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RELAZIONE SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE, TRASPARENZA E INTEGRITÀ DEI CONTROLLI INTERNI
(ai sensi dell’articolo 14, comma 4, lett. a) del D. Lgs. n. 150/2009 e ss.mm.ii.)
Annualità 2019
2 Sommario
Premessa ... 3
A. Performance organizzativa e individuale ... 4
B. Processo di attuazione del ciclo della performance nell’ambito del sistema dei controlli interni ... 5
C. Infrastruttura di supporto al ciclo della performance ... 8
D. Sistemi informativi e informatici a supporto dell’attuazione del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione ... 9
E. Definizione e gestione degli standard di qualità ... 9
F. Descrizione delle modalità del monitoraggio dell’O.I.V. ... 10
G. Proposte di miglioramento ... 11
3 Premessa
La presente Relazione è stata elaborata in attuazione dell’art. 14, comma 4, lettera a) del D.Lgs.n.150/2009 e ss.mm.ii.
L’Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.) dell’Azienda Ospedaliera Regionale San Carlo di Potenza (AOR San Carlo), nella stesura di tale Relazione, si ispira ai principi di trasparenza, attendibilità, ragionevolezza, evidenza e tracciabilità, verificabilità dei contenuti e dell’approccio utilizzato nel rispetto delle norme di riferimento, delle Linee Guida del Dipartimento della Funzione Pubblica e degli atti di indirizzo dell’A.N.AC.
La Relazione dà notizia anche di eventuali criticità e suggerisce l’applicazione di metodologie che consentono di predisporre la base per valutazioni di efficienza e di economicità nell’erogazione di risorse pubbliche, essendo il contenuto della medesima Relazione, orientato a favorire un graduale processo di miglioramento in tema di Sistema di Valutazione, Trasparenza e Integrità dei controlli interni dell’AOR San Carlo che con Legge Regionale n.2 del 12/01/2017 avente ad oggetto “RIORDINO DEL SERVIZIO SANITARIO REGIONALE DI BASILICATA”, ha assunto la titolarità di altri presidi ospedalieri di base (Lagonegro, Melfi e Villa D’Agri).
In particolare con la summenzionata Legge, la Regione Basilicata, al fine di potenziare e riorganizzare tutte le attività e le funzioni inerenti l’assistenza ospedaliera per acuti della Provincia di Potenza, ha stabilito il nuovo assetto organizzativo dell’Azienda costituito dall’Ospedale San Carlo di Potenza, dai Presidi Ospedalieri di base di Lagonegro, Melfi e Villa d’Agri e dalla struttura Ospedaliera di Pescopagano già trasferita nel 2007.
4 A. Performance organizzativa e individuale
Il Piano della Performance 2019-2021 dell’AOR San Carlo è stato approvato con la Delibera del Direttore Generale (D.D.G.) n.125 del 31/01/2019 e successivamente aggiornato con la D.D.G.n.828 del 01/08/2019 per effetto dell’approvazione della D.G.R. n.395 del 28/06/2019 con la quale la Regione Basilicata ha modificato e integrato gli obiettivi di salute e di programmazione sanitaria previsti dalla D.G.R. n.190/2018 relativamente all’anno 2019. Successivamente la Regione Basilicata con D.G.R. n.391 del 13/12/2019 ha modificato la percentuale di utilizzo dei farmaci biosimilari previsti dall’indicatore 3.a.2 della D.G.R. n.395/2019. La suindicata D.G.R. è stata trasmessa alle Strutture Dipartimentali, alle Strutture di Staff, ai Direttori Sanitari dei PP.OO. di Potenza, Pescopagano, Lagonegro, Melfi e Villa d’Agri e all’O.I.V.; conseguentemente sono stati rimodulati gli obiettivi di budget assegnati per l’anno 2019 alle UU.OO.
interessate.
