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6. GESTIONE DEI COSTI DI NOLEGGIO DEGLI SPAZI NAVE
6.1 Costi legati alla logistica e centri di costo
Il presente progetto ha tra i suoi obiettivi finali quello di snellire il processo di calcolo dei costi preventivi della logistica, e di integrarlo nel Sistema Informativo, in modo da avviare il processo di automazione del calcolo di tutti i costi preventivi.
La macrocategoria di costi che interessano questa parte del progetto comprende quelli legati alla logistica dei contenitori.
La logistica dei contenitori riguarda: trasferimento via mare da un porto ad un altro, messa a terra tramite gru, operazioni svolte a terra, come eventuale trasferimento al deposito, svuotamento, riempimento, trasferimento al porto via terra, ed infine, reimbarco.
Per coprire tutti i servizi offerti, Tarros utilizza nove linee con rotazioni diverse, servendosi di navi “proprie”, e di navi di altre compagnie di navigazione, con cui ha stipulato accordi di noleggio di spazi nave fissi (slot).
In aggiunta a questi servizi, l’azienda si serve, se e quando necessario, di slot “spot”, concordati di volta in volta con le compagnie che li forniscono (feeder), sia per tratte comprese nella rotazione dei servizi Tarros, sia per servire porti non compresi nelle rotazioni.
I costi della logistica dei container sono così raggruppati:
Costo nave: poiché Tarros ha dismesso tutte le navi di proprietà, per fornire i
propri servizi noleggia le navi da diversi armatori, e il costo nave rappresenta la quota pagata dall’azienda per il nolo dei mercantili;
Nolo mare: costo sostenuto laddove l’azienda si serve di slot di terzi, siano essi
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Soste: quota pagata agli agenti per l’occupazione dei depositi portuali con
contenitori a stock o in attesa di reimbarco. A seconda degli accordi coi diversi agenti ci può essere un limite di TEUS entro il quale i contenitori non pagano soste (free stock) e oltre il quale le soste sono pagate giornalmente a seconda dei TEUS occupati, oppure può non essere previsto un free stock, e le soste sono pagate per tutti i contenitori in porto;
THC (Total Handling Cost): costo delle movimentazioni del contenitore in
porto, quali sbarco e imbarco tramite gru, e spostamenti all’interno del piazzale tramite altri mezzi per raggiungere la banchina, l’uscita o le cataste;
Trazioni: costo del trasferimento via terra dal porto al deposito, via camion o
via treno;
Handling: costo delle movimentazioni in deposito, quali spostamenti del
container da una catasta all’altra, accatastamento, svuotamento e riempimento.
Come già accennato nel capitolo 3, l’azienda è organizzata per centri di costo.
Di seguito saranno brevemente descritti i centri di costo che comprendono i costi appena elencati.
Relativamente ai costi a terra troviamo:
Centro di costo 06: costi agenziali e di logistica portuale, comprese le soste;
Centro di costo 08: costi dei trasporti via terra, di sbarchi e imbarchi, e dei servizi
accessori.
Per quanto riguarda i costi a mare si hanno:
Centro di costo 04: costo nave, relativo alle navi prese a noleggio dagli armatori, delle
quali Tarros ha la gestione, e la facoltà di noleggiare a sua volta slot ad altre compagnie di navigazione.
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Il centro di costo su cui si intende compiere un processo di snellimento ed automazione nell’ambito di questo progetto è lo 09, ovvero quello che comprende le quote pagate da Tarros ai feeder per l’occupazione di spazio nave sui loro servizi. L’ufficio che si occupa della gestione del CdC 09 è il Voyage Control.
6.2 Linee su cui si impiegano servizi feeder
Delle nove linee che coprono i servizi dell’azienda, alcune sono servite esclusivamente da navi di terzi su cui Tarros ha uno slot fisso da utilizzare, che può gestire e ottimizzare in modo parzialmente autonomo, con la possibilità di andare extra-slot pagando un surcharge per ogni TEU che sfora lo slot. I costi su queste linee sono interamente di competenza del CdC 09.
Su altre linee, oltre agli slot su navi di terzi, sono impiegate navi Tarros, anche se, come è già stato detto, non sono navi di proprietà, ma noleggiate da armatori e gestite da Tarros. I costi su queste linee sono di competenza in parte del CdC 09 e in parte del CdC 04.
Per imbarcare su navi di terzi, i costi che Tarros deve sostenere sono:
Nolo fios: costo del noleggio dello slot. E’ un costo fisso, che si paga a prescindere
dal suo utilizzo e dal grado di sfruttamento;
Extraslot: costo per ogni TEU occupato in eccedenza allo slot previsto nell’accordo;
Reefer surcharge: quota di maggiorazione del costo per imbarcare contenitori
frigo pieni, che necessitano di allaccio elettrico;
IMO surcharge: quota di maggiorazione sostenuta per imbarcare contenitori con
merce pericolosa, che necessitano di uno stivaggio particolare.
