GABINETTO DEL SINDACO
GABINETTO DEL SINDACO
AREA RELAZIONI INTERNAZIONALI
CAPO DI GABINETTO
AREA COMUNICAZIONE
UFFICIO STAMPA DIREZIONE
RACCORDO CITTÀ METROPOLITANA UNITÀ DI
COORDINAMENTO FUNZIONI DEL
SINDACO
UNITÀ DI STAFF CAPO DI GABINETTO
UFFICIO CERIMONIALE
SEGRETERIA TECNICA
UFFICIO PRESIDIO SEGNALAZIONI DEI
CITTADINI
REDAZIONE
AREA GABINETTO DEL SINDACO
UFFICIO SUPPORTO AL CERIMONIALE E PROGETTO MILANO E’
MEMORIA
G ABINETTO DEL S INDACO
STRUTTURA
ORGANIZZATIVA COMPETENZE
UNITÀ DI STAFF CAPO DI
GABINETTO
Supporto operativo e funzionale al Capo di Gabinetto nello sviluppo e aggiornamento periodico delle linee programmatiche in collaborazione con gli Assessorati, la Direzione Generale e le Direzioni coinvolte
Gestione dei rapporti di natura politica e di rappresentanza, in raccordo con l’Unità di Coordinamento Funzioni del Sindaco – Ufficio Cerimoniale, con Ministeri, Enti, Associazioni ed Istituti Nazionali
Promozione ed eventuale monitoraggio, attraverso gli Assessorati e le Direzioni coinvolte, di progetti di sviluppo delle linee programmatiche
Supporto, in collaborazione con l’Area Gabinetto del Sindaco, al Sindaco ed al Capo di Gabinetto per la nomina e designazione dei rappresentanti del Comune di Milano presso Aziende, Enti ed Istituzioni, nel rispetto degli indirizzi definiti dal Consiglio Comunale e secondo le disposizioni contenute nell’apposito Regolamento
Collaborazione con l’Area Gabinetto del Sindaco nel fornire supporto ai Garanti istituiti dal Consiglio Comunale e nominati dal Sindaco, ai delegati ed incaricati nominati dal Sindaco e ai Comitati istituiti dal Sindaco nonché per curare le relazioni con gli Assessorati e le Direzioni coinvolti per ambito di competenza
Collaborazione con l’Area Gabinetto del Sindaco a supporto dell’attività tecnico-amministrativa riguardante gli adempimenti di trasparenza e pubblicità sul sito del Comune di Milano derivanti dalla normativa vigente
Supporto operativo e assistenza al Capo di Gabinetto per il presidio delle tematiche e dei dossier più rilevanti
Collaborazione con il Capo di Gabinetto per la partecipazione ai lavori del Comitato Interassessorile per la concessione di spazi ed aree pubbliche in zone di pregio
UNITÀ DI
COORDINAMENTO
FUNZIONI DEL SINDACO
Supporto operativo e assistenza al Sindaco per lo svolgimento delle proprie funzioni
Gestione dell’agenda personale e pubblica del Sindaco
Gestione dei rapporti con le Segreterie del Vicesindaco e degli Assessori
Gestione dei rapporti con Fondazione Teatro alla Scala, per conto del Sindaco in qualità di Presidente della Fondazione
Rapporti con Enti esterni/Istituzioni, per il coordinamento di attività che riguardano la figura del Sindaco, anche in raccordo con l’Unità di Staff Capo di Gabinetto
Predisposizione di note informative, in collaborazione con gli Assessorati e le Direzioni di riferimento, propedeutiche agli incontri del Sindaco e degli Assessori con Enti e soggetti esterni
Cura e monitoraggio di progetti e tematiche di interesse del Sindaco
Partecipazione, per conto del Sindaco, ai lavori del Comitato Interassessorile per la concessione di spazi e aree pubbliche in zone di pregio
Supervisione delle attività della Segreteria Tecnica, dell’Ufficio Presidio Segnalazioni dei Cittadini e dell’Ufficio Cerimoniale
SEGRETERIA TECNICA
Supporto organizzativo per la gestione di incontri, riunioni, gruppi di lavoro interni all’Ente ed eventuale partecipazione
Elaborazione di documenti e atti connessi all’attività del Sindaco
Esame e verifica di atti e corrispondenza da sottoporre alla firma del Sindaco (individuazione e gestione priorità, richieste di approfondimento alle strutture dell’Ente, ecc.)
