CAMERA DI COMMERCIO, INDUSTRIA, ARTIGIANATO E AGRICOLTURA DI BARI
Registro delle Imprese
Guida al deposito
del bilancio d’esercizio al 31.12.2008
Versione n. 1 del 07.05.2009
N.B. Consultando il sito www.registroimprese.it, nella sezione “Pratiche” - “Bilanci”, è possibile recuperare tutte le informazioni necessarie per trasmettere il Bilancio 2008,
anche tramite la modalità “ON LINE”.
Indice
Novità ……… pag. 5
Normativa ……… pag. 6
Il Software da utilizzarsi ……… pag. 7 La Modulistica – Preparazione dei documenti(1)… pag. 8 La Modulistica – La presentazione dell'Int. S(2).... pag. 15 Invio dell’Istanza ……….. pag. 20
Costi ……….. pag. 21
Protocollazione automatica ……….. pag. 22
Termini e Sanzioni ……… pag. 23
Casi Particolari ……… pag. 24
Riepilogo modalità di presentazione ……… pag. 29
Siti Internet utili ……… pag. 30
Presentazione
Il deposito del Bilancio d’Esercizio costituisce, anche quest’anno, l’ennesimo momento per ribadire il ruolo fondamentale svolto dal Registro delle Imprese all’interno del “Sistema Pubblica Amministrazione”.
Gli ultimi mesi del 2008 e l'inizio del 2009 hanno riservato alla platea degli operatori economici numerose novità che hanno impattato direttamente sull'attività degli addetti ai lavori. Il riferimento riguarda:
* la possibilità concessa al Commercialista di “confezionare” e comunicare gli atti di trasferimento delle quote sociali di s.r.l. redatti senza l'intervento del Notaio e con l'utilizzo del dispositivo di firma digitale (L. 133/2008);
* l'obbligo per tutte le società di comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (P.E.C.) in sede di iscrizione dell'Atto Costitutivo (D.L. 185/2008);
* l'utilizzazione obbligatoria del formato elettronico PDF/A per tutti gli atti soggetti a deposito e/o iscrizione nel Registro Imprese (D.P.C.M. del 10.12.2008);
* l'utilizzazione obbligatoria del formato XBRL per la presentazione dei bilanci di esercizio chiusi successivamente alla data del 16.02.2009 (D.P.C.M. del 10.12.2008);
* l'abrogazione del libro dei soci delle Società a r.l. e di quelle Consortili a r.l. con la conseguente eliminazione dell'adempimento connesso al deposito dell'elenco dei soci al Registro delle Imprese in occasione dell'invio del Bilancio di Esercizio (L. 2/2009).
A fronte di queste novità legislative, si è reso indispensabile adeguare la modulistica informatica per effettuate le comunicazioni previste dalla legge ed è stato effettuato il rilascio di una nuova versione del software Fedra (Fedra Plus).
Le inevitabili difficoltà connesse all'applicazione delle nuove procedure amministrative e all'utilizzo del nuovo software informatico sono state l'ennesimo banco di prova per tutti gli operatori economici (Imprenditori e Professionisti).
In questo contesto, il Registro delle Imprese in generale, e gli addetti al Servizio Atti Societari in particolare, si sono resi protagonisti di un risultato eccezionale; vale a dire quello di raggiungere obiettivi per loro natura difficilmente conciliabili, quali la tempestività e la certezza (qualità) delle informazioni giuridiche.
Naturale, pertanto, rivolgere un “grazie” ai miei collaboratori, i quali, in ogni circostanza, hanno dimostrato spirito di dedizione ed una elevata professionalità, anche nei momenti di maggiore difficoltà, durante la loro attività istituzionale.
Nell’ottica di consolidare questi risultati deve leggersi la presentazione di questo lavoro, rivolto, da un lato, ad uniformare la procedura di deposito del Bilancio presso il Registro delle Imprese di Bari e, dall’altro, a costituire un utile strumento di semplificazione a favore dell'intera categoria dei professionisti (Dottori e Ragionieri Commercialisti, Agenzie di disbrigo pratiche, ecc.), ai quali, in questa occasione, è doveroso rivolgere un plauso per lo spirito di fattiva collaborazione ed elevata professionalità dimostrata nei confronti dell'Amministrazione Camerale ed in particolare del Registro delle Imprese.
Dott.ssa Angela P. PARTIPILO Conservatore del Registro
delle Imprese di Bari
Attenzione - Al fine di non vedersi dichiarare irricevibile l’istanza di deposito si invita la gentile utenza a leggere attentamente il presente documento, nonchè ad attenersi
scrupolosamente alle indicazioni ivi contenute
NOVITA’
Rispetto allo scorso anno, le novità di rilievo riguardano:
* l'eliminazione dell'obbligo di presentazione dell'elenco dei soci o la sua riconferma (Int. S) per tutte le società a responsabilità limitata e le società consortili a responsabilità limitata ;
* l'aggiornamento della modulistica informatica attraverso il rilascio del Software FedraPlus 6.1 (si consiglia l'utilizzazione della versione 6.1.3);
* la presentazione degli atti (prospetto, verbali e relazioni) utilizzando il formato standard PDF/A;
* l'utilizzazione dello strumento informatico “Bilanci on-line” che diventa la procedura semplificate ideale per tutte le S.R.L. e quella consigliata per le S.P.A che devono SOLO riconfermare l'elenco dei soci precedentemente comunicato;
* l'eliminazione della modulistica informatica “PDF” quale strumento alternativo al FedraPlus per la presentazione del Bilancio di Esercizio;
* l'obbligo del deposito del bilancio di esercizio utilizzando il formato XBRL per tutte le imprese che chiudono l'esercizio dopo il 16 febbraio 2009 (ad esclusione di quelle che applicano i principi contabili internazionali (IAS/IFRS) tra cui le società quotate, le banche e gli altri intermediari finanziari vigilati dalla Banca d'Italia e le società esercenti attività di assicurazione riassicurazione che utilizzano schemi specifici).
