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PERCHÉ INVIARE I PREVENTIVI?
TRE MOTIVI PER I QUALI LE AZIENDE NON SONO
SEMPRE VINCENTI CON I LORO PREVENTIVI
IL PREVENTIVO: UN POTENTE
STRUMENTO DI VENDITA
LA CHECKLIST PER UN
PREVENTIVO IRRESISTIBILE
PERCHÉ INVIARE I PREVENTIVI?
Il preventivo è forse il documento commerciale più sottovalutato. Posso spiegarti perché in poche parole?
Un’azienda nasce da una passione. E Teamleader non rappresenta un’eccezione in questo senso: ricordo ancora la straordinaria sensazione che ho provato quando abbiamo inviato il nostro primo preventivo. Anche tu sei rimasto a fissare come un falco la casella della posta in arrivo, nell’impaziente attesa di una risposta da parte del cliente?
Molto rapidamente quell’entusiasmo svanisce. Poi diventa qualcosa che fai automaticamente, e c’è il pericolo che tu non ponga più la stessa attenzione ai contenuti del documento che stai inviando.
Ma - ovviamente - è vero anche il contrario: se dedichi molte ore e copiose energie alla redazione dei preventivi, faresti meglio ad accertarti che una parte considerevole degli stessi venga accettata. In caso contrario il costo per preventivo aumenta abbastanza rapidamente.
Stilare un preventivo attraente non è sempre un gioco da ragazzi; questa è una cosa che notiamo quando ci rechiamo in visita presso i nostri clienti. Continuano a riecheggiare le stesse domande. Cosa devo inserire nel mio preventivo? Il mio cliente vuole un preventivo completo o sarebbe meglio fornirgli un documento molto più sintetico? E su cosa mi devo concentrare in fase di stesura di un preventivo?
Quella delle vendite non è una scienza esatta. Applicando alcuni semplici principi potrai tuttavia aumentare considerevolmente le possibilità che la tua offerta vada a buon fine. In questo modo imparerai a scrivere preventivi mirati per i tuoi clienti.
Preventivi che attirino la loro attenzione, che li convincano, e con i quali tu abbia modo di portare la tua azienda a un nuovo livello.
Lascia che questo e-book sia la tua guida per stilare preventivi migliori, giorno dopo giorno.
In bocca al lupo!
Jeroen De Wit CEO Teamleader
TRE MOTIVI PER I QUALI LE AZIENDE NON SONO SEMPRE VINCENTI CON I LORO PREVENTIVI
Il preventivo sembra un elemento ovvio
Nulla è ovvio. Nemmeno i preventivi. In effetti ci sono diversi buoni esempi di aziende che vendono senza inviare preventivi. La stesura di un preventivo richiede tempo, e deve quindi avere un obiettivo chiaro.
Il preventivo diventa una risposta automatica
È da così tanto tempo che invii preventivi che hai smesso di pensare al loro contenuto... e al loro impatto. Dall’ufficio escono migliaia di variazioni di pochi preventivi standard, ma non tutte sono ragionate a fondo. Sicuramente così facendo risparmi tempo... ma riesci anche a portare a casa il lavoro?
Il preventivo è sottovalutato
Da ultimo, il valore del preventivo nel processo commerciale è di gran lunga sottovalutato. Molte persone lo ritengono semplicemente un listino prezzi raffinato, ma in realtà è uno strumento di vendita con una potenza immensa.
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SUGGERIMENTO: UN PREVENTIVO DEVE ESSERE CHIARO E COMPRENSIBILE, NON DEVE SOLLEVARE ULTERIORI DO- MANDE. AL CONTRARIO, DEVE OFFRIRE DELLE RISPOSTE.
IL PREVENTIVO: UN
POTENTE STRUMENTO DI VENDITA
Pensa a quanto utile può essere un preventivo:
• se non sei riuscito a convincere del tutto il tuo potenziale cliente nel corso di una conversazione, il preventivo ti offre una seconda chance per conquistarlo.
• Sono pochi i clienti che decidono seduta stante a chi affidare il proprio ordine. Un preventivo ricorda al tuo cliente, nero su bianco, i piacevoli contatti che avete avuto. La tua azienda non sparisce dunque dalla scena nel corso di un lungo processo decisionale.