Gestione dei contatti con le Direzioni comunali e/o soggetti esterni all’Amministrazione per l’ottenimento delle informazioni utili alla partecipazione del Sindaco a incontri e riunioni in diretta relazione con le attività cittadine
Presidio delle iniziative e degli eventi, istituzionali e non, di rilevante impatto per la città, garantendo l’attivazione e il coordinamento delle funzioni comunali coinvolte
Gestione dei rapporti con gli organi istituzionali dei Municipi
Coordinamento con gli uffici e con i Consiglieri delegati di Città Metropolitana, per lo svolgimento delle funzioni proprie del Sindaco metropolitano
UFFICIO PRESIDIO SEGNALAZIONI DEI CITTADINI
Gestione della corrispondenza, anche telematica, del Sindaco in entrata e in uscita e, a tal fine, coordinamento e indirizzo dell’attività del personale preposto alla ricezione, registrazione, smistamento, monitoraggio e archiviazione
Coordinamento dell’attività svolta dagli operatori del Centralino del Sindaco, con particolare riguardo alla funzione di interfaccia con l’utenza (cittadini, enti, istituzioni)
Cura dei rapporti e gestione dei contatti con gli Assessorati e le Direzioni e, in generale, con gli uffici comunali, per la raccolta di informazioni destinate al Sindaco e/o per le problematiche segnalate dai cittadini, singoli o associati, collaborando alla produzione di reportistica periodica per il Sindaco in raccordo con l’Area Comunicazione
Supporto al responsabile dell’Unità di Coordinamento Funzioni del Sindaco nella predisposizione delle risposte ai cittadini, singoli o associati, per i casi di carattere generale e/o ritenuti di interesse
Supporto al responsabile dell’Unità di Coordinamento Funzioni del Sindaco nella gestione degli inviti rivolti al Sindaco (con esclusione di quelli curati dall’Ufficio Cerimoniale, dall’Area Relazioni Internazionali e dall’Ufficio Stampa), predisponendo le relative risposte, reperendo le informazioni utili alle partecipazioni agli eventi e individuando, eventualmente, l’Assessore da delegare, curando la comunicazione all’Assessore stesso
Collaborazione con l’Area Comunicazione nell’attività di monitoraggio della vita quotidiana della città e degli eventi cittadini, per la segnalazione dei potenziali ambiti di interesse per il Sindaco
Registrazione delle richieste che provengono dalla città attraverso i diversi canali di comunicazione, incontro e visite esterne nonché trasferimento delle richieste ai soggetti competenti a riscontrare le istanze
UFFICIO CERIMONIALE
Gestione dei rapporti di rappresentanza, in raccordo con l’Unità di Staff Capo di Gabinetto, con Ministeri, Enti, Associazioni ed Istituti Nazionali
Gestione del cerimoniale del Sindaco e assistenza agli Organi Istituzionali per manifestazioni pubbliche, incontri, convegni
nazionali e internazionali, visite ufficiali
Gestione degli inviti istituzionali rivolti al Sindaco
Gestione delle cerimonie annuali ricorrenti
Gestione della procedura e della cerimonia per il conferimento delle Civiche Benemerenze
Organizzazione delle cerimonie di intitolazione di nuove Vie, Giardini, Piazze, posa di lapidi, cippi, targhe commemorative
Gestione dei biglietti in disponibilità al Comune per le rappresentazioni presso il Teatro alla Scala, Piccolo Teatro, Teatro Arcimboldi, nell’ambito delle convenzioni in essere
Predisposizione delibere di patrocinio per eventi istituzionali e per le iniziative che rientrano nelle materie di competenza del Sindaco
Cura delle manifestazioni, conferenze, convegni promossi dal Sindaco, dagli Assessori e dai Consiglieri, da altri soggetti istituzionali, Associazioni ecc. che si svolgono presso gli spazi di rappresentanza di Palazzo Marino (Sala Alessi, Sala Orologio, Sala Arazzi)
Gestione del calendario delle Sale di rappresentanza di Palazzo Marino (Sala Alessi, Sala Arazzi, Sala Giunta e Sala Orologio)
Firma di accordi e protocolli ufficiali del Sindaco
Organizzazione della cerimonia di conferimento delle benemerenze ai dipendenti comunali collocati a riposo
Organizzazione delle cerimonie funebri per le quali è stato proclamato il lutto cittadino
