Il Gestionale per la contabilità e la fatturazione dei Professionisti, Enti e delle Medie e Piccole Imprese.
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Guida Rapida Fatturazione
Versione 8.54
by QuickMastro srl
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INDICE
1. NOZIONI DI BASE ... 6
1.1 Installazione ... 6
1.2 Domande frequenti ... 7
1.3 Periodo di prova ... 8
1.4 Prima di iniziare a digitare... ... 9
2. ATTIVAZIONE ... 11
2.1 Attivazione ONLINE ... 11
2.2 Attivazione via E-MAIL ... 12
2.3 Sostituzione del PC ... 13
3. IMPOSTAZIONI GENERALI ... 14
3.1 Premessa ... 14
3.1 Configurazione generale e fiscale ... 15
3.2 Layout predefinito (modello di stampa predefinito) ... 19
3.3 Gestione Codice Ottico / Protocollo QuickMastro® – Fattura Digitale ... 23
3.4 Layout EXCEL (modello di stampa su foglio EXCEL) ... 25
3.5 Configurazione FATTURE ... 26
3.6 Configurazione DDT / Avvisi di Fattura ... 27
3.7 Configurazione ORDINI / PREVENTIVI ... 28
4. ARTICOLI, CLIENTI, LISTINI, GRUPPI CLIENTI ... 29
4.1 Articoli ... 29
4.2 Articoli Distinta Base ... 31
4.3 Clienti ... 32
4.4 Gestione SCONTI MULTIPLI (es. 30% + 10%) ... 34
4.5 Gestione Listini / prezzi articoli ... 35
4.6 Gruppi Clienti ... 37
4.7 Gruppi Articoli ... 38
5. FATTURAZIONE ... 39
5.1 Premessa ... 39
5.2 Emissione Fattura di Vendita ... 39
5.3 Modifica / Cancellazione Fattura di Vendita ... 45
5.4 Stampe Fatture di Vendita ... 46
5.5 Registro Fatture di Vendita ... 47
5.6 Contabilizzazione Fatture di Vendita ... 48
5.7 Reset Contabilizzazione Fatture di Vendita ... 50
5.8 Allegato predefinito e parametrizzato da abbinare alla stampa ... 51
6. ORDINI, DDT/AVVISI DI FATTURA, PROMEMORIA, DOC. DI CARICO ... 52
6.1 ORDINI / PREVENTIVI ... 52
6.2 DDT / AVVISI DI FATTURA ... 53
6.3 PROMEMORIA ... 54
6.4 DOCUMENTI DI CARICO ... 55
7. GESTIONE AGENTI ... 57
7.1 Premessa ... 57
7.2 INSERIMENTO DELLE PERCENTUALI DI PROVVIGIONE ... 58
7.3 ABBINAMENTO DEGLI AGENTI AI CLIENTI ... 58
7.4 ABBINAMENTO DEGLI AGENTI ALLE FATTURE ... 59
7.5 PROSPETTO PROVVIGIONI ... 61
8. UTILITA' – MODULO FATTURAZIONE ... 62
8.1 IMPORTAZIONE ARTICOLI DA FILES ESTERNI ... 62
8.2 IMPORTAZIONE ORDINI / PREVENTIVI DA FILES ESTERNI ... 63
8.3 IMPORTAZIONE FATTURE DA FILES ESTERNI ... 64
8.4 INVIO EMAILS ( Mailing list, Newsletter ) ... 65
8.5 CANCELLAZIONE ARCHIVI – FATTURE, DDT/AVVISI DI FATTURA, ORDINI ... 67
8.6 RIPRESA DDT/AVVISI DI FATTURA DALL'ESERCIZIO PRECEDENTE ... 67
8.7 ANNULLA RIPRESA DDT/AVVISI DI FATTURA ... 67
8.8 GESTIONE RI.BA. - STAMPA RI.BA. ... 68
9. PIANO DEI CONTI ... 69
9.1 Premessa ... 69
9.2 Inserimento di un nuovo conto (clienti, fornitori, costi, ricavi, debito,etc) ... 72
9.3 Modifica / Cancellazione di un conto ... 74
9.4 Anagrafica Clienti e Fornitori ... 74
9.5 Calcolo del codice fiscale ... 74
9.6 Gestione dei Mastri ... 75
9.7 Gestione dei Gruppi ... 76
9.8 Piano dei Conti ... 77
9.9 Importazione anagrafica Clienti e Fornitori ... 78
9.10 Configurazione parametri azienda ... 79
9.11 Allineamento del Piano dei Conti con l'esercizio precedente ... 83
9.12 Ripristino abbinamento conti al Bilancio IV dir. CEE ... 83
9.13 Gestione Piano dei Conti – Operazioni in serie / multiple ... 84