Per permettere di avere un’idea dell’entità dei costi che rientrano nel CdC 09, di seguito si riporta una tabella con le linee, le rotazioni attuali standard e le relative compagnie noleggiatrici degli slot.
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Linea Rotazione Standard Compagnia
L1 (NAS/LIB) Istanbul-Gemlik-Izmir-Tripoli-Sousse-Misurata-Khoms ARKAS L2 (ILS) Spezia-Genova-Malta-Tripoli-Misurata-Benghazi-Trapani-Spezia ARKAS, BROINTERMED L3 Spezia-Sousse-Sfax-Spezia SAHEL L4 Spezia-Algeri-Spezia MESSINA L5 (ITE) Spezia-Genova-Gemlik-Gebze-Istanbul-Izmir-Salerno ARKAS L6 (GPS) Spezia-Salerno-Pireo-Istanbul-Mersin-Alessandria-Salerno-Spezia ARKAS L7 (ALS) Ancona-Koper-Venezia-Ravenna-Istanbul-Beirut-Lattakia-Mersin-Alessandria-Benghazi-Misurata SERMAR L8 (GPS) Spezia-Genova-Barcellona-Valencia-Casablanca-Setubal-Spezia ARKAS L9 (TLS) PortSaid-Alessandria-Beirut-Mersin-Istanbul-Evyap-Gemlik-Izmir-Mersin-PortSaid ARKAS, TURKON
Fig 6.1 Linee dei servizi Tarros con relative rotazioni standard e compagnia noleggiatrici degli slot
Le rotazioni riportate nella tabella sono solo indicative: è possibile che di viaggio in viaggio qualche porto non venga scalato, o venga scalato prima o dopo rispetto alla rotazione indicata, oppure che il viaggio parta e si concluda in un porto diverso da quello indicato (es. Alessandria invece che Port Said nel TLS).
Questa tabella fornisce una prima indicazione su quanti e quali sono i feeder con cui Tarros ha stipulato accordi di noleggio di slot fissi: le compagnie di bandiera turca Turkon e Arkas, quest’ultima maggior partner di Tarros, la nordafricana Brointermed, le genovesi Sahel e Messina, che collegano il porto di La Spezia rispettivamente con la
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Tunisia e l’Algeria, e infine l’altra compagnia italiana, Sermar, che collega i porti dell’Adriatico con quelli del Mediterraneo orientale.
In aggiunta a questi ci sono tutti quelli da cui Tarros noleggia slot spot per effettuare singole, o al massimo due o tre tratte. Questi slot spot, poiché originariamente erano usati raramente e per imbarcare pochi contenitori, in azienda vengono confidenzialmente chiamati “navette”, anche se nell’ultimo decennio si è verificato un notevole aumento del loro impiego, sia per frequenza, che per TEUS imbarcati.
Le compagnie utilizzate per il noleggio degli slot spot, oltre alle già citate Arkas e Sermar, sono una decina, tra cui quelle più sfruttate sono la compagnia di bandiera francese CMA-CGM, la libica Medkon, e le asiatiche UFS (United Feeder Service) e X-Press.
I collegamenti per cui si noleggiano slot sulle “navette” sono riportati nel file tempi-costi, in fase di elaborazione, descritto al paragrafo 5.4.
Si vedrà in seguito che questo file potrà essere infatti impiegato anche per il calcolo dei costi di pertinenza del CdC 09.
6.3 Gestione dei costi AS IS
Per un efficace processo di controllo dei costi è necessario, a ogni viaggio concluso, stimare i costi preventivi del viaggio, per poi confrontarli, quando si avrà a
disposizione la documentazione, con quelli fatturati dal fornitore del servizio.
Col tempo a disposizione per il progetto non è stato possibile impostare una soluzione completa come per il calcolo dello stock previsionale, ma il punto di partenza è stato comunque l’analisi del presente: file, documenti, procedure.
Dopo un periodo di osservazione e d’interazione con gli operatori direttamente coinvolti nel processo, è stato possibile comprendere il modo in cui viene gestito il CdC 09, per evidenziarne i punti di forza e debolezza, e proporre eventuali miglioramenti, tenendo a mente l’obiettivo: integrare il processo di preventivazione dei costi nel Sistema Informativo aziendale, in modo da inserire manualmente il minor
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numero di dati possibile e da evitare la duplicazione di dati e di operazioni. In questo modo si potrà avere un riscontro immediato dell’occupazione dello spazio nave per quanto riguarda i servizi con slot fisso, andando ad agevolare anche le decisioni di spostamento di contenitori per i porti sbilanciati, per allineare il più possibile lo stock al budget.
