CONVENZIONE FEDERAZIONE NAZIONALE/COLLEGI PROVINCIALI E LOGO - INFOCERT
Il servizio Legalmail
Legalmail è il servizio InfoCert di Posta Elettronica Certificata professionale, con un valore legale superiore a quello della raccomandata A/R ed al fax, in grado di sostituire le tradizionali modalità di comunicazione cartacea.
La casella Legalmail non è un semplice strumento di trasmissione, ma è un servizio integrato con un insieme di caratteristiche e funzionalità che garantiscono la massima sicurezza e migliorano la fruibilità.
In questo modo, la casella Legalmail diventa un canale di interscambio ufficiale ed efficiente con fornitori, clienti e partner e permette di agevolare attività ancora più delicate quali l’invio dei documenti dei bandi di gara o il rapporto con gli enti di previdenza.
Legalmail garantisce che un messaggio di posta elettronica arrivi integro al destinatario; certifica l’avvenuta spedizione e consegna del messaggio; attesta data e ora esatta di spedizione e di consegna del messaggio. Inoltre, la ricevuta di consegna certifica tutto il contenuto del messaggio recapitato, compresi gli eventuali allegati.
I vantaggi di Legalmail
Legalmail mette a disposizione del cliente caselle certificate con caratteristiche e vantaggi aggiuntivi, in termini di sicurezza e funzionalità, rispetto agli standard normati della PEC:
• risparmi consistenti rispetto ai costi dei servizi tradizionali di trasmissione dei documenti • costi fissi indipendenti dal numero di invii
• maggiore efficienza e velocità grazie all'eliminazione della gestione della carta, delle code agli sportelli e dei tempi di consegna
• invio simultaneo sino a 500 destinatari
• trasmissione dei messaggi svincolata da uno specifico luogo fisico di invio o ricezione • ricevute di invio e di consegna, comprensive di ora esatta, con valore legale e opponibili
a terzi in caso di contenzioso
• presenza di tutto il messaggio originario allegato alla ricevuta di consegna al mittente (come prova di quanto ha spedito ed è stato consegnato), a meno di richiesta diversa da parte del mittente
• integrità, riservatezza e certificazione delle comunicazioni
• semplice utilizzo attraverso i più comuni strumenti di gestione delle mail (Outlook, Mozilla, eccetera) o via webmail da una qualsiasi postazione collegata ad Internet
• conservazione per 30 mesi, da parte di InfoCert, dei log degli eventi principali: il codice identificativo del messaggio, la data e l'ora dell'evento, il mittente del messaggio originale, l'oggetto del messaggio, etc.
• notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata (incluso nella casella Legalmail standard, a richiesta nella casella Legalmail base)
• inoltro automatico dei messaggio in entrata ad altre caselle di posta
• integrazione con i servizi di certificazione digitale disponibili nella Business Key di InfoCert
• Archivio di Sicurezza, salvataggio automatico delle ricevute, dei messaggi e degli allegati (incluso nella casella Legalmail standard, a richiesta nella casella Legalmail base)
• antivirus aggiornato più volte al giorno
• antispam ad alte prestazioni (incluso nella casella Legalmail standard) • affidabilità e sicurezza superiori allo standard di mercato
• possibilità di integrare le caselle Legalmail in altre applicazioni • consolle di gestione per chi possiede molte caselle Legalmail
Tipologie caselle proposte
Caselle Legalmail base
Le caratteristiche principali delle caselle “Legalmail base” sono le seguenti: • 1Gb spazio casella
• Ricezione messaggi da caselle Pec • Invio messaggi a caselle PEC e ordinarie • Antivirus aderente alla normativa
• Filtri automatici
• Inoltro automatico ad altra casella
• Firma e crittografia dei messaggi da webmail
Caselle Legalmail standard
Le caratteristiche principali delle caselle “Legalmail standard”: • 1GB spazio casella
• 1GB Archivio di Sicurezza
• Ricezione messaggi da caselle Pec e ordinarie
• notifica via SMS della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata • Antivirus aderente alla normativa
• Antispam ad alte prestazioni
• Invio messaggi a caselle PEC e ordinarie • Filtri automatici
• Inoltro automatico ad altra casella
Servizi delle caselle di posta elettronica certificata Legalmail
Nel seguito sono approfonditi i servizi disponibili per ogni singola casella di posta elettronica certificata InfoCert:
Antispam e antivirus
La casella di Posta Elettronica Certificata Legalmail può riceve messaggi provenienti da caselle non certificate e quindi anche spam.