9.14 Anagrafica comune Clienti e Fornitori ... 85
10. APERTURA CHIUSURA ... 87
10.1 Nuovo esercizio (creazione) ... 87
10.2 Creazione Esercizio precedente ... 88
10.3 Apertura contabile dell'esercizio ... 89
10.4 Chiusura contabile dell'esercizio ... 91
10.5 Annullare le scritture contabili di apertura ... 92
10.6 Annullare le scritture contabili di chiusura ... 93
10.7 Inserimento del Bilancio di apertura / saldi di apertura ... 94
11. UTILITA’ - MODULO CONTABILITA' ... 95
11.1 Organizzazione check e ripristino archivi ... 95
11.2 Ricalcolo statistiche clienti e fornitori ... 95
11.3 Creazione nuova azienda ... 96
11.4 Aliquote IVA e codici di esenzione ... 98
11.5 Configurazione parametri contabili ... 99
11.6 Rinumerazione registrazioni ... 100
11.7 Sostituzione dei codici IVA ... 101
11.8 Azzeramento archivi contabili ... 101
11.9 Azzeramento dei conti Clienti e Fornitori ... 101
11.10 Cancellazione dell'azienda ... 102
11.11 Importazione archivi contabili da aziende gestite con QuickMastro ... 103
11.12 Importazione PRIMA NOTA da files esterni ... 105
12. SISTEMA ... 106
12.1 Cambio data ... 106
13. USCITA ... 107
13.1 Lista aziende ... 107
13.2 Uscita ... 107
14. INFORMAZIONI SU QuickMastro ... 108
1. NOZIONI DI BASE
1.1 Installazione
Il software QuickMastro può essere installato su personal computer con sistema operativo Windows o Linux (mediante l’uso di appositi software es. WINE) e prevede una procedura di attivazione online o via e-mail.
Prima di procedere alla installazione, è necessario verificare che:
– la data del sistema operativo sia esatta;
– l’utente abbia i requisiti di amministratore di sistema;
– dopo l’installazione l’utente possa accedere alla cartella \SMART.EUR in lettura e scrittura;
– per la successiva fase di attivazione: il computer sia collegato ad internet e che i software antivirus/firewall/spyware etc consentano l’accesso alla rete per la procedura di attivazione online (in caso contrario è possibile procedere all’attivazione via e-mail).
Dopo aver scaricato il software dal sito internet www.QuickMastro.it cliccare sull’icona
“installCED…” per avviare il programma di installazione.
L’installazione è automatica ed è sufficiente confermare con “ok” o “avanti”. Qualora venissero segnalati dei messaggi di errore proseguire annotando la segnalazione. Se il software non dovesse installarsi correttamente contattarci a info@contabilita-pmi.it.
Al termine della installazione il software risulterà installato nel disco principale del computer nella cartella C:\PROGRAMMI\QuickMastro (di regola il disco predefinito è il disco “C:” presente nelle risorse del computer).
Per avviare il programma cliccare sull’apposita icona creata nel menù programmi\contbilitapmi del menù “Start” di Windows o analogo menù di Linux.
NOTA PER LA GESTIONE DEGLI ARCHIVI IN RETI LOCALI: Gli archivi contabili risiedono nel percorso predefinito C:\SMART.EUR all’interno di cartelle identificate dalla estensione “.AZI”. Gli utenti con versione CED/Studio o superiori potranno modificare il disco nel quale far risiedere gli archivi contabili es. F:\SMART.EUR selezionandolo tra quelli presenti tra le risorse del computer (tasto F2 dal menù delle aziende).
