ACQUISTO BENI E SERVIZI

La spesa per l’acquisto di beni e servizi è stata oggetto di significativi interventi di razio-nalizzazione e riduzione in attuazione dei provvedimenti legislativi di contenimento della spesa pubblica entrati in vigore negli ultimi anni.

Al fine di conseguire i predetti obiettivi, l’Istituto ha modificato il proprio modello orga-nizzativo, con una diminuzione dei centri di spesa e l’accentramento delle procedure con-trattuali per l’acquisizione di beni e servizi.

Nel corso del 2015 sono proseguite le attività finalizzate all’individuazione delle tipolo-gie di forniture e di servizi da sottoporre in via prioritaria al processo di razionalizzazione e si è proceduto al graduale accentramento delle procedure di approvvigionamento e gestione dei relativi contratti.

Contratti di somministrazione di servizi e impianti di riscaldamento, condiziona-mento e ascensori

Nell’ambito delle spese correlate a tali contratti, quelle sostenute nel 2015 per la gestione degli immobili strumentali relative a utenze (luce, acqua, energia elettrica), puli-116

zie, sorveglianza armata e non armata dei locali, gestione degli archivi, gestione aree verdi e servizi di conduzione e manutenzione programmata degli impianti, ammontano a € 56.693.680, facendo registrare, rispetto al 2014, un lieve risparmio pari a € 92.609, che costituisce comunque una tendenza verso una ulteriore riduzione negli esercizi suc-cessivi, dal momento che l’adesione accentrata alla nuova Convenzione Consip “Facility Management 4”, in cui taluni dei predetti servizi sono ricompresi, comporterà costi infe-riori a quelli dei contratti vigenti.

Spese per stampati, cancelleria e noleggio macchinari

Per quanto riguarda le spese per stampati, cancelleria e noleggio macchinari il dato consuntivo, che ammonta a € 4.227.170, risulta in diminuzione di € 376.181 rispetto alla spesa sostenuta nel 2014. Tale riduzione, di circa l’8%, è dovuta a una progressiva, ma non ancora conclusa, standardizzazione e razionalizzazione dei consumi e al sistematico ricorso alle convenzioni Consip e al mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, sia per quanto riguarda la carta per stampanti e fotocopiatrici sia per quanto attiene ai noleggi delle fotocopiatrici in uso presso la Direzione Generale e le Strutture territoriali.

Assicurazione responsabilità civile, incendio e furto

La spesa per l’assicurazione del patrimonio mobiliare e immobiliare, pari a € 721.387, mostra significativo risparmio, pari all’11,51% rispetto al consuntivo dell’anno preceden-te, conseguito con la procedura di gara espletata nel corso dell’esercizio 2015 per l’indi-viduazione del nuovo contraente.

Trasporti e facchinaggio

Il dato consuntivo delle spese per trasporti e facchinaggio, che ammonta a € 2.091.668, in aumento del 42% rispetto al 2014, è dovuto ai previsti e numerosi trasferimenti di molte sedi, derivanti dalla generale operazione di razionalizzazione degli spazi imposti a tutte le Pubbliche Amministrazioni dal decreto legge. n. 95 del 2012. In particolare si fa riferimento alla chiusura della Sede centrale dell’ex-Ispesl di via Alessandria e al conse-guente trasferimento del relativo personale presso altre sedi della Direzione Generale.

Tale incremento è compensato dalla minor spesa per le locazioni passive degli immobili e dalle maggiori entrate derivanti dalle locazioni attive perfezionate con altre Pubbliche Amministrazioni, a seguito dell’attuazione del modello logistico delle “sinergie bilaterali”.

COMUNICAZIONE

Nel corso del 2015, le attività di comunicazione esterna relative alla partecipazione e alla gestione di convegni, congressi e altre manifestazioni fieristiche, nonché le iniziative di comunicazione istituzionale attraverso le campagne informative, sono state attuate nel rispetto dei vincoli economici imposti dalla normativa vigente.