NORMATIVA
Norme di riferimento
- Art. 2435 C.C. – S.p.A,;
- Art. 2478-bis C.C. – S.r.l..;
- Art. 101-quater disp. att. C.C. – Sede Secondaria di società estera;
- Art. 111-duodecies disp.att. C.C. – Società personali che redigono il bilancio consolidato;
- L. 326/’03 – Normativa Consorzi di garanzia collettivi Fidi;
- D. Lgs. 127/’91 – Bilancio consolidato;
- D. Lgs. 240/’91 – Bilancio di G.E.I.E..
Soggetti obbligati alla presentazione dell’istanza
L’obbligo del deposito ricade, esclusivamente, sulle persone che hanno l’amministrazione della società (legale rappresentante, amministratore, liquidatore, etc).
Soggetti legittimato alla presentazione dell’istanza
L'istanza può essere inoltrata anche dal professionista incaricato, ex art. 31, comma 2, quater e quinquies della L. 340/2000, nel caso in cui il soggetto obbligato sia sprovvisto del dispositivo di firma digitale.
Ufficio Competente
E’ quello della Camera di Commercio nella cui circoscrizione è ubicata la sede legale della società o, nel caso di società estera, quello dove è ubicata la sede secondaria.
IL SOFTWARE DA UTILIZZARSI
La modulistica va compilata utilizzando il software “FEDRA PLUS” - ver. 6.1 – distribuito gratuitamente da Infocamere SCpA (o programma compatibile). Le versioni precedenti del software Fedra non saranno considerate valide e saranno respinte dal sistema informatico di controllo.
La logica applicativa adottata per la creazione del FedraPlus si fonda, tra l’altro, sui seguenti criteri:
la creazione di una nuova pratica è subordinata, come accennato in precedenza, alla presenza nell’archivio “Anagrafica Locale Imprese/Persone” dei soggetti coinvolti nella pratica da predisporre. L’inserimento in anagrafica dei dati del soggetto giuridico/fisico della pratica può essere fatto attivando direttamente l’apposita funzione anagrafica dal menù ovvero attivando la funzione a partire dalla compilazione della pratica o ancora importando i dati da altro archivio;
i riquadri della modulistica sono stati raccolti, per omogeneità, in cartelle logiche e presentati sotto forma di “schede” per favorirne la visualizzazione a video;
per il deposito della pratica informatica verrà confezionata in automatico la cartella in PRTELE/DATI con i files di pratica necessari all’inoltro, assieme alla distinta in formato PDF da firmarsi digitalmente.
La Modulistica – Preparazione dei documenti (1)
.Come regola base è preferibile, prima di qualsiasi operazione, predisporre in una cartella tutti i documenti da allegare all’istanza.
Tali documenti devono essere, necessariamente ed esclusivamente, creati in formato PDF/A , e già firmati digitalmente.
E’ opportuno ricordare che, durante la predisposizione dei documenti informatici:
il sistema informatico accetta solamente i codici atto 508 (in caso di S.P.A., S.A.P.A e Società Consortili per Azioni) e quelli che hanno il 7 come cifra iniziale (711, 712, ecc);
ogni file generato deve riferirsi esclusivamente ad un documento e, pertanto, non deve comprenderne più di uno.
La distinta, generata automaticamente dal sistema, presuppone l’indicazione del nominativo del soggetto legittimato alla presentazione dell’istanza. Il modello informatico deve essere firmato digitalmente:
* o dal soggetto obbligato (legale rappresentante, amministratore, liquidatore, etc);
* o da un professionista abilitato tra quelli previsti dall’art. 31, comma 2, quater e quinquies, della L. 340/2000, “incaricato” dal soggetto obbligato. Quest’ultimo dovrà riportare nel riquadro
“note” del modello la seguente dicitura “Il sottoscritto
……….. (nome e cognome),
……….(qualifica), iscritto all’ordine/collegio di………. n………… presenta la domanda/denuncia quale incaricato del legale rappresentante della società ai sensi dell’art. 31, comma 2 quater e quinquies L. 340/2000”, non sussistendo nei suoi confronti provvedimenti disciplinari che ne impediscano l’esercizio della professione”.
Qualora i su indicati soggetti si dovessero avvalere, per i soli fini della trasmissione dell’istanza, di un intermediario, quest’ultimo dovrà associare alla distinta Fedra, già firmata digitalmente (dall’obbligato ovvero dal professionista incaricato), la propria firma digitale come accettazione della dichiarazione di domiciliazione informatica (Circolare M.S.E. n. 3615/C del 06.02.2008 – Vedasi a tal proposito il prospetto riepilogativo alla fine del presente documento).
