Informativa per il trattamento dei dati personali
DIDATTICA A DISTANZA (DAD) / FORMAZIONE A DISTANZA (FAD)
ex art. 13 Regolamento UE 2016/679 ("RGPD")
Gentile Signore/a,
il nostro Istituto ha deciso di adottare strumenti informatici, tra quelli suggeriti dal Ministero dell’Istruzione, adatti all’obiettivo di fornire e garantire un adeguato servizio di didattica e formazione a distanza (DAD / FAD) agli alunni iscritti. L’adozione di tali strumenti informatici, pur scaturendo dalla pressante esigenza contingente inerente l’epidemia da COVID-19 (e decretata in ambito scolastico nazionale con DPCM 4 marzo 2020), potrà costituire - anche successivamente al superamento della fase emergenziale - l’avvio di metodologie didattiche online da affiancare a quelle consuete.
Di seguito le forniamo maggiori dettagli relativi ai trattamenti dei dati che scaturiscono dall’uso di tali strumenti, sottolineando sin da ora che l’istituto li effettuerà in linea con i principi di liceità, correttezza e trasparenza e attraverso l’adozione di misure tecniche ed organizzative opportunamente identificate al fine di garantire ai suoi dati riservatezza, correttezza ed integrità e a lei il pieno esercizio dei suoi diritti.
1 Dati del Titolare e del Responsabile per la Protezione dei Dati (RPD)
Il titolare del trattamento, nel seguito indicato sinteticamente come Titolare, è il Dirigente Scolastico dell’Istituto.
Il Responsabile per la Protezione dei Dati, nel seguito indicato sinteticamente come RPD, è:
NetSense S.r.l., con sede legale in via Novaluce 38, a Tremestieri Etneo (CT), Partita IVA 04253850871, PEC aziendale: netsense@pec.it,
nella persona dell’ing. Renato Narcisi, PEC personale: renato.narcisi@arubapec.it
2 Tipologia dei dati trattati, finalità e base giuridica dei trattamenti
Il Titolare, al fine di fornire e garantire un adeguato servizio di didattica e formazione a distanza (DAD / FAD) agli alunni iscritti effettua il trattamento dei loro dati anagrafici identificativi e dei loro dati di contatto (email o “id” di programmi di messaggistica).
Finalità dei trattamenti: tutti i trattamenti dei dati messi in atto con l’utilizzo delle piattaforme di DAD e FAD sono effettuati dal Titolare per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o comunque connesso all'esercizio di pubblici poteri. Nella didattica e formazione a distanza l’istituto non effettuerà alcun trattamento di categorie particolari di dati personali.
Base giuridica dei trattamenti: la base giuridica per ogni trattamento è costituita esclusivamente da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento. Pertanto il suo consenso esplicito non è richiesto, nonostante le sarà richiesta esplicita autorizzazione per l’attivazione del profilo informatico destinato all’alunno; valgono, ovviamente, i suoi diritti elencati nella apposita sezione del presente documento.
3 Provenienza dei dati, soggetti titolati per conto del titolare, modalità e tempi dei trattamenti
A) Provenienza dei dati
I dati personali dell’alunno e dei familiari sono acquisiti direttamente dall’alunno stesso o dai genitori.
B) Soggetti titolati al trattamento per conto del Titolare
I trattamenti dei dati per conto del Titolare sono effettuati dal personale della scuola nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento (docenti, collaboratori scolastici, assistenti amministrativi e tecnici e il direttore amministrativo). Ogni addetto al trattamento è debitamente istruito.
È anche previsto che i trattamenti dei dati per conto del Titolare possano essere effettuati da soggetti esterni contrattualizzati dall’Istituto per l’esecuzione di particolari compiti. In questi casi i soggetti esterni sono espressamente nominati quale “responsabili del trattamento” e limiteranno il trattamento dei dati alle sole finalità indicate negli accordi contrattuali; è prevista la riconsegna di tutti i dati da parte di ogni responsabile del trattamento all’Istituto all’esaurimento delle finalità contrattuali, fatte salve specifiche disposizioni di legge.
C) Strumenti e modalità di trattamento
I trattamenti sono effettuati con strumenti elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza indicate dal Regolamento Europeo 2016/679 e da specifiche norme di legge o di regolamento, con particolare riferimento alle norme del Codice delle Amministrazioni Digitali e alle regole tecniche emanate dall’AGID (tra le quali si citano le “misure minime di sicurezza ICT per le PA”).
Le modalità di trattamento includono:
- condivisione da parte del docente per via telematica agli alunni del gruppo classe di materiale didattico (file, documentazioni, ecc.) e delle registrazioni audio/video delle lezioni;
- acquisizione per via telematica, da parte del docente, degli elaborati degli alunni;
- videoconferenza online attraverso piattaforme che permettono, tra l’altro, agli studenti l’isolamento del proprio audio e/o video alla bisogna o in base alle loro specifiche necessità;
- sono escluse sessioni in videoconferenza in modalità privata;
- non si effettuano trattamenti basati su processi decisionali automatizzati.
