Analisi degli scostamenti di costo

Un’altra attività della fase di realizzazione ha riguardato il controllo dei costi e l’analisi degli scostamenti rispetto alla baseline pianificata nella fase di definizione (cfr. 3.2.2 – g, “Definizione del budget”). Al PMO sono stati assegnati due compiti diversi:

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- Affiancamento della persona incaricata dell’apertura delle commesse all’interno della funzione di Technical Security;

- Analisi dei costi, al fine di calcolare quanto effettivamente speso nel 2013 per ciascuna tipologia di intervento e di allocare in maniera più accurata gli effort delle attività previste nel 2014.

Prima di esporre nel dettaglio i risultati delle analisi, è utile ai fini di una più chiara comprensione, descrivere brevemente la procedura adottata per l’apertura delle commesse per finanziare le attività del PSS, specificando il ruolo che il PMO ha avuto in questo processo:

- Gli effort necessari alle attività relative a ciascuna area d’intervento, già catalogati dal PMO nella precedente fase di “Stima della capacità produttiva” sono stati associati al sistema impattato;

- L’effort del sistema è stato poi suddiviso per la funzione specifica che doveva ricevere il budget, a seconda della tipologia di attività da finanziare (ad esempio lo sviluppo per il processo di BSA, il collaudo o il design per il processo di Patching etc.);

- Il PMO ha successivamente valorizzato l’effort (espresso in [giorni/uomo]) secondo le tariffe standard, differenziate per manodopera interna ed esterna (in [euro/giorno]). Ha raccolto inoltre in un unico documento altre informazioni necessarie all’apertura delle commesse, relative agli specifici sistemi (ad es. il codice sistema, la tipologia di sistema, le applicazione associate al sistema etc.);

- Dopo aver identificato tutte le informazioni necessarie, l’apertura di ogni nuova commessa è stata di competenza dalla persona incaricata dell’allocazione del budget all’interno di Technical Security, mediante un software dedicato alla gestione di questa attività e adottato all’interno di tutta Telecom Italia;

- In seguito, le funzioni hanno verificato che gli effort allocati corrispondessero a quanto da loro comunicato in precedenza. In alcuni casi, è stata concessa la possibilità di richiedere un effort leggermente superiore a quanto stimato, per effettuare alcune attività extra non previste in precedenza dal piano come, ad esempio, l’installazione delle patch anche sugli host di collaudo. Di volta in volta, le modifiche degli importi sono state approvate dal responsabile di Technical Security che ne ha verificato la reale necessità;

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- Infine, al momento dell’effettiva esecuzione dell’attività, è stata emessa la richiesta di acquisto (RDA), che è il documento che tiene traccia di quanto effettivamente è stato speso per lo specifico sistema.

Il PMO ha contribuito alla manutenzione e all’aggiornamento continuo del file Excel, utilizzato per il caricamento delle informazioni sul software dedicato all’allocazione delle commesse, verificando periodicamente la correttezza dei dati inseriti. La conoscenza del processo di allocazione del budget è stata di fondamentale importanza per poter analizzare in maniera rapida ed efficace gli scostamenti di costo e darne evidenza nei SAL settimanali.

In particolare, nel mese di dicembre il PMO ha calcolato la differenza tra gli effort richiesti dalle unità operative (utilizzati per l’elaborazione della baseline nella precedente fase di definizione) e quelli effettivamente spesi, risultanti dalle RDA emesse. Il confronto ha riguardato sia le attività di sviluppo degli strumenti di controllo necessari ai tre cantieri (cfr. §3.2.2 – c, “Individuazione delle attività”), sia la realizzazione degli interventi sulle applicazioni a perimetro. I risultati di questa analisi, dettagliati per cantiere, sono i seguenti:

- Patching & Hardening: alcune funzioni hanno speso più di quanto stimato per le attività di realizzazione degli interventi, altre invece, pur avendo a disposizione il budget necessario, non hanno emesso le relative RDA a causa di ritardi nell’esecuzione degli interventi, di cui si tratterà approfonditamente in seguito. Per quanto riguarda le attività connesse alla realizzazione degli strumenti a supporto, il costo a consuntivo è risultato in linea con quello pianificato.