1.2 Domande frequenti
a) GLI ARCHIVI CONTABILI NON VENGONO MAI CANCELLATI;
b) PRIMA DI OGNI INSTALLAZIONE SUCCESSIVA ALLA PRIMA EFFETTUARE UNA COPIA DI BACKUP;
c) OGNI INSTALLAZIONE SUCCESSIVA ALLA PRIMA DISINSTALLA LA PRECEDENTE PER LA SOLA PARTE DEL SOFTWARE;
d) LE INSTALLAZIONI SUCCESSIVE SONO “COMPATIBILI VERSO IL BASSO” (CON LE PRECEDENTI VERSIONI) E SE NECESSARIO ADATTANO/AGGIORNANO GLI ARCHIVI CONTABILI MANTENENDONE SEMPRE IL CONTENUTO ORIGINARIO;
e) LE INSTALLAZIONI SUCCESSIVE ALLA PRIMA SONO RIGIDE (NON E’ POSSIBILE TORNARE INDIETRO);
f) DOPO OGNI AGGIORNAMENTO POTREBBE ESSERE RICHIESTA UNA NUOVA ATTIVAZIONE ONLINE O VIA E-MAIL (RICORDARE CHE IL NUMERO SERIALE E’
INDICATO NELLA FATTURA);
1.3 Periodo di prova
Il software viene venduto in licenza d’uso annuale esclusivamente online sul sito www.QuickMastro.it senza intermediari con la formula “dal produttore al consumatore”.
Compilando un ordine, non impegnativo, sarà inviata una mail con il link dal quale scaricare la versione professional ordinata.
Tale versione potrà essere è sarà liberamente utilizzabile per un periodo di prova di 30 giorni.
L’utente avrà quindi tempo di provare il software e potrà decidere se acquistare il codice per l’attivazione della licenza d’uso annuale.
Tutti gli ordini non seguiti dal pagamento saranno cestinati.
Se si volesse variare i dati inviati sarà necessario eseguire un nuovo ordine oppure inviare una mail ai contatti indicati sul sito www.QuickMastro.it
Scaduti i 30 giorni del periodo di prova la versione professionale non funzionerà e l’utente potrà decidere se rimuoverla dal sistema.
Si ricorda che i dati contabili inseriti non vengono mai cancellati anche se il software QuickMastro viene volutamente rimosso dal computer. Tali dati si trovano, di regola, nella cartella C:\SMART.EUR in cartelle con estensione “.AZI”. Solamente la rimozione della cartella SMART.EUR comporta la perdita dei dati contabili.
1.4 Prima di iniziare a digitare...
La procedura prevede l’utilizzo dei tasti funzione F1…F10 presenti sulla tastiera, per verificare quali tasti sono attivi è sufficiente leggere il contenuto della “scrollbar” in fondo ad ogni finestra.
Tutti i campi data permettono di inserire la data in formati “sintetici”, es. invece di digitare l’intera stringa: “01/01/2009” è possibile digitare anche solo “01012009” e la procedura automaticamente formatterà la data nel formato corretto.
I campi “conto” “codice conto” etc (permettono di selezionare/ricercare un conto/cliente/fornitore). Digitare, anche solo parzialmente:
1. il numero del conto (es. “1050001”)
2. le iniziali della descrizione del conto medesimo (es. “cassa”,”telecom”,etc...)
3. la Partita IVA del cliente/fornitore digitandola preceduta da un punto “.” (es.
“.088200”)
Le tabelle con gli elenchi di registrazioni/movimenti contabili (es. libro giornale, registri iva, ricerche di movimenti, etc) consento la visualizzazione estesa della registrazione/movimento tramite il doppio clic del mouse sulla riga desiderata.
Qualsiasi funzione/finestra può essere chiusa/annullata tramite la pressione del tasto ESC.
Attenzione, a volte i campi contengono spazi che non permetto di inserire ulteriori caratteri. Per risolvere il problema posizionare il cursore all’inizio del campo e premere
“Shift+Fine” oppure “Shift+End”. (Il tasto shift è il tasto sulla sinistra, sopra il tasto Ctrl.) tale operazione permette di evidenziare tutti i caratteri del campo (spazi, lettere e numeri) che potranno poi essere cancellati premendo semplicemente il tasto “Canc” o il testo desiderato.
2. ATTIVAZIONE
L’attivazione è una procedura di protezione del software con la quale si elabora e trasmette il codice univoco di identificazione del computer, la versione installata, ed il numero seriale del cliente (indicato nella fattura). In base a questi dati viene elaborato un codice univoco per lo sblocco della versione acquistata ed inviato con le modalità online o via e-mail. Tale codice lega la licenza d’uso acquista al computer sul quale è installato il software QuickMastro.
Salvo specifiche autorizzazioni e versione (CED/Studio) non è possibile attivare il software su più di un computer.
Qualora si dovesse procedere alla sostituzione/aggiornamento hardware o per acquistare ulteriori licenze d’uso si prega di contattare il sito www.QuickMastro.it.