Gestione degli spazi di piazza del Duomo per l’organizzazione di comizi in occasione di consultazioni elettorali o referendarie
Predisposizione e invio di inviti e messaggi istituzionali
Preparazione e trasmissione di necrologie da pubblicare sul quotidiano di massima diffusione cittadina
Predisposizione e aggiornamento della mailing list istituzionale delle autorità cittadine
Predisposizione, a supporto della Direzione Quartieri e Municipi delle confezioni dono da assegnare mensilmente ai cittadini milanesi in occasione del compimento dei cento anni di età
UFFICIO SUPPORTO AL CERIMONIALE E PROGETTO MILANO È MEMORIA
Svolgimento di attività a supporto dell’Ufficio Cerimoniale per l’organizzazione di iniziative/cerimonie istituzionali e, in particolare, per l’intitolazione di nuove vie, giardini, piazze, posa di lapidi, cippi e epigrafi commemorative
Supporto organizzativo e operativo alle attività del Comitato di coordinamento “Milano è memoria”
AREA
GABINETTO DEL SINDACO
Supporto al Capo di Gabinetto per la gestione delle attività necessarie al funzionamento delle strutture, con particolare riferimento a: gestione e amministrazione del personale, organizzazione, qualità, applicazione della normativa sulla privacy, gestione del bilancio, pianificazione e controlli, informatica, acquisti, logistica, mobilità, attività giuridico- amministrative, applicazione della normativa in materia di sicurezza e sorveglianza sanitaria nei luoghi di lavoro
Raccordo con la Direzione Centrale Unica Appalti in ordine alle procedure di gara per l’acquisto di beni e servizi funzionali alle attività di competenza della Direzione e la gestione dei relativi contratti
Coordinamento del protocollo unico di Palazzo Marino
Supporto al Capo di Gabinetto nelle attività di coordinamento delle Aree e delle Unità del Gabinetto del Sindaco, nella gestione della corrispondenza, nella redazione e nell’esame degli atti da sottoporre alla firma del Sindaco
Supporto al Capo di Gabinetto nella gestione dei rapporti con gli uffici della Presidenza del Consiglio Comunale, della Direzione Generale e della Segreteria Generale al fine di favorire lo svolgimento coordinato e integrato delle attività
Supporto operativo e organizzativo ai Garanti istituiti dal Consiglio Comunale e nominati dal Sindaco, ai delegati ed incaricati nominati dal Sindaco e ai Comitati istituiti dal Sindaco, in raccordo con l’Unità di Staff Capo di Gabinetto, per la gestione di incontri, riunioni e gruppi di lavoro interni ed esterni all’Ente, curando la verbalizzazione e la documentazione delle attività, nonché le relazioni con gli Assessorati e le Direzioni coinvolti per ambito di competenza
Erogazione dei contributi alle confessioni religiose ai sensi della L.R. 12/2005
Erogazione dei contributi ad Enti, Associazioni ed Istituzioni
Gestione quote associative
Gestione amministrativa e contabile delle spese di rappresentanza e spese derivanti da interventi dell’Amministrazione per attività istituzionali
Autorizzazione delle riprese foto-cine-tv professionali da effettuarsi nell’ambito delle aree del centro storico (cerchia dei navigli), dei parchi cittadini e degli stabili comunali
Supporto tecnico-giuridico al Sindaco ed al Capo di Gabinetto per la nomina e designazione dei rappresentanti del Comune di Milano negli Enti e gestione degli adempimenti conseguenti
Predisposizione atti per la partecipazione del Sindaco o suo delegato ad assemblee, riunioni, accordi di programma di organismi vari, ad esclusione di quelli gestiti direttamente dalla Direzione Bilancio e Partecipate
Collaborazione con la Direzione Bilancio e Partecipate e la Direzione Generale nel fornire supporto alle Direzioni competenti per materia negli adempimenti relativi alla costituzione, adesione, associazione del Comune di Milano in società ed enti vari
Gestione attività tecnico-giuridica e/o supporto alle altre Direzioni comunali per la costituzione di comitati o commissioni consultive da parte del Sindaco o della Giunta
Gestione amministrativa, per conto del Sindaco e del Capo di Gabinetto, per l’assegnazione delle borse di studio del premio Ambrosoli e del Premio Giovanni Marra e supporto operativo alle Commissioni esaminatrici