Saranno considerate irregolari e dichiarate irricevibili tutte le istanze sprovviste della sottoscrizione digitale del soggetto
obbligato ovvero del professionista incaricato.
ALLEGATI
Il modulo Riepilogo rappresenta quel riquadro della modulistica con il quale possono essere allegati tutti i documenti necessari al fine della presentazione del deposito del Bilancio d’Esercizio al 31.12.2008. Si precisa che il modulo in oggetto deve essere obbligatoriamente compilato in ogni suo campo (vedasi il paragrafo successivo relativo alle “Avvertenze”).
I documenti sotto indicati rappresentano tutti quelli che potrebbero essere allegati alla pratica telematica:
1. Bilancio di Esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa).
2. Relazione di Gestione, ove prevista.
3. Relazione del Collegio Sindacale, ove esistente.
4. Verbale di approvazione dell’Assemblea dei Soci o del Consiglio di Sorveglianza.
5. Relazione del soggetto incaricato del controllo contabile, ove esistente.
6. Decisione dei soci ai sensi dell’art. 2478 C.C., in caso di forme non collegiali di approvazione del bilancio.
7. Verbale dell’organo amministrativo redatto ai sensi del terzo comma dell’art. 2487-bis C.C. (n.b. documento da allegare in occasione del deposito del primo bilancio di esercizio in fase di liquidazione, insieme agli altri documenti previsti dalla legge);
8. Prospetto riepilogativo redatto dalle società soggette all’altrui attività di direzione e coordinamento ai sensi dell’art. 2497-bis C.C.
I suindicati documenti, sottoscritti con firma digitale, devono essere prodotti in una delle seguenti modalità:
1) Riproduzione informatica (formato pdf/a) del contenuto trascritto nel documento originale, riportante in calce la data di sottoscrizione del documento cartaceo, l’indicazione dei nominativi (nome e cognome) e la qualifica dei sottoscrittori;
2) Acquisizione mediante scanner (scansione) dell’originale cartaceo (formato pdf/a). Ovviamente si presume che, in questo caso, i documenti siano sottoscritti in origine con firma autografa.
In calce ad ogni singolo allegato, così predisposto, deve essere apposta una dichiarazione di conformità all’originale del documento che trovasi depositato presso la società, usando una delle seguenti formule, a seconda del soggetto che presenta e firma digitalmente l’istanza:
Istanza presentata da un amministratore
“Il sottoscritto……….in qualità di amministratore della società, ai sensi e per gli effetti dell’art. 23 del D. Lgs. 82/2005 e consapevole delle responsabilità penali di cui all’art. 76 del D.P.R. 445/2000, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci, attesta la conformità dei documenti allegati a quelli conservati agli atti della società”.
Istanza presentata dal professionista incaricato
“Il sottoscritto………., in qualità di professionista incaricato, ai sensi dell’art. 31, comma 2-quater e quinquies, L.
340/2000 dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società”.
AVVERTENZE
Se il bilancio è approvato in seconda convocazione, oltre il termine legale o statutario, va altresì allegato il verbale di assemblea deserta, utilizzando le modalità sopra indicate (n.b. si precisa che per le società per azioni, le cooperative e le società consortili che hanno adottato le norme di riferimento della S.p.A.
dovrà allegarsi, qualora esistente, l’avviso di convocazione dell’assemblea ai fini di quanto previsto dall’art. 2369 C.C.
ovvero che l’assemblea in seconda convocazione si è riunita nel rispetto di quanto stabilito dall’avviso di convocazione). In questo caso nel Riepilogo dovranno essere compilati solo i riquadri “cod. tipo documento” e “descrizione”, il numero della
“pagina iniziale”, il numero della “pagina finale” e la “data documento” allegato; alternativamente il Verbale di approvazione allegato all’istanza dovrà indicare in maniera chiara e precisa la data in cui è andata deserta l’adunanza per l’approvazione del Bilancio di Esercizio oggetto di deposito;
Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata sono esonerate dalla redazione della relazione sulla gestione ove rispettino l’adempimento previsto nell’art. 2435-bis, comma 6 C.C.;
In caso di approvazione del bilancio oltre il termine ordinario dei 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale (es. 180 giorni), il verbale di approvazione indicherà l’articolo dello statuto sociale che prevede la deroga (n.b. si consiglia di allegare la copia informatica scansionata dell’articolo statutario);
Nel caso il verbale di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili, in calce al documento sarà apposta, inoltre, la dichiarazione di avvenuta registrazione con i relativi estremi (Ufficio dell’Agenzia delle Entrate, data e numero);
Relativamente alle S.r.l. che hanno previsto nello statuto sociale l’utilizzazione di forme non collegiali di approvazione del bilancio, sarà necessario allegare la decisione dei soci regolarmente trascritta sul relativo libro sociale tenuto ai sensi dell’art. 2478 C.C., utilizzando le modalità indicate nel paragrafo
“Allegati”. Si tenga conto che la data presa in considerazione ai fini della decorrenza dei termini sarà quella prevista dall’atto costitutivo ovvero quella in cui la maggioranza dei voti previsti per legge o per statuto ha approvato o respinto la decisione;
Per le società Cooperative che hanno presentato la domanda di iscrizione all’Albo degli Enti Cooperativi, è previsto che venga allegato al modello “B”, il modulo “C17”, compilato esclusivamente, nella 2^ parte. Si precisa che il citato modulo dovrà essere sottoscritto digitalmente dal soggetto che ha provveduto a sottoscrivere digitalmente l’intera pratica (legale rappresentante o professionista incaricato) e dovrà essere completo del numero di iscrizione attribuito dal Ministero.
