1. SCOPO
2. CAMPO D’APPLICAZIONE 3. RIFERIMENTI NORMATIVI 4. RESPONSABILITA'
5. ABBREVIAZIONI
6. MODALITA' OPERATIVE ALLEGATI
COPIA N° CONSEGNATA A: FUNZIONE: DATA:
0 10/11/05 Prima emissione Rag. Luigi Leozappa Prof. Giacomo Toscano Prof. Antonio Micelli
REV.N. DATA DESCRIZIONE REDATTO VERIFICATO APPROVATO
1. SCOPO
Lo scopo della presente procedura è quello di definire le modalità per l'acquisto di attrezzature, supporti didattici e servizi, per garantire l'idoneità dei beni e servizi acquistati ed assicurare un servizio sempre migliore a studenti, docenti e non docenti.
2. CAMPO D’APPLICAZIONE
Questa procedura è applicabile a tutti gli acquisti di materiale, attrezzature, servizi, rilevanti per la qualità del servizio fornito, per i quali l'Istituto I.I.S.S. Epifanio Ferdinando ha autonomia e responsabilità diretta, secondo quanto previsto dalla vigente normativa.
In particolare si fa riferimento all'acquisto di
9 attrezzature didattiche (computer ecc.) e non;
9 viaggi d'istruzione;
9 servizi manutenzione/assistenza tecnica;
9 prestazioni formative per gli operatori scolastici.
3. RIFERIMENTI NORMATIVI
Norma UNI EN ISO 9001/2000 Manuale della Qualità
D.M. 44/01 Legge 241/90 D.L.vo n.165/01 Legge 196/2003
4. RESPONSABILITÀ Il Dirigente Scolastico
9 Esegue le deliberazioni adottate dal Consiglio d’Istituto emanate sulle materie di cui al comma 1 dell’art. 33 del D.M. 44.
9 Svolge l’attività contrattuale inerente i contratti di cui al comma 2 dell’art. 33 del D.M. 44 nell’ambito dei criteri e limiti stabiliti dal Consiglio d’Istituto.
9 Riferisce periodicamente al consiglio d’Istituto sull’attività negoziale svolta autonomamente.
9 Adotta i provvedimenti di gestione relativi alle gare di appalto, alla stipula dei contratti dell’Istituto, nella sua qualità di legale rappresentante.
9 Conferisce gli incarichi professionali agli esperti interni ed esterni.
9 Delega DSGA a svolgere tutte le fasi dell’attività contrattuale e la qualificazione dei fornitori.
9 Verifica e approva le RdA da passare al DSGA.
9 Svolge l’attività negoziale inerente la gestione delle spese minute (attingendo dal fondo ricevuto all’inizio dell’anno su delibera del C.d.I.).
9 Svolge l’istruttoria del processo di approvvigionamento . 9 Svolge tutte le fasi dell’attività negoziale ove delegato.
9 Svolge funzione di ufficiale rogante dei contratti che richiedono la forma pubblica.
9 Individua ed attiva nel proprio ambito le funzioni operative coinvolte.
9 Gestisce gli aspetti contrattuali delle forniture di prodotti e di servizi in corso.
9 Esegue i mandati di pagamento in coerenza con la normativa vigente.
9 Ha autonomia operativa e responsabilità diretta nella definizione e nell’esecuzione degli atti a carattere amministrativo-contabile, che assumono, nei casi previsti, rilevanza anche esterna.
9 Qualifica e gestisce i Fornitori.
Giunta Esecutiva
9 Predispone il bilancio preventivo ed il conto consuntivo.
9 Prepara, su indicazione del DSGA, i lavori del Consiglio d’Istituto.
Consiglio D’ Istituto
9 Elabora e adotta gli indirizzi generali e determina le forme di auto finanziamento 9 Delibera il Programma Annuale e il conto consuntivo
9 Dispone, in ordine a quanto previsto dalla normativa vigente in merito a contratti, adesione e/o partecipazione ad iniziative con l’esterno.
9 Dispone in merito all’elevazione del limite di spesa a disposizione del DS rispetto a quanto indicato dall’art. 31 del D.M. 44/01
9 Dispone i criteri d’azione del Dirigente Scolastico in riferimento alla stipula di contratti.
Collegio Dei Docenti
9 Provvede nei limiti delle disponibilità finanziarie indicate dal Consiglio d’Istituto alla scelta dei sussidi didattici, compresi quelli audiovisivi, delle attrezzature tecnico scientifiche e delle dotazioni librarie;
9 Nell’adottare le proprie deliberazioni tiene conto delle proposte e dei pareri dei consigli di classe.
9 Delibera in ordine ai viaggi d’istruzione e le uscite didattiche.
Docenti Responsabili
9 Comunicano le esigenze di prodotti e di servizi definendo le caratteristiche specifiche e di qualità di quanto richiesto.