Si va quindi di seguito ad analizzare la situazione as is.
La stima dei costi, come già accennato, viene fatta dall’ufficio Voyage Control compilando manualmente un file ogni volta che una nave scala un porto della rotazione e vengono su di essa imbarcati contenitori.
Il processo di preventivazione dei costi slot è piuttosto complesso, e viene gestito direttamente da chi si occupa di inserire a sistema i movimenti di sbarco e imbarco delle navi. Le procedure impiegate non sono omogenee per tutte le linee, e i file che vengono compilati hanno struttura diversa a seconda delle particolarità delle linee e delle compagnie armatrici delle navi.
È utile descrivere brevemente come vengono inseriti dal Voyage Control gli sbarchi e gli imbarchi delle navi a sistema.
Mentre, come si è visto nel capitolo 3, il Data Base usato dal Container Control è il BASMOVS, quello invece alimentato dal Voyage Control è il GESVIA.
Questo Data Base viene alimentato attraverso l’applicazione Uniface “Gestione Viaggi”, in cui vengono di volta in volta registrati tutti gli imbarchi.
Interrogando il GESVIA con i filtri desiderati, si ottiene una tabella Excel le cui colonne più importanti sono:
Com (compagnia);
Avoy (anno viaggio); questi tre campi compongono l’intero numero di
viaggio
Nvoy (numero viaggio);
PoL+ l pol (linea del PoL);
PoD+ l pod (linea del PoD);
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Fdes: destinazione finale dei contenitori, nel caso in cui è diversa dal PoD;
Excp+ Exavoy+ Exvoy: viaggio da cui sono stati sbarcati nel PoL eventuali
contenitori con Prov diversa dal PoL;
Qta: quantità di contenitori imbarcati sul viaggio, dal PoL, per il PoD, e della
tipologia indicata;
Eqp: indica se i container sono 20’ o 40’;
Tipo: tipologia dei contenitori;
Teus: teus occupati dai contenitori indicati;
Ini voy: data di inizio viaggio;
Fine voy: data di fine viaggio;
L voy: linea del viaggio.
Di seguito è riportata, come esempio, la tabella del GESVIA relativa al viaggio MID 2013 206. La tabella è stata divisa in due parti, dato l’eccessivo numero di colonne da cui è composta, e come riferimento è stata aggiunta all’inizio la colonna “n° riga”.
Fig. 6.2 Tabella GESVIA viaggio MID 2013 206, prima parte
n° riga Com avoy nvoy nave pol l pol pod l pod prov fdes excp exavoy exvoy qta eqp tipo teus 4x2 fatt p/v pnt srv. 1 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE BEN MID 2013 206 1 4 HC 2 HC P ITA ITA 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 ALE GPS 2013 604 23 2 BX 23 BX P ITA ITA 3 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 18 2 BX 18 BX P ITA ITA 4 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 21 4 HC 42 HC P ITA ITA 5 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 CAS GPS 2013 806 15 4 HC 30 HC P ITA ITA 6 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 4 SH 2 BX P ITA ITA 7 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 5 4 SH 10 HC P ITA ITA 8 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 TRP TAR 2013 203 2 4 BX 4 BX P ITA ITA 9 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 2 4 BX 4 BX P ITA ITA 10 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 SAL ARK 2013 509 1 4 HC 2 HC P ITA ITA 11 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 IST TAR 2013 506 2 4 HC 4 HC P ITA ITA 12 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 TRP TAR 2013 203 6 4 OT 12 OT P ITA ITA 13 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 ALE TAR 2013 607 1 2 BX 1 BX P ITA ITA 14 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 CAS GPS 2013 807 1 2 BX 1 BX P ITA ITA 15 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 2 FL 1 FL P ITA ITA 16 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 4 CF 2 BX P ITA ITA 17 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 TRP TAR 2013 203 1 4 FK 2 FK P ITA ITA 18 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 ALE TAR 2013 607 1 4 HC 2 HC P ITA ITA 19 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 4 HC 2 BX P ITA ITA 20 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 0 C 0 P ITA 21 MID 2013 206 HAA SPT 99 BEN 2 77 C 77 P ITA 22 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 12 2 BX 12 BX V ITA ITA 23 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 13 4 BX 26 BX V ITA ITA 24 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 8 4 FL 16 FL V ITA ITA 25 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 63 4 HC 126 HC V ITA ITA 26 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 2 4 OT 4 OT V ITA ITA 27 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 6 4 SH 12 SH V ITA ITA 28 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 3 4 FK 6 FK V ITA ITA 29 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 1 4 OH 2 OH V ITA ITA 30 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 SAL TAR 2013 506 3 2 BX 3 BX P BRM BRM 31 MID 2013 206 HAA SPE 99 MIS 2 SAL TAR 2013 506 2 4 HC 4 HC P BRM BRM
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Fig. 6.3 Tabella GESVIA viaggio MID 2013 206, seconda parte
Per la gestione degli imbarchi/sbarchi, è fondamentale l’interazione tra gli uffici Voyage Control e Container Control, poiché i movimenti dei contenitori devono essere sempre corretti e aggiornati per consentire la gestione dei viaggi, e viceversa.
