiegato stesso.
Qualora la permanenza fuori sede per ragioni di servizio
dovesse protrarsi o
comunque riguardare lunghi periodi, l’impresa in sostituzione delle spese di vitto e di alloggio potrà convenire con l’impiegato una diaria giornaliera a titolo forfetario.
C.c.n.l. edilizia Industria
Art. 21: All’operaio in servizio,
comandato a prestare
temporaneamente la propria opera in luogo diverso da quello ove la presta normalmente, è dovuto il rimborso delle eventuali maggiori spese di trasporto.
L’operaio in servizio, comandato a prestare la
Art. 56: All’impiegato
occasionalmente e
temporaneamente
comandato in missione per esigenze di servizio vanno rimborsate, entro i limiti della normalità, a piè di lista, le spese che lo stesso ha incontrato per trasporto, vitto e alloggio. Inoltre
diverso da quello per il quale è stato assunto e situato oltre i limiti territoriali stabiliti dall’accordo locale di cui all’art. 38 ha diritto a percepire una diaria del 10% da calcolarsi sugli elementi della retribuzione di cui al punto 3) dell’art. 24, oltre al rimborso delle spese di viaggio. Restano ferme le eventuali maggiori percentuali già stabilite localmente. Agli operai dipendenti dalle imprese esercenti l’attività di produzione e distribuzione di calcestruzzo preconfezionato non si applicano le norme di cui ai commi precedenti, salvo il rimborso delle eventuali maggiori spese di trasporto.
Tuttavia, quando l’operaio sia
comandato a prestare
temporaneamente la propria attività per un impianto situato in comune diverso da quello per il quale è stato assunto, con una maggiore percorrenza per raggiungere il posto di lavoro di oltre 10 KM dai
corrisposto:
1. nel caso di pernottamento fuori sede, una indennità
giornaliera del 15%
sull’ammontare delle spese di soggiorno (spese di vitto e alloggio);
2. nel caso che non sia costretto a pernottare fuori sede e la missione si protragga per l’intera giornata, una indennità del 15% sull’ammontare delle spese di vitto.
In sostituzione di quanto previsto nel primo e nel secondo comma, l’impresa potrà preventivamente concordare con l’impiegato una indennità di trasferta forfetaria. Nel caso in cui
l’impresa provveda
all’alloggio e/o al vitto, potrà corrispondere all’impiegato in missione, in luogo dell’indennità del 15% di cui sopra, un compenso forfetario preventivamente convenuto con l’impiegato stesso.
di assunzione, spetta all’operaio stesso una diaria del 10% da calcolarsi sugli elementi della retribuzione di cui al punto 3) dell’art. 24 per ogni ora di effettivo lavoro. La diaria di cui ai commi precedenti non è dovuta nel caso che il lavoro si svolga nel comune di residenza o di abituale dimora che comporti per lui un effettivo vantaggio.
L’operaio che percepisce la diaria di cui sopra ha l’obbligo di trovarsi al posto di lavoro per l’ora stabilita per l’inizio del
lavoro. In caso di
pernottamento in luogo, l’impresa è tenuta al rimborso delle spese di viaggio ed a provvedere per l’alloggio ed il vitto o al rimborso delle spese relative, ove queste non siano state preventivamente
concordate in misura
forfetaria. In caso di pernottamento in luogo, l’operaio non ha diritto alla diaria di cui al secondo comma.
Così come abbiamo avuto modo di vedere per la normativa generale, anche da un’attenta analisi dei contenuti dei c.c.n.l. del settore edile abbiamo modo di osservare, in primo luogo, che la trasferta è normalmente riferibile a colui che occasionalmente/temporaneamente viene adibito ad un cantiere diverso (luogo di lavoro diverso) da quello in cui era stato assunto.
N.B. Conseguentemente si ritiene di poter affermare senza tema di smentita che, in linea con quanto chiarito dalla Nota Ministeriale del 2008, l’istituto della trasferta non sembra applicabile agli operai adibiti a cantieri mobili/temporanei, o addetti a “cantieri vari”.
Tutto ciò appurato non significa però che il datore di lavoro o la contrattazione di secondo livello possa prevedere delle maggiorazioni per i c.d. trasferisti, ovvero, possano riconoscergli una vera e propria indennità di trasferta qualora vengano assegnati a cantieri posti al di fuori dei limiti territoriali prestabiliti. Tuttavia, è bene ribadirlo, solo in quest’ultima ipotesi i compensi ai trasferisti saranno esclusi dalla retribuzione imponibile (almeno fino alla soglia di € 46,48), in quanto le normali maggiorazioni per l’effettuazione delle trasferte saranno considerate reddito imponibile nella misura del 50%. Inoltre, sarà la contrattazione collettiva decentrata a individuare i limiti territoriali per la qualificazione dello spostamento lavorativo in termini di trasferta.
TRASFERTA E ORGANI ISPETTIVI: L’ACCERTAMENTO
L’istituto dell’indennità di trasferta è un istituto piuttosto delicato dal momento che prevede l’esclusione dalla formazione della base imponibile per le somme percepite a tale titolo; per questo motivo è soggetto a vigilanza e controllo da parte del Ministero del Lavoro, dell’Inps e dell’Inail.
I controlli che questi enti pongono in essere sono innanzitutto volti ad accertare l’effettiva esistenza di una variazione temporanea del luogo di lavoro che possa essere qualificabile come trasferta. Non è infatti raro il caso in cui i datori di lavoro fanno ricorso fittiziamente all’istituto in commento al fine di abbattere l’imponibile previdenziale, fiscale e assicurativo visto il particolare trattamento normativo riconosciuto dal
legislatore. A tal fine è importante ricordare che risultano fondamentali determinati elementi istruttori quali:
La comunicazione obbligatoria telematica e la lettera di assunzione ove risulta il luogo di lavoro;
Le constatazioni e le dichiarazioni dei lavoratori acquisite durante l’accesso ispettivo;
Il Libro unico del lavoro e le buste paga dove vengono riconosciuti i trattamenti economici in oggetto;
La documentazione inerente le spese effettuate.