Qualora la Cooperativa non ne fosse ancora in possesso, nello spazio all’uopo riservato, dovrà essere inserito il n.ro generico
“A000000”. Per l’adempimento in oggetto non è previsto il pagamento di alcun diritto.
Ritornando alle indicazioni necessarie per compilare correttamente la modulistica prevista dal nuovo prodotto è consigliabile dapprima modificare il proprio approccio metodologico rispetto al precedente prodotto “Fedra”.
Il Modello “B” rappresenta il modello Base da selezionare e compilare, all’interno dell’ambiente “Fedra Plus”(Nuova pratica), al fine di depositare il bilancio di esercizio e l’eventuale elenco dei soci. Questo modello viene selezionato dopo aver individuato la
“Tipologia di soggetto” di riferimento (società, cooperativa, ecc), e la natura dell’adempimento da effettuarsi (altri adempimenti).
In un secondo momento, solo nei casi previsti, sarà possibile allegare al modello “principale”, l'elenco dei soci con l’intercalare
“S”, riservato, esclusivamente, alle:
Società per Azioni e in accomandita per Azioni, unipersonali e pluripersonali;
Società consortili per azioni.
Dopo essere andati avanti, nella predisposizione del modello Base
“B”, qualora non sia stato già fatto in precedenza, è obbligatorio individuare l’impresa di riferimento selezionando il tasto Anagrafica Impresa, prevedendo una nuova occorrenza ed inserendo i dati generali della società (in questa sede compilare, solamente, i campi relativi alla forma giuridica, denominazione, codice fiscale, numero r.e.a. e provincia di riferimento). Dopo aver compiuto questa operazione è necessario memorizzare i dati (si selezioni, sulla sinistra della schermata, l’icona raffigurante un
obbligata alla presentazione dell’istanza si procederà ugualmente, così come descritto in precedenza, avendo cura nell’occasione di inserire, in più, la carica della persona interessata.
Dopo aver selezionato il riquadro che prevede la presentazione con firma digitale, andare avanti nella predisposizione della pratica.
In questa sede si avrà l’opportunità di prevedere l’Intercalare “S - deposito per iscrizione elenco soci ” (per le società obbligate alla sua presentazione selezionando), oltre al riquadro “deposito bilancio e situazione patrimoniale”, ed, eventualmente, il riquadro note XX (attraverso la selezione della voce “Aggiungi modulo”).
Dopo questa prima fase, nella sezione “Deposito Bilancio” dovrà essere inserito il tipo di documento approvato (bilancio ordinario, bilancio abbreviato, ecc) e tutti gli allegati previsti per legge (verbali, relazioni, ecc), indicando alla fine la data di approvazione del Bilancio (data dell'assemblea dei soci).
Inoltre alla voce “informazione formato XBRL”, per le imprese con esercizio chiuso al 31.12.2008, dovrà selezionarsi la voce n. 7
“altro soggetto non obbligato”.
La Modulistica – la presentazione dell'Int. S (2)
.Innanzitutto si tenga presente che, oltre alle S.R.L. e alle S.C.A.R.L., anche le Società Cooperative, i G.E.I.E., le società straniere aventi sede secondaria in Italia, le società quotate nei mercati regolamentati e le società tenute alla presentazione del bilancio consolidato non sono tenute al deposito dell’elenco dei soci, e quindi non dovranno compilare l’Intercalare “S” .
Per le imprese obbligate, dopo aver compilato la voce “Deposito Bilancio”, si dovrà selezionare la voce “Deposito per iscrizione elenco soci” individuando la fattispecie che interessa, compilando, in particolare l’elenco dei soci, solo nel caso in cui fossero intervenute delle variazione nella compagine societaria rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente.
In questo caso il campo relativo al Modulo intercalare “S” dovrà essere compilato in tutte le sue sezioni (generalità, elenco soci, trasferimenti). In particolare la schermata contrassegnata dalla voce “Elenco soci” presuppone che venga individuata una nuova occorrenza compilata in ogni sua parte.
Proseguendo col tasto “Avanti”, il sistema richiederà di selezionare se il pacchetto è posseduto da uno o più contitolari (N.B. si precisa che quest’ultima opzione riguarderà esclusivamente le azioni cadute in successione a seguito di decesso del titolare per le quali sarà necessario ripartire il valore delle nominale delle stesse in termini frazionari). Compiuta questa operazione, le successive maschere serviranno per compilare le generalità dei soci, partendo dalla selezione del tasto “Nuovo”. Nella sezione “Trasferimenti”si dovrà avere cura di selezionare tutti i campi necessari per riproporre tutti i trasferimenti che hanno originato la mancata riconferma dell’elenco dei soci (n.b. compilare tutti i riquadri relativi al Dante Causa ed all’Avente Causa).
