PDF Archivio di Stato di Perugia

Archivio di Stato di Perugia

SCUOLA DI ARCHIVISTICA, PALEOGRAFIA E DIPLOMATICA

E CORSO DI ARCHIVISTICA CONTEMPORANEA

(2012-2013)

Insegnamento di Archivistica generale Docente: Paolo Franzese

I parte

Finalità del corso

a) mettere gli allievi in condizione di saper analizzare lo stato degli archivi,

b) di sapersi orientare autonomamente nella scelta dei mezzi più idonei per lavorare con essi,

c) di saper progettare gli interventi e

d) di saper organizzare un efficiente sistema di gestione degli archivi e dei flussi documentali.

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Obiettivi

del corso di quest’anno

 Far sì che gli allievi sappiano riconoscere e identificare gli archivi e il loro contesto archivistico e di produzione (il soggetto che li ha prodotti);

 Far sì che gli allievi sappiano individuare e utilizzare gli strumenti necessari per salvaguardare l’ordinamento degli archivi e che siano in grado di programmare gli interventi necessari per ricostituirne l’identità

L’organizzazione e le sue attività

 Ogni organizzazione (pubblica o privata) ha delle finalità, delle attribuzioni, degli obiettivi da raggiungere attraverso delle attività

 Un insieme di attività correlate perché

finalizzate ad un obiettivo comune costituisce un processo

 Lo svolgimento dei processi è in genere

regolato da procedure (Dizionario De Mauro:

sequenza logica [eventualmente regolata da

norme giuridiche] di operazioni da eseguirsi per raggiungere la soluzione di un problema

complesso, spec. nell'ambito della gestione aziendale)

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L’organizzazione e l’archivio

 Attività e processi si compiono consultando e producendo documenti, fascicoli e archivi

 Per dar luogo a un’attività o a un procedimento è necessario prendere cognizione dello stato di fatto, della situazione, dei soggetti implicati e/o interessati, delle norme e delle procedure

 I documenti che si riferiscono al medesimo procedimento costituiscono un ^FASCICOLO

Documenti, fascicoli, archivi_1

 Il documento è il supporto di informazioni e veicolo di una comunicazione. È identificato da vari elementi: in genere un autore, un destinatario, una data e un oggetto.

 L’unità dotata di senso e più elementare di un archivio è oggi il fascicolo (e non la busta, semplice contenitore, utile alla conservazione e alla movimentazione dei documenti), entità composita e complessa, che raccoglie tutti i documenti che derivano da una stessa attività o che servono allo svolgimento di essa

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Documenti, fascicoli, archivi_2



Il fascicolo però non è soltanto un

contenitore/raccoglitore di documenti



Poiché questi si trovano riuniti a causa del comune legame con un’attività, fra di loro si istituisce una relazione, un vincolo necessario



Il fascicolo è pertanto il risultato e la

rappresentazione di tali relazioni

Documenti, fascicoli, archivi_3

 Il fascicolo ha in genere un’intitolazione (denominazione), che dovrebbe riflettere il suo contenuto, la natura dei documenti che lo costituiscono e il suo scopo,

 e altri elementi identificativi: un’eventuale seconda (o sotto) intitolazione, la classifica, l’elenco dei documenti che lo costituiscono

 L’insieme dei fascicoli, ordinato per serie, compone l’archivio o fondo

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La provenienza

 L’archivio è l’insieme dei documenti e quindi dei fascicoli che ha prodotto un medesimo ente

 I documenti che costituiscono un archivio possono essere originali o minute: hanno come autore lo stesso ente a cui

appartengono solo se sono minute

 In questo senso l’archivio non è soltanto un insieme di documenti, ma UN COMPLESSO DI RELAZIONI significative fra fascicoli, nel quale ognuno di questi occupa un proprio

determinato posto (ha quindi una sua propria posizione)

Archivi, istituzioni e società_1 Cosa sono gli archivi?



Un qualunque insieme di documenti?



Un insieme ordinato di documenti?



Tutto ciò che un’organizzazione produce ?



I documenti che un’organizzazione (o qualunque altro soggetto) produce

come strumento e come sedimento della propria attività,

indipendentemente dal loro stato di ordinamento

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Archivi, istituzioni e società_2 Organizzazioni e archivi



Ma perché (per quali motivi e con quali finalità) un’organizzazione produce documenti e quindi

costituisce un proprio archivio?



Come si costituisce un archivio e come si sedimenta nel corso

dell’attività dell’organizzazione?



Gli archivi nascono sempre ordinati?



Come può accadere che un archivio

divenga disordinato?

Il ciclo di vita del documento

1. Formazione presso il suo autore

2. Trasmissione al destinatario

3. Registrazione, fascicolazione e archiviazione (presso il soggetto produttore)

4. Avvio di un procedimento

5. Esame e elaborazione dell’attività

6. Conclusione del procedimento finale

7. Trasferimento dall’archivio corrente a quello di deposito e quindi a quello storico

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In che modo l’organizzazione produce l’ archivio?_1



Nello svolgimento delle sue attività, l’organizzazione riceve documenti

(richieste dei cittadini, disposizioni di organi superiori) o elabora documenti destinati all’esterno (proposte,

richieste, progetti).



