CAP.4 LA PREPARAZIONE DI EVENTI AGGREGATIVI: DALLA PROGETTAZIONE ALL'ORGANIZZAZIONE

CAP.4

LA

PREPARAZIONE

DI

EVENTI

AGGREGATIVI:

DALLA

PROGETTAZIONE

ALL'ORGANIZZAZIONE

4.1 LA PIANIFICAZIONE DELL’EVENTO

ELEMENTI CHIAVE DA TENER PRESENTI NELLA PROGRAMMAZIONE

I convegni sono strumenti di comunicazione e fanno parte della strategia comunicativa aziendale.

Il congresso è un sistema simbolico di comunicazione, esemplicativo dell’immagine e della personalità del promotore, che ha l’obiettivo di comunicarla al pubblico interno all’evento e amplificarla verso l’esterno Spesso l’organizzatore dà attenzione estrema soprattutto all’aspetto tecnico-logistico, che , per quanto importante non può essere prevalente e comunque andare a discapito della forma, in quanto il congresso affinché raggiunga le sue finalità, prima di tutto deve essere concepito come modello unitario di comunicazione globale, nel quale tutte le componenti, gli aspetti, i momenti, le strutture, i servizi siano coerenti.

Come per qualsiasi altro mezzo di comunicazione, è fondamentale tenere in considerazione il pubblico potenziale, i suoi bisogni e gli obiettivi specifici della comunicazione. L’organizzazione dell’evento, la sua logistica, la destinazione come sede, vanno scelte accuratamente in vista degli obiettivi prefissati e soprattutto del target di riferimento.

Non ultimi nella gerarchia delle priorità sono gli strumenti tecnici che devono essere selezionati in maniera appropriata ad una efficiente comunicazione perché chi ascolta deve poter trarre il massimo beneficio, deve essere posto nelle migliori condizioni di comfort e di ascolto, soprattutto se il fine è quello di avere uno spettatore attivo e partecipe.

Le parti coinvolte o coinvolgibili nell’evento possono essere suddivisi nelle seguenti categorie:

1. clienti interni: sono i promotori del convegno, spesso con interessi economici legati all’esito dell’evento

2. partecipanti: il loro interesse consiste nel ricavare un beneficio nell’investimento-in tempo e denaro-fatto per partecipare al convegno.I promotori si aspettano che al termine del convegno i partecipanti sappiano, ricordino e agiscano in un determinato modo.

3. l’organizzatore:il convegno si riverbera sulla sua immagine professionale; sarà giudicato positivamente se l’evento darà i risultati sperati e attesi dai promotori e da tutte le parti coinvolte.

4. fornitori; il loro interesse nell’evento è tanto economico quanto di immagine

5. Gli sponsor sono importanti per alcuni enti promotori e ciascuno pu avere obiettivi speciali che devono essere tenuti in debito conto.

Tutte le parti in causa contribuiscono al successo del convegno ma non tutte hanno interessi equivalenti nel convegno; per questo è importante definire una gerarchia definendo le priorità nelle scelte organizzative.

Per ogni tipo di convegno occorre poi analizzare i seguenti elementi chiave: ■-obiettivi(quali risultati si desidera ottenere con il convegno), ■-pubblico (a chi comunichiamo),

■-processo decisionale(chi promuove il convegno e decide il contenuto, la tempistica, il budget e il luogo in cui svorgerlo), ■-marketing(chi deve venire a conoscenza del convegno e in che modo queste persone devono essere informate),

■-budget e finanza(come sarà finanziato il convegno, quali sono i criteri finanziari determinanti per il suo successo economicocome controllare e coprire da assicurazione le aree di rischio)

■-i rischi ed il loro impatto(quali rischi sono collegati al tipo di convegno preso in considerazione, e qual è il loro impatto sul processo decisionale, sono considerati anche i rischi finanziari, la sicurezza del gruppo, i rischi personali e quelli di impatto negativo sull’immagine)

I problemi più frequentemente affrontati da chi organizza i convegni sono in ordine di rilevanza: la disponibilità di una sede attrezzata, la ricerca di sponsor, il problema dei costi e della copertura del budget(Manente M., 2000)

GLI ORGANI DI UN CONGRESSO

Il primo passo da fare nella pianificazione dell’evento, è la definizione delle persone e dei compiti che verranno loro attribuiti, suddividendo i compiti per settori di competenza o aree, così da chiarire le responsabilità. Per aiutare i collaboratori e i fornitori dei servizi a focalizzare le necessità dell’evento, il promotore deve fornirgli il profilo dell’evento contenente: titolo del congresso, scopi e obiettivi, date, luoghi e un profilo dei futuri partecipanti per età e sesso, luogo di origine, livello di istruzione, lingua e altri utili dettagli.

Un evento è un fenomeno complesso, perchè alla sua realizzazione collaborano diverse professionalità che operano in perfetta sintonia come in una grande orchestra. La realizzazione di un evento implica una preparazione lunga e accurata ,spesso mesi di lavoro, di paziente e coordinata attenzione a qualsiasi particolare.

Ai promotori è demandato il compito di mettere in moto questa complessa macchina organizzativa.

I promotori possono essere associazioni( sindacati, partiti, club, gruppi sposrtivi…)che operano in base al loro statuto o alla volontà dei loro associati; possono essere aziende ,che hanno obiettivi di promozione o di immagine; possono essere enti culturali, che agiscono per conseguire i loro fini istituzionali, possono essere enti pubblici, per motivi diversi.

CONGRESSO CORPORATE

In azienda la prima cosa da fare è scegliere le persone che dovranno costituire il comitato organizzatore; quello interno è opportuno che sia costituito da persone che provengano dai diversi reparti dell’azienda che più direttamente sono funzionalmente interessati e coinvolti con l’evento: anzitutto il reparto marketing..

Nella scelta dei componenti bisogna tenere presenti le caratteristiche e capacità individuali, le esperienze, la disponibilità a collaborare, il coinvolgimento e la motivazione personale.

Il comitato organizzatore dovrà programmare un cronogramma delle operazioni e dei compiti da svolgere, settore per settore e l’insieme dei cronogrammi settoriali costituirà quello generale dell’evento.Elaborerà poi un budget previsionale attraverso l’acquisizione dei preventivi di spesa e il bilancio dei possibili finanziamenti.In seguito dovrà pianificare lo svolgimento operativo dell’evento, attuando forme di verifica dell’andamento.

CONGRESSO ASSOCIATIVO lI promotore:

□ costituisce spesso un comitato d’onore , formato di esperti del settore di competenza del congresso, il cui nome serve a qualificare l’attività congressuale.Lo scopom è di mettere in risalto l’evento, .e. sulla stampa, dichiarando l’appoggio e la partecipazione di importanti personalità.

□ si occupa di ottenere un patrocinio o patronato, cioè l’appoggio, spesso anche solo formale, di enti, di autorità o di personalità conosciute dal pubblico; questi con la loro adesione, valorizzano il congresso stesso.accrescendone l’immagine .Lo scopo è quello di ricevere un riconoscimento ufficiale dell’evento e ciò può essere utile per una migliore promozione.Talvolta può servire per ottenere dall’istituzione patrocinante dei servizi congressuali a titolo gratuito, come la sala, le visite guidate della città,…

□ costituisce il comitato organizzatore, con lo specifico compito di progettare l’attività congressuale, definendone obiettivi e contenuti e al quale è demandata tutta l’attività preparatoria.

Il comitato costituisce una segreteria generale formata da

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una segreteria scientifica che si occupa in genere di: ▬ stendere il programma secondo le indicazioni dei promotori

▬ definire i possibili relatori, cioè gli esperti designati a tenere le relazioni e e prendere un primo contatto per convincerli a partecipare.I relatori devono essere personalità di spicco nel settore, capaci di attirare l’attenzione dei partecipanti.

