Preventivo e budget analitico
Per avviare al meglio le procedure organizzative di un qualsiasi tipo di evento occorre calcolare l’ammontare dei costi e individuare le risorse finanziarie indispensabili alla copertura.
Predisporre la stesura di un preventivo analitico di entrate e uscite relative all’evento, suddiviso per singola voce e riportante i prezzi unitari e le quantità previste, vi permetterà una corretta gestione contabile ed è consigliabile il seguente schema:
previsione delle spese previsione delle entrate gestione delle spese gestione delle entrate
In caso preventivo da mandare ad un cliente non vi interesseranno le eventuali entrate (questo farà parte dell’analisi fatta internamente dal cliente) ma sarà per voi importante preventivare tutte le voci di spesa cioè quanto costerà a Voi ogni servizio e ogni articolo.
Dal momento che il preventivo è una proposta di contratto vera e propria, sappiate che, una volta accettato e firmato dal cliente, vi impegnerete ad eseguire la prestazione prevista nei tempi e alla cifra ivi indicata.
Nel preventivo non possono mancare gli estremi vostri e del cliente, il tipo di intervento, il prezzo della prestazione, la data del preventivo e, quando necessario, la data di scadenza dell’offerta.
La vostra forza contrattuale non sta solo nella competitività dei costi ma anche nella maniera in cui vi presentate: non fate una corsa al ribasso col rischio di svalutarvi, cercate, invece, di trasmettere sicurezza, competenza, concretezza e serietà.
Redigere un preventivo nel modo corretto è essenziale per spingere l’interessato ad ingaggiarvi e per dare credito alla vostra reputazione.
Ecco alcuni consigli per stilare e consegnare un preventivo serio che interessi e convinca il cliente:
siate rapidi nell’invio del preventivo
presentate la vostra proposta in modo semplice ed essenziale, dattaglaita ma
descrivete ogni intervento elencando tutti i passaggi obbligati per concludere il progetto con profitto
se non diversamente concordato, esponete solo il prezzo finale senza specificare ogni singolo costo
dedicate dello spazio all’aggiunta di eventuali spese extra per modifiche, aggiunte e tasse varie da conteggiare a parte
definite i tempi di consegna, sottolineando che i lavori cominceranno dopo l’accettazione del preventivo e, in caso, dopo la ricezione di tutto il materiale e dell’eventuale anticipo
spiegate le modalità di pagamento, e cercate di farvi dare un acconto, soprattutto se il saldo previsto è in unica soluzione a fine lavoro
inserite una sezione dedicata alle note, nella quale introdurre eventuali dettagli aggiuntivi
inserite la voce “ideazione e organizzazione”, si tratta delle vostre ore lavorative
Definizione di Budget
Molte volte capita di non dover redigere un preventivo da far accettare al cliente ma di dover stare entro un determinato budget deciso dal cliente o, nel caso di un evento promosso direttamente da voi, determinato dal budget preventivo.
Prima di imbarcavi in un progetto, valutatene la sostenibilità economica che permette la realizzazione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi.
Il budget preventivo è il documento contabile relativo al piano economico dei costi da sostenere, delle previsioni di spesa (compresi gli imprevisti) e della stima delle entrate per l'intero progetto.
La struttura essenziale del budget (previsioni) ricalca lo schema del bilancio di esercizio (risultati) e devono poter essere confrontati a fine evento.
Previsione delle spese
Il primo gradino dell’organizzazione è costituito dalla redazione del programma di svolgimento, analizzato nelle singole attività che contribuiscono a costituirlo.
Una volta compilato l’elenco esatto delle azioni che intendete realizzare, dovrete quantificare, in via preventiva e con le informazioni disponibili al momento, i costi da sostenere.
Ad esempio, per organizzare un seminario, dovrete quantificare i costi delle seguenti attività:
ideazione e stampa degli inviti
costi di affrancatura e/o di affissione manifesti affitto locali
compensi e rimborsi spesa per i relatori spese di trasporto, vitto e alloggio
servizi di hostessing
catering per lunch di lavoro e cena eventuale intrattenimento
Siete il più possibile precisi e completi per evitare brutte sorprese, che genererebbero costi imprevisti e quindi difficili, se non impossibili, da sostenere.
Previsione delle entrate
Dopo la previsione delle uscite, si passerà alla seconda fase, nella quale si andranno ad individuare le eventuali fonti di finanziamento e il loro ammontare.
Le fonti di finanziamento potranno provenire:
da risorse interne da sponsorizzazioni
da contributi degli Enti Pubblici da quote di iscrizione dei partecipanti
da qualsiasi altro contributo finalizzato, come i biglietti di ingresso dal merchandising
Principi di redazione
Il budget va redatto secondo alcuni principi:
principio della chiarezza principio dell’oculatezza principio della prudenza principio dell’operatività principio della responsabilità
Prospetto analitico
Per gestire correttamente le due fasi descritte, e riuscire a monitorare tutto in tempo reale, è possibile utilizzare uno schema-tipo di prospetto analitico facilmente realizzabile impiegando fogli Excel, con i quali è possibile anche impostare il calcolo automatico delle operazioni di somma e sottrazione delle risorse acquisite o spese.
Piano economico e piano finanziario
Ciò che il budget non fornisce è una reale situazione economico patrimoniale previsionale necessaria sia per prevedere i reali flussi di cassa (non solo legati al budget ma legati anche a tempi previsti di incasso e pagamento)
Il piano economico, rappresentato da budget, identifica i costi e le entrate del progetto, mentre il piano finanziario, rappresentato dal piano di tesoreria, descrive i movimenti monetari in cassa in entrata e uscita durante tutto l’evento.
PIANO ECONOMICO: valutazione tramite il budget dei costi e dei ricavi che l’evento potrà fruttare.
Tale processo si può sintetizzare grazie all’utilizzo di un programma di “budgeting”
che prevede:
il plannig delle risorse
stima dei costi (logistici, tecnici, affitto, etc.) budget dei costi
controllo dei costi
previsione dei ricavi (finanziamenti, ricavi commerciali) fundraising
budget dei ricavi controllo dei ricavi
PIANO FINANZIARIO: la disponibilità di avere liquidità (cash flow) nel caso in cui servisse aggiustare il piano in corso d’opera
PIANO FUNDRAISING: indica le fonti finanziarie disponibili come donazioni, contributi pubblici o sponsorizzazioni e, se ben fatto, apre molte strade