In particolare, sono state realizzate iniziative di comunicazione finalizzate a rafforzare l’immagine e la brand identity dell’Istituto. In tale ambito, è proseguita la campagna di comunicazione volta a veicolare il messaggio istituzionale. È stata, in tal senso, portata a termine la seconda fase della “campagna mission” attraverso l’acquisto di spazi informa-tivi e la produzione di spot video.

Inoltre, sono state condotte specifiche azioni di comunicazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro mediante l’acquisto di spazi informativi dedicati in occasione del-l’evento teatrale dal titolo “Renaceré Rinascerò”, svoltosi a Roma il 6 ottobre 2015 e a Milano il 30 ottobre 2015, nonché all’interno della pubblicazione “L’Annuario della forma-zione in sanità”.

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Avuto riguardo alle manifestazioni cui l’Istituto ha preso parte e che hanno visto il coin-volgimento dell’Istituto nell’espletamento di attività di progettazione, organizzazione e gestione, si segnalano i seguenti principali eventi:

• la conferenza stampa Inail - Istituto Italiano di Tecnologia di Genova, tenutasi a Roma il 16 aprile 2015 per la presentazione del prototipo di SoftHand, la prima mano robo-tica sensibile, poliarticolata e polifunzionale, made in Italy;

• il Salone del libro di Torino (14/18 maggio 2015), nell’ambito del quale è stato organiz-zato un convegno per la presentazione del libro “Johannes Schmidl: oltre la disabilità”, in cui viene raccontata la storia professionale e umana del primo Direttore dell’Officina ortopedica Inail di Vigorso di Budrio, che negli anni sessanta ha posto le basi per far diventare la struttura dell’Istituto un centro di eccellenza;

• Forum PA (Roma, 26/28 maggio 2015), appuntamento che si propone come punto di incontro e collaborazione tra pubblica amministrazione, imprese, mondo della ricerca e società civile;

• il seminario internazionale “La prevenzione nei luoghi di lavoro: un confronto tra espe-rienze europee” (Roma, 19 giugno 2015), nell’ambito del quale si sono confrontati l’Inail, l’Ente di assicurazione infortuni tedesco DGUV, il Comitato Esecutivo per la Salute e la Sicurezza del Regno Unito e l’Autorità per l’Ambiente di Lavoro della Danimarca, oltre al Segretario generale dell’International Social Security Association (Issa);

• l’incontro, tenutosi a Roma il 16 settembre 2015, tra l’Inail e l’Ente di assicurazione infortuni tedesco DGUV per la discussione del progetto di cooperazione internaziona-le in tema di prevenzione “Prevention+”, che è stato avviato nel 2014 in occasione del Forum Mondiale per la Salute e la Sicurezza sul lavoro di Francoforte e che si propone l’obiettivo di realizzare due piattaforme internet attraverso le quali sarà possibile uno scambio di informazioni rapido, aggiornato e affidabile in materia di salute e sicurez-za sul lavoro, in lingua tedesca, inglese, italiana e francese;

• l’incontro di studio, svoltosi a Roma dal 26 al 28 ottobre 2015, con la delegazione del Ministero della Previdenza sociale brasiliano nel quadro del programma Eurosocial, dedicato ad approfondimenti tecnici sul modello di assicurazione italiano contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, con particolare riferimento al sistema della tariffa e del calcolo dei premi assicurativi, nonché all’illustrazione del regime di sicurezza sociale vigente in Brasile;

• la manifestazione fieristica “Gustus” - Salone professionale dell’Agroalimentare, Enogastronomia e Nutrizione del Centro Sud Italia, svoltasi a Napoli dal 3 al 5 dicem-bre 2015, alla quale l’Istituto ha partecipato con uno spazio espositivo finalizzato alla divulgazione di informazioni sulla sicurezza contro i rischi specifici del settore alber-ghiero, della ristorazione e del catering.