Si precisa che qualora la variazione fosse stata originata da una delibera di aumento/diminuzione di capitale (Mod. S2), non si dovrà compilare la sezione relativa ai “Trasferimenti”, bensì si avrà solo cura di aggiungere il modello NOTE (XX) al fine di indicare gli estremi dell’atto di variazione del capitale.
In particolare, relativamente alla compilazione della Sezione Elenco Soci, per ciascun socio vanno comunicati:
il numero della azioni ed il loro valore nominale complessivo espresso in euro. Va indicato, con il relativo codice, il Tipo di Azione. Nel caso in cui il medesimo soggetto sia titolare o contitolare di diverse tipologie di azioni, vanno compilate due o più occorrenze diverse;
il cognome e nome/ragione o denominazione e il codice fiscale e cittadinanza di ciascun titolare o contitolare. Nel caso in cui la titolarità dell'azione sia di spettanza di più soggetti pro indiviso (N.B. SOLO A SEGUITO DI SUCCESIONE MORTIS CAUSA), va indicato, per ciascun contitolare, la frazione rappresentativa della quota ideale, compilando il campo “in ragione di:
Num./Denominatore;
il titolo rappresentativo del diritto (campo “tipo diritto “) spettante al titolare o ai contitolari. Nell’ipotesi di usufrutto/nuda proprietà vanno, nel contempo, indicati i soggetti titolari della nuda proprietà e dell’usufrutto. Analogamente si procede in caso di pegno, di pignoramento o di altro vincolo sulle partecipazioni. Qualora tali diritti spettino a più contitolari si procederà come indicato al punto precedente. Nel caso in cui il diritto parziario spetti ad un unico soggetto il campo della frazione non va compilato.
Relativamente alla compilazione, eventuale, della Sezione
“Trasferimenti” è necessario puntualizzare che occorre compilare una occorrenza per ogni trasferimento di azioni avvenuto nel periodo intercorrente fra la data di approvazione del bilancio d’esercizio 2008 (es. 30.04.2009 o 29.06.2009) e quella di
approvazione del bilancio dell’esercizio 2007 (es. 29.04.2008 o 28.06.2008).
Di ogni trasferimento vanno indicati:
nel campo “data …….” la data di iscrizione nel libro dei soci e non la data dell’atto di trasferimento;
nel campo “Tipo di trasferimento” il codice relativo;
il numero delle azioni ed il correlativo valore nominale complessivo;
nel campo “tipo diritto” il titolo rappresentativo del diritto spettante al titolare o ai contitolari. Nell’ipotesi di usufrutto/nuda proprietà vanno nel contempo indicati i soggetti titolari della nuda proprietà e dell’usufrutto. Analogamente si procede in caso di pegno, di pignoramento o di altro vincolo sulle partecipazioni. Qualora tali diritti spettino a più contitolari si procederà indicando la frazione rappresentativa delle singole quote ideali compilando il campo “In ragione di: Num. Denom.”.
Nel caso in cui il diritto parziario spetti ad un unico soggetto il campo della frazione non va compilato;
nel campo “Tipo ruolo” vanno indicati i codici relativi al ruolo detenuto nel trasferimento, precisamente: “DA – DANTE CAUSA” per ogni soggetto cedente e “AV – AVENTE CAUSA”
per ogni soggetto che subentra.
Ultimata la compilazione dei modelli si dovrà procedere alla compilazione del Modulo Riepilogo allegando tutti i documenti utili alla presentazione della pratica. Una volta aperto il Riepilogo viene visualizzata una griglia che contiene le occorrenze di tutti i files allegati alla pratica e tramite la quale è possibile agire per inserirne degli altri o modificarne la descrizione. La casella “Allegato per cui si prevede l’apposizione di una firma digitale” dovrà essere selezionata in caso debba essere allegato un file per la cui presentazione è prevista la sottoscrizione digitale, qualora questo
applicazione di un file già firmato digitalmente tale campo verrà vistato in automatico dall’applicazione.
SCARICO DELLA PRATICA
Una volta compilati tutti i modelli della pratica ed allegato i documenti informatici previsti dalla legge si dovrà procedere allo scarico della pratica agendo sul bottone “AVVIO”, previa selezione del tasto “salva le modifiche” qualora richiesto. Per ogni pratica verrà generato automaticamente il documento Distinta. Questo documento presenta delle informazioni che sono impostate in automatico dall’applicazione (generalità dell’obbligato – tipo di pratica presentata), tranne la data di presentazione che dovrà essere esplicitamente selezionata dall’utente e che deve riportare quella del giorno dello scarico. Una volta confermati e scaricati i files della pratica, vengono consolidate le informazioni inserite nei modelli relativi, i quali non saranno più modificabili, salva la cancellazione della medesima o la richiesta di un nuovo scarico.
GESTIONE/FIRMA DEGLI ALLEGATI
Appena terminata la fase precedente, l’applicazione aprirà la maschera di “Gestione allegati alla pratica”, nella quale è possibile visualizzare lo stato dei singoli documenti. Questa maschera sarà possibile richiamarla, anche, tramite la selezione del tasto
“gestione/firma allegati”. In base alla tipologia ed alle indicazioni fornite nel file di riepilogo, sarà visualizzata una griglia con l’indicazione e lo stato di ogni singolo file relativo alla pratica. Lo stato della pratica, pronta o non pronta, verrà segnalato, rispettivamente, con il simbolo grafico del semaforo verde ovvero del semaforo rosso. Una volta apparso il semaforo verde e apposte, se richieste, le firme digitali a tutti i documenti che formano la pratica, all’interno della maschera si abiliteranno le voci del menù
per procedere all’inoltro telematico ovvero allo scarico su supporto informatico.