• Forse non sei l’offerente che propone il prezzo più basso.
E sicuramente avrai i tuoi buoni motivi. In un preventivo strutturato con attenzione puoi addurre prove valide a sostegno di ciò, anche per i clienti più attenti dal punto di vista dei costi.
• Anche la migliore conversazione commerciale non darà molti frutti se il tuo contatto non è la persona che prende direttamente le decisioni. Avrai meno motivi di preoccuparti se alla persona responsabile della decisione viene presentato un preventivo convincente sotto tutti i punti di vista.
• Per un prodotto standard puoi fare una dimostrazione, ma con un progetto è un po’ più complesso. Grazie al tuo preventivo il cliente può vedere con i propri occhi in che modo la tua azienda plasmerà i suoi specifici desideri.
• Se comunque il cliente non dovesse scegliere te, il tuo preventivo resterà comunque un segno del passaggio della tua azienda, che in futuro si potrebbe tradurre in un ordine da quel cliente o da un contatto della sua rete di conoscenze.
Ogni preventivo è un esercizio di equilibrismo pianificato con estrema attenzione. Se lo butti giù rapidamente non costa nulla, ma le possibilità che abbia un esito positivo saranno - di riflesso - estremamente basse. Se invece lo prepari con minuzia, mettendo i puntini sulle “i”, allora miri a un rapporto di conversione elevato. Dopo tutto, vuoi che il preventivo si ripaghi.
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Inizia definendo in quale situazione invii un preventivo e le informazioni di cui hai bisogno per predisporlo. Servendoti di un’analisi delle necessità, avrai modo di raccogliere tutte le informazioni di cui hai bisogno per capire quanto più possibile i desideri del cliente.
Ecco alcuni esempi di informazioni che possono rivelarsi utili nel contesto dell’analisi delle necessità:
• Cosa sta chiedendo il cliente?
• Cosa si aspetta?
• Qual è l’obiettivo del preventivo? Un accordo accettato o una conversazione di follow-up?
• Chi leggerà il preventivo? Solo il contatto o anche altre persone? E che ruolo hanno?
• Il preventivo include le condizioni preliminari che devono essere soddisfatte?
Non dimenticare mai di svolgere l’analisi delle necessità. Chi pone le domande sbagliate corre il rischio di dover dedicare troppo tempo alla creazione di preventivi che non portano a nulla.
10 linee guida per un preventivo che porta sempre buoni frutti
Abbiamo raccolto 10 linee guida che consentiranno alla tua azienda di distinguersi dalla concorrenza senza alcuno sforzo:
1. Crea un preventivo unico, su misura per il cliente: un preventivo standard è molto pratico come strumento di base, ma il cliente moderno - in modo del tutto corretto - cerca un approccio personale. Non abbandonarti dunque al mero copia/incolla automatico, e personalizza il tuo preventivo.
Anche a livello di contenuti: il tuo preventivo dimostra che comprendi le esigenze specifiche della persona che lo richiede.
2. Rispondi in modo esplicito alle domande che ti vengono poste: non presentarti al cliente con una quotazione oraria se ti è stato chiesto un prezzo complessivo. Leggi con attenzione SUGGERIMENTO: SE UN CLIENTE
NON SEMBRA PROPENSO A MET- TERSI IN CONTATTO CON TE, NEL- LA TUA TESTA DOVREBBE SCATTA- RE UN CAMPANELLO D’ALLARME.
DOPO TUTTO, ALCUNI LEAD NON HANNO IN REALTÀ ALCUNA INTEN- ZIONE DI FINALIZZARE L’ACQUIS- TO, VOGLIONO SEMPLICEMENTE RACCOGLIERE UN DETERMINATO NUMERO DI PREVENTIVI PER SOD- DISFARE UNA RICHIESTA DEL LORO RESPONSABILE.
4. Verifica il rispetto dei tempi il cliente è sempre di fretta, e anche la concorrenza dorme sugli allori. Rispondi dunque rapidamente alla richiesta di preventivo, mantieni le promesse fatte a livello di accordi e appuntamenti e successivamente contatta il cliente telefonicamente per sapere come stanno andando le cose. Tutto questo, agli occhi del cliente, è una dimostrazione del tuo interesse.