Le attività di comunicazione multimediale ed editoria si sono svolte secondo la pro-grammazione effettuata e, sempre in un’ottica di rigoroso contenimento dei costi, è stato favorito l’utilizzo di libri, riviste, giornali e pubblicazioni on line da mettere a disposizione degli utenti.

Previa formulazione delle proposte da parte delle Strutture competenti per materia, nel 2015 sono state confermate tutte le attività di partecipazione ad Associazioni e Organismi scientifici pubblici e privati anche di rilevanza internazionale, connesse alle diverse competenze e interessi professionali manifestati dalle Strutture stesse, secondo quanto determinato annualmente dal Presidente.

INFORMATICA

Nel corso del 2015 si è evidenziata in modo sempre più chiara la necessità di ripensa-re le applicazioni e l’organizzazione dell’Istituto in una logica digitale.

L’Istituto si è impegnato a sviluppare e portare in esercizio soluzioni adeguate alle esi-genze dell’utenza e in linea con i nuovi standard di mercato.

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Demand - Digital Front End

Il programma Digital Front-End è volto all’erogazione di servizi digitali per innovare l’of-ferta dei servizi Inail, garantendo la centralità dell’utente, la fidelizzazione nella fruizione ed economicità dei servizi.

Il 2015 ha visto la progettazione del Portale Internet e dei Servizi OnLine incentrata sulla valorizzazione dell’esperienza utente. Si è proceduto con il Rebranding e il rinnovo dell’identità digitale (Digital Identity) dell’Istituto, attraverso la standardizzazione della User Experience, il rafforzamento della percezione presso l’utenza della funzione di pub-blica utilità dell’Inail e il corretto posizionamento sui motori di ricerca.

Nel corso dell’anno sono stati ampliati i servizi digitali all’utenza, in particolare:

• lo sportello virtuale lavoratori: a partire da marzo 2015 lo sportello dedicato agli infor-tunati, ai tecnopatici e ai titolari di rendita è fruibile tramite web o app su mobile, ed ha ampliato la gamma di servizi forniti: consultazione della propria anagrafica, dello stato delle pratiche e dei pagamenti, oltre al download della Certificazione Unica. Da marzo in poi il numero di accessi alla gestione pratiche è aumentato di circa tre volte, raggiungendo un media di circa 7400 al mese;

• il Durc on line: a partire da luglio 2015 l’utente può completare in autonomia la tran-sazione web e ottenere dal sistema il documento richiesto entro 6 ore, oppure una risposta in caso di irregolarità;

• nell’ambito del Portale Inail , il rifacimento del portale del Casellario Centrale Infortuni che semplifica l’accesso a informazioni, news, modulistica e servizi digitali;

• la realizzazione della Nuova Intranet, integrata con User Experience e Brand Identity identificate per il nuovo portale Inail, permette all’utenza interna l’accesso “Smart”

alla conoscenza di business e operativa, ai contenuti informativi e ai servizi di back-office e gestionali. All’interno della nuova Intranet è stata realizzata la prima versio-ne della nuova piattaforma di Enterprise Social e Collaboration (ESC) che si poversio-ne l’obiettivo di dotare l’Istituto di una piattaforma di produttività sia personale sia di team, integrata con i sistemi di comunicazione, di access management e gestionali dell’Istituto.

Nel 2015 è proseguito l’ampliamento del canale Mobile, già avviato nel 2014, renden-do disponibili alcuni servizi su device di nuova generazione (Tablet e Smartphone):

• l’APP Inail Pubblicazioni ha reso fruibili i contenuti pubblici del portale Istituzionale;

• l’APP Sportello Virtuale Lavoratori consente agli infortunati e a tecnopatici, la consulta-zione delle proprie pratiche di infortunio e malattia professionale.