Nell’ufficio Voyage Control i compiti sono suddivisi “per nave”: ogni nave ha una persona di riferimento che si occupa dell’inserimento dei dati, del calcolo dei costi, della comunicazione con gli agenti e con gli altri uffici, e di tutte le attività necessarie alla gestione dei viaggi. Le procedure delle navi sono leggermente diverse tra loro a causa dei differenti accordi sugli slot, ma il macroprocesso è comune.
Vediamo come il Voyage Control procede all’inserimento dei dati.
Sbarco: quando il responsabile riceve l’informazione sull’esatta data in cui è iniziato lo
sbarco dei contenitori dalla nave in un porto, avvia la procedura automatica di sbarco dal Sistema Informativo, che accede al Data Base e, per tutti i contenitori imbarcati su quella nave che hanno come PoD quel porto, inserisce a sistema il movimento di sbarco, pieno o vuoto. A questo punto è necessario che il responsabile comunichi la data di sbarco al Container Control, che può procedere ad inserire a sistema i movimenti dei contenitori successivi allo sbarco.
Imbarco: per quanto riguarda l’imbarco, la procedura è più complessa.
n° riga cont pag tra trans term tersb ini voy fine voy(inv) fine voy(ges) ta pol ts pol slo part car lvoy 1 P S A BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 2 P A X TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 3 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 4 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 5 P A X TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 6 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 7 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 8 P A A TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 9 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 10 P A A TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 11 P A X TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 12 P A A TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 13 P A X TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 14 P A X TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 15 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 16 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 17 P A A TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 18 P A X TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 19 P A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 20 A A TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 21 A A SPR BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 22 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 23 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 24 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 25 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 26 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 27 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 28 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 29 P N R BEN SPR 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 08-apr-13 22-apr-13 S XXXX LL 2 30 Y P C TRAN TDG BEN 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2 31 Y P C TRAN TDG MIS 30-mar-13 25-apr-13 26-apr-13 S XXXX LL 2
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Per eseguire l’imbarco il responsabile deve attendere dall’agente del porto da cui si deve imbarcare, oltre alla data di imbarco, la seguente documentazione:
Polizze: documenti che contengono gli elenchi dei contenitori da imbarcare
per un cliente (shipper), con indicazione del destinatario (notify) e dell’aventuale consegnee diverso dal destinatario. Inoltre nella polizza per ogni contenitore è indicata la tipologia, una breve descrizione della merce contenuta, il numero di colli contenuti e il peso al netto del contenitore, indicazione se il contenitore è frigo, IMO o extrasagoma.
Freight Manifest: documento che riepiloga le polizze per l’imbarco di quel
viaggio da quel porto;
Loading List: lista dei contenitori da imbarcare con relativi pesi, indicazione di
reefer, IMO e extrasagoma.
Le polizze e il manifesto vengono caricati in rete sul sistema informativo aziendale, mentre la Loading List non viene messa a sistema ma una sua copia cartacea viene inserita nella pratica del viaggio ed archiviata.
Una volta ricevuti questi documenti si procede all’imbarco.
Per le “navette” l’imbarco viene eseguito direttamente dal responsabile della nave tramite l’applicazione Uniface che carica i dati direttamente dalle polizze inserendo il numero di viaggio, la data di imbarco, la provenienza, la destinazione, la nave e la destinazione finale.
Dopodiché il responsabile controlla che il movimento d’imbarco sia stato registrato correttamente per tutti i contenitori.
Per i viaggi Tarros o con slot fisso, è l’ufficio Container Control che inserisce i dati di imbarco usando le polizze caricate a sistema e la Loading List, e che una volta eseguito l’imbarco lo comunica al Voyage Control.
Ogni volta che si esegue un imbarco o uno sbarco si aggiorna il GESVIA attraverso l’applicazione Gestione Viaggi.
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Terminata la procedura di inserimento dei dati di imbarco a sistema, si aggiorna il file fuori sistema Riepilogo Viaggio, necessario per la stima dei costi e per il controllo delle fatture.
Quella appena descritta è la modalità con cui vengono inseriti i dati necessari al calcolo dei costi preventivi.
Vediamo ora come vengono calcolati i costi preventivi del CdC 09.
Tali costi sono calcolati in maniera differente per gli slot fissi e le “navette”, quindi verranno di seguito descritte entrambe le procedure.
a) Slot fissi
Per il calcolo dei costi dell’impiego di servizi di terzi con contratto di slot fisso si impiegano file Excel dedicati, fuori sistema.