In considerazione degli obiettivi inseriti nel Piano Triennale della Performance, la Direzione Strategica, con il supporto dell’UOC Controllo di Gestione, ha portato a termine le procedure di negoziazione e assegnazione degli obiettivi da perseguire nell’anno 2019, inseriti nei Documenti Annuali di Budget (DAB), sottoscritti con i Direttori dei Dipartimenti Assistenziali, il Direttore del Dipartimento Amministrativo, il Direttore f.f. del Dipartimento Sanitario e le Strutture di Staff, ed approvati con la D.D.G. n.363 del 04/04/2019 avente ad oggetto “Approvazione obiettivi di budget - Anno 2019”. Quest’ultima è stata pubblicata nella Sezione “Amministrazione trasparente”, sottosezione Provvedimenti – Provvedimenti organo indirizzo-politico, dandone comunicazione al Dirigente Generale del Dipartimento Politiche della Persona, ai Direttori di Dipartimento, alle Strutture di Staff e all’O.I.V.
Per quanto riguarda i processi valutativi, come riferito dal personale a supporto, nel mese di giugno dell’anno 2019 si è concluso il processo di valutazione della performance organizzativa dell’Azienda relativo all’anno 2018, come riportato nella Relazione sulla Performance 2018, approvata con la D.D.G. n.703 del 27/06/2019. La valutazione della performance individuale relativa alla medesima annualità è stata svolta applicando la
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metodologia in uso (Regolamento per l’affidamento, valutazione e revoca degli incarichi ai Dirigenti e per la valutazione annuale dei Dirigenti, approvato con la D.D.G. n.552 del 09/11/2015).
La summenzionata metodologia prevede step valutativi attraverso l’uso di 2 schede (Scheda di valutazione Professionale/Comportamentale utilizzata dal Collegio Tecnico per la valutazione crescita professionale/sviluppo comportamentale e Scheda di Valutazione apporto individuale ai fini del conseguimento degli obiettivi dell’equipe e della relativa quota premiante, che viene sottoposta alla valutazione di II istanza da parte dell’O.I.V.). UOC Gestione Risorse Umane ha monitorato e seguito le varie fasi del processo valutativo richiedendo ai dirigenti valutatori di I istanza di procedere alla valutazione per l’anno 2018 dei dirigenti afferenti alla struttura di appartenenza.
Successivamente le schede di I istanza, sono state trasmesse all’O.I.V. per le valutazioni di II istanza.
Entrambi i processi valutativi sono confluiti nella Relazione sulla Performance dell’anno 2018 validata il 30/06/2019 dall’O.I.V. precedentemente in carica.
In merito ai processi valutativi relativi all’anno 2019, l’Organismo scrivente è in attesa della conclusione delle fasi in cui il medesimo si articola e della Relazione sulla Performance. Gli uffici preposti a tale procedura si sono attivati e tutte le strutture aziendali, nonostante l’emergenza sanitaria Covid, sono impegnate nelle fasi conclusive delle suddette procedure valutative.
B. Processo di attuazione del ciclo della performance nell’ambito del sistema dei controlli interni
Il processo di attuazione del ciclo della performance nell’anno 2019, come riferito dalla struttura di supporto dell’O.I.V. e come già riportato nel paragrafo precedente, è così articolato:
- Predisposizione del Piano della Performance per il triennio 2019-2021, approvato con la D.D.G. n.125 del 31/01/2019, in considerazione degli obiettivi di mandato del Direttore Generale e di quelli regionali stabiliti con la D.G.R. n.190 del 9 marzo 2018, avente ad oggetto “Obiettivi di salute e di programmazione sanitaria per
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le Direzioni Generali delle Aziende ASP, ASM e AOR San Carlo di Potenza e per la Direzione Generale dell’IRCCS CROB di Rionero in Vulture – anni 2018-2020”;
- Condivisione e sottoscrizione con i Direttori dei Dipartimenti e le Strutture di Staff, del Documento Annuale di Budget (DAB), approvato con D.D.G. n. 363 del 04/04/2019 avente ad oggetto “Approvazione degli obiettivi di budget Anno 2019” da parte della Direzione Strategica Aziendale, con il supporto dell’UOC Controllo di Gestione; gli obiettivi di budget sono stati condivisi da ciascun Responsabile con il personale dirigente e del comparto afferente ad ogni singola struttura e della relativa condivisione ne è stata data comunicazione all’UOC Controllo di Gestione;
- Aggiornamento del Piano della Performance 2019-2021 e degli obiettivi di budget Anno 2019” (D.D.G. n.828 del 01/08/2019 avente ad oggetto “D.G.R. n.