Nell’ambito dell’ Innovation Lab, sono stati avviati degli studi (case innovation) per indi-viduare possibili aree di intervento e di creazione di servizi innovativi per gli utenti della Pubblica Amministrazione. In particolare lo studio sul progetto KHARE valuta, durante il percorso clinico riabilitativo, la possibilità di affiancare al trattamento tradizionale una riabilitazione basata sull’applicazione dei neuroni specchio, abilitata dall’uso di tecnologie emergenti quali il Kinect e i device wearable. Tale percorso consente di ridurre il tempo di recupero, aumentare il numero di prestazioni e ridurre i costi sociali.

Grazie all’ampliamento della piattaforma e-Learning, l’Istituto persegue la funzione di Polo Formativo per la Prevenzione previsto dal Piano strategico IT 2014-2016. In tale ambito è stato realizzato e messo a disposizione della Presidenza della Repubblica il corso di formazione “La sicurezza sul lavoro”, primo corso reso fruibile da Inail verso altre Pubbliche Amministrazioni.

Nell’ambito dell’“Amministrazione Trasparente”, l’Inail ha intensificato l’impegno volto a rendere disponibili sul web tutte le informazioni inerenti la propria gestione ammini-strativa, il personale e le risorse utilizzate per rendere sempre più efficace la tutela assi-curativa contro gli infortuni sul lavoro in tutte le sue componenti.

A tal fine, e in conformità con quanto disposto dal decreto legislativo n. 33/2013, è stata ampliata la sezione del portale Inail che comprende dati e informazioni che disciplinano l’organizzazione e l’attività dell’Istituto.

È stato esteso l’utilizzo in via sperimentale del sistema di CRM (Customer Relationship Management), già in uso presso il Contact Center, ai funzionari di sede impegnati nelle

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attività di sportello. Il sistema di CRM consente di tracciare con funzioni automatizzate l’interazione con l’utente, al fine di una più efficace gestione e governo della relazione.

Si è provveduto all’implementazione della “Scheda Cliente” e alla sua integrazione con il sistema di CRM: tale scheda fornisce in maniera integrata informazioni sui dati del-l’utente e delle sue pratiche, a partire dalle diverse banche dati Inail.

Inoltre, al fine del supporto ai diversi livelli decisionali relativamente alla relazione con l’utenza, è stato introdotto uno specifico sistema di business intelligence.

Demand -Information & Analitics

Il programma strategico di Information & Analitics ha come principale obiettivo la piena valorizzazione e l’utilizzo del patrimonio informativo dell’Istituto che, integrato con fonti esterne, fornisce efficaci strumenti informativi e di analisi.

Di seguito, si elencano le principali attività svolte nel 2015:

• nell’ambito del Presidio specifico per la EIM “Enterprise Information Management”, sono stati revisionati processi, metodi e strumenti per il pieno inserimento della “cultura del dato”. È stato definito il Ciclo di vita del Dato che si integra con il Ciclo di Vita del Software, garantendo una visione condivisa e trasversale del patrimonio informativo tra le Strutture dell’Istituto. È stata avviata la fase di ricostruzione del modello logico dei dati per i domini: Aziende, Lavoratori e Sanità;

• sono stati avviati progetti di Data Mining in ambito Incentivi alle Imprese e Vigilanza, aprendo nuovi scenari per una analisi del testo e di dati non strutturati (Testo, PDF e documenti Word);

• è stato avviato il progetto Rischio-Prevenzione-Controllo per studiare i legami esisten-ti fra le malatesisten-tie professionali, gli infortuni, le lavorazioni e i parametri ambientali, caratterizzando l’azienda con un profilo di rischio e di sicurezza. Il progetto ha inoltre l’obiettivo di analizzare l’omogeneità dell’operato Inail su tutto il territorio italiano, indi-viduando e incentivando Best Practices di successo;

• è stato avviato un processo pilota di Data Quality sui dati anagrafici delle persone fisi-che presenti negli archivi Inail. Il progetto prevede, oltre alla misurazione della qualità dei dati, anche la predisposizione di un sistema di monitoraggio continuo;