Per questi servizi si paga una quota fissa per il noleggio dello slot, calcolata come somma del costo di ogni tratta della rotazione. L’attenzione va posta sul controllo dell’extraslot. E’ di fondamentale importanza per il calcolo dei costi verificare, per ogni tratta del servizio, se il carico Tarros sfora lo slot, e di quanto, poiché tutto ciò che va oltre lo slot concordato, paga un costo di extraslot proporzionale al volume e/o al peso. Da calcolare come costi aggiuntivi anche IMO e Reefer surcharge.
Per i servizi delle linee 2,3,4,5,6,7 e 8 si utilizzano i file di riepilogo viaggio per verificare i costi di extraslot, IMO e Reefer.
I servizi delle linee 1 e 9, rispettivamente NAS e TLS hanno la peculiarità di essere suddivisi in Northbound e Southbound. Il Southbound è l’andata, da nord, la Turchia, verso sud, ovvero Algeria e Tunisia per il NAS, Egitto e Libano per il TLS. Il Northbound invece è il ritorno, da sud verso nord.
In questi due servizi il costo dello slot è fisso per tutta la rotazione, mentre il costo dell’extraslot, secondo gli accordi, cambia a seconda che si sfori nel Northbound e nel Southbound, a causa dell’usuale imbarco di pieni all’andata e vuoti al ritorno. Questo complica il calcolo dei costi del viaggio, e per questo sono stati costruiti file Excel appositi con la suddivisione andata-ritorno, in cui, inserendo i dati ad ogni imbarco,
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vengono calcolati, tramite collegamenti di celle e operazioni su di esse, direttamente tutti i costi.
Il calcolo dei TEUS occupati dal carico non è così immediato come potrebbe sembrare. Infatti, non basta considerare 1 TEU per i 20’ e 2 per i 40’. Oltre al volume, si deve tener conto anche del peso del carico, e questo è possibile impiegando il concetto di TEU equivalente: 1 TEU equivalente corrisponde a 14 tonnellate. Lo slot viene concordato sia in termini di TEUS, e se il carico rientra nello slot come volume ma non come peso, si calcola l’extraslot in base ai TEU equivalenti, come già detto, 1 TEU per ogni 14 tonnellate in più.
Inoltre, quando si imbarcano contenitori Open Top o Flat, di solito la merce va extrasagoma, ovvero supera in una o più dimensioni il volume occupato normalmente dai 20’ o 40’ standard. C’è un’apposita tabella per calcolare i TEUS occupati da questi a seconda delle dimensioni in cui la merce “sborda” dal contenitore. Nelle tabelle impiegate per il calcolo dell’extraslot devono essere indicati anche i TEUS occupati per extrasagoma, e anche questa operazione viene fatta manualmente e fuori sistema. Un altro fattore di attenzione è l’imbarco dei vuoti, anch’essi riportati nei file impiegati per il calcolo dei costi. L’imbarco dei vuoti viene inserito a sistema impiegando la Loading List inviata dall’agente.
È utile ricordare che il trasporto del vuoto, nel caso di impiego di servizi di terzi, ha le seguenti caratteristiche:
Genera un costo, come il carico dei pieni;
Non genera alcun ricavo;
Occupa spazio, fatto che comporta le seguenti conseguenze:
Impossibilità di caricare al suo posto un pieno, che genera ricavo; Maggiore possibilità di andare extraslot, generando ulteriori costi; Sforzo di programmazione.
È facilmente intuibile che andare extraslot con un carico di pieni genera un costo che, anche se va ad aumentare il costo di nolo dello slot, è comunque coperto da un
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ricavo. Andare invece extraslot per spostare container vuoti significa generare un costo che non sarà coperto da alcun ricavo. Questo giustifica l’accordo per cui in alcuni casi è diverso il costo per extra-slot tra andata e ritorno. Quindi la tendenza è di limitare lo spostamento dei vuoti, trasferendoli solo quando non si prevede la necessità dell’impiego di quei contenitori per l’export dalla location dove sono sbarcati mentre c’è necessità di vuoti in un altro porto, e quando è necessario il loro trasferimento, programmarlo cercando di saturare lo slot disponibile nei servizi Tarros.