Qualora fosse stata scelta l’opzione dell’inoltro telematico, la pratica sarà ritrovata nell’applet di Telemaco all’interno della quale si potrà procedere all’invio dell’istanza presso la Camera di Commercio di competenza ovvero parcheggiarla per apportare le modifiche del caso ed inviarla in un momento successivo.
Tuttavia sarà possibile memorizzare la pratica da depositare in Camera su un floppy tramite la selezione del tasto “Scarico su Floppy”. Ogni Floppy potrà contenere una sola pratica digitale (al riguardo si vedano le indicazioni fornite da questa guida sotto la voce “Avviso agli Utenti”).
INVIO DELL’ISTANZA.
Come in precedenza accennato, la modulistica, completa di tutti gli allegati, va presentata presso la CCIAA competente mediante trasmissione telematica utilizzando l’architettura TELEMACO, predisposta da Infocamere S.C.p.A., visitando il sito www.registroimprese.it – sez. sportello pratiche. Apparirà una sezione dedicata alla spedizione pratiche, alla verifica dello stato di avanzamento e alla lista delle pratiche da correggere. Digitando sul tasto “Spedizione pratiche” apparirà una finestra con l’elenco delle pratiche trasferite in Telemaco ed il loro stato. Tutte le pratiche in stato di “Pronta” verranno spedite alla pressione del bottone
“Spedisci”; pertanto si raccomanda di premere questo pulsante solo quando si è verificata la correttezza delle pratiche in Lista.
Premendo sul bottone “Importi” si configurerà una finestra nella quale si potranno effettuare tutte le scelte connesse a questa sezione.
COSTI
Diritti di segreteria
Euro 63,00 da effettuarsi mediante prelevamento dal conto prepagato.
Le società cooperative sociali versano Euro 33,00.
Presentazione Elenco Soci separatamente dal deposito del bilancio:
Euro 60,00.
Imposta di Bollo
Per ogni istanza trasmessa è dovuta una imposta di bollo virtuale pari a Euro 65,00 (N.B. l’imposta è di 59,00 Euro nel caso il soggetto collettivo istante sia una s.n.c. ovvero una s.a.s. – ex art.
111 duodecies disp. att. C.C.), da versarsi con le stesse modalità previste per i diritti (in tal caso, in sede di compilazione della pratica, selezionare gli estremi di autorizzazione all’assolvimento dell’imposta di bollo in modo virtuale relativi alla CCIAA destinataria della domanda).
L’esenzione è da ritenersi applicabile, esclusivamente, alle Cooperative Sociali che siano regolarmente iscritte nell'Albo Nazionale delle Società Cooperative ( Art. 27-bis della Tabella – Allegato B – annessa al D.P.R. 26ottobre 1972, n. 642).
PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA
Anche per quest’anno, il sistema Telemaco procederà alla protocollazione automatica (cioè indipendentemente dalla richiesta dell’utente) dei bilanci inviati.
Il protocollo automatico verrà generato, entro le 24 ore successive, solo in caso di superamento dei seguenti controlli informatici, salvaguardando la data di invio dell’istanza: 1) i dati del Registro Imprese (provincia, R.e.a. e codice fiscale) devono essere tra loro congruenti; 2) la distinta e tutti gli allegati devono essere firmati digitalmente; 3) le firme digitali apposte devono essere valide; 4) presenza all’interno del modulo “RP – Riepilogo”
dei soli codici atto relativi al bilancio (711 o 712 o 713 o 714 o 715 o 721) ed, eventualmente, del cod. atto 508 (l’inserimento di altri codici atto, es. A99 – 730 – etc., rappresenterà un errore di compilazione della modulistica e sarà rilevato dal sistema informatico in fase di protocollazione).
Se i controlli sopra elencati daranno esito positivo, all’utente sarà recapitata la ricevuta di protocollo.
Si precisa che la particolare procedura del “reinvio” da utilizzarsi per la sostituzione e rettifica di istanze precedentemente sospese (vedasi sezione
“Casi Particolari”), potrà utilizzarsi solo previa richiesta formale da parte dell’Ufficio del Registro delle Imprese.
Attenzione – Importante
Il sistema è impostato per la protocollazione dei bilanci con i seguenti valori standard:
1) Diritti di segreteria: Euro 63,00.
2) Imposta di bollo: Euro 65,00.
TERMINI E SANZIONI Termini
30 giorni dalla data di approvazione del bilancio.
Sanzioni
In caso di presentazione dell’istanza oltre i termini previsti dalla Legge è dovuta, per ciascun amministratore, una sanzione amministrativa da Euro 206,00 a Euro 2.065,00 (art. 2630 C.C.).
Trattandosi di bilanci la sanzione amministrativa è aumentata di un terzo.
Conciliazione in via breve.
E’ ammesso il pagamento di una somma ridotta pari ad Euro 549,33 per ciascun amministratore.
