Allegato C
Statuto organismo di vigilanza
SEZIONE I-FUNZIONE, COMPOSIZIONE, NOMINA E DURATA IN CARICA
Art. 1. L’organismo di vigilanza di Gaia spa Art. 2. Approvazione dello statuto
Art. 3. Costituzione e composizione Art. 4. Nomina dell’organismo di vigilanza
Art. 5. Durata in carica dell’organismo di vigilanza
SEZIONE II-REQUISITI DI INDIPENDENZA E ONORABILITÀ DEI SINGOLI COMPONENTI
Art. 6. Requisiti di indipendenza Art. 7. Requisiti di onorabilità
SEZIONE III-REVOCA E DECADENZA DEI MEMBRI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Art. 8. Revoca dei singoli membri Art. 9. Decadenza dei singoli membri
Art. 10. Decadenza dell’organismo di vigilanza
SEZIONE IV-ATTIVITÀ DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Art. 11. Compiti dell’organismo di vigilanza Art. 12. La vigilanza sull’identità del modello Art. 13. La verifica dell’effettività del modello
Art. 14. Attività di formazione e informazione dei destinatari Art. 15. Interpretazione del modello
Art. 16. L’azione disciplinare
Art. 17. Modifiche e aggiornamenti del modello
SEZIONE V-FUNZIONAMENTO E POTERI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Art. 18. Funzionamento dell’organismo di vigilanza
Art. 19. Il documento di programmazione dell’attività ispettiva Art. 20. Autonomia operativa e finanziaria
SEZIONE VI-OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E DI REGISTRAZIONE
Art. 21. Obblighi di informazione verso l’organismo di vigilanza Art. 22. Le comunicazioni dell’organismo di vigilanza
Art. 23. Conservazione della documentazione
SEZIONE VII-LIQUIDAZIONE E PROCEDURE CONCORSUALI
Art. 24. Approvazione dello statuto e nomina dell’organismo di vigilanza Art. 25. Titolarità degli altri adempimenti
Art. 26. Destinatari delle comunicazioni dell’organismo di vigilanza Art. 27. Convocazione dell’organismo di vigilanza
SEZIONE VIII- RINVIO
Art. 28. Rinvio
SEZIONE I-FUNZIONE, COMPOSIZIONE, NOMINA E DURATA IN CARICA
Art. 1 - L’organismo di vigilanza di Gaia spa
1. L’organismo di vigilanza di Gaia spa è un organo collegiale e indipendente, incaricato di vigilare sulla corretta ed efficace attuazione del modello di organizzazione e controllo, nonché di curarne l’aggiornamento e di svolgere gli ulteriori compiti indicati nell’art. 11.
Art. 2 - Approvazione dello statuto
1. Salvo quanto previsto nell’art. 24, il presente statuto è approvato dal consiglio di amministrazione, a maggioranza dei suoi componenti.
Art. 3 - Costituzione e composizione
1. L’organismo di vigilanza è composto da tre membri dotati di elevata professionalità e specifiche competenze in ambito legale e di organizzazione aziendale.
2. Al fine di garantire l’indipendenza dell’organismo di vigilanza, almeno due dei suoi componenti, incluso il presidente, non devono essere legati alla società da rapporti di lavoro, anche libero-professionale, o di partecipazione al capitale sociale. Il terzo componente potrà essere, ma non necessariamente, un dipendente della società (per esempio, il responsabile dell’area legale o dell’internal auditing), purché non svolga funzioni di direzione nelle aree coinvolte nel rischio-reato.
Art. 4 - Nomina dell’organismo di vigilanza
1. Salvo quanto previsto nell’art. 24, l’organismo di vigilanza è nominato dal consiglio di amministrazione, a maggioranza dei suoi componenti, sulla base di un’attenta verifica dei requisiti richiesti dal presente statuto. È data adeguata pubblicità ai dati curriculari dei componenti dell’organismo di vigilanza.