La procedura di calcolo dei costi descritta per i servizi con slot fisso presenta alcuni aspetti critici da prendere in considerazione in ottica della sua integrazione nel Sistema Informativo:
Le modalità di calcolo di alcuni costi cambia a seconda della linea in esame;
I dati necessari, pur essendo tutti, in qualche modo, presenti a sistema, vengono
inseriti manualmente nei file del calcolo dei costi fuori sistema, e questo comporta: incremento della durata delle attività del processo, duplicazione delle informazioni, aumento delle probabilità di errore, accesso ai dati riservato a pochi;
I dati vengono tratti da fonti diverse, e per avere alcune informazioni si deve
attendere l’invio da parte degli agenti, che in alcuni casi avviene in tempi tali da generare attese da parte dell’operatore incaricato del calcolo dei costi preventivi del viaggio, il quale deve rispettare delle scadenze nella presentazione dei costi preventivi mensili.
b) Slot spot
Per quanto riguarda il calcolo dei costi relativi alle “navette”, il processo, pur essendo più snello, avviene anch’esso fuori sistema.
In questi casi non esiste un accordo col feeder che prevede uno spazio nave fisso noleggiato da Tarros, ma lo slot viene concordato col feeder di volta in volta, a seconda delle esigenze di carico. Il costo quindi è sempre variabile, e non troviamo il
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concetto di extraslot, ma si fa richiesta al feeder dello spazio necessario a trasportare da un PoL a un PoD un certo numero di contenitori di una certa tipologia.
Per calcolare i costi, si consulta la tabella “Feeder Rates”, anch’essa fuori sistema, del tutto simile, nonché base di partenza, di quella progettata, e un via di realizzazione, di cui al par. 5.4.
La tabella al momento è aggiornata a cadenza mensile, e riporta, per ogni tratta per cui si impiegano servizi feeder: la tariffa per TEU occupato, diversa a seconda che i contenitori siano pieni o vuoti, un Reefer surcharge in caso che si imbarchino contenitori frigo, un IMO surcharge per le merci pericolose, e altre voci che vanno sommate al costo totale (BAF, WRI).
Per ottenere il costo del viaggio basta moltiplicare le tariffe a TEU della tabella per il numero di TEUS e aggiungere le eventuali voci pertinenti.
Tutti i costi così calcolati per i singoli viaggi vengono riportati in un file di riepilogo mensile del CdC 09.
In questo file i costi dei viaggi sono attribuiti alle diverse linee.
6.4 Impostazione di una metodologia integrabile nel Sistema Informativo aziendale
6.4.1 Obiettivi
Per snellire il processo di preventivazione dei costi e del controllo delle fatture, si è pensato di progettare una procedura unica per tutte le linee e le navette, in modo che sia possibile, per questo processo attualmente fuori sistema, creare un’applicazione di Uniface che superi le criticità rilevate nell’attuale modo di procedere.
I sotto-obiettivi per la progettazione di questa procedura sono:
Definire un metodo flessibile che possa applicarsi a tutti i servizi;
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Impiegare dati provenienti dal minor numero di fonti possibile.
Il costo di un viaggio verrà calcolato alla chiusura dello stesso, ma i costi delle singole tratte possono essere calcolati quando una nave ha terminato le operazioni di imbarco/sbarco da un porto e queste operazioni sono state registrate a sistema.
Seguendo gli obiettivi individuati, in quest’ambito ci si limiterà, data la finestra temporale definita per il progetto, a impostare la metodologia che si ritiene più efficace ed efficiente per raggiungerli.
6.4.2 Flessibilità: suddividere e standardizzare
Il primo obiettivo è quello di avere una procedura di calcolo unica che si adatti a tutti servizi e tutte le linee.
Questo sarà indispensabile al fine di integrare la procedura nel Sistema Informativo e avviare un processo di automatizzazione del calcolo dei costi. Abbiamo visto che attualmente vengono usate procedure diverse per il calcolo dei costi, e in alcuni casi, veri e propri file progettati ad hoc per un servizio. Il caso di calcolo più semplice e lineare è quello delle navette, poiché si applica una tariffa a una tratta.
Prendendo spunto da questo, la domanda che è stata posta è questa: è possibile suddividere le rotazioni dei servizi con slot fisso in tratte e applicare la stessa metodologia usata per le navette?
La risposta non è immediata, poiché implica alcune considerazioni su cui riflettere:
I contratti con slot fisso prevedono una tariffa di nolo per lo spazio nave
previsto che vale per tutto il viaggio, mentre ciò che può variare da una tratta all’altra è l’extraslot, per volume o peso, la presenza di carico IMO o di container frigo. La quota pagata per il noleggio dello slot è però composta dalle quote di nolo per le singole tratte da cui è composta la
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rotazione, quindi è presente l’informazione sul costo di noleggio dello spazio nave per ogni tratta;
È necessario avere informazioni precise sul carico presente a bordo su ogni
tratta, e questo comporta un approccio leggermente diverso da quello PoL-PoD utilizzato per la maggior parte dei processi aziendali;
Per alcuni servizi (NAS e TLS) il costo di extraslot varia nell’andata e nel
ritorno, non rendendo possibile applicare un’unica tariffa al viaggio;
Capita spesso che le rotazioni delle navi subiscano variazioni da un viaggio
all’altro, e questo renderebbe necessario inserire diverse possibilità, almeno le più praticate, con i costi annessi.