Si ricorda che il software viene ceduto in licenza d’uso annuale. L’acquisto di una qualunque versione Professional e la corretta attivazione abilita all’uso del software per l’anno contabile in corso e per quelli precedenti. Se l’utente lo riterrà opportuno potrà acquistare, di anno in anno, le licenze d’uso successive. Non è previsto un obbligo di rinnovo.
2.1 Attivazione ONLINE
L’attivazione online può essere effettuata solo se il computer è connesso ad Internet e se QuickMastro è autorizzato ad accedere alla rete (verificare eventuali Firewall etc.).
L’utente, dopo cliccato sul bottone Attivazione ONLINE, dovrà inserire il codice seriale indicato nella fattura. QuickMastro completerà la procedura di attivazione in pochi secondi.
Qualora l’attivazione non dovesse essere completata regolarmente riprovare una seconda volta e se il problema persistesse procedere con l’attivazione via e-mail.
L’attivazione online trasmette i soli dati tecnici utili a identificare il computer, la versione del software installata ed il codice seriale. I dati trasmessi non vengono memorizzati dai server QuickMastro.
2.2 Attivazione via E-MAIL
L’attivazione E-MAIL è sostitutiva dell’attivazione online. E’ una procedura più lenta in quanto l’utente dovrà inviare alcuni dati per e-mail ed attendere la risposta dell’operatore con il codice di attivazione. Si consiglia di utilizzare questa modalità solo se strettamente necessario.
I dati da inviare per e-mail sono:
- versione del software acquistata es. CED/Studio;
- codice seriale;
- codice “PIN” del computer. Tale numero univoco viene elaborato dal software QuickMastro in base alle caratteristiche del computer e visualizzato subito dopo aver cliccato il bottone “Attivazione E-MAIL” ;
L’utente riceverà una mail con il codice di attivazione abbinato al computer sul quale ha installato il software QuickMastro e dovrà quindi entrare nel programma e cliccare sul bottone “Attivazione E-MAIL” inserendo il codice di attivazione ricevuto e confermando.
L’attivazione E-MAIL trasmette i soli dati tecnici utili a identificare il computer, la versione del software installata ed il codice seriale o numero di ordine. I dati trasmessi non vengono memorizzati.
2.3 Sostituzione del PC
Dopo aver completato la procedura di attivazione del software non è possibile, salvo specifiche autorizzazioni, “trasportare” la licenza attivata su un diverso computer.
Qualora si dovesse procedere alla sostituzione, all’aggiornamento dell’hardware o per acquistare ulteriori licenze d’uso si prega di contattare il sito www.QuickMastro.it .
I dati contabili possono essere sempre copiati su altri computer o supporti esterni tramite la funzione di backup o con semplici operazioni di tipo copia e incolla.
Si consiglia di effettuare copie di backup ogni volta che si utilizza il programma e di eseguire almeno una copia su un supporto esterno al computer di lavoro es. dischi a stato solido, pendrive, dvd etc.
3. IMPOSTAZIONI GENERALI
3.1 Premessa
L'utente potrà accedere al menù per la gestione del modulo FATTURAZIONE (fig.
successiva) tramite il bottone “Modulo Fatturazione” del menù principale del modulo CONTABILITA.
Il menù principale è composto da un menù orizzontale (prima riga in alto) e da un menù a bottoni suddiviso per categorie (per l'accesso rapido alle funzioni più utilizzate).
L'operatore dovrà come prima cosa impostare i parametri fiscali (bottone in giallo
“Config. Generale” ed il layout di stampa delle fatture ( bottone in giallo “Modello FT”).
Tale procedimento è necessario per abilitare le funzioni di emissione Fattura/Ordine/DDT/Avviso di Fattura/Promemoria.
I modelli di stampa dei documenti potranno essere scelti tra i modelli predefiniti oppure tra i modelli predisposti/creati con il programma EXCEL (vedere capitolo Layout Excel).
Tutti i modelli potranno essere personalizzati dall'utente.
3.1 Configurazione generale e fiscale
La finestra “Configurazione Generale” viene visualizzata premendo il bottone “Config.
Generale” oppure tramite l'opzione “Utilità-->Configurazione Parametri di Fatturazione”
del menù principale.