395/2019: Aggiornamento del Piano delle Performance 2019-2021 e degli obiettivi di budget – Anno 2019”). L’Azienda ha provveduto ad aggiornare sia il Piano della Performance che alcuni documenti di budget a seguito dell’adozione da parte della Regione Basilicata della D.G.R. n.395 del 28/06/2019 avente ad oggetto “D.G.R. n.190/2018 Obiettivi di salute e di programmazione sanitaria per le Direzioni Generali delle Aziende ASP, ASM e AOR San Carlo di Potenza e per la Direzione Generale dell’IRCCS CROB di Rionero in Vulture –anni 2018-2020 – Modifiche e integrazioni – anno 2019” con la quale sono stati modificati ed integrati gli obiettivi di salute e di programmazione sanitaria previsti dalla D.G.R.
n.190/2018 relativamente all’anno 2019. L’informazione della modifica dell’indicatore di cui alla D.G.R. n.391 del 13/12/2019 è stata comunicata da parte della Direzione Generale alle strutture preposte (Farmacia Ospedaliera, Direttori Dipartimenti Assistenziali, Strutture di Staff, ai Direttori Sanitari di Presidio e all’O.I.V.).
- Elaborazione dei Rapporti del Controllo di Gestione rispettivamente del primo semestre 2019, dei primi nove mesi del 2019 e dell’anno 2019, trasmessi al Dipartimento Politiche della Persona della Regione Basilicata, al Collegio Sindacale, all’O.I.V. ed ai Direttori di Dipartimento. Sono state inoltre realizzate specifiche riunioni dei Comitati di Dipartimento finalizzati alla verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati.
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Con riferimento al rapporto/interazione tra sistema di gestione della performance e altri sistemi di controllo, si segnalano di seguito le aree di integrazione individuate all’interno del Piano della Performance 2019-2021:
➢ Programmazione e controllo: nel Piano della Performance 2019-2021 sono definite le azioni di raccordo tra la programmazione ed il sistema di budgeting allo scopo di effettuare previsioni sui risultati da conseguire, sulle attività da svolgere e sulle risorse finanziarie da acquisire e successivamente impiegare.
➢ Sistemi di qualità: il Piano della Performance 2019-2021 relativamente a tale tematica individua le seguenti specifiche aree di attività:
- predisposizione di un sistema di monitoraggio delle attività assistenziali e della loro qualità, in raccordo con il sistema di monitoraggio regionale;
- predisposizione del Piano Aziendale di Prevenzione del Rischio Clinico;
- relazione sullo stato di attuazione del Piano di Prevenzione del Rischio Clinico relativa all’anno 2018;
- controllo delle cartelle cliniche in termini di congruità delle codifiche e verifica dell’appropriatezza organizzativa, secondo le indicazioni regionali.
➢ Sistema di prevenzione della corruzione e trasparenza: l’AOR San Carlo, al fine di garantire l’efficacia di tale sistema, ha assicurato la coerenza tra gli obiettivi previsti nel piano triennale per la prevenzione della corruzione e trasparenza e quelli indicati nel piano della performance per il medesimo triennio, ha valutato l’adeguatezza dei relativi indicatori tenendo conto dei riflessi sulla valutazione della performance organizzativa e individuale, in ossequio a quanto previsto dall’art.44 del D.Lgs. n.33/2013.
In particolare, le azioni di coordinamento tra il Piano della Performance ed il Piano per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, sono riportate al paragrafo 7.4 “Azioni di raccordo tra i Piani: Performance, Trasparenza e Anticorruzione” del relativo Piano delle Performance 2019-2021. Inoltre, in quest’ultimo sono state previste due aree specifiche quali Legalità dell'azione amministrativa e Trasparenza degli atti e delle procedure amministrative.
