Sommario : 3.1 – Introduzione ; 3.2 – OSS ERP: benefici attesi, motivazioni, modalità di scelta ; 3.3 – OSS ERP: considerazioni ex-post sulle scelte effettuate ; 3.4 – Considerazioni conclusive.
3.1 – INTRODUZIONE
Come descritto nel capitolo 1, il panorama aziendale italiano è caratterizzato per la quasi totalità da aziende di piccole dimensioni, nonché da un livello basso – rispetto al resto d'Europa – di diffusione degli strumenti ICT in generale, e, in particolare, degli ERP, presenti perlopiù presso aziende manifatturiere di grandi dimensioni. Le informazioni sulle aziende italiane che hanno scelto ed installato un OSS ERP scarseggiano a dir poco, essendo questa una sottocategoria minimale all'interno dell'insieme, già esiguo, di aziende italiane che utilizzano un ERP. Eppure, vista l'entità con cui questi strumenti si stanno progressivamente diffondendo nel resto del mondo, è interessante comprendere le motivazioni e le aspettative che le aziende italiane nutrono nei confronti di questa tipologia di ERP, quali motivazioni ed aspettative le spingono ad incamminarsi su un sentiero ancora così poco battuto, ed in quale misura tali aspettative risultano soddisfatte. Far luce su quanto appena esposto può rivelarsi utile per le aziende desiderose di dotarsi di un sistema informativo integrato d'avanguardia, ma non possiedono informazioni esaurienti su tutte le alternative a loro disposizione.
Per provare a rispondere a queste domande, nel presente lavoro si procede ad analizzare l'esperienza di 3 aziende che hanno installato un OSS ERP, e si arricchisce la trattazione col contributo di 2 consulenti dall'esperienza pluriennale nella fornitura di consulenza informatica su questa tipologia di software alle aziende62.
62 I testi dei questionari inoltrati alle aziende ed ai consulenti sono consultabili rispettivamente nelle Appendici C e D .
I PARTECIPANTI
Il presente studio è stato condotto avvalendosi, da un lato, della partecipazione di aziende che hanno condiviso le proprie esperienze ed impressioni in merito all'implementazione di un OSS ERP nella propria struttura, e, dall'altro, del contributo di consulenti informatici che hanno condiviso la propria esperienza pluriennale – maturata sia come liberi professionisti, sia nel ruolo di dipendenti o collaboratori per società di servizi IT – nella consulenza alle aziende sugli OSS ERP. Nella prima categoria rientrano:
• l'azienda Alfa S.r.l., una neonata micro impresa di consulenza IT, specializzata nell'offerta dei servizi di progettazione, creazione, mantenimento, monitoring ed analisi di infrastrutture IT, nonché progettazione, creazione e mantenimento della gestione documentale aziendale;
• l'azienda Beta S.r.l., una micro impresa operante, anch'essa, nel campo dell' Information Technology, che, da oltre un decennio, offre vari servizi di consulenza ed assistenza alle PMI, quali la realizzazione di programmi personalizzati, la formazione del personale, l'installazione e la gestione di reti aziendali, un servizio di assistenza hardware e software e un servizio di consulenza orientato alla scelta dei prodotti più adatti disponibili sul mercato;
• l'azienda Gamma Snc, che si differenzia dalle prime due, in quanto società manifatturiera di piccole dimensioni, fondata nel 1976, dedita alle attività di progettazione, realizzazione, vendita quadri elettrici per uso industriale.
Nella seconda categoria di partecipanti sono presenti:
• il Consulente Uno, che gode di un'esperienza decennale nel campo della consulenza alle aziende su diversi sistemi ERP open source (OpenERP, Plone, Zope, Django, Kivy, FireBreath), acquisita sia da libero
professionista, sia all'interno di società di consulenza informatica . Egli, inoltre, è uno degli amministratori della community italiana dedicata ad OpenERP, ad oggi una delle più attive nel panorama italiano tra quelle degli OSS ERP;
• il Consulente Due, che offre da 6 anni consulenza su OpenERP alle aziende, in qualità di libero professionista.
Nei paragrafi successivi, un resoconto di quanto emerso dalle risposte fornite in merito agli elementi che caratterizzano l'iter di scelta ed adozione di sistemi ERP open source.
