4.1 Articoli
Per accedere alla gestione degli articoli utilizzare il bottone “Articoli” oppure il menù
“Utilità-->Articoli”.
Per agevolare la compilazione delle FATTURE, DDT, ORDINI, PREVENTIVI, etc. si consiglia di inserire tramite la funzione in oggetto tutti gli articoli e/o descrizioni di servizi oggetto dell'attività di fatturazione.
L'operatore potrà aggiungere gli articoli tramite il bottone “Aggiungi” mentre selezionando dall'elenco la riga dell'articolo desiderato (evidenziata in giallo) potrà modificare (bottone “Modifica”) o cancellare l'articolo (bottone “Cancella”).
La lista degli articoli (vedi figura prec.) viene visualizzata da tutte le funzioni di inserimento/modifica dei documenti (fattura, ddt, etc.) digitando il codice dell'articolo oppure se espressamente richiesto digitando il codice EAN (vedere il menù
“Configurazione Parametri generali”).
La lista degli articoli consente di accedere alle seguenti funzioni:
1) semplice selezione dell'articolo (tasto “Conferma” o doppio clic sulla riga);
2) inserimento di un nuovo articolo (tasto “Aggiungi”);
3) modifica dell'articolo selezionato (tasto “Modifica”);
4) cancellazione dell'articolo selezionato (tasto “Cancella”);
5) stampa della lista degli articoli (tasto “Stampa);
6) esportazione della lista articoli in un documento Excel.
La scheda di inserimento e modifica articolo richiede la compilazione di alcuni campi obbligatori:
– il codice articolo,
– l'importo/prezzo dell'articolo,
– il codice IVA da applicare all'articolo (es. “20” , “N15”, “E10”, etc), – l'unita di misura,
– il codice del conto di ricavo da abbinare all'articolo (vedere il capitolo PIANO DEI CONTI),
– il codice del conto dell'eventuale costo dell'articolo (per le bolle di carico).
La scelta del codice conto è fondamentale qualora l'operatore gestisca anche la contabilità dell'azienda, infatti consentirà eventualmente di distinguere i ricavi per articoli venduti.
Il codice EAN sarà obbligatorio solo qualora l'operatore preferisca eseguire le ricerche in base a tale campo (vedere il menù “Configurazione Parametri generali”).
L'operatore proseguirà poi con l'inserimento/modifica della descrizione dell'articolo attraverso la tabella “Descrizione Articolo”, ogni riga ha un limite massimo 70 caratteri.
4.2 Articoli Distinta Base
La Distinta Base e' rappresentabile come una lista di articoli. Utilizzando un articolo con Distinta Base, ad esempio per l'emissione dei documenti, saranno ripresi nel documento tutti gli articoli che compongono la lista e quindi anche scaricati dal magazzino.
Per creare un Articolo Distinta Base selezionare l'opzione “distinta base” in fase di creazione dell'articolo (fig.successiva lato destro).
A differenza degli articoli ordinari, l'articolo con distinta base richiede l'inserimento dei codici articolo (colonna COD.ARTICOLO, digitare parte o tutto il codice e premere invio per ricercare l'articolo) e le relative quantità.
Nella prima riga della distinta base (COD.ARTICOLO uguale a “DISTINTA BASE”) si potrà digitare una descrizione dell'articolo (colonna “DESCRIZIONE ARTICOLO”), la colonna QUANTITA', a differenza delle righe successive, non dovrà essere valorizzata.
L'importo/prezzo riportato nel documento sarà quello digitato nell'articolo distinta base (campo “Importo”) e non la somma dei singoli importi degli articoli che lo compongono.
Gli articoli che compongono una distinta base potranno essere cancellati/eliminati solo dopo la preventiva rimozione dalla distinta base.
4.3 Clienti
I clienti sono gestiti come tutti gli altri conti (costi, ricavi, debiti, crediti, etc) dal Piano dei Conti del modulo Contabilità, si consiglia quindi di consultare il capitolo relativo al
“PIANO DEI CONTI”.
Riportiamo di seguito una sintetica guida per la creazione/modifica/cancellazione dei clienti.
Inserimento di un nuovo cliente:
– premere il bottone verde con il simbolo “+” dalla funzione di emissione fattura, ddt, avviso, etc.
– oppure dal menù principale premere il bottone “Clienti Fornitori” con il simbolo verde (+) (figura successiva, primo bottone da sinistra).
Il codice conto clienti è composto da 7 caratteri/numeri. I primi 3 numeri identificano la categoria di appartenenza del conto (gruppo/mastro).
Nel piano dei conti predefinito il conto clienti appartiene alla gruppo/mastro “105”, quindi l'operatore potrà inserire i nuovi clienti indicando nei campi “Gruppo/Mastro” il codice “105” ed automaticamente sarà proposta la numerazione progressiva del conto e si potrà proseguire con l'inserimento dei dati anagrafici.
La scheda d'inserimento dei dati è suddivisa in una sezione “Anagrafica” ed una sezione “Anagrafica per la Fatturazione”. Entrambe le sezioni dovranno essere compilate.
La sezione “Anagrafica” consente di definire gli elementi base di identificazione del cliente.
La sezione “Anagrafica per la Fatturazione” consente invece di definire i parametri per la fatturazione quali l'eventuale rateizzazione dei pagamenti ( campo “Scad.Pag.ti (gg)” e
“Rata % Tot.FT”) , gli estermi bancari del cliente, la modalità di pagamento e l'eventuale abbinamento al listino di vendita.