Art. 5 - Durata in carica dell’organismo di vigilanza
1. L’organismo di vigilanza rimane in carica per tre anni, con decorrenza dalla contestuale accettazione della nomina da parte dei suoi componenti. Decorsi i tre anni e, in ogni caso, sino a nuova nomina, da effettuarsi senza indugio alla scadenza, l’organismo precedente continua le proprie funzioni in regime di prorogatio.
2. L’incarico di componente dell’organismo di vigilanza non potrà essere svolto per più di tre mandati, anche non consecutivi.
3. In caso di morte, decadenza o rinunzia di un componente, il consiglio di amministrazione procede senza indugio alla sua sostituzione. In tal caso, il nuovo componente rimarrà in carica fino alla scadenza naturale dell’organismo di vigilanza.
4. All’atto di accettazione della nomina, ogni componente dovrà presentare:
a) un’autocertificazione dalla quale risulti il possesso dei requisiti di cui agli artt. 6 e 7, nonché l’impegno a comunicarne immediatamente l’eventuale perdita;
b) il certificato generale del casellario giudiziale e il certificato dei carichi pendenti di cui agli artt. 24 e 27 D.P.R.
14 novembre 2002, n. 313.
5. La mancata presentazione, senza giustificato motivo, dei documenti di cui alle lett. a e b preclude l’assunzione dell’incarico di componente dell’organismo di vigilanza.
SEZIONE II-REQUISITI DI INDIPENDENZA E ONORABILITÀ DEI SINGOLI COMPONENTI
Art. 6 - Requisiti di indipendenza
1. Non possono essere nominati membri dell’organismo di vigilanza:
a) coloro che ricoprono il ruolo di consigliere di amministrazione, anche c.d. indipendente, nella società o in eventuali controllanti, controllate o collegate;
b) coloro che svolgono attività di gestione all’interno della società o in controllanti, controllate o collegate;
c) coloro che ricoprono ruoli nella società incaricata per la revisione del bilancio;
d) coloro che si trovano nelle situazioni indicate dall’art. 3.C.1. del codice di autodisciplina delle società quotate in borsa e dall’art. 2399, lett. b e c, c.c.;
e) il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza o chi ricopre uno dei ruoli istituzionali previsti dal d.lgs. 9 aprile 2008, n. 31 o dalle linee guida UNI-INAIL o British Standard OHSAS 2007:19001, nonché coloro che hanno rapporti di lavoro o libero-professionale con le società di certificazione e di consulenza in materia ambientale e di sicurezza sul lavoro.
Art. 7 - Requisiti di onorabilità
1. Non può ricoprire il ruolo di membro dell’organismo di vigilanza, colui il quale:
a) abbia riportato sentenza di condanna o sentenza di applicazione della pena ex art. 444 c.p.p., ancorché non definitiva, per un reato non colposo, fatta eccezione per i reati colposi o contravvenzionali rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
b) abbia subito l’applicazione di una misura cautelare personale (coercitiva o interdittiva) per uno dei reati di cui alla lett. a;
c) abbia subito l’irrogazione di sanzioni amministrative per violazione della normativa in materia di riciclaggio o degli artt. 187-bis e 187-ter del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58;
d) si trova nella situazione di cui all’art. 2382 c.c.
SEZIONE III-REVOCA E DECADENZA DEI MEMBRI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Art. 8 - Revoca dei singoli membri
1. I membri dell’organismo di vigilanza possono essere revocati solamente per giusta causa, da ravvisarsi in gravi e precise violazioni dei doveri di vigilanza.
2. La revoca è disposta dal consiglio di amministrazione, previa acquisizione delle eventuali giustificazioni scritte dell’interessato.
Art. 9 - Decadenza dei singoli membri
1. I membri dell’organismo di vigilanza decadono qualora vengano meno i requisiti di indipendenza e onorabilità di cui agli artt. 6 e 7.
2. Il consiglio di amministrazione dichiara la decadenza, dopo aver esaminato eventuali scritti difensivi dell’interessato.