Commissione Tecnica
Esegue i collaudo sul materiale acquistato ATA
9 Fornisce nei propri ambiti supporto al DSGA in tutte le fasi di approvvigionamento.
Responsabile Qualita’
9 Verifica il rispetto della procedura e delle istruzioni operative relative al processo di approvvigionamento.
5. ABBREVIAZIONI
DS = Dirigente Scolastico
DSGA = Direttore Servizi Generali e Amministrativi C.d.I. = Consiglio d’Istituto
RQ = Responsabile Qualità
ATA = Amministrativo Tecnico Ausiliario
Giunta Esecutiva = Organo Collegiale in seno al C.d.I.
6. MODALITA' OPERATIVE 6.1 VALUTAZIONE FORNITORI
L’organizzazione, al fine di limitare la valutazione dei fornitori soltanto ai materiali/servizi ritenuti strategici per il servizio offerto, ha redatto un Elenco dei prodotti/servizi strategici, allegato alla presente procedura.
I fornitori devono essere distinti in due categorie: fornitori di materie prime/prodotti, fornitori di servizi. Pertanto, il DSGA esegue una raccolta d’informazioni generica e comunque in prima istanza uguale per le due categorie, quale raccolta dei dati anagrafici del fornitore, prodotto/servizo fornito, verifica se il fornitore è certificato ISO 9000 o meno, verifica se il fornitore è un fornitore storico per l’organizzazione, richiede della documentazione che certifichi le referenze dello stesso, ed un eventuale elenco prezzi per eseguire anche delle ricerche di mercato.
Tali richieste le invia al fornitore tramite un Questionario di valutazione fornitori (mod.
P03/01).
Per i fornitori di servizi l’analisi delle referenze è determinante e comunque il DSGA deve essere coadiuvato in questa attività dal DS e dalla Commissione tecnica preposta.
Dall’analisi dei dati di ritorno del fornitore l’ufficio acquisti compila la “Scheda di valutazione fornitore” (mod. P03/02) dove annota tutte le informazioni tecniche, economiche, di qualità del fornitore.
Pertanto, il criterio di qualifica al termine delle attività di analisi può essere:
• valutazione per esperienza storica derivata da rapporti di tipo continuativo (evidenziati allegando alla Scheda di valutazione l’elenco delle fatture emesse dal fornitore alla scuola nell’ultimo biennio)
• valutazione referenze (evidenziata allegando il Questionario di valutazione mod.
P03/01 compilato dal fornitore ed eventuali certificati da questo inviati). Il questionario informativo rende noto le capacità tecniche ed organizzative del fornitore.
I fornitori che, a seguito delle valutazioni sopra esposte, vengono riconosciuti idonei a fornire determinati prodotti e/o servizi, devono essere inseriti nell' "Elenco Fornitori Qualificati" (mod. P03/03), gestito dal DSGA, che raccoglie, aggiorna ed archivia la documentazione relativa alla qualifica.
I fornitori con i quali si ha contatto tramite rappresentante, o i fornitori che per la prima volta intrattengono rapporti commerciali con l’organizzazione, si considerano “approvati con riserva” ed inseriti nell’ “Elenco fornitori in prova” (mod. P03/04). Per due mesi, quindi, devono essere raccolte la documentazione e le referenze dello stesso e, se queste sono conformi alle aspettative, il fornitore s’inserisce nell' "Elenco Fornitori Qualificati" (mod.
P03/03).
6.1.1 ATTIVITA' SUCCESSIVE ALLA QUALIFICA
La qualifica di un fornitore ha validità annuale e viene rinnovata all’inizio di ogni nuovo anno richiedendo al fornitore tutti gli aggiornamenti che certificano i prodotti materie prime/servizi da loro commercializzati.
Il decadimento della qualifica avviene nei seguenti casi:
- per intervenuti mutamenti organizzativi e/o di proprietà;
- per mancata assegnazione di ordini per oltre 1 anno scolastico - risultato insufficiente del monitoraggio delle forniture.
Il DSGA ha la responsabilità dell'aggiornamento delle schede di valutazione del fornitore, prendendo in considerazione l'andamento qualitativo delle forniture/servizio.
La registrazione della riqualifica avviene sulla seconda pagina della scheda di valutazione fornitore, "Scheda Rinnovo Valutazione Fornitore" (Mod. P03/02), conservata dal DSGA; il rinnovo permetterà di riverificare i dati anagrafici e le condizioni pattuite con lo stesso, ma soprattutto di esprimere un giudizio sull’anno precedente, in modo tale da avere dati di studio.