3.2 – OSS ERP : BENEFICI ATTESI, MOTIVAZIONI, MODALITA'
DI SCELTA63
Sommario: 3.2.1 – Motivazioni alla base dell'introduzione di un ERP in azienda ; 3.2.2 – La scelta di ERP open source : chi, perché, come
3.2.1 - Motivazioni alla base dell'introduzione di un ERP in azienda In prima battuta, è emerso come un interesse sempre maggiore nei confronti dei
sistemi ERP si stia manifestando presso aziende operanti nel settore dell' Information Technology – offerenti prodotti/servizi di stampo informatico – e presso aziende manifatturiere, che dall'armonica automazione di questi sistemi possono evidentemente trarre grandi benefici. Il primo step nell'analisi è consistito nel far luce sulle motivazioni che, principalmente, spingono le aziende ad implementare un sistema ERP, evidenziando i fattori/benefici ritenuti più importanti. Per fare ciò, è stato chiesto ai partecipanti di attribuire, ad un elenco di fattori64, punteggi da 0 a 5, proporzionali alla pertinenza/rilevanza di ciascun fattore rispetto alla propria esperienza – sia essa di azienda singola che ha scelto di introdurre un ERP, sia essa di consulente che ha potuto conoscere le
63 Per la metodologia di rielaborazione dei dati, si veda l' Appendice E, NOTA 1 . 64 Si veda il capitolo 1, paragrafo 1.5 del presente lavoro .
motivazioni che maggiormente hanno orientato le aziende clienti in tal senso – . Ebbene, senza alcuna sorpresa si è potuto constatare come il primario obiettivo
che le aziende vogliono perseguire con un sistema informativo integrato si identifichi con un'efficiente ed efficace integrazione tra le Funzioni aziendali
(figura 10) , che possa favorire un miglioramento dei processi di business (figura 11), sia in ottica di business process improvement o reingeneering –
guardando alle best practices suggerite dall' ERP – , sia qualora non sia previsto un ridisegno dei processi bensì un adattamento dell'applicativo agli stessi – potendo beneficiare di un efficiente svolgimento delle attività, garantito dall'approccio per processi tipico dei sistemi ERP – .
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA
Migliorare l'integrazione tra Funzioni
5 5 4 4 5 0 1 2 3 4 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA Miglioramento dei processi di business
Figura 11 - Miglioramento dell’integrazione tra Funzioni aziendali (punteggio medio : 4,8/5) .
Altrettanto importante risulta il contributo fornito da sistemi informativi integrati nel prevenire l'immissione di dati errati nel sistema (figura 12), grazie alla presenza di un unico database centrale che, come già osservato in precedenza65, oltre a disporre di strumenti di segnalazione e prevenzione di errori di battitura, riduce il numero di immissioni manuali da effettuare nel sistema stesso. L'importanza di questo fattore è chiara se si pensa alle ripercussioni che ciò ha sulla validità ed utilità del sistema nel soddisfare le esigenze informative degli utenti del sistema fornendo elaborazioni corrette ed utili a supporto della
gestione aziendale (figura 13).
Dalla presente indagine è emerso inoltre come dai sistemi ERP ci si aspetti, in
65 Si veda la sezione 1.1.3 del presente lavoro.
4 5 5 3 5 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA Garantire la correttezza dei dati
4 5 5 3 4 0 1 2 3 4 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA
AZ. BETA
AZ. GAMMA Informazioni elaborate per il business
Figura 12 - Garantire la correttezza dei dati immessi nel sistema (punteggio medio: 4,4/5)
conseguenza delle elaborazioni online dei dati, un miglioramento dei tempi e
della qualità del flusso comunicativo tra i vari livelli organizzativi (figura 14).
Non è, infine, trascurato dalle imprese italiane come i sistemi ERP possano rappresentare un importante strumento di trasmissione e di conservazione della
conoscenza, in grado di favorire la strutturazione e l'esplicitazione della
conoscenza individuale o di gruppi organizzativi, rendendola accessibile a tutti i livelli aziendali (figura 15).
Solitamente vengono installati, accanto ai moduli “core” (Acquisti, Vendite,
5 5 4 3 4 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA
Migliorare tempi e qualità della comunicazione 4 2 5 4 4 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA
Consolidare il know-how aziendale
Figura 14 – Migliorare la tempestività e la qualità del flusso comunicativo (punteggio medio: 4,2 / 5).