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una segreteria organizzativa i cui compiti sono:

▬ redige il programma di massima dei lavori congressuali, sulla base delle indicazioni del comitato promotore ▬ contata i possibili relatori e gli eventuali esperti

▬ individua i soggetti interessati alla partecipazione al congresso e allestisce una mailing list degli invitati ▬ predispone la campagna pubblicitaria e di comunicazione multimediale

▬ riceve le iscrizioni confermando programmi e date

▬ contatta i fornitori dei servizi congressuali, stipulando contratti di collaborazione e seguendo da vicino lo svolgimento delle operazioni ▬ cura la pubblicazione degli atti del congresso e la loro successiva diffusione

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una segreteria amministrativa, i cui compiti sono:

▬impostazione e pianificazione del budget con i successivi aggiornamenti,

▬ procedure amministrative e contabili per l’emissione delle fatture, relativi incassi e riscossione delle quote di partecipazione; ▬ supervisione dei preventivi, controllo della fatturazione , elaborazione e stesura dei consuntivi.

▬ ricercare eventuali sponsor (quando la tipologia congressuale specifica richiede questo servizio)., persone, aziende o enti pubblici che partecipano economicamente all’organizzazione della manifestazione, sostenendo le spese di tutto o di parte di essa e il cui scopo è promuovere il proprio nome o quello di sostenere l’evento con intenti politici o sociali.; occorre quindi ricercare aziende o enti che siano interessati al tema del convegno oppure ai partecipanti stessi.In cambio di un sostegno finanziario gli sponsor ottengono vantaggi di tipo promozionale.:

Occorre definire i termini della partecipazione economica, in quanto ci sono due possibilità:

a-lo sponsor paga direttamente le fatture a uno o più fornitori, alleggerendo così il bilancio dell’evento(in tal caso l’organizzatore non si deve preoccupare dei termini e tempi di pagamento)

b-lo sponsor consegna alla segreteria amministrativa la somma con cui partecipa economicamente alla spesa dell’evento, dietro presentazione di una fattura e della rendicontazione consuntiva

Di conseguenza la segretrria amministrativa si occupa della gestione e vendita degli spazi espositivi e della fatturazione agli sponsor GLI ORGANI DI UN CONGRESSO

Spesso i compiti della segreteria organizzativa e , alle volte, anche della segreteria amministrativa vengono affidati all’esterno , ai PCO, in grado di fornire una vera e propria opera di consulenza(analisi del progetto, verifica della sua fattibilità, a volte pianificazione della strategia di comunicazione, l scelta della sede e della coreografia adeguata)

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Rivolgersi al PCO presenta per il promotore diversi vantaggi:

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lo svolgimento concreto di numerosi servizi (la selezione della destinazione e della location, la gestione della logistica dei servizi alberghieri, dei trasporti e dei transfert, l’ideazione e la creazione di allestimenti e coreografie, la scelta e il coordinamento dei servizi di catering, lo svolgimento dei servizi congressuali)

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lo studio di tutto il progetto di marketing che sta alle spalle di un evento, a partire dalla ricerca degli sponsor.fino alla ricerca di strategie di comunicazione che siano in linea con la filosofia dell’azienda che organizza il congresso.

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la facolta di ottimizzare i suoi risultati: essendo il PCO è in grado di capire velocemente quale genere di convegno si possa realizzare con un determinato budget,può studiare e quindi organizzare un congresso ad hoc, ritagliato sul budget disponibile;

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la dimestichezza con il settore e la professionalità del PCO, forniscono all’agenzia una forza contrattuale che il singolo non potrebbe avere,

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è il referente per qualsiasi inconveniente e imprevisto: il PCO ha infatti la responsabilità della pianificazione e della gestione dell’evento; può chiamare in suo aiuto esperti esterni, professionisti, fornitori, ma alla fine è lui che prende le decisioni e coordina tutti gli elementi affinché l’evento abbia successo.Solo l’organizzatore ha una visione globale di come sarà l’evento, perciò è sua la responsabilità di suddividere l’evento in segmenti, definirli dettagliatamente per iscritto e descrivere a ciascun fornitore esattamente ciò che deve fare e quando e dove farlo.

4.2 DALL’IDEA ALLA REALIZZAZIONE DEL CONGRESSO LE FASI DI IDEAZIONE

Ogni evento ha un proprio filo conduttore che costituisce l’argomento caratterizzante da cui prendono spunto tutti gli aspetti di contorno.

L’oggetto dell’evento viene stabilito in base a: cosa vuole comunicare l’impresa; la tipologia del business aziendale; i pubblici a cui si vuole rivolgere; il budget a disposizione; il coinvolgimento dei media; la complessità del piano di comunicazione che contiene l’evento; l’unicità e irripetibilità o meno dell’evento.

Gli invitati vengono scelti in base a: l’argomento che si vuole comunicare; il rapporto che l’impresa ( o l’associazione) vuole instaurare con i propri pubblici di riferimento; la tipologia dell’evento(di business o ludico o un mix tra le due ipotesi).

E’ fondamentale pensare a un luogo adatto dove collocare i lavori e scegliere relatori che sappiano trattare l’argomento filo conduttore .E’ necessario dotare l’evento di materiali di contorno come video, musiche, partecipazioni speciali di ospiti a sorpresa, per far si che il contesto si arricchisca di momenti di coinvolgimento per tutti i partecipanti.

Non è sempre necessario dare troppo spazio al contorno, dipende dalla tipologia dell’evento.

Ideare un evento significa trovare un oggetto interessante, vestirlo con un contorno che lo valorizzi per poi passare alla sua preparazione pratica.

L’idea iniziale di realizzare un convegno può svilupparsi in sette fasi che consentono di progettare, dare un tema e un contenuto al

convegno:

1-fissare gli obiettivi: decidere i risultati che si vogliono raggiungere con l’evento; questi corrispondono alle attese delle parti in

causa e agli scopi per cui l’evento è stato organizzato..Gli obiettivi opportunamente definiti consentono di comunicare i risultati desiderati alle parti coinvolte e consentono di dosare gli ingredienti organizzativi in maniera ottimale; la loro definizione in termini precisi è determinante per il successo dell’evento; se ben definiti, gli obiettivi suggeriscono misure e azioni necessarie per concretizzare i risultati attesi.

2-formulare un tema:la determinazione di un obiettivo chiaro facilita l’individuazione del tema che evidenzia l’argomento principale

che sarò discusso e trattato durante il convegno.Il tema dovrebbe suscitare l’interesse dei partecipanti e rendere loro chiaro cosa otterranno dal convegno. La buona riuscita di un evento spesso dipende dal tema scelto; occorre verificare se il tema del congresso è di attualità e, se si, che non vi siano stati poco tempo prima e non siano previsti poco tempo dopo convegni sullo stesso argomento La chiara definizione di un tema consente di creare un filo conduttore unificante in tutte le attività e l e realizzazioni del convegno; anche la linea grafica può discendere dal tema e contribuire alla caratterizzazione del materiale e di tutta l’atmosfera dei lavori .sarebbe inoltre opportuno creare uno slogan o un concetto significativo e facilmente memorizzabile, accompagnato o sintetizzato da un simbolo.

3-definire il pubblico di riferimento; in quanto gli obiettivi dettano lo stile, il contenuto e il tema del convegno, ma gli interessi del

pubblico di riferimento devono guidare la pianificazine e l’organizzazione del congresso

4-valutare l’uditorio(background socio-culturale, livello di interesse,, aspettative,..).

5-stabilire la struttura del programma, cioè gli elementi portanti in funzione dell’obiettivo, del tema e del pubblico di riferimento. 6-stabilire contenuti del convegno e programma

7-definire dello stile interno:dallo stile deriva il logo, la linea grafica,..

LE FASI ORGANIZZATIVE

Ogni evento organizzativo coinvolge una serie di operazioni da eseguire a piccoli passi consecutivi. Il successo dell’iniziativa non è che la somma dei successi conseguiti in ciascuna fase.

Le fasi di pianificazione e gestione del congresso sono le seguenti:

1-fase preliminare, che comprende

a- lo studio del profilo del committente, del target dei congressisti, eventuali precedenti edizioni, scopi per i quali viene promosso, obiettivi che il promotore intende raggiungere, modi di finanziamento;

b-visite d’ispezione nella località per verificare la rispondenza delle strutture e infrastrutture alle necessità dell’evento.

-fase di pianificazione.: si redige il preventivo di spesa, si avvia la pianificazione del budget attraverso la stesura degli aspetti finanziari del business plan, si contattano gli sponsor, si perfezionano gli accordi contrattuali con i vari fornitori

-fase operativa e di organizzazione: si predispongono i vari programmi, scientifico, ricettivo e dell’accoglienza, sociale, degli accompagnatori, turistico, espositivo.