5. Mostra il tuo entusiasmo: ti piace fare il tuo lavoro e lo fai bene, non c’è bisogno che tutto questo resti un segreto.
Non nascondere il tuo entusiasmo per un ordine ricevuto, lascia invece trasparire il fatto che non vedi l’ora di iniziare a occupartene. Ai tuoi occhi, un nuovo cliente è una nuova avventura: esprimilo chiaramente nel tuo preventivo.
6. Crea un margine di trattativa: il tuo cliente sta proponendo un determinato prezzo o delle condizioni a livello di tempistica che non puoi - o non vuoi - soddisfare? Parla col cliente per raggiungere un equilibrio. Forse non lo troverai - peccato.
Forse sarà per la prossima volta. “Si fa così, punto e basta!”
d’altro canto è raramente la base per una collaborazione di successo.
7. Non rovinare le cose: alcuni preventivi riguardano importanti somme di denaro. È logico che il tuo cliente ti ponga domande relativamente ai possibili rischi. Sii onesto senza presentarti insicuro: chiunque definisce 1001 condizioni senza fare una sola promessa sta spingendo il cliente direttamente fra le braccia della concorrenza. Pessima idea, no? A che pro tutto questo? Dopo tutto sei stato in grado di farlo in passato.
8. Chi si loda s’imbroda: giocare gli assi nella manica della tua azienda, in fase di preventivo, non è sbagliato. Tuttavia, non sono molti i clienti che non vedono l’ora di leggere il pedigree completo della tua azienda se non ha nulla a che vedere con il loro preventivo. Indica dunque solo gli incarichi precedenti più rilevanti.
9. Meglio essere esperti che un tipo “so-tutto-io”: di norma ci sono motivi specifici per desideri specifici. Dunque, non offendere il cliente dicendogli quello che gli serve.
Se comunque arrivi con una contro-proposta, indica le motivazioni per i suoi vantaggi. Non pensare per il cliente, pensa con il cliente!
10. Definisci chiaramente i vantaggi per il cliente: è auspicabile che il tuo preventivo indichi subito in modo chiaro quali servizi, materiali, ore e risultati il cliente pagherà. Ma perché? Dove sta il valore aggiunto? Non dare al cliente un’opportunità di fissare ciecamente il tuo prezzo. Motiva le tue scelte collegandole al profitto che il cliente ne sta traendo.
LA CHECKLIST PER UN PREVENTIVO IRRESISTIBILE
E allora basta con l’idea che il preventivo sia semplicemente un listino prezzi raffinato. Ci sono moltissimi problemi sui quali è opportuno riflettere se vuoi convincere il tuo cliente con un preventivo decisamente irresistibile.
Una struttura chiara, ad esempio.
AIDA e PPPP
Non hai un talento naturale per la scrittura? Usa un diagramma di flusso, ti consentirà di creare una struttura aiutandoti in modo significativo a scrivere in modo convincente.
AIDA è l’acronimo di Attenzione, Interesse, Desiderio e Azione. In altre parole: come prima cosa attiri l’attenzione del tuo lettore, susciti il suo interesse, fai leva sul suo desiderio di acquisto e da ultimo lo spingi all’azione.
PPPP è l’acronimo di Posizione, Problemi, Possibilità e Proposta.
In altre parole: descrivi la situazione, nomini i problemi del cliente, suggerisci soluzioni/possibilità e da ultimo gli fai una proposta.
Ora, nello specifico, quali elementi non devono mancare nel mio preventivo?
Esistono preventivi di ogni tipo. Questi suggerimenti sono validi per ogni tipo di preventivo:
1. Creare un preventivo: facile come bere un bicchier d’acqua, no?
Iniziamo dal principio. Con molte probabilità i seguenti elementi
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SUGGERIMENTO: Non serve dir- lo, nessuno ti sta facendo usare questi diagrammi di flusso. Se hai preso appunti durante la prima conversazione di vendi- ta, usali come base. Ma ricorda:
questi 2 diagrammi hanno già dato prova della loro utilità in molte situazioni (marketing).