Contabilità, Magazzino), anche moduli supplementari utili ad una efficace ed efficiente direzione aziendale – quali Contabilità Analitica, CRM, Gestione del Personale, Analisi di Fatturato e Ordini, Controllo di Gestione, Gestione dei Progetti – , in grado di fornire informazioni elaborate a supporto del business e di migliorare la qualità e la tempestività dei processi. In merito all' iter di installazione dei moduli, sebbene la richiesta più comune riscontrata dai Consulenti sia l'installazione contemporanea di tutti gli “ingranaggi” dell' ERP66, alla fine si opta spesso per un approccio più prudenziale di installazione graduale, partendo dai moduli più comuni ed utilizzati, ed aggiungendo, successivamente, gli altri, onde evitare rallentamenti e problematiche nella quotidiana operatività derivanti da una rivoluzione-lampo nel sistema informatico aziendale che potrebbe mettere in difficoltà gli utenti.
3.2.2 – La scelta di ERP open source : chi, perché, come
A rivolgersi all'alternativa open source per un ERP sono perlopiù aziende di piccole dimensioni, come confermato dai consulenti intervistati e dalla dimensione stessa delle imprese partecipanti direttamente all'indagine.
Come osservato nel capitolo 2 del presente lavoro, quando si considerano progetti open source, reperire informazioni sull'esistenza di componenti potenzialmente utili e validi, nonché sul loro grado di completezza e qualità, può risultare compito arduo e dispendioso in termini temporali: le community OSS non hanno le risorse per pubblicizzare i propri progetti attraverso i tradizionali canali di informazione. Conseguentemente, le informazioni sull'esistenza e lo sviluppo di nuovi prodotti OSS si diffondono principalmente attraverso meccanismi di passaparola, perlopiù via internet. A conferma di ciò, le aziende intervistate, nonché le aziende presso cui i consulenti informatici hanno prestato consulenza nell'installazione di OSS ERP, sono venute a conoscenza dell'offerta
66 Questa strategia di installazione è definita nella dottrina come “Big Bang”, in quanto comporta una vera e propria rivoluzione nel sistema informativo aziendale.
di sistemi integrati open source tramite ricerche via web67 compiute dai responsabili IT, oppure su suggerimento di società di consulenza o consulenti informatici esterni che lo hanno proposto. Esistono centinaia di sistemi ERP open source : digitando “ERP” nel motore di ricerca di progetti open source
www.sourceforge.net , ad esempio, è possibile visionare un elenco di progetti open source, completo di commenti su ciascun software, ed è possibile scaricare sulla propria postazione suddetti programmi68.
Una volta scoperta l'esistenza di questa tipologia di offerta, il primo contatto tra le aziende ed i consulenti informatici di OSS ERP può avvenire in vario modo: ad eventi dedicati alla presentazione del prodotto, organizzati dalle società di consulenza, tramite altre aziende o consulenti che fungono da “ponte” di collegamento, ma anche tramite i forum dedicati ai prodotti stessi69.
Ciò premesso, che cosa spinge le aziende a rivolgersi ad alternative open source anziché optare per i consolidati schemi out-of-the-box proposti dalle software house?
Dall'indagine è emerso che, contrariamente a quanto avviene, in generale, quando si guarda ai software open source, nel caso degli ERP il fattore sicurezza riveste un'importanza assai marginale nel processo di scelta di strumenti open source a scapito di quelli tradizionali (figura 16) . Mentre, dunque, detrattori e sostenitori del modello di sviluppo open dibattono accesamente su quello che è ritenuto un punto fondamentale per sancire la superiorità o inferiorità di suddetto modello su quello closed70, quando si parla si sistemi Enterprise Resource Planning, la
67 Sono stati citati come fonti informative l'enciclopedia multimediale open Wikipedia, motori di ricerca come Google, social media come Twitter e LinkedIn.
68 I sistemi OSS ERP più diffusi al mondo – ed anche in Italia – sono: OpenERP, OpenBravo, Compiere, Adempiere, OpenTaps e Xtuple ( quest'ultimo non ancora molto diffuso nel nostro Paese).
Il Consulente Uno segnala, comunque, che solo OpenERP e Adempiere sono progetti veramente liberi: gli altri software presentano versioni open dalle funzionalità limitate e/o componenti a pagamento. Inoltre, pare che i progetti Compiere ed Adempiere stiano lentamente morendo, e OpenBravo sia ormai quasi totalmente proprietario.
Tirando le somme, dunque, l'unico progetto, tra gli OSS ERP più popolari, che “resiste” in quanto
ERP open source, è OpenERP.
69 E' quest'ultimo il caso del Consulente Uno, amministratore del forum italiano dedicato ad OpenERP.
questione non è considerata come cruciale ai fini della valutazione del sistema stesso.