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Infine, nei documenti di budget per l’anno 2019 è stato assegnato un obiettivo specifico alle Strutture Dipartimentali ovvero “Collaborare alla piena realizzazione del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (PTPCT) 2019-2021 e dare attuazione alle misure di gestione del rischio corruttivo di propria competenza…”
C. Infrastruttura di supporto al ciclo della performance
Ai fini della valutazione dell’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa aziendale, sono operative le procedure che consentono di verificare periodicamente le attività svolte e le relative risorse impiegate dalle unità operative, così come previste nel piano dei Centri di Responsabilità (CDR) e di Costo (CDC) aziendali, rispetto agli obiettivi di attività e risorse assegnati annualmente.
I sistemi di contabilità analitica consentono la rilevazione dei dati di produzione e di costi sostenuti da ciascuna struttura e la valutazione degli scostamenti rispetto al budget assegnato. Le schede di budget, approvate dall’Azienda, sono state predisposte per l’annualità oggetto di analisi in considerazione della disponibilità per ciascuna U.O.
dei dati di produzione (numero e valore economico dei ricoveri ordinari e day hospital, delle prestazioni ambulatoriali per esterni e interni) e di costo (personale, farmaci, presidi, prestazioni intermedie) estrapolati direttamente dai sottosistemi gestionali informatizzati.
La disponibilità di dati così strutturati consente la verifica periodica sul grado di raggiungimento degli obiettivi di budget assegnati a ciascuna U.O. attraverso il rapporto del Controllo di Gestione trimestrale e annuale, con l’obiettivo prioritario di evidenziare scostamenti e, al contempo, fornire indicazioni alle singole strutture e alla Direzione Strategica sulle possibili azioni correttive da porre in essere. Il rapporto viene trasmesso, con apposite note, al Dipartimento Politiche della Persona della Regione Basilicata, al Collegio Sindacale, all’O.I.V. ed ai Direttori di Dipartimento. Inoltre è stato riferito che si sta strutturando un sistema di Business Intelligence (B.I.), che consente l’alimentazione automatizzata per struttura (azienda/ospedale/U.O.) dei dati di attività e di costo direttamente dai sottosistemi gestionali informatizzati e che servirà a garantire la predisposizione di apposita reportistica di specifici dati aggregati.
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D. Sistemi informativi e informatici a supporto dell’attuazione del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione
Come riferito dalla Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, le principali sotto-sezioni di “Amministrazione Trasparente” alimentate da flussi informatizzati di dati sono quelle relative ai Bandi di gara e contratti, Gestione Delibere e Determinazioni, Gestione del Personale, Liste di attesa.
Inoltre, il medesimo responsabile riferisce che vi sono altre procedure informatizzate che, oltre ad assicurare il rispetto degli obblighi di pubblicazione, risultano strategiche al fine di garantire imparzialità, integrità, equità, efficacia ed efficienza della gestione aziendale (Procedura automatizzata di tutte le agende CUP compresa la gestione dell'attività in ALPI, Procedura per la rilevazione e pubblicazione dei tempi di attesa;
Procedura contratti opere pubbliche-piattaforma MEF, Procedura per la protocollazione dei documenti, Procedura relativa all'inventario Beni Immobili, Procedura C4H di Contabilità Generale, Contabilità Analitica e Budget per Struttura e per Conto COGE, Procedura magazzino farmaci e presidi).
I sistemi software di tipo sanitario in uso agli utenti finali sono AIRO, CUP, ARCA ed i servizi RIS-PACS.
E. Definizione e gestione degli standard di qualità
Come riferito dalla Responsabile dalla SSD Qualità, Risk Management e Accreditamento e dalla Responsabile della SSD Epidemiologia e Programmazione Sanitaria, gli standard di qualità delle cure adottati dall’AOR San Carlo di Potenza sono contenuti nei documenti di programmazione nazionale (D.M. n. 70/2015 e Programma Nazionale Esiti) e regionale (Obiettivi di salute e programmazione sanitaria).