• nell’ambito delle attività che la Pubblica Amministrazione è chiamata a realizzare in relazione all’attuazione della legge 190/12, e del correlato decreto legislativo n. 33/2013, l’Istituto aveva avviato lo sviluppo di un sistema (progetto ARCA) relativo all’

impostazione metodologica per l’analisi dei rischi, allo sviluppo della metodologia per l’analisi normativa e alla definizione del perimetro per la pubblicazione di contenuti in obblighi di trasparenza, tale progetto si è evoluto nel progetto ARCO estendendo il perimetro, completando gli originari cantieri di ARCA, aggiungendo AUDIT, processi e Data Analysis. Nel 2015 è stata completata l’analisi dei processi;

• nell’ambito dell’Innovation Lab è stata condotta una sperimentazione di “Sentiment Analysis”, al fine di monitorare il Sentiment verso l’Istituto e misurare la qualità perce-pita dagli utenti, così da individuare le aree di miglioramento e indirizzare adeguati interventi correttivi;

• le attività di realizzazione del Sistema Informativo per la Ricerca che consentiranno di completare la gestione e il monitoraggio dell’attività delle Linee di Ricerca dal punto di vista scientifico e amministrativo.

Demand - Back End

L’efficienza della “macchina amministrativa”, a garanzia del buon funzionamento dei processi interni, rappresenta uno dei principali fattori per l’attuazione della strategia di Inail.

In continuità con le prime analisi elaborate nel 2014, finalizzate a identificare le Linee di Innovazione del Back End (Pianificazione e Controllo, Contabilità, Acquisti, Patrimonio e Risorse Umane), nel 2015 si è proceduto alla reingegnerizzazione dei processi e alla definizione del Piano degli Interventi, finalizzato all’attuazione delle innovazioni proposte.

In particolare, sono stati redatti studi, volti a fornire un’analisi comparata della fattibi-lità, dei rischi, dei costi e dei benefici correlati all’innovazione dei processi e dei sistemi a supporto del Back-End, i cui risultati hanno determinato:

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• il ridisegno dei processi, in ottica di standardizzazione, digitalizzazione, automazione e integrazione dei processi e delle procedure, nonché di omogeneizzazione dei compor-tamenti a livello nazionale in coerenza con le modalità operative standard;

• il disegno delle soluzioni software a supporto dei processi, che prevede l’evoluzione dell’attuale piattaforma applicativa verso soluzioni standard di mercato, eliminando le personalizzazioni non essenziali e fluidificando i processi;

• l’identificazione delle azioni formative/informative e di sensibilizzazione nei confronti del personale, volte ad aumentarne l’autonomia gestionale e le competenze sui pro-cessi, con l’obiettivo, da un lato di ottimizzare l’impiego delle risorse umane sui proces-si, dall’altro di favorire il benessere organizzativo;

• il Piano degli interventi, per l’implementazione delle innovazioni previste, con eviden-za dei tempi, dei costi di investimento e dei risparmi attesi.

Innovazione

Le attività indotte dalle innovazioni e implementazioni progettuali richiedono specifi-che capacità organizzative, di processo, tecnologispecifi-che e professionali. A tale scopo sono state individuate due linee evolutive di intervento:

• Evoluzione organizzativa;

• Evoluzione tecnologica.

Evoluzione organizzativa

I progetti avviati, nell’ambito del programma Organization and Processes, hanno riguar-dato la revisione continua dei processi di gestione IT, l’innalzamento del livello delle com-petenze digitali del personale, la descrizione e la razionalizzazione dell’architettura di pro-cessi e tecnologie.

Il modello organizzativo è stato revisionato in coerenza con la profonda modifica avve-nuta nell’assetto dell’Istituto che ha visto l’accorpamento, in un’unica “Direzione Centrale per l’Organizzazione Digitale” della Struttura deputata all’IT e quella competente per l’Organizzazione.