News.
Il pagamento della oblazione potrà essere richiesto contestualmente alla presentazione della pratica telematica secondo le modalità indicate nell’avviso che abbiamo reso disponibile nella home page camerale, alla voce: “diritti e sanzioni”.
Potrà, in alternativa, essere effettuato secondo le modalità indicate nel verbale di contestazione che sarà notificato ai sensi di legge.
CASI PARTICOLARI
Reinvio di una pratica telematica a sostituzione di un’altra (non ancora evasa) conseguente ad una precisa richiesta da parte dell’Ufficio.
In questo caso, fermo restando le indicazioni previste nel paragrafo
“protocollazione automatica – sez. N.B.”, è necessario che venga ritrasmessa, nuovamente e correttamente, l’intera pratica, con l’indicazione nel riquadro “XX - note” che trattasi di “deposito a rettifica e sostituzione dell’invio n. ……….. del
………..”.
Deposito bilancio a rettifica per protocolli già evasi.
L’operazione di deposito di un bilancio a rettifica, di uno già regolarmente annotato, presuppone la presentazione di una nuova istanza, completa di tutta la documentazione presentata in precedenza e deve indicare nel riquadro “XX -note” che trattasi di deposito a rettifica, nonché del numero di protocollo assegnato al primo deposito. Sono dovuti i normali diritti e bolli previsti dalla vigente normativa.
Società in liquidazione.
Le società in liquidazione non sono tenute alla presentazione del bilancio iniziale di liquidazione, ma unicamente del bilancio annuale per il periodo corrispondente al normale esercizio della società secondo quanto stabilito dal nuovo art. 2490 C.C. (n.b. in questa circostanza si tenga conto che dovrà essere allegato il documento sub 7) del paragrafo “Allegati”). Sono, inoltre, tenute alla comunicazione dell’elenco dei soci.
Esempio: se la società è entrata in liquidazione il 01.02.2008 e, al termine dell’esercizio sociale (31.12.2008), la fase della liquidazione non si è ancora conclusa, il liquidatore dovrà presentare il bilancio riferito all’intero esercizio sociale (1.1.2008 – 31.12.2008), anche se
fiscalmente la normativa è differente. Qualora, nel nostro esempio, la data di chiusura del Bilancio Finale di Liquidazione coincidesse con il 31.12.2008 o fosse precedente, la società dovrà unicamente presentare la modulistica prevista per tale adempimento: non andrà, assolutamente, presentato il modello “B”. A tal proposito, si tenga presente che il deposito del Bilancio Finale di Liquidazione deve essere effettuato con il Modello “S3”. Relativamente alle modalità di presentazione del Bilancio Finale di Liquidazione si vedano le istruzioni presenti sul nostro sito camerale nella sezione
“Registro Imprese” –> “Società”–>“Scioglimento, Liquidazione e Cancellazione”.
Trasformazione di società di capitali in società di persone.
Le società di capitali che iscrivono l’atto di trasformazione in società di persone prima dell’approvazione del bilancio, non sono tenute al deposito dello stesso, in quanto manca l’organo necessario per l’approvazione del bilancio.
Trasformazione di società di persone in società di capitali.
Sono tenute al deposito del bilancio in relazione alla chiusura del primo esercizio, in virtù di quanto stabilito dallo statuto sociale ovvero dall’atto di trasformazione.
Bilanci non approvati.
Trattandosi in realtà di una “proposta di bilancio” e non essendo previsto nessun adempimento pubblicitario per il documento in oggetto, il relativo deposito non va effettuato.
Società di capitali cancellate in seguito ad atto di fusione o per scissione totale
Le società di capitali che cessano per fusione o per scissione totale
dello stesso, in quanto manca l’organo necessario per l’approvazione del bilancio.
Società estera con sede secondaria in Italia
Per questo tipo di società è opportuno procedere normalmente alla compilazione della modulistica informatica, depositando una copia del bilancio della società estera, con traduzione giurata in lingua italiana, ed una dichiarazione contenente gli estremi della pubblicazione attuata nello Stato estero ovvero, in alternativa, la dichiarazione che nello Stato non è prevista la pubblicità del bilancio.
Termine di presentazione: 45 giorni dall’adempimento del deposito nello Stato ove la società ha la sede legale (art. 106, L. n. 89/1913).
Bilancio consolidato
La pubblicazione del bilancio consolidato va fatto ai sensi del D.lgs.
127/1991.
Vanno depositati il bilancio consolidato, la relazione di gestione e la relazione dell’organo di controllo (ed eventuali altri allegati). Nel caso di contestuale presentazione del bilancio d’esercizio e di quello consolidato i documenti vanno tenuti distinti, e devono essere inviati separatamente.
Bilancio del G.E.I.E.
La pubblicazione va fatta ai sensi del D.Lgs. 240/1991 entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio (art. 7).
E’ facoltativo il deposito del Verbale di assemblea, della Nota Integrativa e della Relazione sulla gestione.
S.N.C. E S.A.S.