Questo risultato è consistente con quanto osservato nel capitolo 2 : è essenziale che il sistema cui si sceglie di affidare il funzionamento di operazioni vitali dell'attività aziendale sia strutturato per ridurre al minimo il rischio di bug e di violazioni della sicurezza delle informazioni dall'esterno, ma, mentre per i sistemi operativi la sicurezza del sistema viene collocata spesso al primo posto, per quanto riguarda gli ERP, questo fattore, pur rivestendo ovviamente notevole importanza, non si annovera tra i criteri primari che guidano la scelta dell'applicativo. Da quanto emerso pare non sussistere percezione, tra le aziende, di una differenza sostanziale tra i livelli di sicurezza forniti dagli ERP tradizionali rispetto a quelli open source . A tal proposito il Consulente Uno ha commentato come segue :
“ E' credenza di molti che il modello a sorgente aperto permetta di rintracciare – ed eventualmente sfruttare – problematiche relative alla sicurezza del software. Questo è assolutamente vero nella teoria, ma:
• codice sorgente disponibile o no, scovare falle di sicurezza è sempre e comunque possibile. Il codice sorgente chiuso rende solo il lavoro più lungo, ma non impossibile.
0 0 0 3 2 0 1 2 3 4 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA
Maggiore sicurezza
Figura 16 – Maggiore sicurezza dei software open source rispetto ai closed source (punteggio medio: 1/5) .
• è altrettanto, se non maggiormente, vero, affermare che il codice sorgente aperto permette di rintracciare falle di sicurezza "prima" che qualcuno le utilizzi per intraprendere azioni dannose.
La mia personale opinione è che il codice sorgente aperto sarebbe un problema di sicurezza in un mondo in cui il 50.1% delle persone che vengono a contatto con il codice hanno intenzioni maligne nei confronti degli utenti di tale software. D'altronde i principali problemi di sicurezza sono da sempre stati riscontrati nel software proprietario e non in quello libero.”
Quanto osservato consente di chiarire ulteriormente i probabili motivi alla base di tale indifferenza, manifestata dalle aziende, tra le alternative open e closed quando il criterio discriminante sia la sicurezza del sistema stesso.
Passando oltre, i risultati confermano come, in un primo momento, gli elementi strettamente attinenti i costi assumano rilevanza primaria in sede di scelta di OSS ERP. Mentre questa classe di fattori può risultare, per le aziende, relativamente trascurabile in sede di scelta di sistemi operativi, di programmi di produttività personale e così via, ciò non è altrettanto vero quando si parla di sistemi Enterprise Resource Planning, caratterizzati, nella formula di vendita “tradizionale”, da elevati costi di licenza e da costi di installazione, manutenzione ed assistenza che tendono e restare “nascosti” ed indefiniti fino al momento del loro sostenimento (figura 17).
Figura 17 – Assenza di costi di licenza (punteggio medio: 4,4/5) e assenza di costi “nascosti” (punteggio medio: 4,8/5).
La possibilità di installare e di personalizzare autonomamente il software, senza essere vincolati ad una software house, può consentire alle aziende di gestire come meglio ritiene tali attività, decidendo se agire in totale autonomia oppure affidarsi, in tutto o in parte, al supporto esterno, sia esso quello gratuito della community o quello a pagamento, fornito da società di consulenza informatica e da consulenti informatici che operano come liberi professionisti
(figura 18). Questo fattore è, pertanto, riconducibile a quanto detto in merito
all'aspettativa di notevole risparmio sui costi di implementazione che qui emerge guidare in via preponderante le aziende verso tali soluzioni.
Come già osservato in precedenza, spesso i sistemi ERP “tradizionali” vengono venduti come un pacchetto predefinito e, sebbene esista la possibilità di personalizzare alcuni aspetti del sistema, ciò richiede necessariamente un intervento da parte della software house, unica entità cui è consentito l'accesso al codice sorgente, con conseguente dispendio di ingenti risorse monetarie per l'azienda committente. Le piccole aziende spesso sopravvivono ed hanno successo in virtù di uniche e peculiarità modalità di svolgimento delle operazioni che, se adeguate al best-of-breed proposto nel sistema gestionale, andrebbero perdute. D'altro canto, spesso attuare un radicale ridisegno dei processi aziendali per adattarli al modus operandi proposto dal gestionale può rivelarsi una strada ancor più tortuosa e dispendiosa in termini di risorse e di tempi. Ecco, dunque, che gli OSS ERP paiono mostrare una certa attrattiva, consentendo di
personalizzare più agevolmente uno o più aspetti del funzionamento del
sistema, potendo agire in prima persona sul software, o chiedendo l'aiuto della community e/o di consulenti informatici esterni (che operano, per quanto riguarda i software open source, in un mercato maggiormente concorrenziale rispetto a quello di appannaggio delle software house fornitrici di pacchetti tradizionali). A parità di tempistiche per l'implementazione dell' ERP (o, anche, ipotizzando tempistiche più lunghe), questi aspetti risultano, dall'indagine condotta, di notevole rilevanza in sede di scelta tra ERP closed ed open source
5 5 3 4 4 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA
Possibilità di installazione / personalizzazione in autonomia
(figura 19).
