Capitolo 3
3.1 Risultati attesi
La moderna gestione centralizzata dell’approvvigionamento, immagazzinamento, conservazione e controllo delle scorte, allestimento e distribuzione, assicura non solo un vantaggio di tipo economico, ma anche un miglioramento della qualità del servizio offerto al cittadino.
Si attendono quindi, fra i vari risultati, la diminuzione delle scorte negli ospedali e nei singoli reparti, una maggior efficienza ed economicità nella gestione di beni, dei servizi e del personale, una continuità di fornitura, una ottimale disponibilità dei prodotti e l’impiego efficiente di tutte le risorse umane coinvolte.
Miglioramento Organizzativo:
o Semplificare l’attività del personale di Reparto/U.O. e Farmacia
o Recupero di tempo attualmente impiegato dal personale addetto e quindi aumento di produttività
o Gli infermieri non devono chiamare la farmacia per problemi legati agli ordini cartacei dei prodotti farmaceutici
o I farmacisti delle AA.SS. non devono interrompere la loro attività dedicando più tempo agli aspetti clinici rispetto a quelli logistici
o Diminuzione delle verifiche effettuate dal farmacista per validare eventuali deviazioni dai protocolli standard
o La richiesta cartacea di farmaci e/o dispositivi medici alla farmacia non è più necessaria con conseguente diminuzione degli errori di approvvigionamento dovuti a una cattiva calligrafia, fretta, distrazione, uso di acronimi e abbreviazioni non standardizzate, utilizzo unità posologica errata (ad esempio, milligrammi invece di microgrammi)
o Riduzione dello spazio fisico necessario allo stoccaggio dei prodotti farmaceutici dei CdR e delle aree di stoccaggio (ex-magazzini Farmacie delle AA.SS.)
o standardizzazione dei prodotti farmaceutici e delle procedure d’intervento
Miglioramento Economico-Finanziario
o Riduzione
del numero e degli spazi destinati a magazzini delle singole AA.SS
delle giacenze dei prodotti farmaceutici
dei prodotti farmaceutici scaduti
del capitale immobilizzato
Miglioramento del Servizio
o Inventario in tempo reale, che riduce e ottimizza la giacenza
o Riordino automatico, farmaci e dispositivi medici sempre disponibili nei CdR
o Non è più necessario un controllo continuo, manuale, delle giacenze per poter effettuare il riordino
o Standardizzazione e automazione del processo di richiesta farmaci
o Controllo automatizzato dei consumi con conseguente riduzione delle verifiche sulla congruità delle richieste dei reparti
o Gestione informatizzata delle scorte di deposito centrale e di Unità Operativa
o Migliore controllo e tracciabiltà delle varie fasi del processo distributivo
o Ottimizzare le scorte dei depositi prevenendo gli sprechi, gli scaduti
o Tracciabilità del farmaco e dei dispositivi medici
o Reengineering della catena degli approvvigionamenti
o Assicurare la continuità di fornitura e disponibilità ottimale dei prodotti (definizione livelli di scorta necessari e ripristino automatizzato degli stessi)
o Miglioramento della capacità di registrazione dei dati
3.2 Dati di attività
Il Magazzino Farmaceutico Centralizzato ha progressivamente preso in carico la gestione delle richieste dai centri di Area Vasta, che sono passate dalle iniziali (2007) 1000/mese alle attuali 5600/mese (fig.3.2) Parimenti sono cresciuti sinora in maniera significativa tutti i parametri di attività tra cui il numero dei prodotti farmaceutici erogati ( fig.3.3) mensilmente e l’imponibile mensile (fig.3.4), che ha ormai superato milioni di euro.
Fig.3.2
Fig.3.4
Ogni mese vengono allestiti oltre 24.000 contenitori standard, con modalità automatica( fig.3.5 e fig.3.6), a cui si aggiungono circa 3.000 contenitori (imballi originali) dei fornitori.
Fig.3.6
E’ possibile fare un’analisi dettagliata dei consumi per Area Vasta e per singola Azienda Sanitaria, per classe terapeutica (ATC-CND), per singolo principio attivo o singolo prodotto. La disponibilità e la condivisione dei dati di utilizzo dei prodotti farmaceutici in un’ Area Vasta come quella Nord Ovest rappresenta una grande risorsa ed un’opportunità di fare utili approfondimenti di tipo farmaco economico. Ad esempio si è visto che nel 2008, solo 20 principi attivi hanno inciso per un terzo di tutta la spesa farmaceutica (Fig.3.7) e 20 specialità hanno inciso per un quarto (Fig.3.8) .