Gestione attività tecnico–giuridica di conferimento incarichi professionali e consulenze attribuiti dal Sindaco e dai Dirigenti del Gabinetto del Sindaco
Collaborazione con la Presidenza del Consiglio comunale nel fornire supporto tecnico-giuridico e operativo per la fase preliminare ed istruttoria delle procedure di nomina del Collegio dei Garanti
Gestione, in collaborazione e coordinamento con l’Unità di Staff Capo di Gabinetto, dell’attività tecnico-amministrativa riguardante gli adempimenti di trasparenza e pubblicità sul sito del Comune di Milano per la parte di competenza
Monitoraggio e analisi delle attività degli organi legislativi statali e regionali
Monitoraggio e analisi delle attività dell’ANCI
Monitoraggio e analisi dei lavori della Conferenza Stato-Città e della Conferenza Unificata
Gestione integrata dei servizi logistici e ausiliari per le sedi di rappresentanza e per le cerimonie istituzionali
Gestione dell’esposizione delle bandiere istituzionali nelle sedi comunali e negli spazi pubblici di competenza
AREA
RELAZIONI INTERNAZIONALI
Promozione dell'immagine e della presenza internazionale della città, in raccordo con l’Area Sport, Turismo e Qualità della Vita della Direzione Servizi Civici, Partecipazione e Sport:
o organizzando in Italia e all’estero - in collaborazione con le Ambasciate, i Consolati italiani all’estero e le altre istituzioni internazionali - missioni, incontri, manifestazioni, conferenze, progetti internazionali, ecc.
o gestendo gli opportuni rapporti di natura istituzionale con il Governo Italiano, i Ministeri competenti per singola materia, le Istituzioni e le Fondazioni estere in Italia, i Governi esteri, le Pubbliche Amministrazioni, le Associazioni e Organizzazioni regionali
o gestendo le relazioni con la stampa internazionale o monitorando il risultato delle iniziative realizzate
Gestione dei rapporti con organismi ed enti/istituzionali, nazionali ed internazionali, anche in relazione agli ambiti connessi alla promozione, anche internazionale, della Città di Milano
Gestione delle attività finalizzate alla formalizzazione a livello internazionale di Gemellaggi e Accordi di collaborazione
Gestione dei rapporti con il corpo consolare di Milano
Gestione delle attività e delle procedure amministrative finalizzate alla formalizzazione a livello internazionale di:
o patrocini
o erogazione di contributi
o partecipazione ad eventi organizzati dall’Amministrazione comunale e/o promossi da enti ed istituzioni esterne (consolati, istituti internazionali, ecc.)
Organizzazione e gestione logistica e amministrativa delle missioni all’estero
Gestione delle attività istruttorie e dei rapporti con le Organizzazioni Non Governative finalizzati a:
o formalizzazione di accordi, progetti e programmi di cooperazione e solidarietà internazionale
o erogazione di contributi relativi a progetti presentati nell’ambito del programma di cooperazione e solidarietà internazionale
o realizzazione dei progetti di cooperazione e solidarietà internazionale di iniziativa comunale o in compartecipazione con altri soggetti attuatori
o redazione, pubblicazione e aggiornamento periodico della Guida delle Organizzazioni Non Governative (ONG)
Gestione dei rapporti con gli organismi europei
Monitoraggio delle opportunità offerte dai programmi U.E. per l’individuazione dei progetti e dei programmi di interesse per l’Amministrazione
Ideazione progettuale connessa alla partecipazione a bandi cofinanziati e successiva relativa attuazione, in coordinamento con la Direzione Bilancio e Partecipate
Promozione e progettazione di interventi finalizzati allo sviluppo di sistemi alimentari equi, sostenibili e resilienti, nell’ambito del quadro di azione definito nel Milan Urban Food Policy Pact e nei documenti di programmazione dell’ente
Gestione delle attività del segretariato del Milan Urban Food Policy Pact
Coordinamento, in raccordo con le Direzioni coinvolte e monitoraggio dei progetti e delle iniziative di food policy locale
AREA COMUNICAZIONE
Supporto nell’ambito del Comitato di Comunicazione alla definizione della strategia complessiva della comunicazione dell’Ente, in coerenza con le linee programmatiche approvate dal Sindaco