Le società in nome collettivo e le società in accomandita semplice devono redigere e pubblicare il bilancio consolidato come disciplinato dall’art. 26 del D.lgs. 127/1991 in presenza dei presupposti ivi previsti (art. 111-duodecies disp. att. D.lgs. 6/2003) Patrimoni destinati ad un unico affare (art. 2447 – septies)
Le società che costituiscono uno o più patrimoni destinati ad uno specifico affare (art. 2447-bis cc), devono redigere, per ciascun patrimonio, un rendiconto separato alla data di chiusura dell’esercizio, allegato al bilancio indicandone la relativa data, secondo quanto previsto dagli artt. 2423 cc e seguenti.
Società soggette a direzione e coordinamento (art. 2497 – bis)
Le società soggette all’altrui attività di direzione e coordinamento (art. 2497 cc) devono esporre, in apposita sezione della nota integrativa, un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio della società o dell’ente che esercitano su di esse l’attività di direzione e coordinamento, indicando come data quella della chiusura dell’esercizio.
Consorzi di Garanzia Collettiva Fidi
I consorzi che svolgono l’attività di garanzia collettiva dei fidi, disciplinati dall’art. 13 della L. 24 novembre 2003, n. 326, in deroga alle regole ordinarie, devono redigere il bilancio d’esercizio, osservando le disposizioni relative al bilancio delle S.P.A., e devono depositarlo, ai sensi dell’art. 13, comma 35 della citata Legge, entro trenta giorni dalla data di approvazione, insieme alla relazione sulla gestione, ove prevista, alla relazione del Collegio Sindacale, se costituito, e al verbale di approvazione dell’assemblea dei soci, seguendo le formalità previste nelle precedenti sezioni.
Ai sensi dell’art. 13 c. 34 della L. 326/203, le modifiche dei consorziati devono essere iscritte nel registro delle imprese soltanto una volta l’anno entro 120 giorni della chiusura dell’esercizio attraverso il deposito dell’elenco dei consorziati riferito alla data di approvazione del bilancio. Pertanto la conferma o la variazione dell’elenco dei consorziati rispetto a quello già depositato deve essere comunicata secondo le regole generali previste per le società di capitali.
AVVISO AGLI UTENTI
Anche quest’anno, al fine di rendere più celeri le operazioni di presentazione dei Bilanci, nell’interesse dell’utenza, si SCONSIGLIA l’utilizzo del supporto informatico come mezzo alternativo alla trasmissione telematica.
Ciò in quanto le operazioni di controllo dei documenti informatici allegati richiedono lunghi tempi di attesa, con la conseguenza che l’Ufficio non può garantire il rilascio, in giornata, delle ricevute di protocollazione.
Nel caso ECCEZIONALE di presentazione su supporto informatico, l’utenza è INVITATA a trasmettere l’istanza a mezzo raccomandata all’indirizzo “CCIAA di Bari – Servizio Registro Imprese – Ufficio Bilanci”, unitamente ad una lettera di presentazione con l’indicazione degli estremi della Società e a versare i diritti di segreteria di 93,00 Euro, l’imposta di bollo di 65,00 Euro, cumulativamente, sul c/c n. 797704 – CCIAA di Bari (n.b.
l’attestazione del versamento dovrà essere allegata mediante scansione dell’originale).
L’Ufficio provvederà al recapito della ricevuta di protocollazione.
Il deposito del bilancio e dei relativi allegati non effettuati con le modalità previste dalla legge e dalle presenti istruzioni, saranno considerati IRRICEVIBILI e restituiti al mittente. Qualora la ripresentazione del documento avvenisse oltre i termini previsti dalla Legge, il relativo deposito sarà considerato presentato “oltre i termini”, ex art. 2630., comma 2^ C.C..
RIEPILOGO MODALITA’ DI PRESENTAZIONE
Caso 1) - Amministratore presenta e invia il bilancio telematico.
Distinta di presentazione: firma digitale dell’amministratore
Bilancio e allegati: firma digitale dell’amministratore su ogni documento Dichiarazione di
conformità: amministratore in calce ad ogni documento
Caso 2) - Amministratore presenta il bilancio – Intermediario invia il bilancio
Distinta di presentazione: firme digitali amministratore + intermediario Bilancio e allegati: firma digitale amministratore su ogni documento Dichiarazione di
conformità: amministratore in calce ad ogni documento
Caso 3) - Professionista incaricato presenta ed invia il bilancio telematico
Distinta di presentazione: firma digitale professionista incaricato
Bilancio e allegati: firma digitale professionista su ogni documento Dichiarazione conformità: professionista in calce ad ogni documento
Caso 4) - Professionista incaricato presenta il bilancio – Intermediario invia il bilancio
Distinta di presentazione: firme digitali professionista + intermediario Bilancio e allegati: firma digitale professionista su ogni documento Dichiarazione conformità: professionista in calce ad ogni documento
SITI INTERNET ED INDIRIZZI E-MAIL UTILI
www.infocamere.it
per informazioni di natura tecnica di carattere generale.
www.firma.infocert.it
per lo scarico del software “Dike” e per le informazioni relative alla firma digitale.
www.registroimprese.it
per il servizio di trasmissione telematica delle istanze vedasi il link: “sportello pratiche”.
www.ba.camcom.it
per la guida all’invio telematico degli atti al Registro delle Imprese di Bari, informazioni e novità.
199.502010
per ricevere assistenza informatica on-line assistenza.fedra@infocamere.it
per ricevere assistenza informatica tramite e-mail