-fase operativa precongressuale: monitoraggio degli allotment di camere, degli spazi congressuali e dei vettori locali; briefing per gli ordini di servizio al personale;

-fase operativa congressuale: riguarda lo svolgimento del congresso dal giorno dell’arrivo dei congressisti e dei relatori, fino alla loro partenza.

-fase postcongressuale e di follow-up: alla chiusura del congresso segue una conferenza stampa, ringraziamenti alle autorità, patrocinatori, comitato d’onore e sponsor; chiusura dei conti e saldo dei fornitori; definizione del bilancio definitivo accompagnato da una relazione; analisi del ROI:

Nella fase preparatoria occorre tener presente che ogni minimo dettaglio verrà giudicato dai partecipanti e non ci sarà una seconda occasione per lasciare una buona impressione; tutto va perciò curato in modo superlativo:dalla scenografia della sala alla qualità del catering, dalla comodità delle poltrone alla ricchezza della documentazione distribuita. E’ indispensabile una buona organizzazione , chiara, condivisa ed accettata da tutti i soggetti coinvolti, che preveda una precisa tempificazione.

E’ utile programmare momenti predeterminati per controllare l’avanzamento dei singoli aspetti organizzativi, le loro interazioni ed interconnessioni, valutare lo stato di realizzazione dell’intero progetto, attuando le necessarie modifiche, interventi o attività di sostegno giudicate necessarie ed è necessario predisporre anche piani alternativi per superare imprevisti

L’organizzazione di un evento è composta da una serie innumerevole di fattori e di contatti, che è indispensabile tenere sotto controllo in tutti i momenti; per questo motivo due sono le esigenze fondamentali da tenere presente:

● -rispettare la giusta sequenza nella programmazione: occorre cioè elaborare dei cronogrammi, con la sequenza temporale delle azioni da effettuare

● -prepararsi delle liste di controllo per la verifica

L’organizzazione di un congresso richiede una quantità di operazioni che devono essere affrontate con procedure standard, facilmente controllabili e prontamente consultabili in qualsiasi momento da tutte le parti interessate; l’organizzatore ha a disposizione una serie di supporti dell’information and communication technology, come internet, intranet, software gestionali, e-mail, che aiutano a migliorare e velocizzare l’organizzazione generale dell’evento aggregativi e offrono una vastissima gamma di informazioni che in passato era stremamente difficile ottenere.

Nella tabella vengono riepilogate le attività svolte dal planner nelle varie fasi organizzative LE ATTIVITA’ E I SERVIZI DEL PLANNER

4.3 FASE PRELIMINARE

IL BRIEFING CON IL PROMOTORE E GLI OBIETTIVI

Per efficacia di un evento aggregativi si intende la sua capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati dal promotore, soprattutto in termini di benefici attesi. La riuscita di un congresso non dipende pertanto soltanto dalla cura di tutti i dettagli organizzativi; è utile definire chiaramente gli obiettivi che si vogliono raggiungere ed il tema dominante del convegno

Gli obiettivi di un convegno devono essere quindi chiari e ben individuabili, sia nella fase di pianificazione tecnica dell’evento, sia in fase di stesura del budget.

.Per fare questo è necessario avere dal cliente gli input necessari, in modo da presentare un progetto che sia in linea con alcuni requisiti importanti per il promotore.

Qualunque siano sia il tipo di evento che l’organizzatore, ci sarà un momento iniziale di ciascun congresso, in cui si ha un primo incontro tra l’ organizzatore e il cliente-promotore; incontro fondamentale e chiarificatore per definire scopi, limiti, basi organizzative:.

il briefing è il momento durante il quale il ciente espone bisogni e aspettative che l’organizzatore deve realizzare sotto forma di un progetto originale e fattibile; nel corso del briefing il planner deve ascoltare e a volte interpretare i desideri del cliente e al tempo stesso cercare di aprire un negoziato tra l’aspettativa e la realtà in termini di tempi e costi.

LA FORMULAZIONE DEL PACCHETTO TURISTICO

Nella tabella seguente sono evidenziati tutti gli aspetti che caratterizzano il pacchetto congressuale richiesto dal promotore; di seguito esaminerò le scelte più importanti relative alla formulazine di detto pacchetto

FONTE:Corigliano M.A.-Atti del convegno sul turismo cogressuale in Lombardia, 1996

LA SCELTA DEL PERIODO

L a scelta dei giorni in cui organizzare la manifestazione deve tener conto sia delle esigenze dei partecipanti che dei costi, per esempio è utile considerare le numerose possibilità offerte dalla stagionalità bassa, in quanto per es. l’affitto delle sedi delle manifestazioni può essere più conveniente in certi periodi dell’anno..La stagione è anche un elemento importante per proporre un evento nelle condizioni climatiche più favorevoli.

LA SCELTA DELLA LOCALITA’

La ridotta durata media dei congressi richiede un sistema di accessibilità, mobilità interna e posizionamento dei servizi in grado di ottimizzare al massimo i tempi, pertanto nella scelta della località di svolgimento del congresso gli elementi da tenere presenti nella valutazione delle diverse alternative sono i seguenti:

■ _{facile raggiungibilità della località(facili vie d’accesso, rapidi e frequenti collegamenti ferroviari o aerei con la maggior parte delle} località di partenza dei partecipanti),

■ dotata di ricettività alberghiera adeguata e di dimensioni tali da poter alloggiare tutti partecipanti in un'unica struttura, non soltanto per semplificare gli spostamenti ma per l’effetto di coesione che si crea essendo nello stesso posto;

■ deve esistere nel complesso alberghiero scelto o nelle sue immediate vicinanze una sala sufficientemente capiente per potervi svolgere i lavori del congresso.;

■ i partecipanti devono avere la possibilità di trovare nella località prescelta attrattive e opportunità di visita e di divertimento e la libertà di approfittarne(le alternative dovrebbero essere molte e diversificate perché i gusti, le aspettative o i desideri di un gruppo ampio di persone sono le più varie e particolari e dipendono ad es. dall’età, dall’istruzione, dal luogo, dalla provenienza,..);

■ la meta dovrebbe essere anche sufficientemente inconsueta per una buona parte dei partecipanti per non diventare banale e scontata. .Per elaborare un programma tecnico-logistico è necessario prima di tutto effettuare una visita di ispezione alla destinazione sede del congresso.

In secondo luogo l’organizzatore deve valutare la coerenza della destinazione , delle strutture e dei servizi, sia con il tema del congresso, sia con la sua forma e i suoi obiettivi.Idealmente la località dovrebbe avere un significato o un qualche legame con l’attività dell’azienda o con l’interesse professionale dei partecipanti(p.e. ci potrebbe essere una filiale dell’azienda madre, uno stabilimento, un grosso fornitore, un’istituzione significativa quale università o laboratorio di ricerca, una fiera di interesse specifico,…in questi casi è opportuno programmare un incontro, una visita o prevedere di assistere all’evento o alla manifestazione in questione)

L’ispezione della località si basa sul briefing del convegno, completo di obiettivi da raggiungere e risorse disponibili. L’ispezione della località consente di valutare e scegliere la sede congressuale e verificarne le dotazioni, gli spazi, i servizi, l’organizzazione

Le cose da controllare sono mltissime, ma forse la più importante è la qualità del servizio.

Le strutture ricettive devono essere selezionate in base alla categoria, al prezzo tenendo conto del budget, all’ubicazione rispetto alla sede congressuale, al tipo di servizi che erogano, alle dotazioni delle camere, alla professionalità del personale e alla sua attitudine a rapportarsi con la clientela congressuale, alla disponibilità di spazi per allestire un hospitality desk

Una volta scelte le strutture occorre stipulare un contratto di allotment specificandone la scadenza(release), modalità di pagamento, rimborsi, penalità in caso di cancellazioni, costi dei vari servizi supplementari come servizio in camera e bevande.