Art. 10 - Decadenza dell’organismo di vigilanza
1. L’organismo di vigilanza decade nella sua interezza se la società subisce l’applicazione di una misura cautelare o una sentenza di condanna o di applicazione della pena ex art. 444 c.p.p., per un reato previsto dal d.lgs. n.
231/2001, commesso durante il periodo di vigilanza di quell’organismo.
2. Il consiglio di amministrazione, fermo restando il limite dei tre mandati sancito dall’art. 5, comma 2, può rinnovare l’organismo di vigilanza quando l’applicazione della misura cautelare, la sentenza di condanna o di applicazione della pena ex art. 444 c.p.p. non siano dipese o comunque riferibili a violazioni dei doveri dell’organismo di vigilanza.
SEZIONE IV-ATTIVITÀ DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Art. 11 - Compiti dell’organismo di vigilanza 1. L’organismo di vigilanza ha il compito di:
a) vigilare sulla idoneità del modello a prevenire gli illeciti previsti dal d.lgs. n. 231/2001;
b) vigilare sulla effettività del modello, ossia sulla sua corretta e reale applicazione all’interno della società;
c) vigilare nell’attività di formazione e informazione dei destinatari del modello;
d) interpretare le disposizioni del modello;
e) intervenire nel procedimento disciplinare, con tutte le prerogative e poteri previsti dalla legge e dal sistema disciplinare, in caso di violazione del modello;
f) promuovere l’aggiornamento/revisione del modello.
Art. 12 - La vigilanza sull’idoneità del modello
1. L’organismo di vigilanza deve valutare con regolare periodicità se la mappatura delle aree di rischio e soprattutto le relative procedure richiedono aggiornamenti.
2. Entro novanta giorni dall’insediamento o dall’approvazione del modello (se successivo all’insediamento), l’organismo di vigilanza presenta al consiglio di amministrazione una relazione sulla idoneità del modello e delle procedure.
Art. 13 - La verifica dell’effettività del modello 1. L’organismo di vigilanza dovrà inoltre:
a) monitorare, anche attraverso il coordinamento con le altre funzioni aziendali, il rispetto del modello da parte dei destinatari, soprattutto nelle aree caratterizzate da maggiore rischio di reato;
b) consultare periodicamente il responsabile della prevenzione e protezione, nonché il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza e le altre figure istituzionali previste dal d.lgs. n. 81/2008 o dalle Linee Guida UNI- INAIL o dal British Standard OHSAS 2007:19001, nonché il consulente in materia ambientale;
c) condurre le indagini ispettive, programmate o senza preavviso, finalizzate all’accertamento di eventuali violazioni delle prescrizioni del modello. Dette attività possono essere delegate a un singolo componente dell’organismo di vigilanza. L’organismo di vigilanza ha facoltà di coinvolgere in detta attività le risorse interne alla società; ove strettamente necessario, può avvalersi di consulenti esterni;
d) segnalare prontamente al consiglio di amministrazione e al direttore generale ogni eventuale violazione o disfunzione del modello, proponendo le opportune soluzioni operative.
Art. 14 - Attività di formazione e informazione dei destinatari
1. L’organismo vigila sull’attività di formazione e informazione dei destinatari del modello. In particolare, l’organismo verifica l’adeguatezza dell’informazione della società e vaglia il piano di formazione, formulando proposte preventive o proposte di modifica, al fine di far sì che il piano della società sia rispondente alle necessità formative nell’ottica dell’effettività del modello.
Art. 15 - Interpretazione del modello
1. L’organismo di vigilanza coadiuva gli interessati nell’interpretazione del modello, rispondendo per iscritto, entro trenta giorni dal ricevimento della richiesta, ai quesiti sottoposti alla sua attenzione.