L’ideale sarebbe quindi avere un’unica applicazione, al massimo con la suddivisione tra slot fisso e navette, in cui poter inserire i dati relativi al carico per ogni tratta della rotazione reale di una nave, che calcoli il costo totale del viaggio in automatico. Vedremo in seguito le proposte avanzate per impostare un’ottica di semplificazione e standardizzazione.
6.4.3 Ridurre il numero di fonti: integrare GESVIA e BOOKING
Si è visto che le informazioni necessarie al calcolo dei costi vengono inserite nei file Excel manualmente, prendendo i dati da fonti diverse.
Nello specifico:
Le informazioni sul numero di contenitori e la tipologia, che determinano il
numero di TEUS occupati, vengono reperite da una stampa del GESVIA, ed inserite nel file manualmente;
L’informazione su eventuali Reefer pieni viene presa sempre dal GESVIA
guardando la tipologia dei contenitori;
L’informazione su eventuali IMO viene estrapolata o dalla Loading List
inviata dall’agente o dalle polizze di viaggio, che sono inserite nel Sistema Informativo, ma i dati in esse presenti non vengono inseriti in un Database.
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Questo dato è però presente in un altro Database, il BOOKING, alimentato tramite la Booking Web Application dagli agenti ogni volta che acquisiscono una prenotazione.
Per l’informazione sul peso del carico vale lo stesso che per l’IMO.
Visto che la maggior parte dei dati necessari al calcolo del costo di viaggio sono presenti nel GESVIA, non si ritiene opportuno creare un nuovo Database, ma si è proposto di inserire due colonne nel GESVIA. Nella prima s’indicherà il peso dei contenitori della riga, nella seconda s’indicherà il numero di IMO, se diverso da 0, presenti nei contenitori della riga.
Di seguito è riportata la tabella della Fig. 6.2 come risulterebbe dopo la modifica.
Fig. 6.4 Tabella GESVIA con colonne peso e IMO, viaggio MID 2013 206, prima parte
Resta ancora da definire dove reperire i dati sul peso e sull’IMO, poiché al momento non è presente il dato in alcun database. Si ricorda che gli addetti del Container Control, quando inseriscono a sistema l’imbarco, utilizzano sia la Loading List che le polizze, e i dati su peso e IMO sono presenti in entrambe, solo che al momento non vengono presi a sistema.
Com avoy nvoy nave pol l pol pod l pod prov fdes excp exavoy exvoy qta eqp tipo teus Peso IMO MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE BEN MID 2013 206 1 4 HC 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 ALE GPS 2013 604 23 2 BX 23 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 18 2 BX 18 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 21 4 HC 42 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 CAS GPS 2013 806 15 4 HC 30 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 4 SH 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 5 4 SH 10 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 TRP TAR 2013 203 2 4 BX 4 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 2 4 BX 4 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 SAL ARK 2013 509 1 4 HC 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 IST TAR 2013 506 2 4 HC 4 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 TRP TAR 2013 203 6 4 OT 12 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 ALE TAR 2013 607 1 2 BX 1 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 CAS GPS 2013 807 1 2 BX 1 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 2 FL 1 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 4 CF 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 TRP TAR 2013 203 1 4 FK 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 ALE TAR 2013 607 1 4 HC 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 1 4 HC 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 0 C 0 MID 2013 206 HAA SPT 99 BEN 2 77 C 77 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 12 2 BX 12 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 13 4 BX 26 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 8 4 FL 16 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 63 4 HC 126 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 2 4 OT 4 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 6 4 SH 12 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 3 4 FK 6 MID 2013 206 HAA BEN 2 SPT 99 SPE 1 4 OH 2 MID 2013 206 HAA SPE 99 BEN 2 SAL TAR 2013 506 3 2 BX 3 MID 2013 206 HAA SPE 99 MIS 2 SAL TAR 2013 506 2 4 HC 4
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Nell’ottica di fare sì in futuro, attraverso l’intervento dell’EDP, che il sistema prenda in automatico tali dati, al momento, nella prima fase di avviamento della nuova procedura, questi dati dovranno essere copiati manualmente dalla Loading List contestualmente al caricamento dei dati nel GESVIA.
In seguito ad un confronto coi responsabili coinvolti, è emersa la reale possibilità di integrare, attraverso un’applicazione, i dati del GESVIA e quelli del BOOKING, in questo modo si avrebbero a disposizione nel S.I. tutte le informazioni necessarie al calcolo dei costi di competenza del CdC 09, senza dover inserire dati manualmente, e senza modificare il GESVIA.