Tali standard sono declinati annualmente come obiettivi da perseguire dalle U.O. clinico- assistenziali nel documento di Budget. Il monitoraggio è a cura della SSD Epidemiologia e Programmazione Sanitaria, che attraverso gli indicatori di misura, evidenzia gli scostamenti con cadenza trimestrale. L’analisi di tali scostamenti viene svolta attraverso sedute di audit dipartimentali al fine di individuare le soluzioni clinico-organizzative per
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il miglioramento della gestione degli standard fissati.
Con riferimento agli standard a cura della SSD Qualità, Risk Management e Accreditamento vengono individuati e monitorati quelli di processo, di percorso e specifici per il cittadino utente (diritti dei pazienti secondo un piano e relative azioni con strumenti specifici, quali questionario di soddisfazione, carta dei diritti dei cittadini, indicatori di umanizzazione), percorsi clinico-assistenziali individuati dalle direttive regionali.
Inoltre è stato riferito che il monitoraggio delle attività assistenziali e qualità è stato puntualmente effettuato dalla SSD Qualità, Risk Management e Accreditamento e dalla SSD Epidemiologia e Programmazione Sanitaria per l’annualità 2019 e che il relativo report è pubblicato sul sito istituzionale.
Nel report relativo all’anno 2019, per ciascun Presidio Ospedaliero si offre una rappresentazione sintetica delle attività sia nella loro dimensione quantitativa, attraverso i classici indicatori di efficienza, sia nella dimensione qualitativa attraverso gli indicatori di appropriatezza clinica ed organizzativa, che sono quelli previsti dalla D.G.R. n.190/2018, declinati su ciascun ospedale che concorre alla composizione dell’intero risultato.
F. Descrizione delle modalità del monitoraggio dell’O.I.V.
L’applicazione della normativa nazionale sulla trasparenza in Azienda si è man mano consolidata e può essere valutata positivamente, anche sulla base di quanto emerso in sede di confronto con il RPCT in occasione del Seminario sulla “Giornata della Trasparenza” tenutasi in Azienda. Tale occasione ha consentito di apprezzare il lavoro svolto in tale ambito e, soprattutto, la volontà di approfondire tematiche che impattano sulla gestione del ciclo della performance.
Ulteriore elemento positivo è emerso dalla presa d’atto delle attestazioni delle annualità precedenti rilasciate dal O.I.V. al tempo in carica.
Infatti quest’ultimo, in attuazione della delibera A.N.AC. n.141/2019, ha riscontrato la presenza delle informazioni oggetto di monitoraggio alla data del 01/04/2019.
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L’esito di tale riscontro è stato pubblicato in “Amministrazione Trasparente”, sezione
“Controlli e rilievi sull’amministrazione” - sottosezione “Organismi indipendenti di valutazione, nuclei di valutazione o altri organismi con funzioni analoghe”.
Per l’annualità 2020, avendo l’ANAC posticipato il termine per la rilevazione dei dati oggetto della Delibera n.213 del 04/03/2020 al 30/06/2020, l’Organismo scrivente, procederà all’attestazione con il supporto della Struttura Tecnica permanente, previa verifica della preliminare Griglia di rilevazione compilata dal Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell’Azienda.
G. Proposte di miglioramento
L’Organismo Indipendente di Valutazione sin dal suo insediamento avvenuto nel mese di luglio 2019 si è prefissato, d’intesa con la Direzione aziendale, l’obiettivo di promuovere percorsi regolamentari ed organizzativi volti al miglioramento del sistema di gestione del ciclo della performance.
In tal senso O.I.V. ha fornito indicazioni metodologiche per l’impostazione del Piano della Performance 2020-2022 e per la revisione del Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance (SMVP) anche attraverso attività di benchmark con altre metodologie valutative in uso presso altre aziende ospedaliere italiane.