N.B. Nel caso in cui dopo un attento esame di questi elementi dovesse emergere l’inesistenza di una trasferta, gli ispettori provvederanno alla ricostruzione dell’imponibile previdenziale e a contestare alla ditta in verifica le infedeli registrazioni sul Libro Unico del Lavoro.
A questo proposito dobbiamo infatti ricordare che il Ministero del Lavoro con il vademecum per la tenuta del Libro Unico ha stabilito che le registrazioni infedeli su tale documento sono sanzionate in base al numero delle mensilità sfalsate e non possono essere sanate. Di conseguenza in caso di verifica che comporti l’applicazione di sanzioni per infedele tenuta, il datore di lavoro non potrà godere del pagamento della sanzione in misura minima. Nel caso in cui, invece, l’organo di vigilanza constati l’esistenza reale della trasferta, procederà a verificarne le caratteristiche, al fine di accertarne il corretto inquadramento normativo.
In sede di ispezione e controllo la prima cosa ad essere verificata ed accertata sarà l’entità dello spostamento ossia se la trasferta sia stata effettuata all’estero ovvero entro i confini nazionali e precisamente entro od oltre il territorio comunale. In secondo luogo gli organi di vigilanza procederanno ad esaminare, in base all’inquadramento contrattuale del lavoratore, la natura dei compensi legati alle trasferte. In altre parole verificheranno che il lavoratore sia o meno qualificabile come trasfertista. A questo punto passeranno ad esaminare l’ammontare delle somme rimborsate; nell’ipotesi assai probabile in cui al lavoratore oltre che l’indennità di trasferta sia stato concesso anche un rimborso spese, l’organo di vigilanza procederà all’analisi dei documenti giustificativi delle
stesse e successivamente ad appurarne la veridicità, nonché il corretto inquadramento normativo. Il regime sanzionatorio previsto per l’indennità in commento è disciplinato dall’art. 39, c. 7, della Legge n. 133/08 che prevede che “Salvo i casi di errore meramente materiale, l’omessa o infedele registrazione dei dati di cui ai commi 1 e 2 che determini differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro e se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori la sanzione va da 500 a 3000 euro. La violazione dell’obbligo di cui al comma 3 è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 euro, se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori la sanzione va da 150 a 1500 euro”. Il vademecum per la corretta tenuta del Libro unico, ha stabilito che vanno annotati sul Libro unico anche i rimborsi spese esenti fiscalmente e contributivamente.
Tuttavia l’omessa annotazione non sarà sanzionabile nel caso in cui l’omissione non abbia un’incidenza fiscale/contributiva. Inoltre viene precisato cha non vanno annotate sul LUL le spese solamente anticipate dal lavoratore, ma che risultino intestate direttamente al datore di lavoro tramite fattura. Una volta effettuati tutti i controlli previsti, anche nel caso in cui l’unica irregolarità riscontrata sia la mera inesattezza nell’inquadramento normativo della trasferta (esempi: 1) trasferta pagata come indennizzo in luogo di retribuzione del trasfertista, 2) inesatta applicazione della giusta soglia di esenzione ecc.) l’organo di vigilanza sarà comunque tenuto a ricostruire correttamente l’imponibile previdenziale sanzionando, conseguentemente, l’inesattezza delle registrazioni del LUL.
La dottrina prevalente non è concorde, non apparendo chiara la normativa in proposito, sulla sanabilità o meno di questo tipo di violazione che risulta essere di minore entità rispetto alle violazione per infedele registrazione;
sarebbe pertanto auspicabile un intervento legislativo in merito che chiarisse la questione. E’ bene sottolineare il fatto che questo tipo di controlli e accertamenti sono da tenere nella giusta considerazione in quanto non solo implicano la redazione di un verbale ispettivo, ma possono essere anche il motivo alla base di un provvedimento di diffida accertativa ai sensi dell’art. 12 D.Lgs. n. 124/2004 di competenza esclusiva degli ispettori del lavoro.
N.B. Nel caso in cui le disapplicazioni della normativa sulla trasferta abbiano creato crediti di lavoro non soddisfatti che abbiano i caratteri della certezza, liquidità ed esigibilità, gli ispettori del lavoro possono procedere con una diffida del datore di lavoro al pagamento delle somme dovute al lavoratore entro il termine perentorio di 30 giorni ovvero entro lo stesso periodo di tempo al raggiungimento di un accordo con il lavoratore in sede di conciliazione monocratico. Trascorso inutilmente questo periodo di tempo il provvedimento assume valore esecutivo.
Un altro aspetto da tenere in considerazione in tema di trasferta è quello legato all’aspetto assicurativo del lavoratore mandato a lavorare in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro. E’ stato infatti ritenuto dall’ente assicurativo (INAIL) che il lavoratore in trasferta potrebbe incorrere in rischi infortunistici diversi e maggiori rispetto a quelli per cui era stato inizialmente assicurato. A seguito di tale ragionamento l’inail aveva provveduto ad emanare la nota n. 2947 del 21.03.2008 con la quale sanciva l’obbligo per il datore di lavoro di comunicare i dati del lavoratore mandato in trasferta. Successivamente, però, lo stesso Istituto con nota n.
4465 del 22.05.2008 aveva ridimensionato l’obbligo, specificando che la direttiva doveva essere eseguita solamente nel caso in cui il lavoratore in trasferta avesse corso dei rischi diversi da quelli già assicurati.
Patrizia Macrì 27 Febbraio 2014