Partecipazione al Comitato di Comunicazione, per la definizione e la condivisione delle linee guida ed i contenuti, anche dal punto di vista grafico, del Piano di Comunicazione e delle iniziative di comunicazione delle Direzioni dell’Ente
Mappatura ed analisi dei fabbisogni informativi dell’Ente e predisposizione del Piano di Comunicazione dell’Ente
Gestione e coordinamento delle attività di comunicazione esterna, fornendo supporto in tale ambito a tutte le Direzioni dell’Ente ed in particolare a quella preposta alle funzioni di promozione dell'immagine della città
Coordinamento, nell’ambito del Comitato di Comunicazione, delle attività di progettazione, gestione e realizzazione delle campagne istituzionali e delle attività di comunicazione integrata
Presidio dell’identità visiva dell’Ente
Promozione e gestione delle attività riferite alla produzione interna di audiovisivi
Coordinamento delle unità di produzione grafico/creative
Studio e sviluppo di sistemi innovativi di comunicazione
Aggiornamento e divulgazione delle linee guida, dei criteri generali e degli standard di omogeneizzazione delle modalità e dei canali di comunicazione, definiti nell’ambito del Comitato di Comunicazione
Gestione del progetto di progressiva revisione dei testi utilizzati dalle Direzioni nella comunicazione istituzionale e di servizio
Predisposizione, a supporto ed in collaborazione con il Portavoce e le Segreterie del Sindaco e del Vicesindaco, dei testi per gli interventi pubblici degli amministratori, anche in coordinamento con l’Ufficio Stampa
Gestione degli strumenti e dei canali di comunicazione dell’Ente, in raccordo con la Direzione Generale
Gestione operativa/redazionale dei canali social, in attuazione delle scelte strategiche operate in tale ambito dalla Direzione Generale
Coordinamento e gestione delle attività, a supporto della Direzione Generale, volte allo sviluppo strategico dei canali di interazione tra Amministrazione e city users, in attuazione delle linee guida definite nell’ambito del Comitato di Comunicazione
Coordinamento, in raccordo con la Direzione Generale la Direzione Sistemi Informativi e Agenda Digitale e in collaborazione con l’Ufficio Stampa, dei progetti e delle attività di sviluppo dei contenuti di servizio del Portale istituzionale, con monitoraggio della relativa qualità, nel rispetto delle linee di indirizzo previste nel Piano di Comunicazione e in coerenza con i criteri definiti anche per la comunicazione interna
Analisi, in collaborazione con l’Area CRM della Direzione Servizi Civici, Partecipazione e Sport, del livello qualitativo della comunicazione con i City Users, in base ai dati rilevati nel CRM e conseguente adozione degli eventuali correttivi, per la
parte di propria competenza
Supporto, verifica e monitoraggio delle attività svolte dalle redazioni web decentrate relativamente a: pubblicazione e aggiornamento dei contenuti del Portale istituzionale; pubblicazione e aggiornamento informazioni sul KM (Knowledge Management); gestione dei flussi provenienti dai canali ContattaMI, posta e reclami da CRM (Citizen Relationship Management), in raccordo con l’Area CRM della Direzione Servizi Civici, Partecipazione e Sport
Verifica dei tempi di risposta e analisi, su base quantitativa, dei flussi di interazione con i City Users, relativamente alla posta e reclami da CRM, in raccordo con l’Area CRM della Direzione Servizi Civici, Partecipazione e Sport
Rilevazione di flussi anomali di segnalazioni/reclami estratti da CRM e presidio in ordine agli interventi correttivi da parte delle Redazioni web competenti, in raccordo con l’Area CRM della Direzione Servizi Civici, Partecipazione e Sport
Monitoraggio della vita quotidiana della Città e degli “eventi cittadini”, anche ai fini della segnalazione al Direttore dell’Area, al responsabile dell’Unità di Coordinamento Funzioni del Sindaco e al Capo di Gabinetto di potenziali ambiti di interesse per l’Amministrazione
Definizione, pianificazione e sviluppo di azioni ed iniziative finalizzate ad accrescere la capacità attrattiva del territorio cittadino e metropolitano