In entrambi i casi avvia un

procedimento;

In che modo l’organizzazione produce l’ archivio?_2

 Nel caso che il procedimento sia stato

avviato da una richiesta esterna, elabora le informazioni e mette insieme i documenti che si riferiscono alla medesima attività;

 In riferimento agli obiettivi che si propone di raggiungere, l’organizzazione formula piani e progetti, che danno luogo a documenti

destinati a propri organi interni o a soggetti (enti, persone) esterni. Di questi documenti si produce e si conserva una minuta, sorta di altro originale destinato a costituire memoria del documento spedito;

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In che modo l’organizzazione produce l’ archivio?_3

 Il fascicolo che si riferisce al procedimento resta aperto e a

disposizione di chi deve consultarlo per portare avanti l’attività;

 Il fascicolo resta attivo finché il

procedimento non è stato concluso (esaurito);

 Quando l’affare è concluso, il fascicolo viene chiuso e spostato in un luogo più lontano, per far posto a nuovi fascicoli;

 La produzione e la sedimentazione dei fascicoli dà luogo all’archivio.

Archivi, istituzioni e società_3 Dove sono gli archivi?



Le organizzazioni conservano gli

archivi presso la propria sede finché li considerano utili alle loro attività

(archivio corrente)



I documenti non più utili all’attività

(archivio di deposito e archivio storico) vengono spostati in luoghi lontani

dagli uffici

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Archivi, istituzioni e società_4 Cosa si riflette negli archivi?



Poiché i documenti sono sedimento e strumento dell’attività

dell’organizzazione, essi ne riflettono l’identità e la mission e le attività che essa svolge



Gli archivi riflettono però anche il

modo in cui sono stati conservati e

organizzati

L’ente produce l’archivio L’archivio riflette l’ente

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ENTE ^ARCHIVIO

L’archivio riflette anche sé stesso

ARCHIVIO

Archivi, istituzioni e società_5 A chi servono gli archivi?



All’organizzazione che li produce (gli archivi le servono per supportare i

processi decisionali)



Agli utenti dei servizi [specialmente se pubblici] che l’organizzazione svolge (gli archivi permettono all’utente di

accedere ai servizi, di far rispettare i propri diritti)

In sostanza gli archivi servono a produrre valore per entrambi

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Pubblica Amministrazione

 La corretta produzione e conservazione di documenti e di archivi si configura

come un servizio pubblico, regolato dalla legge, verso il quale i cittadini

possono avere un significativo interesse

 Precisi obblighi sono attribuiti alle

pubbliche amministrazioni relativamente al diritto del cittadino di accedere ai

documenti relativi a procedimenti di suo interesse (Legge 241 del 1990, della

legge sulla trasparenza)

Archivi, istituzioni e società_6 I valori dell’archivio

1.

Strumento di lavoro e supporto e sedimento delle attività

2.

Strumento di certezza del diritto M

’

3. B

perché fonte per la storia

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Archivi, istituzioni e società_7

L’archivio

1.

come memoria - autodocumentazione

e

2. come memoria – fonte per la storia

L’archivio come bene culturale

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L’archivio come bene culturale_1

 Il Codice dei beni culturali (decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42) definisce beni culturali gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle

regioni, degli altri enti pubblici

territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico, e li assoggetta a una normativa intesa a garantirne la tutela e

la valorizzazione, stabilendo allo stesso tempo il diritto dei cittadini di usufruirne

L’archivio come bene culturale_2

 Accanto alla sua natura di strumento e

sedimento dell’attività amministrativa, l’archivio costituisce dunque un bene culturale,

indipendentemente dalla sua utilità per l’attività dell’organizzazione

 In tal senso all’archivio è riconosciuto il valore di risorsa per la cultura e per l’identità nazionale

 L’archivio, in quanto testimonianza della

dell’identità e delle attività di un organo dello

Stato, costituisce uno strumento per conservare e ricostruire la storia della comunità italiana,

riconosciuta come un valore da tutelare e da diffondere.

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Gli archivi dello Stato e degli enti pubblici

Art. 10 gli archivi e i singoli documenti

dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono

considerati dalla legge beni culturali e

pertanto sono soggetti alle norme del

Codice dei bb. cc.

Gli archivi e gli altri beni culturali

Dal 1999, data in cui fu emanato un testo unico dei beni culturali, si è affermato questo concetto e la normativa relativa a questo multiforme

patrimonio è stata unificata

La disciplina relativa alla tutela, alla

conservazione, alla valorizzazione e alla promozione dei diversi beni culturali è oggi unificata ed è contenuta nel Codice del 2004

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