Fig.3.7
La gestione nel 2° semestre 2007 ha permesso di ridurre le scorte dei beni sanitari in giacenza nell’Area Vasta NO del 25% rispetto al 2006 per un valore di circa 6 milioni di euro.
Si evidenziano perciò i primi risultati quali la diminuzione delle scorte negli ospedali e nei singoli reparti, una maggior efficienza ed economicità nella gestione di beni, servizi e personale, una continuità di fornitura ed una ottimale disponibilità dei prodotti, oltre all’impiego efficiente delle risorse umane.
Per quanto riguarda il sistema di gestione di magazzino con l’impianto KNAPP, esso consente di soddisfare con successo le molteplici esigenze in caso di carico di lavoro asimmetrico. Le macchine per il prelievo completamente automatico, come SDA e TDA, rappresentano soluzioni di provata affidabilità a livello mondiale per l’allestimento di prodotti a media e alta rotazione. La particolarità nell’allestimento con automatici risiede nel fatto che tutti gli operatori lavorano contemporaneamente allo stesso ordine. Questa modalità in parallelo assicura tempi di trattamento ridotti, una distribuzione degli ordini omogenea tra periodi ad alto e basso carico di lavoro e una netta riduzione dei costi del personale.
Con tali sistemi è possibile evadere fino a 12 ordini-cliente al minuto.
Sono inoltre presenti delle postazioni fisse di controllo e tempestivo intervento a correzione di eventuali criticità.
L’utilizzo di radioterminali di frequenza rende inutili le stampe, quindi una dematerializzazione , anche durante la fase dell’allestimento manuale.
Altri vantaggi del sistema Knapp sono il rendimento pari a 200-400 prelievi per ora di manodopera, il tasso di errore inferiore allo 0,1% (con doppio controllo con scanner), la visualizzazione delle posizioni con ottimizzazione del percorso e l’elevata flessibilità operativa .
Il trasportatore a nastro mediano consente un trasporto silenzioso di contenitori di uguali dimensioni con funzioni integrate, ed è particolarmente adatto a tratti lunghi. L'accumulo è possibile anche su sezioni in pendenza.
La rulliera, formata da rulli di plastica ad alto scorrimento con cuscinetti conici e a scarso attrito di avviamento, è una soluzione universale, particolarmente adatta a
stazioni di prelievo manuale, per il trasporto orizzontale di contenitori e prodotti, con o senza funzione di accumulo. E’ utilizzata per le attività delle zone manuali e per il trasporto non motorizzato in discese fino al 5%. L’obiettivo rimane quello di far comprendere nella sua completezza i vantaggi operativi ed organizzativi derivanti dal poter disporre di una soluzione nativa integrata del sistema di approvvigionamento: dal modulo delle richieste potrebbe scaturire l’indizione di una gara di fornitura materiali, a cui seguirà uno o più contratti con le aziende aggiudicatarie; da questi contratti potranno essere emessi ordini vincolati sia in termini di condizioni di fornitura sia in termini di rispetto del budget d’acquisto – e quindi legame con la contabilità generale – e passando alla contabilità di magazzino, dalla consegna dei prodotti potranno effettuarsi le relative movimentazioni verso i centri consumatori – e quindi legame con la contabilità analitica – successivamente all’arrivo delle fatture queste saranno agganciate alle bolle di consegna del materiali per la relativa liquidazione – e quindi legame con la contabilità generale.
3.3 Sviluppi futuri
Per quanto riguarda obiettivi futuri, il Magazzino Farmaceutico Centrale di Area Vasta NO si propone di completare la gestione di tutti i prodotti farmaceutici, di migliorare le procedure operative, di certificare il servizio secondo standard qualitativi, di implementare ed integrare la tecnologia utilizzata all’interno delle Aziende Sanitarie anche mediante installazione di armadi intelligenti, carrelli informatizzati di reparto, prescrizione informatizzata.
Questi ulteriori sistemi permetteranno, fra le altre cose, di eseguire una somministrazione al giusto paziente del giusto farmaco, nel corretto dosaggio ed orario, una tracciabilità dei farmaci a supporto della farmacovigilanza e della gestione del rischio clinico, una riduzione del tempo infermieristico dedicato alla preparazione della terapia con conseguente aumento del tempo dedicato al paziente.