Il DSGA, dall’analisi delle forniture di ogni singolo fornitore,assegna ad essi un punteggio da zero a diciotto sommando i punteggi ricavati valutando due requisiti: Puntualità di consegna e N° NC registrate a carico del fornitore riportati sulla "Scheda Rinnovo Valutazione Fornitore" (mod. P03/02 parte2).
Si calcolano i seguenti rapporti per fornitore:
- N°. Ordini giunti con un ritardo massimo ammissibile < 10 gg./ N°. Ordini totali
Si considerano, infatti, dieci i giorni di massima tolleranza della scuola nei confronti del fornitore per il rispetto della data di fornitura.
(n. Ordini emessi in un anno – n. NC emesse in un anno per ritardo) x 100 n. Ordini emessi in un anno
- N°. Ordini rispondenti alle richieste / N°. Ordini totali.
(n. Ordini emessi in un anno – n. NC emesse in un anno per non rispondenza all’ordine) x 100 n. Ordini emessi in un anno
I valori ottenuti sono compresi nei seguenti intervalli, espressi in percentuale, ai quali corrispondono dei punteggi:
Range % Punteggi
100 - 99 9
99 - 93,5 8
93,5 - 89 7
89 - 84 6
84 - 80 5
80 - 72,5 4
72,5 - 65 3
65 - 57,5 2
57,5 - 50 1
> 50 0
Ad ogni rapporto corrisponde un punteggio. Sommando i due punteggi si deciderà come rivalutare il fornitore a seconda che si verifichino tre casi:
- scartato, se il punteggio finale è compreso tra 0 e 5
- accettato, con riserva se il punteggio finale è compreso tra 6 e 11 - accettato, se il punteggio finale è compreso tra12 e 18
Nel caso di giudizio positivo il fornitore viene inserito nell'elenco fornitori della scuola.
6.2 RICHIESTA D’APPROVVIGGIONAMENTO
All'inizio dell'Anno Scolastico, nell’ambito del Collegio dei Docenti, il DS comunica ai responsabili delle aree disciplinari e dei progetti, di definire le esigenze di beni strumentali e di consumo da acquistare, indicando nella richiesta d’approvviggionamento, i prezzi indicativi e le caratteristiche del materiale richiesto,
Le richieste d’approvvigionamento, vistate dal Dirigente scolastico, vengono sottoposte al vaglio del Direttore Amministrativo per il controllo della copertura finanziaria (Mod P03/05).
A esito positivo della valutazione, il DSGA procede alla scelta del fornitore attingendo
6.3 RICHIESTA E VALUTAZIONE DELLE OFFERTE
Per capitoli di spesa superiori a € 2.000,00 il DS incarica il DSGA a bandire gara d’appalto e a inviare, ad almeno 3 fornitori, una richiesta di preventivo (offerta) relativo al materiale indicato, specificando
- tipo di materiale/attrezzatura richiesto;
- quantità ;
- specifiche o caratteristiche tecniche;
- eventuali prestazioni accessorie ritenute necessarie (ad esempio assistenza tecnica );
- tempi di consegna;
- termine ultimo e modalità per la presentazione dell'offerta;
- modalità di pagamento.
Le offerte vengono raccolte dal Direttore Amministrativo, il quale prepara i prospetti comparativi (Modello Comparativo di spesa Mod. P03/06) e li illustra in sede di Giunta Esecutiva che formula la proposta d’acquisto, debitamente motivata.
Sulla base dei dati raccolti, il Consiglio d’Istituto delibera l’approvazione d’acquisto.
6.4 EMISSIONE ORDINE D’ACQUISTO
Sulla base delle decisioni prese, il DSGA elabora l’ordine d’acquisto che viene firmato congiuntamente dal DS e DSGA.
L'ordine deve sempre contenere:
9 tipo di materiale/attrezzatura richiesti;
9 quantità ;
9 specifiche e caratteristiche tecniche;
9 eventuali prestazioni accessorie ritenute necessarie (ad esempio assistenza tecnica );
9 tempi di consegna;
9 modalità di pagamento.
L’ordine viene registrato sull'apposito registro nella veste di contratto sul mod. Buono d’Ordinazione.
Il Direttore amministrativo cura che la fornitura del materiale avvenga nei termini e nelle modalità concordate.
ALLEGATI
Elenco prodotti/servizi strategici
Questionario Valutazione Fornitore (mod. P03/01) Scheda valutazione fornitore (mod. P03/02) Elenco fornitori qualificati (mod. P03/03)
Elenco fornitori qualificati con riserva (mod. P003/04) Richiesta d’approvvigionamento (Mod. P 03/05) Modello Comparativo di spesa (Mod. P03/06) Buono d’ordine (Mod. P03/07)