E’ necessario poi selezionare i diversi fornitori dei servizi(vettori locali, società di impianti tecnologici di supporto alla comunicazione o alla spettacolarizzazione, società di catering, allestitori per gli spazi espositivi, ufficio stampa) da erogare nella località e nella sede congressuale, che saranno scelti in base alla loro professionalità, tipologia e caratteristiche dei servizi che erogano

Più informazioni vengono date ai fornitori, maggiore sarà il loro coinvolgimento e la loro collaborazione:il successo di un evento dipende dalla prestazione di tutte le persone che ne sono coinvolte ed è quindi importante saper creare un forte spirito di gruppo attraverso la condivisione delle informazioni(fornire ai fornitori una visione globale del convegno e una buona comprensione dell’obiettivo finale che si prefigge); incontri di gruppo(per creare spirito di gruppo e coinvolgimento tenendo presente che la riuscita del lavoro di alcuni fornitori dipende direttamente dal lavoro di altri fornitori).

Esiste anche una logistica relativa alle risorse umane che non sono solo erogatrici di servizi e di attività di assistenza, ma svolgono anche l’importante funzione di veicolare il flusso della comunicazione congressuale.E’ quindi fondamentale programmare presenze, tempi, luoghi; gli ordini di servizio devono essere precisi e contenere tutte le informazioni utili circa lo svolgimento dei vari compiti, gli orari, ; la settimana prima del congresso è necessario tenere un briefing con lo staff e tutto il personale di contatto con i congressisti, per fare il punto della situazione e consegnare il documento con gli ordini di servizio.Prima dell’evento, si può organizzare una prova generale, presso la sede dell’evento.Ciò dà al personale la possibilità di effettuare un’auto-valutazione dei risultati

ELEMENTI DI SELEZIONE DI UNA LOCALITA’

Per effettuare una buona scelta della località, occorre tenere in considerazione alcuni elementi logistici, economici e di maggiore disponibilità di risorse umane e tempi di organizzazione, in particolare:

♦ _{facile raggiungibilità(da quali vettori la località è servita e com’è collegata);}

♦ _{comodi spostamenti in loco( disponibilità di mezzi di trasporto pubblico, taxi e rent-a- car);}

♦ _{opportunità di svago(locali pubblici, ristoranti speciali, musei e monumenti,impianti sportivi), loro costi e ubicazione;}

♦ eventi concomitanti(in tal caso potrebbero esserci degli svantaggi quali difficoltà di reperimentodi camere e sale, eccessivo

affollamento della località e anche perdita di immagine del proprio evento); ♦ sicurezza(eventi naturali e di ordine pubblico);

♦ _{immagine(occorre scegliere la località chesi ritiene possa piacere ai partecipanti);}

♦ allestimenti e risorse umane(deve essere facile e non costoso reperire buoni fornitori di impianti audiovisivi a noleggio , allestitori per

le strutture, personale);

♦ capienza(strutture e hotel in grado di ospitare tutti i possibili partecipanti);

♦ _{finanziamenti(possibilità di sponsorizzazione e sostegno da parte di istituzioni pubbliche e private)..} LA SCELTA DELLA SEDE CONGRESSUALE

L’ideale sarebbe che la scelta della sede congressuale avvenisse sempre nell’ottica del processo globale di comunicazione costituito dal congresso nel suo insieme; quindi la sede dovrebbe essere uno strumento attraverso il quale si attua la strategia di coinvolgimento di partecipanti, scelta come la migliore per raggiungere gli obiettivi del committente.Nella scelta dovrebbero essere determinanti anche le esigenze operative della manifestazione e di conseguenza, il PCO, con la sua conoscenza di tali problematiche, dovrebbe avere una

funzione decisiva nella scelta, ma spesso avviene che l’intervento del PCO sia richiesto quando il promotore ha già scelto la sede, in base a motivi pratici (la sede è quella in loco), di economia (costo basso o nullo) o affettivi (la sua città).

E’ la località scelta per la manifestazione a determinare la scelta della sede; tuttavia gli elementi da tenere presente per la scelta sono sostanzialmente legati al numero delle persone da riunire, alla durata e alle modalità di svolgimento dell’evento.

Occorre confrontare, per valutarne l’offerta varie sedi: teatri, alberghi, centri congressi, auditorium e sale riunioni presso enti pubblici o privati, fiere, tendoni e quant’altro è disponibile nell’area

Occorre in particolare: verificarne la capienza, la convenienza economica(la durata ell’evento influisce sui costi, ma alcune strutture offrono condizioni particolari per affitti di medio-lungo periodo, per promozione), la stagione e la disponibilità, la temperatura e il rumore(adeguata insorizzazione, buona illuminazione naturale e artificiale, aria condizionata e ventilazione adeguata), l’ubicazione (meglio sedi centrali, ben raggiungibili, con minime distanze tra luoghi di riunione, di svago, di ristoro,..), anche se il primo criterio per scegliere una sede è la sua raggiungibilità(es.un aeroporto vicino, uno svincolo autostradale,..)

La sede più conveniente sarebbe quella del promotore(spesso le aziende hanno al loro interno una sala riunioni), se esistono spazi adatti,

perché non ci sono costi di noleggio, di trasporto materiali, di viaggio del personale. In certe situazioni l’evento può avere sede anche nella stessa azienda.Questa può costituire una buona scelta, prima di tutto perhè non ci sono costi di noleggio, di trasporto e d utilizzo di strumenti di supporto e il materiale illustrativo fa già parte del normale bagaglo di comunicazione.Ormai un certo numero di aziende ha al proprio interno uno spazio riservato a riunioni più o meno allargate, che può essere sfruttato per un evento. L’azienda rappresenta già di per sé un contenitore della comunicazine.Si tratta quindi di un’opzione da prendere sempre in considerazione e che in qualche modo deve costituire la pima scelta , anche se poi, a un’analisi più approfondita, può essere scartata

Può capitare che il promotore sia in contatto con enti, pubblici o privati(Camere di Commercio, Enti locali) che per politiche promozionali potrebbero concedere spazi per riunioni a titolo gratuito(in genere per avere l’uso a titolo gratuito è necessario che nell’evento sia visibile un alto contenuto sociale o politico); tali spazi in genere sono ubicati in luoghi centrali o comunque ben raggiungibili ma spesso le strutture non sono di recente edificazione e sono dotate di impianti tecnici di limitata qualità, per cui occorre valutare se il costo del noleggio degli impianti audiovisivi o quelli di allestimento vanifichino l’economicità di costo della sede.

.In certi casi uno spazio nudo permette all’azienda , partendo da zero, di personalizzare e creare momento per momento. .E’ comunque necessario verificare che:

-per ottenere lo spazio non sia necessario seguire una trafila burocratica troppo lunga -lo spazo sia effettivamente gratuito

-lo spazio possaassicurare un risultato deguato all’evento da organizzare

Se ivece si pensa di utilizzare un centro cogressi, in questo caso vengono offerti tutti i supporti necessari e al passo con la tecnica, oltre a un arredamento di stile medio, ma accettabile, con la possibilità di modulare gli spazi tramite pareti mobili.I centri congressi hanno anche a disposizione personale idoneo per coadiuvare l’organizzazione.Di solito sono facili da raggiungere e spesso sono direttamente collegati agli alberghi limitrofi, con tariffe di favore.Un loro limite è che possono ospitare più eventi nello stesso momento, con il rischio di sovrapposizioni e confusioni

Se invece si vuole scegliere una location classica l’ideale rimane l’albergo, è la soluzione più semplice e la struttura più adatta per un ottimale concentrazione dei servizi(ristorazione, alloggio, sale,… supporti audiovisivi di base, pesonale di solito particolarmente preparato,..).Inoltre l’edificio può essere di prestigio storico o artistico.A seconda del numero di partecipanti si potrà scegliere un albergo con una dotazione più o meno ampia di camere e con sale più o meno modulari..

Le catene alberghiere di solito sono più affidabili e offrono una migliore esperienza rispetto ad alberghi a conduzione familiare

Generalmente solo pochi alberghi dispongono di sale molto ampie, tutti gli altri sono attrezzati bene ma per convegni medio-piccoli.Quasi tutti hanno in dotazione audiovisivi di base di solito compresi nel costo di noleggio della sala

In alternativa possono essere prese in considerazione dimore storiche( castelli, ville, ex conventi,..) che hanno grande impatto sull’immaginario dei partecipanti e offrono la possibilità di allestirvi servizi di ristorazione con catering di grande effetto scenico anche se un possibile svantaggio consiste nelle difficoltà di allestimento, perché spesso sono dimore non particolarmente attrezzate per le sale da riunioni.