- Gestione delle credenziali: la somma delle RDA emesse è risultata dello stesso ordine di grandezza dell’effort totale che era stato pianificato inizialmente. In particolare, si è verificato che per alcune attività di integrazione sono state impiegate molte meno risorse di quanto inizialmente stimato. Questo fenomeno è dovuto al fatto che i costi puntuali per ciascun sistema potevano essere calcolati solamente a valle dei singoli studi di fattibilità. Pertanto, si è dedotto che nella fase di definizione le funzioni incaricate delle attività operative avevano sovrastimato l’effort da impiegare. L’attività di calcolo del costo unitario per ciascun intervento, di cui si tratterà a continuazione del paragrafo, ha fornito una ulteriore conferma di questa sovrastima; - Sviluppo sicuro del codice: si è verificata una corrispondenza esatta della spesa finale

per la realizzazione degli interventi con quanto era stato allocato inizialmente. La distribuzione mensile degli effort non è però risultata in linea con quella riportata nella baseline. Infatti, come si vedrà in seguito, le azioni tecniche si sono concentrate

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alla fine dell’anno, per cui l’emissione delle RDA ha subito un picco notevole negli ultimi due mesi del 2013.

Figura 3.29 – Confronto tra Actual Cost del 2013 e la baseline del PSS

In Figura 3.29 sono rappresentate la baseline e la curva dei costi attuali, per facilitare le seguenti considerazioni :

- I finanziamenti alle attività di realizzazione degli interventi sono stati allocati a partire da giugno 2013, a causa dei ritardi dovuti ai disallineamenti delle informazioni (cfr. § 3.3.1), mentre i costi fissi preventivati sono stati finanziati già dal mese di aprile;

- Nei primi mesi di svolgimento degli interventi è stato finanziato un effort minore di quello pianificato poiché alcune attività di realizzazione sono state avviate in ritardo (cfr. § 3.3.1) e, in generale, si è verificata una fase di assestamento iniziale, a causa della quale le prime azioni sono stati attuati più lentamente del previsto;

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- Nei mesi di novembre e dicembre sono stati allocati maggiori effort rispetto alla pianificazione iniziale, perché i lavori hanno subito una forte accelerazione e molte attività si sono concentrate a fine anno.

In conclusione, possiamo dedurre che si è verificato un sostanziale bilanciamento tra quanto pianificato nella baseline e l’Actual cost di fine periodo. Tuttavia, il totale delle risorse allocate è stato inferiore rispetto alle stime iniziali, principalmente a causa della mancata esecuzione di alcuni interventi sul cantiere di Patching & Hardening, che è sono stati rimandati al primo Quarter del 2014 per problemi tecnici (cfr. § 3.3.3).

In seguito a questa analisi, è stato possibile calcolare il costo unitario di ciascuna tipologia d’intervento (e.g., l’istallazione di una patch, uno studio di fattibilità, una scansione con Fortify, etc), dividendo l’Actual Cost per il numero di attività effettivamente realizzate. Da questo calcolo è derivata un’importante considerazione che ha portato alla ridefinizione del budget 2014: su tutti i cantieri le stime iniziali erano sovradimensionate rispetto al costo reale. Pertanto, i responsabili dei team di progetto, in accordo con lo Steering Committee, hanno deciso di tagliare il budget del 2014 del 30%. È stato quindi necessario calcolare la ripartizione dell’effort residuo, in base alla distribuzione percentuale della spesa del 2013 associata alle funzioni coinvolte e ai tre cantieri. Infine il PMO ha elaborato un documento Excel contenente la baseline per il 2014, evidenziando i nuovi effort ridotti del 30% e creando tre viste relative rispettivamente ai sistemi, ai progetti e alle funzioni. Questo documento è stato caricato sul Data Base condiviso dai cantieri (tool di monitoraggio e reporting), al fine di automatizzare il processo di apertura delle commesse grazie all’aggiornamento dei dati in automatico.

Ricapitolando i risultati di questa analisi, è possibile concludere che gli effort allocati sono stati sufficienti a coprire le attività del 2013 e che è stato ridotto il budget del 2014, in proporzione rispetto alla spesa registrata nel primo anno di svolgimento del PSS.