Nel corso del 2015 è proseguita l’attività di formazione del personale della “Direzione Centrale per l’Organizzazione Digitale”, fondata sui dati risultati da una rilevazione dei gap di competenze realizzata secondo lo standard europeo “European e-competence Framework” (e-CF).

Attraverso il nuovo modello di assistenza integrato agli utenti (Service Desk) e l’impian-to della Service Control Room è stata ottenuta una semplificazione dei canali di interazio-ne con gli utenti Inail e il miglioramento delle capacità di conoscenza e analisi delle pro-blematiche di applicazioni e servizi.

L’utilizzo di nuove metodologie e strumenti a supporto dell’efficace governo delle infor-mazioni economico-finanziarie, ha permesso, di razionalizzare, omogeneizzare e dare priorità alle esigenze, raccolte durante il processo di Demand, al fine di massimizzare l’uti-lizzo delle risorse di budget assegnate, definendo un portafogli di progetti efficiente e in linea con il percorso di raggiungimento degli obiettivi del Piano Strategico Triennale dell’IT 2014-2016.

Nel 2015 il sistema integrato di gestione dei contratti e dei progetti ha permesso di gestire informaticamente la quasi totalità dei contratti stipulati, le esigenze progettuali su cui sono coinvolte le Direzioni centrali, in coerenza con le risorse finanziarie disponibili.

La valutazione delle forniture IT, attraverso il Modello di Vendor Rating definito dall’Istituto, nel 2015 è stata ampliata, passando da 15 a 19 forniture di rilievo e da una rappresentatività dal 46 al 52% della spesa annua per l’IT. In particolare, è stato introdot-to un maggior dettaglio di analisi per i requisiti di performance dei prodotti software, la valutazione dei contratti di sviluppo applicativo è stata integrata con requisiti specifici per la fase di certificazione, si è ampliato ulteriormente il perimetro dei referenti intervistati ed è stata avviata, nell’ambito della componente Risk del Modello, una sperimentazione relativa alla valutazione dell’affidabilità economico-finanziaria dei vendor.

Nel 2015 si è ritenuto necessario rafforzare il governo della sicurezza informatica e delle architetture introducendo due specifici progetti tecnico/organizzativi:

• il progetto dedicato alle architetture con la finalità di impiantare un sistema di riferi-121

mento e descrizione delle stesse che garantisca l’allineamento di tutte le realizzazioni agli indirizzi decisi dall’Amministrazione;

• Il progetto dedicato all’organizzazione per la sicurezza informatica con la finalità di raf-forzare il coordinamento delle funzioni che concorrono al raggiungimento del livello di sicurezza.

Evoluzione tecnologica

Sono proseguiti i progetti tecnologici avviati nel 2014, finalizzati alla razionalizzazione e innovazione dell’infrastruttura ICT con lo scopo di incrementare le capacità elaborative di memorizzazione e ridurre i costi di gestione e i fabbisogni energetici

In particolare:

• è stata avviata la semplificazione dell’architettura per ridurre il numero di sistemi ope-rativi e degli application server, standardizzando l’infrastruttura allo scopo di semplifi-carne la conduzione e ridurne i costi;

• il tasso di virtualizzazione dei server è stato portato al 90% aumentando la capacità di creare virtual machine del 25% rispetto al 2014, passando da un numero di 1100 a circa 1400, per consentire una risposta più immediata alle richieste di nuovi servizi;

• è stata potenziata e ampliata la copertura della rete WiFi, in gran parte degli stabili della Direzione Generale;

• è stata ampliata l’infrastruttura della Service Control Room per aumentarne la capacità di monitoraggio delle applicazioni allo scopo di migliorare la continuità del servizio ero-gato agli utenti e fornire informazioni utili per ottimizzare le performance dei sistemi;

• è stato realizzato un primo nucleo di infrastruttura Cloud On Premise incrementando i processi di automazione e permettendo una semplificazione della gestione

• è stato realizzato un primo nucleo di infrastruttura Cloud On Premise incrementando i processi di automazione e permettendo una semplificazione della gestione