Art. 16 - L’azione disciplinare
1. L’organismo di vigilanza si attiva con le modalità previste dal sistema disciplinare per eventuali iniziative disciplinari nel caso di violazione del modello, rappresentando al consiglio di amministrazione, con apposita relazione scritta, gli elementi utili in suo possesso.
Art. 17 - Modifiche e aggiornamenti del modello
1. L’organismo di vigilanza promuove il miglioramento e l’aggiornamento del modello, trasmettendo a tale scopo al consiglio di amministrazione informazioni e valutazioni. Il consiglio di amministrazione può disattendere le proposte con motivazione scritta, da conservarsi a cura dell’organismo di vigilanza.
2. L’organismo di vigilanza deve valutare, con relazione scritta tempestivamente trasmessa al consiglio di amministrazione, eventuali modifiche al modello, in presenza di:
a) mutamenti nell’organizzazione aziendale, nel capitale sociale (se rilevanti ai fini della mappatura) e nelle attività della società;
b) modifiche normative che ampliano il novero dei reati c.d. presupposto della responsabilità degli enti, sempre che tali modifiche incidano sulle aree di rischio;
c) violazioni del modello ritenute significative;
d) orientamenti della giurisprudenza che innovino in modo significativo l’interpretazione del d.lgs. n. 231/2001 o dei reati di cui alla lett. b.
SEZIONE V-FUNZIONAMENTO E POTERI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
Art. 18 - Funzionamento dell’organismo di vigilanza
1. L’organismo di vigilanza si riunisce con cadenza periodica, con periodicità delle sedute ogni due mesi almeno, secondo le calendarizzazioni indicate nel regolamento interno che l’organismo si è dato.
Art. 19 - Il documento di programmazione dell’attività ispettiva
1. L’organismo di vigilanza redige annualmente un documento di programmazione delle attività ispettive, precisandone le cadenze temporali e le modalità di svolgimento. Tale programmazione non esclude la doverosità di controlli ulteriori che si rendessero necessari o opportuni.
2. L’organismo di vigilanza stabilisce nel documento di programmazione le risorse finanziarie necessarie per lo svolgimento della sua attività, ai sensi dell’art. 20.
Art. 20 - Autonomia operativa e finanziaria
1. Le attività dell’organismo di vigilanza non sono soggette ad alcuna previa autorizzazione da parte della società.
2. L’organismo di vigilanza ha accesso a tutti i documenti della società, compresi quelli disponibili su supporto informatico, e può chiedere informazioni a tutto il personale, ai liberi professionisti che collaborano con la società, al collegio sindacale, ai revisori contabili e ai soggetti che certificano i sistemi di qualità, relativi all’ambiente e alla sicurezza sul lavoro.
3. I soggetti di cui al comma precedente hanno il dovere di collaborare con l’organismo di vigilanza. La mancata collaborazione costituisce illecito disciplinare.
4. Nello svolgimento della sua attività, l’organismo di vigilanza dispone in autonomia e senza alcuna previa autorizzazione delle risorse finanziarie di cui all’art. 19, comma 2, stanziate dal consiglio di amministrazione.
5. Su proposta dell’organismo di vigilanza, ai sensi dell’art. 19, comma 2, il consiglio di amministrazione assegna al medesimo risorse finanziarie sufficienti allo svolgimento dei propri compiti.
6. Le risorse finanziarie devono essere adeguate per consentire all’organismo di vigilanza:
a) di svolgere attività di controllo;
b) di consultare esperti in materie che non rientrano nelle competenze professionali dei suoi componenti;
c) partecipare a corsi di aggiornamento ritenuti necessari.
7. L’organismo di vigilanza presenta annualmente al consiglio di amministrazione il rendiconto dettagliato delle spese sostenute, con l’indicazione delle relative causali.
8. I componenti dell’organismo di vigilanza ricevono un compenso proporzionato alla professionalità e all’impegno richiesto per lo svolgimento dei loro compiti.