Le navi da crociera sono più utilizzate per i viaggi di incentivazione, fatti per premiare e stimolare i responsabili delle vendite, i clienti migliori, gli opinion leaders,…; si noleggia l’intera nave o parte di questa per un dato periodo o per un itinerario studiato su misura.La nave è un grande albergo navigante e offre a bordo animazione e svago, per cui il vantaggio è la grande concentrazione di servizi.E’ possibile noleggiare anche mezzi di locomozione(battelli, traghetti,velieri, treni,..)

Possono essere scelti anche spazi all’aperto con strutture temporanee(tendoni) o permanenti(per es. stadi, autodromi,..)adatti a manifestazioni con spettacoli di animazione e ad accogliere a prezzi contenuti un alto numero di partecipanti. .Un’altra location può essere costituita da strutture create all’aperto, con installazioni permanenti come stadi etc che possono accogliere un numero molto alto di partecipnti e ben si adattano ad eventi legati allo sport e alla musica.In questo caso bisognerà curae particolarmente tutta la parte di contorno e di supporto.Ma eventi come fiere o esibizioni temporanee possono trovar luogo e buona rispondenza anche in tecnostrutture , montate ad hoc e modulari, che permettono una notevole personalizzazione dello spazio e delle proposte, con allestimenti rapidi e per nulla difficili

In occasione di fiere è possibile affittare sale per convegni all’interno di padiglioni fieristici.Il vantaggio è poter contare su un vasto pubblico di persone già selezionate per interesse, mentre lo svantaggio è quello di avere limitazioni nell’allestimento incluso quello di dover utilizzare in alcuni casi come fornitori quelli segnalati dall’ente fieristico.

Al momento di scegliere gli alberghi l’organizzatore deve decidere se concentrare i congressisti in un solo esercizio, con beneficio in efficienza organizzativa, o dividerli in diversi esercizi, creando degli ambienti di maggiore intimita per i contatti umani.Di consueto prevale la prima ipotesi. Se l’offerta locale è multipla, si preferiscono le strutture situate nel centro città, in cui abbondano i richiami turistici o le strutture periferiche, piu tranquille; nella scelta dell’ubicazione e della tipologia degli alberghi occorre prendere in considerazione. desideri e possibilità economiche dei congressisti.

Misurati i bisogni e fissati i criteri di scelta , il planner procede con delle pre-ispezioni degli alberghi durante le quali verifica l’esistenza reale di tutti i requisiti cercati e sonda le condizioni alle quali una futura collaborazione potrebbe svilupparsi.

In riferimento a quest’ulrimo aspetto, verrà abbozzata la linea commerciale dell’albergatore verso il congresso, e in particolare:la disponibilità di camere alle date previste, i prezzi convenzionati per tipo di camera e i servizi inclusi in detti prezzi, il contingente di camere gratuite, concesse come ospitalità dall’albergo, le procedure di riservazione(direttamente dal promotore o attraverso un’agenzia di viaggi o PCO), le modalità di annullamento e di pagamento, l’eventuale locazione delle sale di riunione, di uffici, spazi espositivi(nel caso l’albergo sia scelto non solo come fornitore del servizio di alloggio ma anche di sede congressuale),..; i servizi complementari:banchetti, ricevimenti,..; l’eventuale rescissione del contratto da una delle parti, ad esempio per causa di forza maggiore.

L’organizzatore nel negoziare il contratto alberghiero ha la scelta tra due formule: o agevolare la prenotazione diretta da parte del congressista e liberarsi da ogni intervento amministrativo o gestire in proprio l’alloggio dei partecipanti, inserendo eventualmente il valore di questa prestazione in una quota forfetaria di iscrizione da versare da parte dei congressisti.La seconda formula incrementa l’onere di lavoro, ma rende alte le prospettive di profitto economico per l’organizzatore

A tal fine, viene predisposto un formulario di richiesta alberghiera inviato al congressista, o che il congressista può compilare on-line. Tale formulario contiene:

● la lista e la sommaria descrizione degli alberghi o delle categorie alberghiere selezionate.A volte, viene lasciata al congressista la libertà di indicare nominalmente l’albergo da lui scelto; a volte, è l’organizzatore che designa l’albergo nel quadro della categoria scelta dal congressista

● le tariffe convenzionate(con o senza prima colazione, in regime o non di mezza pensione o di pensione completa),per sistemazione in camera(una o due persone) e le date di validità delle tariffe stesse; i servizi extra da pagare direttamente in albergo

● i pagamenti anticipati da effettuare entro una data limite presso il comitato organizzatore, rimborsabili in parte o in toto nell’evento di disdetta..

● tempi e date limite per prenotazioni, disdette e rimborsi, anticipi, pagamenti, penalita.

L’organizzatore quindi riceve le richieste di alloggio, verifica l’accredito del deposito relativo, invia all’interessato una conferma scritta dell’avvenuta prenotazione, indicando nome ed indirizzo dell’albergo, date e altre informazioni utili

LA SCELTA DEI SERVIZI RISTORATIVI

.La scelta del luogo è soggetta ad una lunga lista di possibili variabili che vanno dall’aspetto estetico a considerazioni di ordine pratico ed economico.Le scelte possibili sono:all’interno ovvero presso la mensa del promotore, presso la sede della manifestazione(ristorante o catering), in un ristorante non lontano dalla sede della manifestazione. Il servizio di banqueting può esser ecompletamente personalizzato in base alle esigenze del cliente, perché non vi sono gli impedimenti o i vincoli che si riscontrano nel ristorante: es.presenza di altra clientela, spazio ristretto,…

Per predisporre la ristorazione, nei vari casi, occorre decidere:

1. tipo di servizio(a tavola o a buffet): la decisione influenza il budget, i tempi, l’immagine complessiva della manifestazione, il benessere dei partecipanti.Per motivi di spazio e per risparmio di costi, il servizio a buffet è quello in genere più adatto ai coffee break, alle situazioni in cui i partecipanti sono tanti, alle pause brevi.Il servizio a tavola richiede più personale ed è quindi più costoso ma offre indubbi vantaggi rispetto all’immagine e alla qualità; permette inoltre ai commensali un maggiore relax durante le pause dei lavori.

2. menu: in occasione di manifestazioni aziendali è bene mantenersi su cibi leggeri e ben digeribili, perché il partecipante dopo il pasto deve ritrovare la concentrazione necessaria all’ascolto delle relazioni.

3. scenografia; tutti i particolari sono importanti:le posizioni dei tavoli, la disposizione, la luce, la distanza dalla zona di lavoro, l’arredamento, la mise en place(numero di tavoli, disposizione, tovagliato, servizi di stoviglie, argenterie, addobbi..)

4. tempi; durante i convegni è importante effettuare pause frequenti per provvedere a ristorare gli ospiti, ma al massimo si può dedicare al cibo un terzo del tempo totale(Vergani); quindi la velocità dei camerieri, come la distanza dalla sala assumono un’importanza fondamentale.

Non sempre le manifestazioni comprendono sia i pranzi che le cene, per contenere le spese di organizzazione; quindi cosa utile per i partecipanti è avere una lista con i ristoranti consigliati con cui l’organizzatore può aver preso contatti preliminari concordando condizioni vantaggiose per i partecipanti, tenendo presente le loro disponibilità economiche e tutte le altre caratteristiche(età, nazionalità, sesso, preferenze probabili,..)

LA SCELTA DEI RELATORI

.I relatori hanno un ruolo di primo piano e, per certi convegni, diventano la ragione primaria per spingere all’adesione. La scelta dei relatori è quindi altrettanto importante di quella del tema, poiché saranno loro ad interpretarlo con efficacia

.Il livello del convegno determina la tipologia di relatore da cercare, dove per livello si intendono alcuni fattori legati al grado di novità, al grado di approfondimento, al grado di divulgazione.

A volte i relatori sono imposti da sponsor, ma la scelta dei relatori, chairman e moderatore spetta principalmente al comitato scientifico. E’ opportuno considerare altre figure presenti sulla scena: il chairman e il moderatore; il chairman è spesso espressione del comitato scientifico che ha definito il tema del convegno e ha selezionato i relatori: a lui spetta il compito di guidare il convegno, di introdurre i ralatori, di armonizzare gli interventi e di gestire i tempi L’area di competenza del moderatore è limitata ai soli dibattiti, in cui deve gestire l’alternanza della parola tra i partecipanti.