InfoCert mette a disposizione delle caselle Legalmail un servizio antispamming ad alte prestazioni, configurabile da webmail.
E' possibile scegliere che tutti i messaggi ritenuti spam dal sistema Legalmail vengano direttamente eliminati o automaticamente spostati un una cartella di posta indesiderata.
Inoltre, le caselle Legalmail dispongono di antivirus, aggiornato più volte al giorno, aderente alla normativa e alle regole CNIPA.
Filtri automatici
Le funzioni di filtro presenti in webmail consentono di preimpostare una serie di condizioni multiple, a livello di mittente, oggetto e contenuto che, una volta soddisfatte, indirizzino o copino i messaggi in ingresso su diverse cartelle.
Sarà disponibile a breve anche la funzione che permette di configurare la casella Legalmail riservata al mondo PEC, cioè abilitata a ricevere solo messaggi PEC e non da posta ordinaria.
Inoltro Automatico
La funzione di Inoltro Automatico consente di reinviare automaticamente i messaggi in entrata nella casella Legalmail verso un'altra casella, standard o certificata.
Questa funzione è molto importante in quanto la casella PEC è usualmente una casella utilizzata per attività specifiche e probabilmente meno consultata rispetto alle caselle standard.
Firma e crittografia dei messaggi da webmail
Nel mondo PEC esiste la certezza dell'autenticità della casella mittente ma non esistono ulteriori certificazioni sul titolare della stessa, pur essendo obbligatorio, a livello normativo, il riconoscimento da parte del provider del titolare della casella.
E' possibile risolvere tale problema utilizzando i servizi di Certification Authority di InfoCert.
L'indirizzo Legalmail dell'utente viene associato al certificato di autenticazione e può essere utilizzato per firmare il messaggio PEC in partenza, attraverso la specifica funzione presente su webmail; in tal modo il destinatario ha la possibilità di riconoscere con certezza il mittente con tutte le informazioni certificate.
Inoltre, i messaggi in partenza possono essere crittografati da webmail, utilizzando la chiave pubblica del certificato di autenticazione del destinatario, garantendo in tal modo l'assoluta riservatezza della trasmissione.
Per utilizzare i servizi di firma o di crittografia del messaggio è necessaria la smart card o la Business Key InfoCert con apposito certificato di autenticazione a bordo.
Archivio di Sicurezza (incluso nella versione standard, disponibile a richiesta per la casella Legalmail base)
La normativa impone ad InfoCert di tenere traccia (log) per 30 mesi dei messaggi in entrata ed uscita dalle caselle di Posta Elettronica Certificata.
Tale obbligo non si estende al contenuto dei messaggi e pertanto, dato il valore degli stessi, InfoCert mette a disposizione dei clienti il servizio di salvataggio - backup - automatico e sicuro dei messaggi, dei loro allegati e delle ricevute.
Dalla webmail della singola casella possono essere configurate le diverse opzioni di salvataggio, che permettono di coprire tutte le esigenze di archiviazione:
• i messaggi certificati in entrata; • i messaggi non certificati in entrata; • tutte le ricevute;
• le ricevute di accettazione; • le ricevute di consegna;
• i messaggi inviati ad un destinatario certificato; • i messaggi inviati a destinatari non certificati.
E' possibile scegliere una combinazione fra le diverse tipologie di messaggi da salvare e modificare nel tempo la combinazione scelta.
Notifica SMS (incluso nella versione standard, disponibile a richiesta per la casella Legalmail base)
I messaggi di Posta Elettronica Certificata hanno valenza legale e si intendono ricevuti al momento del deposito nella propria casella certificata: quindi è importante verificare frequentemente il contenuto della propria casella.
Legalmail mette a disposizione il servizio di notifica SMS per informare l'utente della presenza di nuovi messaggi in arrivo nella sua casella.
Il servizio controlla quotidianamente, ad un'ora prestabilita dal cliente, la presenza di nuovi messaggi di posta certificata non letti e, in caso positivo, invia un messaggio SMS di notifica della ricezione al numero di cellulare indicato dal Cliente.