SEZIONE VI-OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E DI REGISTRAZIONE
Art. 21 - Obblighi di informazione verso l’organismo di vigilanza
1. I dipendenti, i dirigenti e gli amministratori sono tenuti a riferire all’organismo di vigilanza ogni notizia ritenuta rilevante per l’efficace attuazione del modello.
2. In particolare vanno comunicate:
a) nell’ambito dei flussi informativi, le modifiche dell’assetto societario, della struttura organizzativa, delle deleghe e dei poteri all’interno dell’organigramma societari;
b) nell’ambito dei flussi informativi, le variazioni delle attività imprenditoriali e le aree di rischio reato;
c) nell’ambito dei flussi informativi, le domande di partecipazione a gare di pubblico appalto o trattativa privata con enti pubblici, nonché i contratti conclusi con la pubblica amministrazione, la ricezione di finanziamenti pubblici e la loro destinazione;
d) nell’ambito dei flussi informativi, i verbali delle riunioni dell’assemblea dei soci, del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale;
e) tempestivamente, ogni violazione del modello;
f) tempestivamente, la commissione di illeciti penali e disciplinari rilevanti ai fini del modello;
g) tempestivamente, gli esiti delle verifiche ispettive disposte da funzioni di controllo interno o da commissioni interne, quando risultano responsabilità per i reati di cui al d.lgs. n. 231/2001 o di cui alla l. n. 146/2006;
h) tempestivamente, i procedimenti disciplinari iniziati (o archiviati) per violazione del modello;
i) tempestivamente, i procedimenti pendenti a carico di persone interne alla società per violazione del d.lgs. n.
231/2001 o per la normativa anticorruzione;
3. L’organismo di vigilanza dovrà rendere noti l’indirizzo di posta elettronica e il numero di fax dedicati alle comunicazioni di cui al comma precedente.
4. Le segnalazioni anonime saranno liberamente valutate dall’organismo di vigilanza.
5. L’organismo di vigilanza motiva per iscritto l’archiviazione della segnalazione.
Art. 22 - Le comunicazioni dell’organismo di vigilanza
1. L’organismo di vigilanza comunica, in forma scritta e anche a mezzo della posta elettronica, con gli organi e le persone della società.
2. In particolare l’organismo di vigilanza comunica:
a) con il direttore generale in modo continuativo e diretto;
b) con il consiglio di amministrazione, e per conoscenza con il collegio sindacale, con periodicità regolare.
3. L’organismo di vigilanza deve:
a) comunicare, all’inizio di ogni esercizio, la programmazione delle attività che intende svolgere nel corso dell’anno, specificando l’oggetto e la frequenza dei controlli, fatta eccezione per quelli non programmati;
b) redigere e inviare ogni semestre al consiglio di amministrazione una relazione informativa sull’attività di verifica e il suo esito;
c) inviare annualmente una relazione sul livello di effettività del modello.
4. L’organismo di vigilanza comunica:
a) ogni problematica rilevante emersa dall’attività svolta;
b) eventuali comportamenti o azioni non in linea con le procedure aziendali;
c) la necessità di procedere all’aggiornamento del modello.
5. Il consiglio di amministrazione, il collegio sindacale, il direttore generale possono convocare, in qualsiasi momento, l’organismo di vigilanza per riferire sul funzionamento del modello.
Art. 23 - Conservazione della documentazione
1. L’organismo di vigilanza conserva in un apposito archivio i verbali delle attività svolte, le informazioni, le notizie e la documentazione raccolte nell’esercizio della sua attività. Possono accedere all’archivio soltanto i componenti dell’organismo di vigilanza. È compito dell’organismo di vigilanza assicurare la riservatezza, anche informatica, di tutte le informazioni raccolte, ai sensi del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal d.lgs. n. 101/2018 e dal REG UE n. 679/2016.
2. L’accesso a tale documentazione verrà comunque garantito qualora a richiederlo sia, oltre che l’autorità giudiziaria, l’autorità amministrativa di controllo.