Nelle convention aziendali il panel tecnico-scienifico è quasi interamente interno all’azienda e il programma tecnico consiste nelle relazioni dei vertici aziendali

E’ importante che gli oratori siano brillanti e non noiosi,(non bisogna dimenticare che per il partecipante seguire con attenzione una conferenza è faticoso, per quanto stimolante possa essee il tema) è importante rendere le presentazioni vivaci e animate(il ricordo di un messaggio è più intenso se oltre ad ascoltare si ha di fronte un’immagine che mostra ciò di cui si parla), può essere utile avere tra gli oratori una star che attiri il pubblico e i giornalisti.: ciò crea una duplice aspettativa: c’è la curiosità di vedere da vicino un personaggio famoso e ci si attende che dirà qualcosa di importante o interessante.

SCELTA DELLA LINEA GRAFICA, CARTELLONISTICA, SEGNALETICA

La grafica è l’elemento che permette l’immediata riconoscibilità e che unifica tutte le varie forme di informazione e di divulgazione dell’evento e serve anche per mantenere nel tempo il ricordo e l’impatto dell’evento. .E’ importante che sia in perfetta sintonia con tutto il resto del materiale corporate o associazionistico, infatti l’evento comunica una riconoscibilità coordinata che rimane nella memoria dei vari target di riferimento

Una grafica accattivante può contribuire in linea di massima una maggiore partecipazione di pubblico perché la comunicazione scritta costituisce il primo impatto per chi viene contattato come possibile partecipante all’evento; questo ragionamento è valido soprattutto per i rappresentanti dei media perché nella moltitudine di sollecitazioni che arrivano quotidianamente presso le sedi dei vari media, una buona grafica, una buona descrizione, un invito essenziale e d’impatto possono garantire la partecipazione di qualche giornalista in più.

Tutti gli elementi della comunicazione scritta devono essere facilmente memorizzabili e distinguibili, ad es. utilizzando un unico stile e colore; anche attraverso il materiale documentario viene trasmessa l’immagine della manifestazione e viene fatta ricordare nel tempo, dato che può essere letto e consultato anche successivamente

La grafica, perciò, oltre ad essere bella, dotata di personalità, rispondere ai desideri dei promotori del congresso, deve anche prestarsi a divulgare chiaramente i contenuti informativi di un evento, e deve essere riproducibile su tutti gli stampati, anche piccoli e piccolissimi, come per esempio il badge.Ma si deve pensare anche alla riproduzione del logo su carte speciali come il menu in pergamena per la cena di gala,per esempio o su manifesti per l’affissione in città, soprattutto se il congresso è occasionale, in quanto gli abitanti della città, anche se non direttamente interessati ad un certo evento, è importante che ne siano informati, in quanto un congresso oltre a creare movimento di turismo congressuale e relativo indotto, è anche un importante fatto culturale.

Il congresso associativo, ripetitivo, avrà un marchio o un logo di base(quello dell’associazione promotrice) al quale, d’abitudine, si aggiunge un’immagine relativa alla città in cui si tiene quell’edizine del congresso

E’opportuno tenere i congressisti informati proponendo un “giornale del congresso” quotidiano che contenga dati sul progredire dei lavori scientifici ma anche notizie su ciò che avviene nella città che ospita il congresso, sul tempo, sugli spettacoli,…

Oltre agli stampati, a segnaletica interna ed esterna deve riportare il logo dell’evento.

Ogni sede congressuale istituzionale, sia essa palazzo dei congressi o albergo, è dotata di un minimo di segnaletica interna, mette cioè a disposizione la propria segnaletica istituzionale che indica la dislocazione delle sale principali, dei bar,le toilette,.; è opportuno integrare questa segnaletica con quella propria del congresso, possibilmente nei colori e con il logo del congresso e collocata nei punti più strategici della manifestazione. In albergo è bene che al congresso sia dedicata un’apposita postazione che contenga tutte le indicazioni per raggiungere la sede congressuale,il centro, i principali musei,..

La segnaletica esterna è altrettanto importante:in una città che riceve l’evento ed è quella che viene posizionata all’interno dell’aeroporto, della stazione ferroviaria, e ai principali snodi di traffico cittadino.

Un’altra categoria di materiale che deve seguire la stessa regola di attenzione agli altri elementi grafici è costituito dagli abstract(atti del convegno) Gli atti rraccolgono ciò che è stato presentato dai relatori nei loro interventi e vengono consegnati o inviati a tutti i partecipanti, ad altri target ritenuti interessanti per l’attività di comunicazione e ai giornalisti, dopo qualsiasi tipo di evento, come continuità dell’attività di comunicazione. Gli atti possono essere redatti per mezzo dell’archiviazione digitale tramite cd-rom, in sostituzione del supporto cartaceo; questo sistema , tra l’altro, consente di arricchire e completare il materiale da destinare ai partecipanti e a chi non ha partecipato, p.e. con una efficace promozione della località sede del convegno, utilizzando foto, riprese video, informazioni di ogni genere,..; permette inoltre di usufruire d iuna serie di utilissime funzioni per la consultazione, p.e. chiavi di ricerca per argomento, per oratore, la stampa di interventi e argomenti selezionati, visualizzazione di immagini, note e filmati correlati ai singoli interventi, stampa ed export degli interventi e argomenti selezionati .

Nella diversificazione dei materiali(floppy, cdrom, video,..)così come nel corredo di base consegnato al congressista(che include:la borsa congressuale, il blocco per gli appunti, la penna, il portabadge con il badge) deve essere evidente l’appartenenza a un unico evento. LA RICERCA DEGLI SPONSOR

Per molti congressi di associazione le esposizioni rappresentano una forma di finanziamento indispensabile.

Spesso gli sponsor hanno al loro interno un comitato preposto alla selezione dei congressi a cui partecipare ed esercitano molta influenza sulla scelta della destinazione.

In Italia il mercato delle sponsorizzazioni è assorbito in gran parte dallo sport, poi vengono arte, spettacolo, musica, settori con forte potenzialità di vendita e dall’efficacia riconosciuta, mentre il congressuale è un mercato ristretto, specialistico che soffre in confronto agli altri, da carenza di comunicazione sui media((Carcano B.,2005)ma i congressi, per loro natura, per la concentrazione di rappresentanti di una selezionata nicchia di mercato, per i contenuti di alta valenza comunicazionale, sono una ghiotta occasione per le aziende che vogliono far conoscere i loro prodotti e trarre beneficio a livello di immagine.

I grandi congressi associativi ein particolare quelli medico-scientifici, sono sempre più finanziati dalle aziende, che in molti casi partecipano all’evento non solo acquistando uno spazio espositivo, ma anche acquistando quote di partecipazione , finanziando eventi sociali o producendo in proprio eventi a cui invitano i congressisti di loro interesse.

Per quanto riguarda la ricerca degli sponsor, il primo passo è capire la materia stessa del congresso, indispensabile per individuare in quali ambiti attivare la ricerca degli sponsor, poi servono adeguate competenze relative alla contrattualistica e la difficoltà maggiore sta nel far capire all’azienda quale sarà il ritorno d’immagine, un concetto che in genere non è immediato e facilmente misurabile.

Non è più sufficiente proporre solo la visibilità del logo perché la maggior parte delle aziende chiedono uno spazio all’interno del congresso per farsi pubblicità o per il lancio di un prodotto nuovo.

Tra le motivazioni che fanno scattare la sponsorizzazione spicca la possibilità di avviare rapporti ed intese di collaborazione con i protagonisti dell’evento e comprendere quali sono le tendenze di un dato mercato

Il comitato organizzatore deve vagliare tra tutte le aziende note nel settore quelle che presentano compatibilità commerciali ed etiche con il tema degli argomenti trattati dal congresso.

Per la ricerca degli sponsor si possono cercare in rete i siti di congressi sulla stessa tematica con l’elenco degli sponsor e magari anche il link al loro sito.

Viene quindi predisposto un progetto di sponsorizzazione con un ordine prioritario dei contatti:come metodo si prende contatto in primo luogo con le aziende che hanno già aderito in passato alla manifestazione, se l’evento è ripetitivo; in ogni caso si individuano gli sponsor più importanti, ai quali si può offrire la più alta visibilità(l’azienda preferisce una visibilità diretta sui programmi, cartellonistica, banner nel sito web dove può effettuare la rilevazione del traffico, piuttosto che ristorazione e coffee break), solo in un secondo momento si cercano contributi anche per la parte ludica dell’evento.