Gestione, in collaborazione con le altre Aree e Unità del Gabinetto del Sindaco delle attività volte alla promozione delle iniziative dell’Amministrazione per il miglioramento dell’immagine e del posizionamento della città
Individuazione, progettazione e sviluppo dei media e dei circuiti di comunicazione per l’attuazione del Piano di Comunicazione e dei piani media delle singole campagne di comunicazione
Gestione dei budget assegnati, al fine di ottimizzare l’efficacia degli interventi
Coordinamento con le aziende partecipate per identificare strumenti di comunicazione condivisi e rafforzare le sinergie
Coordinamento del servizio di visite guidate a Palazzo Marino
Gestione dell’Ufficio Stampa e dei relativi mezzi di comunicazione, tradizionali e non, per l’attività di informazione al servizio del Sindaco, Giunta, Assessori, Consiglio Comunale, Commissioni Consiliari e Municipi
Direzione del Portale istituzionale
Organizzazione degli aspetti logistici e gestione delle attività giuridico - amministrative e contabili a supporto delle attività di comunicazione gestite dall’Area
Gestione delle attività giuridico - amministrative e contabili necessarie al funzionamento dell’Ufficio Stampa (contratti relativi ai servizi notiziari delle agenzie di stampa regionali e nazionali, servizio di rassegna stampa informatizzato ecc.)
Ricerca, definizione e gestione di nuovi accordi di partnership/co-promozione/ sponsorizzazione a sostegno di iniziative promozionali di competenza, anche attraverso l’Associazione Milano Smart City
Definizione e sviluppo in collaborazione con la Direzione Cultura di un piano di promozione internazionale della città finalizzato ad attrarre produzioni cinetelevisive e audiovisive; gestione delle conseguenti attività
Sviluppo progetti di comunicazione interna, in raccordo con la Direzione Generale, per il rafforzamento del senso di appartenenza e di identità dei dipendenti comunali
DIREZIONE RACCORDO
CITTÀ METROPOLITANA
Presidio e sviluppo del ruolo del Comune nel processo strategico di potenziamento della Città Metropolitana
Individuazione, analisi e studio delle opportunità e delle forme di collaborazione anche organizzativa tra i due enti e attuazione delle conseguenti azioni, tramite l’attivazione di appositi strumenti, quali protocolli d’intesa e convenzioni
Coordinamento delle azioni tese a favorire lo sviluppo dei servizi del Comune di Milano su scala metropolitana e in un’ottica di area vasta
Promozione di attività strategiche, anche di carattere istituzionale, di raccordo con la Città Metropolitana
Promozione e partecipazione ai tavoli di lavoro istituzionali tra Città Metropolitana, Governo, Regione, Comuni, Enti di area vasta della Lombardia, rappresentanti ANCI e UPL (Unione Provincie Lombarde)
Raccordo tra progetti e attività relativi al Comune di Milano e alla Città Metropolitana con impatti attuativi sul territorio
Analisi, presidio e risoluzione dei flussi economici e finanziari intercorrenti tra Comune e Città Metropolitana
Analisi e monitoraggio degli interventi, anche infrastrutturali, cofinanziati da Comune e Città Metropolitana
Studio e analisi inerente le diverse tematiche connesse all’area vasta e ai relativi assetti istituzionali e gestionali
Promozione di conferenze sui temi della Città Metropolitana con i diversi attori territoriali, anche al fine di divulgare la conoscenza di tale ente e delle relative funzioni
Promozione di momenti di confronto a livello nazionale e internazionale sui temi dell’Area Metropolitana e della Città Metropolitana e costruzione di rapporti con Città Metropolitane Europee e del mondo
Supporto e raccordo con la Città Metropolitana nell’elaborazione di schemi di accordi, programmi e piani attuativi, atti normativi e amministrativi generali
Supporto alle Direzioni per il raccordo a livello sovra comunale di programmi/piani comunali
Promozione di un processo di partecipazione dei cittadini alla nuova realtà metropolitana
REDAZIONE Supporto al Direttore nello svolgimento delle attività di carattere comunicativo-relazionale connesse al sistema delle Redazioni Web