2. Verifica che la disposizione degli elementi sul foglio sia attraente e comprenda il tuo logo
Non dimenticare che il preventivo è il primo documento che un nuovo cliente riceve da te: questa è dunque la tua chance per fare
una prima impressione straordinaria.
Ecco perché è opportuno verificare che il layout dei preventivi sia sempre elegante e che il tuo logo sia presente.
3. Fornisci quanti più dettagli possibile
Per giustificare il prezzo, la trasparenza è un criterio fondamentale.
Indica il prezzo dei materiali e del lavoro (ore) in modo quanto più accurato possibile sul tuo preventivo.
Sarà difficile essere precisi al 100% relativamente al quantitativo di lavoro richiesto, ma cerca di fare del tuo meglio. In questo modo il cliente saprà - indicativamente - cosa aspettarsi.
4. Scrivi un testo di accompagnamento valido e personalizzato
Ovviamente sei impegnato. Ma se c’è un punto dove puoi fare la differenza, è proprio nel testo di accompagnamento. Guardala da questo punto di vista: convinci la mente del cliente con il preventivo, e il suo intuito con il testo.
Seguendo questi suggerimenti puoi rendere il tuo preventivo di gran lunga più accattivante:
• Immagina che il tuo preventivo venga accettato comunque. Il tuo testo trasuderà da tutti i pori la sicurezza che hai riguardo alle tue capacità.
• Usa uno stile adeguato. Non usare un tono formale per rivolgerti a una persona con cui hai bevuto un caffè. Faresti però meglio a non essere eccessivamente informale co il direttore che hai sentito solo una volta al telefono.
• Comunica in modo professionale, non eccessivamente
“commerciale” o fuori moda: un’azienda che si occupa di giardinaggio non è una società che fornisce consulenze in campo digitale. Ciò non toglie che ci possa essere un tocco di brio in ogni preventivo. Uno stile diretto e attivo è meglio di uno stile legale, fuori moda o eccessivamente tecnico. In questo modo eviti il viaggio di sola andata verso il cestino!
SUGGERIMENTO: La lunghezza di un preventivo dipende da molti fattori, non ultima la soglia di at- tenzione del cliente. Sicuramente non vuoi annoiare il lettore con questioni di poca importanza. La completezza dovrebbe tuttavia avere la meglio sulla brevità. L’ele- ganza del design e della struttura dovrebbero catturare e tenere viva l’attenzione del cliente.
• Invita il cliente a fornirti un feedback nel caso in cui qualcosa non sia chiaro o manchi. Questo atteggiamento dimostra cordialità e apertura nei confronti del cliente.
5. Fai controllare il tuo preventivo da qualcuno
Ci sono errori di battitura? Ecco una cosa che rende immediatamente il preventivo molto meno professionale. Chiunque è in grado di farsi aiutare a livello di errori di battitura e refusi.
Chiedi quindi a un collega di controllare i preventivi che elabori.
6. Rendi tutto quanto il più facile possibile per il tuo cliente.
È preferibile richiedere l’invio del preventivo firmato a conferma dell’accettazione dello stesso. Ma se il tutto deve avvenire per posta si può tradurre in un dispendio di tempo eccessivo per il tuo cliente.
Ora - fortunatamente - puoi far firmare per accettazione il preventivo direttamente online. Con Teamleader il tuo cliente potrà commentare, scaricare e accettare il preventivo, il tutto in una sola schermata.
Il modo più facile per creare preventivi accattivanti?
Da Teamleader, lo strumento online per le PMI, puoi creare e inviare preventivi senza alcuno sforzo. Ciò significa che ti resta altro tempo per i preparativi e per scrivere un preventivo che funzioni.
Progetta modelli secondo lo stile della tua azienda e personalizzali per adattarli ai tuoi clienti. Ti basterà importare i dati del cliente dal database. Teamleader si occupa inoltre di eseguire i calcoli, aggiungendo o meno l’IVA. Inoltre, con un solo clic, puoi inviare via e- mail il preventivo al cliente. Il cliente potrà consultarlo online, stamparlo e approvarlo subito, il tutto in modo sicuro e rapido su cloud.
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