SEZIONE VII-LIQUIDAZIONE E PROCEDURE CONCORSUALI
Art. 24 - Approvazione dello statuto e nomina dell’organismo di vigilanza
1. Quando prosegue l’esercizio dell’impresa, l’approvazione del presente statuto e la nomina dell’organismo di vigilanza competono:
a) al liquidatore o al collegio dei liquidatori, nominati ai sensi degli artt. 2484 e ss. c.c., in base ai poteri loro conferiti;
b) al curatore, nominato ai sensi dell’art. 27 r.d. 16 marzo 1942, n. 267, con autorizzazione del giudice delegato e previo parere favorevole del comitato dei creditori.
2. Nel caso di ammissione al concordato preventivo, di cui all’art. 160 del r.d. 16 marzo 1942, n. 267, quando vi è continuità aziendale, l’approvazione del presente statuto e la nomina dell’organismo di vigilanza, ai sensi degli artt.
2 e 4, sono autorizzate dal giudice delegato.
3. Nel caso di ammissione alla procedura di amministrazione straordinaria, di cui al d.lgs. 8 luglio 1999, n. 270 e d.l.
23 dicembre 2003, n. 347, l’approvazione del presente statuto e la nomina dell’organismo di vigilanza competono al commissario straordinario, previo parere favorevole dei creditori.
4. Non possono essere nominati membri dell’organismo di vigilanza i liquidatori, il curatore fallimentare, il commissario giudiziale e al commissario straordinario.
Art. 25 - Titolarità degli altri adempimenti
1. Nelle ipotesi e alle condizioni previste nell’art. 24, comma 1, competono ai soggetti ivi indicati:
a) la sostituzione, a norma dell’art. 5, comma 3, del componente dell’organismo di vigilanza deceduto, decaduto o che ha rinunciato all’incarico;
b) la revoca e la dichiarazione di decadenza dei membri dell’organismo di vigilanza, a norma degli artt. 8, comma 2, e 9;
c) il rinnovo dell’organismo di vigilanza, a norma dell’art. 10, comma 1;
d) lo stanziamento delle risorse finanziarie di cui all’art. 19, comma 2;
e) la trasmissione all’organismo di vigilanza delle notizie e i documenti di cui all’art. 21.
2. Nell’ipotesi prevista nell’art. 24, comma 2, gli adempimenti di cui al primo comma sono soggetti all’autorizzazione del giudice delegato.
3. Nell’ipotesi prevista nell’art. 24, comma 3, gli adempimenti di cui al primo comma competono al commissario straordinario.
Art. 26 - Destinatari delle comunicazioni dell’organismo di vigilanza 1. Nell’ipotesi di cui all’art. 24, comma 1, l’organismo di vigilanza:
a) indirizza ai soggetti ivi indicati le relazioni di cui agli artt. 12, comma 2, 16, comma 1, e 22, comma 5, le informazioni e le valutazioni di cui all’art. 17, commi 1 e 2, nonché il rendiconto delle spese di cui all’art. 20, comma 7;
b) collabora con i soggetti ivi indicati ai fini dell’attività di formazione e informazione del modello, ai sensi dell’art.
14;
c) comunica con i soggetti ivi indicati ai sensi dell’art. 22, commi 2, 3 e 4;
d) mette a disposizione dei soggetti ivi indicati le informazioni di cui all’art. 23, comma 2.
Art. 27 - Convocazione dell’organismo di vigilanza
1. I soggetti di cui all’art. 24, comma 1, possono convocare, in qualsiasi momento, l’organismo di vigilanza chiedendogli di riferire, ai sensi dell’art. 22, comma 4, sul funzionamento del modello.
SEZIONE VIII- RINVIO
Art. 28 – Rinvio
Per le più concrete modalità organizzative del calendario delle riunioni, delle modalità di verbalizzazione, dell’organizzazione dell’attività dell’organismo, si rinvia all’apposito regolamento interno che l’organismo si è dato.
Allegato D
Regolamento dell’organismo di vigilanza