La modifica e cancellazione dell'anagrafica cliente richiederà la ricerca del cliente tramite il codice conto cliente oppure parte della descrizione del conto dalla funzione di modifica richiamata dal bottone “CLIENTI / FORNITORI” con la matita, 2 bottone da destra della figura.
N.B. Nel modulo Contabilità è disponibile la funzione per importare in automatico da files esterni l'anagrafica dei clienti, evitando inutili inserimenti manuali (consultare il capitolo “IMPORTAZIONI ANAGRAFICA CLIENTI E FORNITORI”).
4.4 Gestione SCONTI MULTIPLI (es. 30% + 10%)
Il modulo Fatturazione consente la gestione degli sconti con aliquote multiple per i seguenti documenti: Ordini, Fatture, DDT, Avvisi di Fattura e Preventivi.
Gli sconti multipli sono identificati da un codice sconto con lunghezza massima di 6 caratteri e con una “S” come carattere iniziale, es. “S30+10”.
Per aggiungere/cancellare i “codici sconto multipli” utilizzare la funzione
“UTILITA'->Sconti Multipli” (figura 4.3.1), tale funzione è richiamabile anche dai documenti Ordini, Fatture, etc. premendo il tasto “F1” (dalla colonna “Sconti”) oppure inserendo parte del codice di sconto e premendo tasto Invio (es. “Sxxxx”).
In fase di creazione di un nuovo sconto multiplo viene richiesto all'operatore di indicare il codice dello sconto, la descrizione dello sconto e l'aliquota di sconto effettivo che si desidera applicare al prezzo degli articoli. Per facilitare il calcolo è disponibile la sezione “Calcolo aliquota sconto effettivo” figura 4.3.1. SCONTO MULTIPLO” (riga 71 e 72) utilizzare il bottone “Aggiusta” dal menu “Modello FT”,
“Modello DDT”, “Modello Ordini”.
Figura 4.3.1 Sconti Multipli
4.5 Gestione Listini / prezzi articoli
Il modulo di Fatturazione consente all'operatore di:
– gestire fino a 9 listini da abbinare, facoltativamente, ai conti clienti (sezione
“Anagrafica per la Fatturazione”);
– di utilizzare, in alternativa al listino, il prezzo assegnato all'articolo (menù
“Articoli”). L'operatore potrà “personalizzare” i prezzi variando manualmente (vedere tabella successiva) il prezzo dell'articolo per cliente (solo i clienti che non utilizzano il listino, funzione “GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI”).
E' quindi importante definire per ogni cliente quale sarò la gestione dei prezzi (listino, prezzo generico dell'articolo oppure prezzo personalizzato).
La funzione “GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI” consente all'operatore di:
– accedere rapidamente ai prezzi applicati ai singoli articoli e consente la loro modifica semplicemente digitando il nuovo prezzo nella cella della tabella visualizzata con la pressione del bottone “Esegui” (figura prec.);
– aggiornare/visualizzare i listini (0-9);
– visualizzare/aggiornare i prezzi degli articoli utilizzando un filtro di ricerca per
“Gruppo Clienti” o singolo “Cliente” e per eventuale “Gruppo Articoli”.
GESTIONE LISTINI
La gestione dei listini consente all'operatore di suddividere la clientela in un massimo di 10 categorie (10 listini = 10 categorie di clienti).
Per ogni categoria o listino l'operatore stabilirà i prezzi dei singoli articoli tramite la funzione “GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI”.
Tutti i listini, prima che avvenga una variazione dei prezzi da parte dell'utente, utilizzano i prezzi dei singoli articoli (riprendendo l'ultimo prezzo assegnato all'articolo tramite la funzione modifica articolo). Il legame tra il prezzo dell'articolo ed il listino si interrompe solo quando l'operatore eseguirà il primo aggiornamento del prezzo dell'articolo nel listino inserendo quindi il nuovo importo nella cella della tabella
“GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI (vedere figura succ.).
Nella figura che segue è stata richiesta la visualizzazione dei “Listini (0-9)” ed è stato digitato il nuovo prezzo ( “350.00”) del listino n.2 relativamente all'articolo “LAPTOP”. Il prezzo del “LAPTOP” per il listino n.2 sarà d'ora in poi sempre “350.00” fino a quando l'operatore non deciderà di variarlo con la funzione in oggetto.
Per gli altri listini, mai aggiornati dall'utente, i prezzi continueranno ad essere aggiornati all'ultimo importo assegnato all'articolo “LAPTOP” tramite la funzione modifica articoli.
4.6 Gruppi Clienti
La funzione “GRUPPI CLIENTI” consente di creare classi di clienti per facilitare le successive funzioni di:
– emissione di fatture multiple – gestione dei Listini / Prezzi
L'operatore tramite il campo “GRUPPO” (figura succ.) potrà selezionare una delle categorie già presenti oppure digitare il nome di un nuovo gruppo di clienti.
Premuto il tasto esegui sarà visualizzata una tabella con tutti i clienti.
I clienti appartenenti al gruppo avranno selezionata/flaggata la colonna “SELEZ.”.
4.7 Gruppi Articoli
La funzione “GRUPPI ARTICOLI” consente di creare classi di articoli per facilitare le successive funzioni di:
– gestione dei Listini / Prezzi
L'operatore tramite il campo “GRUPPO” (figura succ.) potrà selezionare una delle categorie già presenti oppure digitare il nome di un nuovo gruppo di articoli.
Premuto il tasto esegui sarà visualizzata una tabella con tutti gli articoli.
Gli articoli appartenenti al gruppo avranno selezionata/flaggata la colonna “SELEZ.”.