Chiaramente, in fase di selezione dell' ERP, le aziende opteranno per quella soluzione che, caeteris paribus, maggiormente rispecchia, già di per sé, il modus operandi aziendale, onde evitare ingenti personalizzazioni del software o impegnative reingegnerizzazioni di processi e procedure. Dall'esperienza pluriennale dei consulenti intervistati è emerso come, in effetti, le aziende adottino spesso soluzioni “miste”, personalizzando solo alcuni moduli o aspetti di essi. Chi decide di non personalizzare affatto l' ERP (percentuale esigua secondo l'esperienza dei due soggetti contributori), sceglie questa strada o perché non ha bisogno di ricorrere a tale pratica – dato che il gestionale rispecchia già di per sé processi e procedure aziendali – , oppure, più frequentemente, poiché ha la percezione che la customizzazione del gestionale richiederebbe l'impegno di risorse monetarie e temporali troppo ingenti. E questa percezione si rivela, sovente, corretta : molto spesso le aziende che optano per la personalizzazione, sia essa effettuata rivolgendosi ad esperti esterni oppure eseguita autonomamente, non riescono a rispettare tempistiche e costi preventivati per tali operazioni, sottostimandoli rispetto a quelli realmente necessari.
Le aziende oggetto di indagine, a tal proposito, hanno adottato l'opzione “mista”, 5 3 5 4 4 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
CONS. 1 CONS. 2 AZ. ALFA AZ. BETA AZ. GAMMA
Maggior grado di personalizzazione
personalizzando, da un lato, solo alcuni workflow, laddove necessario, e compiendo, dall'altro, alcuni leggeri aggiustamenti nei propri processi e procedure aziendali. Nessuna di esse si è cimentata in impegnativi ridisegni dei processi aziendali o in personalizzazioni di interi moduli o di parti consistenti di essi.
Nella presente indagine il software open source prescelto dalle aziende – e su cui i consulenti forniscono consulenza – è OpenERP. Tentativi di contatti con aziende che hanno implementato altri OSS ERP non hanno avuto, purtroppo, riscontro. Le motivazioni di maggior rilievo che hanno spinto le aziende intervistate – nonché le aziende presso cui i consulenti hanno fornito assistenza – a scegliere OpenERP risultano identificarsi con :
• maggiore adattabilità all'azienda senza necessità di personalizzazioni impegnative – risultato consistente con l'ipotesi secondo cui le infinite possibilità di personalizzazione – anche autonoma – degli OSS, derivanti dalla disponibilità del codice sorgente, non risultino esser fonte di grande attrattività per le aziende, che verosimilmente ricercano soluzioni che non richiedano una totale rivisitazione del software out-of-the-box .
• community più attiva / numerosa ed offerente un supporto più consistente – la community italiana di OpenERP risulta esser bene organizzata, rispetto a quelle dedicate ad altri OSS ERP , (che si presentano, peraltro, spesso solo in inglese). La presenza di una community “consistente” in termini di numero di membri e di competenze da essi condivise può ragionevolmente rilevare molto qualora si decida di procedere – parzialmente o in toto – ad implementazioni autonome del sistema, senza ricorrere71 (o ricorrendovi solo in parte) a consulenze esterne. Al di là del percorso di installazione prescelto, il valido e tempestivo supporto della community si può rivelare certamente prezioso per la risoluzione di piccole problematiche quotidiane o dubbi sull'utilizzo del gestionale
71 E' questo il caso delle aziende intervistate, che, in fase di implementazione, hanno installato autonomamente il gestionale, ed hanno potuto beneficiare del supporto della community per la risoluzione di bug e problematiche di varia natura inerenti l'utilizzo del programma.
stesso.
3.3 – OSS ERP : CONSIDERAZIONI EX-POST SULLE SCELTE