L’AOR San Carlo ha comunque mostrato nel corso dell’anno 2019 notevole attenzione ai temi legati alla Performance, sebbene attraverso l’applicazione di metodologie valutative “frammentate”.
In particolare, l’Organismo scrivente a seguito di varie riunioni tenute con la Struttura Tecnica di Supporto (UOC Controllo di Gestione) e interlocuzioni con il Dirigente UOC Risorse Umane ha costantemente invitato ad una riflessione sulla revisione del Sistema di Valutazione con l’obiettivo di unificare in un unico documento le procedure valutative di tutto il personale.
Sul tema della necessità di una revisione della SMVP anche l’OIV precedentemente in carica aveva suggerito interventi in merito, come sottolineato nella Relazione sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione trasparenza e integrità dei controlli interni per l’annualità 2018 e che di seguito si riporta “..…. questo OIV propone di avviare un processo che porti alla definizione di un sistema di misurazione e
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valutazione che punti ad una graduazione delle funzioni e ad uno snellimento del processo valutativo ….”
L’Organismo scrivente a seguito di verifica dei Regolamenti aziendali in tema di valutazione del personale, previo confronto con la Direzione aziendale, ha ritenuto utile formalizzare un documento contenente indicazioni operative in tema di predisposizione del nuovo SMVP al fine di renderlo coerente con le specificità aziendali nel rispetto della normativa vigente.
Il documento contenente la “Metodologia Valutativa”, a parere dell’O.I.V., dovrà risultare uno strumento operativo snello di concreta applicazione ponendo attenzione alle dimensioni della performance (organizzativa ed individuale), dovrà contenere anche la previsione delle procedure valutative per tutto il personale del comparto e non solo per il personale titolare di P.O., dovrà altresì dare evidenza delle ulteriori diverse modalità valutative non strettamente attinenti al ciclo della performance (valutazione straordinaria, valutazione del periodo di prova, eventuali altri sistemi premiali ecc..).
Ciò al fine di rendere immediata ed agevole la lettura e la descrizione degli elementi strettamente legati al ciclo della performance tenendoli distinti dagli altri processi valutativi (previsti per diversi fini e operati da soggetti differenti) in un’ottica di chiarezza espositiva, che agevoli la immediata comprensione ed applicazione dei principi fondanti della valutazione della performance.
L’Organismo scrivente evidenzia l’esigenza di soddisfare alcune necessità volte al miglioramento del funzionamento complessivo che si possono così riassumere:
- Revisione dei Regolamenti sulla performance individuale e inserimento in un unico Sistema di Valutazione;
- Attenzione in fase di inserimento dei dati nella Sezione “Amministrazione Trasparente” evitando le duplicazioni delle informazioni in sottosezioni non pertinenti;
- Promuovere momenti di confronto con l’Organo di revisione contabile su aspetti che impattano sul ciclo della performance;
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- Continuare sempre nell’ottica di una maggiore consapevolezza che il ciclo della Performance può essere una leva strategica per il miglioramento dei processi aziendali.
L’Organismo Indipendente di Valutazione dell’AOR San Carlo rappresenta che fin da inizio mandato si è evidenziata da parte delle Strutture aziendali la disponibilità al confronto per il miglioramento dei processi di controllo e, tale disponibilità, si è altresì manifestata anche in occasione della redazione della presente Relazione dove le informazioni fornite da parte della Direzione Strategica, Struttura Tecnica Permanente- UOC Controllo di Gestione, Direzione UOC Gestione Risorse Umane, Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza, Responsabile SSD Qualità, Risk Management e Accreditamento, Responsabile della SSD Epidemiologia e Programmazione Sanitaria, sono risultate utili ai fini della redazione della medesima.
ORGANISMO INDIPENDENTE DI VALUTAZIONE
F.to digitalmente
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(Dott.ssa Angela Paschino – Presidente)
F.to digitalmente
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(Dott. Oreste Florenzano– Componente)
F.to digitalmente
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(Dott. Flavio Maria Roseto – Componente)