Ai potenziali sponsor vengono quindi inviati pacchetti promozionali di diverso valore tra cui scegliere, insieme a tutto il materiale illustrativo delle finalità scientifiche dell’evento, informazioni sulla sede, durata e programmi dei lavori, programma sociale e degli accompagnatori, previsioni sul numero di partecipanti(che consente all’azienda di determinare il costo/contatto) e sull’intervento dei mass media, strumento essenziale per aumentare la visibilità(che è poi il bisogno basilare dell’azienda)….in sintesi tutto ciò che serve per valutare il valore della comunicazione il proprio interesse a partecipare.

Tutta la materia sarà infine rigorosamente disciplinata da un contratto dettagliato, che garantirà sicurezza ai promotori di poter effettivamente contare sulla sponsorizzazione e agli sponsor di ottenere la visibilità per la quale pagano. Lo sponsor diventa in concreto partner nella realizzazione dell’evento, perché con il proprio contributo economico partecipa attivamente al bilancio del congresso. Coinvolgere un ente istituzionale come le Regioni, la Commissione Europea, le università, comporta un iter fatto di modulistica difficile e protocolli complicati da seguire, ma se si riesce-e per raggiungere l’obiettivo è sempre bene presentare all’ente una motivazione precisa-il risultato solitamente è il finanziamento del’evento o una contribuzione in termini di servizi, p.e. location o tariffe ridotte di affitto. .

4.4 FASE DI PIANIFICAZIONE

Occorre fare una distinzione tra il progetto/preventivo e il budget.

Il progetto-preventivo è quello che si presenta al committente, che accetta e sottoscrive l’impegno di organizzare quell’evento a quel costo.

Il budget è lo stesso documento, completato dalla parte attinente alle entrate del congresso:ne uscirà un riassunto contabile con un saldo auspicabilmente positivo che costituirà la meta economica da raggiungere con l’organizzazione di quel congresso.

I principi da seguire nella stesura del budget sono i seguenti:

FONTE: Progettare e gestire un evento culturale, Formez, 2006 DEFINIZIONE DEL BUDGET

L’evento è l’unico contenitore della comunicazione che può assicurare un feedback interessante con un budget in linea di massima abbastanza contenuto.

Gli eventi possono essere di varie tipologie e conseguentemente con costi varabili a seconda dei risultati che si vogliono raggiungere. Il budget è una individuazione dei mezzi per realizzare gli obiettivi che sono realizzabili in misura direttamente proporzionale alla disponibilità dei mezzi. , è un bilancio preventivo. Tutte le attività sono da ricondurre a voci o capitoli di spesa che vanno a confluire in un preventivo che dovrà essere rispettato durante tutte le fasi organizzative di una manifestazione

Prima di stabilire il programma, è necessario precisare il budget del convegno, si deve cioè stendere il preventivo delle entrate (che consente di stabilire le risorse disponibili e programmarne l’utilizzo) e delle uscite (prendendo in considerazione i preventivi di spesa), per determinare le disponibilità finanziarie sulle quali gli operatori possono contare, con una previsione il più possibile accurata e attendibile per evitare la mancanza della copertura al momento in cui si devono pagare i fornitori dei vari servizi..

Un budget è composto da tre parti:

-costi: questa sessione è composta da spese fisse(p.e. noleggi,.), non correlate con il numero dei partecipanti-e spese variabili(p.e.spese postali, catering, relatori e ospiti,..), che dipendono da questo. Le uscite sono legate alle attività che si intendono svolgere e quindi

comprendono l’affitto della sala convegni, il pagamento dei relatori, le spese organizzative(comprese le parcelle dei PCO), quelle per le apparecchiature tecniche,…Non sono invece a carico degli organizzatori le spese relative al soggiorno dei congressisti, tranne quelle per la trasferta degli invitati e dei relatori

Le voci che compongono la spesa congressuale sono più o meno sempre le stesse, perché, qualunque sia il tipo di congresso, esso si strutturerà sempre intorno ad alcuni elementi fondamentali, che sono articolati in modo diverso a seconda del tipo di evento.

Le voci sono le seguenti:

Uscite:aree congressuali, aree espositive, allestimenti, ideazione ed elaborazione linea grafica, stampati, mailing, cartellonistica, materiale

di corredo, impianti tecnici, personale in fase operativa, ristorazione in sede congressuale, programma sociale, programma accompagnatori, alberghi, trasposrti, ospitalità, ufficio stampa, comitato scientifico, varie, segreteria organizzativa

In particolare tra le spese: spese di viaggio(per organizzazione trasferte, sopralluoghi e controlli delle location), spese per la location, comprensive dei supporti relativi quali audiovisivi etc.; spese per alberghi; spese per ristorazione; spese di allestimento(trasporto emontaggio, noleggio scenografie, addobbi, segnaletica, decorazioni floreali); spes per la grafica(stampa materiali, inviti, locandine, video, campagna pubblicitaria, materiali consegnati ai partecipanti,..), spese per spedizioni, spese per realistica a ospiti e giornalisti; spese per lo staff(hostess, traduttori, assistenti,.); spese per documentazione video, supporti informatici,..; spese per parte spettacolare; spese di assicurazione; spese per la promozione dell’evento; spese per relatori vip; spese di cancelleria.E’ buona regola del planner prevedere nel progetto preventivo almeno una cifra forfetaria, sooto la voce varie, che valga a coprire piccole spese, la cui entità non può essere prevista a priori.

.Il livello dei prezzi di una destinazione incide nella formazione del budget congressuale

-ricavi: le entrate sono costituite dalle quote di iscrizione pagate dai partecipanti, da eventuali contributi di chi assicura il patronato, dalle somme versate dagli sponsor, dalla vendita di spazi espositivi e pubblicitari

- riassunto contabile: saldo attivo congresso, saldo passivo congresso(è il risultato, dato dalla differenza tra ricavi e costi)

E’ importante avere fin dall’inizio una chiara idea del numero di partecipanti, in quanto questo dato influenzerà sia i costi variabili che i ricavi;.i precedenti del convegno che si sta organizzando possono dare un’idea del numero da prendere in considerazione

Ogni spesa deve essere pianificata e autorizzata , cercando di non andare mai oltre la spesa che è stata programmata con forme di verifica e controllo degli scostamenti eventuali.

Le verifiche periodiche ai contratti e ai fatturati permettono aggiornamenti periodici del budget.. E’ consigliabile quindi preparare almeno due o tre budget, con diverse previsioni di spesa;, in modo da mantenere il controllo delle uscite e decidere di conseguenzale azioni da intraprendere.

.Nella maggior parte dei casi i costi di organizzazione superano i ricavi e i bilanci dei congressi chiudono, economicamente, in perdita quindi difficilmente il congresso ripaga in modo diretto il promotore delle sue spese;le uscite sono, spesso , superiori delle entrate, ma dato che chi organizza queste manifestazioni di solito ha intenti promozionali, i relativi costi sono considerati investimenti in vista di profitti futuri.

FUNZIONI DEL BUDGET:

pianificazione: in un certo senso sono anche dei piani che forniscono i dettagli di ciò che si spera di realizzare motivazione : motiva il personale coinvolto a perseguire gli obiettivi dell’intera organizzazione

valutazione:i dati del budget diventano degli standard per confrontare i risultati

formazione il ruolo formativo è legato alla capacità di apprendere dagli scostamenti, dando impulso ad azioni corrispondenti.

IL BUSINESS PLAN

Dopo il briefing è importante redigere un business plan , cioè un documento che contiene informazioni dettagliate sugli obiettivi principali del convegno e sulle risorse a disposizione per raggiungerli, perchè funge da punto di riferimento per la progettazione, la pianificazione e la gestione dell’evento. La fase di preparazione del business plan è dunque una fase importante e delicata in quanto questo è un importante strumento di lavoro che accompagna tutte le fasi organizzative.