D) Tempi di conservazione
Nei sistemi informatici di proprietà del Titolare o dei soggetti suoi fornitori, individuati quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (ad esempio, i fornitori della piattaforma “registro informatico”) il Titolare conserverà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le finalità di servizio.
In altri sistemi informatici (ad esempio le piattaforme Google Suite for Education, Moodle su server esterni, ecc.) i dati personali saranno cancellati all’esaurimento delle finalità connesse al trattamento. Di norma tale termine coincide con la chiusura dell’anno scolastico.
4 Comunicazione e diffusione dei dati: categorie di destinatari e modalità
Le uniche comunicazioni dei dati anagrafici identificativi degli alunni e dei loro dati di contatto (email o “id” di programmi di messaggistica) saranno effettuate all’interno del gruppo classe al quale partecipano esclusivamente gli alunni (e le famiglie) della stessa.
Non saranno effettuate altre comunicazioni o diffusioni dei dati a soggetti diversi da quelli che li trattano per conto del Titolare (addetti sotto la sua autorità o sotto l’autorità dei suoi responsabili del trattamento).
5 Trasferimento dati verso un paese terzo e/o un’organizzazione internazionale
I dati personali sono normalmente conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea da parte dei fornitori dei servizi FAD.
Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di attivare servizi che comportino la presenza di server anche extra-UE (ad esempio, nel caso di utilizzo della piattaforma Google Suite for Education). In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili e, più specificamente, attraverso l’applicazione di “clausole contrattuali tipo”.
6 Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto di rispondere
Il conferimento dei daJ è obbligatorio per l'esecuzione della didattica e della formazione a distanza (DAD / FAD) e deriva dalla sua esplicita autorizzazione per l’attivazione del profilo informatico destinato all’alunno. Gli interessati sono pregati di dare lettura alle condizioni d’uso delle piattaforme utilizzate, con ogni conseguenza in termini di scelta consapevole del trattamento.
Restano validi, ovviamente, i suoi diritti elencati nella apposita sezione del presente documento.
7 Diritti dell’interessato e modalità di esercizio
Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 15 del Regolamento e precisamente i diritti di:
1. ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'art. 3, comma 1, GDPR;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
3. ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei daJ traKaJ in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli obblighi in capo al Titolare;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
4. opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, con le conseguenze descritte nella sezione 6 del presente documento.
Per far valere i suoi diritti potrà rivolgersi senza particolari formalità sia al Titolare del trattamento sia al Responsabile per la Protezione dei dati, ai riferimenti indicati nell’apposita sezione del presente documento.
Ha altresì il diritto di reclamo all’Autorità Garante.
Al Titolare del trattamento dei dati Dirigente Scolastico
Presa visione dell’informativa per il trattamento dei dati personali
La/Il/I sottoscritta/o/i _____________________________________ ______________________________________
genitore/i dell’alunno ______________________________________________________________________________
o, in alternativa (alunno maggiorenne), la/il sottoscritta/o _________________________________________________
frequentante la classe ___________ sez. _________ dell’Istituto, al plesso ____________________________________
(di seguito denominati per semplicità “interessato”),
DICHIARA / DICHIARANO
di avere acquisito in data odierna le informazioni relative alle metodologie didattiche online per la didattica e formazione a distanza (DAD / FAD), fornite dal titolare ai sensi dell’Art. 13 del Regolamento 2016/679 e pubblicate nel documento “Informativa per il trattamento dei dati personali - DIDATTICA A DISTANZA (DAD) / FORMAZIONE A DISTANZA (FAD)”, reperibile nella sezione Privacy del sito WEB dell’Istituto al link:
https://netcrm.netsenseweb.com/scuola/privacy/netsense/{Meccanografico}
e
AUTORIZZA / AUTORIZZANO
l’Istituto alla creazione del profilo utente per l’alunno del gruppo classe di riferimento secondo le modalità indicate nella suddetta informativa.
Data _____________ Firma gen.1/maggiorenne_____________________ Firma gen.2 ______________________
Il/la sottoscritt___, data l’impossibilità di ottenere la firma congiunta di entrambi i genitori, consapevole delle conseguenze amministrative e penali per chi rilasci dichiarazioni non corrispondenti a verità ai sensi del DPR 445/2000, dichiara di aver effettuato la scelta in osservanza delle disposizioni sulla responsabilità genitoriale di cui agli artt. 316, 337 ter e 337 quater del codice civile.
Data ______________ Firma del genitore __________________________