6.4.4 Tabella dei costi e applicazione
Dovrà essere creata una tabella, simile alla Feeders Rate esistente, anche per i servizi con slot fisso, che riporti per ogni singola tratta possibile della rotazione, i costi di extralot, Reefer e IMO surcharge, e una colonna Effective Date che riporti la data di aggiornamento per garantire di avere sempre disponibili di dati aggiornati correttamente.
Una volta che sarà acquisita a Sistema la tabella dei costi, si progetterà un’applicazione che la colleghi al GESVIA e al BOOKING per ottenere il costo del viaggio.
Nell’applicazione s’inserirà il numero di viaggio, e questa filtrerà dai Database il viaggio selezionato, mostrando le tratte da cui è composto, lo slot e la tariffa concordati.
L’applicazione scomporrà le varie combinazioni PoL-PoD del viaggio nelle singole tratte, e per ogni tratta mostrerà dalle varie combinazioni PoL-PoD il numero di TEUS presenti a bordo, il peso del carico, i Reefer e gli IMO.
A questo punto calcolerà i TEUS equivalenti e mostrerà anche questo dato. Una volta ottenuti tutti i dati sul carico, si dovrà cliccare sul pulsante “Calcola costo viaggio”, il quale collegherà le due tabelle, e aggiungerà al costo nel nolo
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concordato tutti gli eventuali costi aggiuntivi moltiplicati per il numero di contenitori o di TEUS presenti nei campi della prima tabella.
Per quanto riguarda l’extrasagoma, l’applicazione confronterà i TEUS e i TEUS equivalenti con lo slot concordato, e applicherà la tariffa prevista se il maggiore dei due lo supera, moltiplicando il numero di TEUS in eccesso per la tariffa dell’extraslot.
Di seguito è riportata una tabella che mostra approssimativamente l’aspetto che avrà la maschera.
Fig. 6.5 Aspetto approssimativo che avrà l’applicazione per il calcolo del costo viaggio
Cliccando sulla singola tratta, si aprirà una finestra che ne mostrerà i dettagli di costo.
In questo modo si agevolerà notevolmente il processo di calcolo dei costi dei viaggi, e si eviteranno inserimenti manuali e ridondanza di dati.
Per quanto riguarda i viaggi con slot spot, data la semplicità dei calcoli, si è potuto già procedere all’integrazione del processo di calcolo nel Sistema Informativo.
La tabella Feeder Rates è stata importata nel Sistema, apportando le opportune modifiche, e consentendo l’accesso in scrittura, ovvero l’aggiornamento delle tariffe, solo al responsabile, mentre l’accesso in lettura a tutti i dipendenti.
Rotazione Nolo Valuta
XXX 2014 000 A-B-C-…X-Y 000 TEUS 000 $/€ Dati carico
Costo Valuta TEUS Peso TEUS eq IMO Reef
A B B C … X Y Valuta $/€ 000 Viaggio Slot Tratta
Calcolo costo viaggio Costo viaggio
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È stata poi creata un’applicazione che, inserendo nei campi della maschera il numero di viaggio, accede al GESVIA per avere informazioni su TEUS trasportati, IMO e Reefer, poi accede alla tabella Feeder Rates, filtrando i dati della tratta d’interesse, somma le voci e restituisce il costo del viaggio.
Sia per i viaggi con slot fisso che per le navette è prevista una parte della maschera di consultazione che, inserendo un periodo di riferimento, mostra tutti i costi dei viaggi del periodo e il loro totale.
La maschera del calcolo del costo dei viaggi delle navette è riportata di seguito.
Fig. 6.6 Maschera inserimento costi 09 per viaggi con slot spot
Nel periodo di permanenza in azienda si è potuto assistere all’utilizzo della maschera, e si è costatato un effettivo snellimento del calcolo dei costi delle navette.
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Come già accennato, negli ultimi anni l’utilizzo di slot spot è aumentato notevolmente, tanto da rendere necessario che un impiegato del Voyage Control si dedichi quasi totalmente ad esse. Mentre per i servizi con slot fisso i dati vengono inseriti nei file dopo ogni imbarco, e a viaggio terminato si ha il costo totale, da confrontare con quello fatturato, per le navette le operazioni sono ripetute per le singole tratte, e la quantità di fatture da controllare è molto maggiore. Per questo, snellire il processo di calcolo dei costi, senza dover inoltre inserire dati fuori sistema per poi riportare in una maschera del S.I. il costo totale, si è rivelato fondamentale per la gestione dell’intero Centro di Costo.
Inoltre, gli operatori direttamente coinvolti nei processi hanno avuto, con l’implementazione della nuova applicazione, una prova tangibile del risparmio che si potrebbe avere in termini di tempo automatizzando il più possibile i processi, e questo ha fatto sì che aumentasse il loro coinvolgimento e la loro fiducia nell’intero progetto.