ELEMENTI CONTENUTI NEL BUSINESS PLAN

 data del documento e dei suoi aggiornamenti  ragioni per cui si convoca il convegno  meta da raggiungere

 obiettivi specifici

 nome e tema proposti per il convegno  budget

 numero previsto di partecipanti per raggiungere il pareggio economico  idee per le sessioni di socializzazione

 date proposte  luogo dell’evento  sponsor potenziali  tecnologie da usare

 schema generale del convegno  profilo dei partecipanti potenziali

 staff organizzativo e gestionale  fornitori proposti

PRESENTAZIONE DEL PROGETTO-PREVENTIVO AL PROMOTORE

Alla fase di pianificazione e progettazione creativa dell’evento segue quella relativa all’offerta economica

La presentazione dell’offerta è il momento più delicato nel rapporto cliente organizzatore perchè rappresenta il primo approccio del cliente al lavoro del pco.

L’offerta dovrebbe comprendere tre parti distinte:

1-la premessa o introduzione, che riassume tutti gli elementi del briefing iniziale, sottolineando i bisogni e le aspettative del cliente 2-il progetto dell’evento,ovvero come sviluppare il programma e le motivazioni della scelta degli elementi sostanziali di esso(location, tempistica di svolgimento,..), l’idea o il tema conduttore di cui si avvale per lo sviluppo dell’evento, la componente di comunicazione e creatività(grafica, spettacolarizzazione,..) e le motivazioni per questo tipo di scelta

-il budget economico, ovvero i costi stimati sulla base di preventivi da parte dei vari fornitori(alberghi, centri congressi, società di servizi,..), i costi organizzativi e di consulenza(segreteria organizzativa, consulenza grafica,..), i costi per la logistica(trasporti e trasferimenti da e per gli alberghi), l’assistenza in sede dell’evento, infine i costi relativi ai momenti sociali come la cena di gala e l’eventuale spettacolo.Naturalmente, si dovranno dare più alternative.

Il progetto-offerta dovrà essere completo: ad esso devono essere allegate tutte le informazioni relative alle location proposte, possibilmente con fotografie o piantine che possono essere utili per orientare la scelta del cliente e occorre inserire nell’offerta anche materiale relativo non solo ali alberghi o ad altre location, ma al territorio e a luoghi turistici interessant nei dintorni che potrebbero essere oggetto di escursioni

PREDISPOSIZIONE DELL’UFFICIO STAMPA

Il convegno è comunicazione globale, quindi è indispensabile per chi ne cura l’organizzazione essere professionalmente qualificato a gestire rapporti con i mass media.L’informazione che passa all’interno di un convegno deve essere amplificata all’esterno, verso il pubblico specializzato non presente, verso gli opinion leaders,…l’evento diventerà così mezzo di comunicazione globale soddisfacendo nel contempo le giuste aspettative dei promotori di vedere il loro impegno apprezzato da un più vasto pubblico, nonché l’interesse del pubblico stesso ad essere aggiornato

Una funzione molto importante, sia prima sia durante il convegno, è dunque quella dell’ufficio stampa, che deve tenere i contatti con i media, per assicurare la giusta risonanza all’evento, organizzare conferenze stampa di presentazione e di aggiornamento sui lavori , redigere comunicati informativi sul loro svolgimento, pubblicizzare le risoluzioni adottate.Il congresso, è fatto per comunicare, di conseguenza per poter organizzare, veicolare ed amplificare con efficienza ed efficacia verso i pubblici esterni le notizie, le informazioni e le decisioni che scaturiscono all’interno del congresso, è necessaria l’opera di professionisti specializzati

L’ufficio stampa interagisce sia con la segreteria scientifica , decodificando i contenuti e le tematiche in un linguaggio adatto ad ogni target, sia con l’organizzatore ed ha quindi un duplice compito:

□ informare il target di riferimento(quindi raccogliere le adesioni) □ divulgare i contenuti del convegno prima, durante, dopo

Chiedere la collaborazione di un ufficio stampa esterno naturalmente comporta per l’organizzatore un onere aggiuntivo, che deve essere valutato in relazione sia alla consistenza del budget, sia all’importanza della manifestazione ed al riscontro atteso sui mass media

L’indirizzario di un buon ufficio stampa deve comprendere: radio e televisione, pubblica e privata; agenzie di stampa; quotidiani nazionali, locali e specializzati; periodici(settimanali, mensili, bimestrali,..); riviste tecniche e di settore.

Sulla base di questo indirizzario si diramano tutte le notizie tramite invio di comunicati stampa; e conferenze stampa di presentazione dell’evento e-o durante la manifestazione.

. Tutto il materiale che viene consegnato ai giornalisti durante la conferenza stampa è contenuto in una press kit(cartella stampa), che riprende in copertina la linea grafica del congresso.Esso conterrà un comunicato stampa, via via aggiornato nei contenuti, al quale si allegheranno notizie sufficienti a contestualizzare l’evento e i dati forniti per il congresso; cd rom multimediale con immagini dei personaggi, dei fatti, dei luoghi; sintesi delle relazioni più significative;, profili dei relatori, dei promotori,. e possibilmente un gadget intelligente e legato in qualche modo all’evento

Poiché tutte le necessarie informazioni sono contenute nella cartella stampa, è compito dei relatori della conferenza stampa parlare non troppo a lungo e dedicare invece quanto più tempo possibile alle domande dei giornalist

A congresso finito, un buon ufficio stampa dovrà rendere conto del suo operato: compilando una rassegna stampa, dove i ritagli delle varie testate saranno raccolti in ordine cronologico, ed elencati i passaggi televisivi e radiofonici; dovrà anche fare una breve relazione che evidenzi i motivi di eventuali assenze di testate importanti e che sottolinei quali sono stati gli elementi vincenti della comunicazione con i mass media

4.5 FASE OPERATIVA

STESURA DEL PROGRAMMA

Sulla base del budget viene redatto il programma del congresso che deve essere inviato con largo anticipo a un ampio numero di potenziali utenti: queste persone sono reperibili facilmente quando si organizzano congressi periodici(la mailing list è basata sull’elenco dei partecipanti alle precedenti edizioni) o quando si tratta di incontri di aderenti a precise associazioni(si usa l’elenco dei soci).Il programma è uno strumento fondamentale anche per raccogliere le quote di partecipazione al congresso associativo, fonte insostituibile di finanziamento dello stesso, e dunque primario strumento di “vendita”.

E’ necessaria già nella fase preparatoria, la collaborazione delle agenzie di viaggi(se il planner non lo è), che devono inserire, nel programma dei lavori congressuali da inviare agli utenti, le loro proposte relative alle soluzioni di trasporto, di alloggio, di turismo, tra cui particolare rilievo hanno i pre e post congress tour , viaggi che si svolgono prima e dopo i convegni e che consentono ai partecipanti di approfittare della loro presenza nella sede congressuale per visitare le limitrofe località turistiche

Per una migliore pianificazione tecnica e coordinamento di un evento aggregativo, è necessario suddividerlo nelle differenti sezioni elencate in tabella:

Qualunque sia il tipo di evento congressuale, il PROGRAMMA CONGRESSUALE comprende sempre i seguenti tipi di attività variamente combinate e dosate tra loro:

■ programma scientifico

■ programma ricettivo e dell’accoglienza ■ programma sociale

■ programma degli accompagnatori ■-programma turistico

■ programma espositivo ■ programma cerimoniale

A seconda del tipo di evento che deve essere organizzato, l’uno o l’altro di questi programmi avrà maggiore o minore rilevanza.

Riunirsi, convenire, dal punto di vista concettuale significa far arrivare nel medesimo luogo persone di diversa provenienza culturale, sociale, geografica.Significa, in altre parole, creare un’esperienza comune per persone dotate di valori propri diversi.Non è facile ma è necessario se si vuole il successo dell’evento; significa non limitare l’attenzione e il proprio investimento finanziario al solo momento culminante della comunicazione aziendale in sala; è fondamentale infatti che anche gli altri momenti del convenire, dalla condivisione del cibo all’animazione dei momenti ludici all’eventuale visita del territorio, siano programmati con la stessa coerenza e intensità, tenendo conto del target dei partecipanti.

.La partecipazione a queste attività può essere:

1. rivolta a tutti i partecipanti ed inserita nel programma della manifestazione(programma sociale)

2. essere offerta come attività opzionale al termine dei lavori(pre e-o post congress tour o programma turistico) 3. organizzata in maniera particolare per amici e parenti dei partecipanti(programma degli accompagnatori) I CONTENUTI E LE VOCI DEI PROGRAMMI DI UN CONGRESSO