L'operatore potrà definire i parametri fiscali per ogni registro delle fatture di vendita selezionando di volta in volta la scheda del registro desiderato (vedere fig. prec. Punto 1), nella maggior parte dei casi si tratterà di configurare il solo registro 1.
I dati inseriti in questa scheda saranno ripresi dalla funzione emissione fattura come parametri fiscali predefiniti.
Si riporta di seguito l'elenco delle voci evidenziate nella figura precedente:
1) è il menù orizzontale che consente di indicare quale Registro di Vendita (da 1 a 4) si vuole configurare.
2) Il campo “Decimali per il prezzo articoli” definisce quale è il numero di decimali a cui arrotondare il prezzo degli articoli. Di solito sarà sufficiente l'arrotondamento a 2 decimali (es. “1.250,64”). Si consiglia di lasciare il campo impostato a “2”.
3) Il campo “Registro di default (2/3/4)” definisce il registro predefinito (tra i registri 2,3 e 4) per le “funzioni condivise” dei tre registri.
Il registro num. 1 viene gestito in maniera autonoma (bottoni di colore “rosa/ocre”
a sinistra del menu principale).
La gestione dei registri rimanenti (2,3,4) avviene tramite i bottoni posti a destra del menù principale. Tali funzioni sono condivise tra i 3 registri e per questo motivo è necessario ad ogni esecuzione indicare il registro in uso. Il valore predefinito coincide appunto con il campo “Registro di default (2/3/4).
4) Il campo “Numero iniziale Fatture” consente di definire il numero da cui iniziare ad emettere le fatture (es. fattura n. “05001”), nella maggior parte dei casi si dovrà lasciare il valore ad “1”. E' altresì consentito aggiungere alla numerazione delle fatture una codifica seriale (campo immediatamente successivo).
Tali campi non sono modificabili dopo l'inizio dell'emissione delle fatture.
5) Il campo “Contributo integrativo e/o ENASARCO” consente di impostare l'aliquota su cui calcolare gli eventuali contributi integrativi e/o contributi Enasarco.
6) Il campo “da calcolare sul” definisce l'aliquota da applicare al “Totale imponibili”
(della fattura) per determinare la base di calcolo del campo “Contributi integrativo e/o contributi Enasarco”. Ad esempio se i contributi integrativi devono essere calcolati sul 50% delle imponibili si dovrà indicare “50.00”.
Di solito tale valore è impostato a “100”.
7) I campi “Soggetto ad IVA”, “Soggetto a Rit.Fiscale” e “Soggetto a Trattenuta”
consente, con la massima flessibilità, di stabilire quali criteri adottare con l'importo relativo al “Contributo integrativo..” (vale anche per la “rivalsa”). Per esempio si
potrà decidere se il contributo integrativo dovrà essere aggiunto o meno alla base di calcolo dell' IVA, della ritenuta d'acconto o della trattenuta.
8) Il campo “Rivalsa” si comporta come il campo “Contributo integrativo...” (punto 5) riferendosi però all'eventuale rivalsa.
9) Il campo “Ritenuta d'Acconto” consente di definire l'aliquota applicata per il calcolo delle ritenute.
10) Il campo “Aliquota IVA” determina l'aliquota IVA da applicare al “Contributo Integrativo e/o ENSARCO” e alla “Rivalsa” per determinare l'imposta quando tali importi sono “Soggetti ad IVA” (vedi punto 7).
11) L'opzione “Fattura con IVA ad esigibilità differita” determina il valore predefinito dell'opzione IVA ad esigibilità differita. Quando è attivata l'opzione alla fattura sarà aggiunta la descrizione riportata nel campo successivo, in modo tale da riportare in fattura anche gli estremi normativi.
12) Il campo “Cod. Esenzione....” consente di determinare quale codice iva (esente, non imponibile e non soggetto) dovrà essere abbinato agli importi dei Contributi e della Rivalsa con l'opzione “Soggetto ad IVA” non selezionata.
13) Il campo “Codice EAN...” consente di abilitare la ricerca degli articoli non in base al codice articolo (valore di default) ma per “Codice EAN” (vedere l'anagrafica articoli).
14) I campi relativi ai codici conti predefiniti consentono di determinare in fase di contabilizzazione delle fatture emesse quali debbano essere i conti di ricavo e di debito a cui abbinare le ritenute d'acconto, le trattenute, la rivalsa ed i contributi.
Il codice di ricavo predefinito sarà abbinato a tutti gli articoli inseriti manualmente (tasto “F8 Agg.riga descrizione” del menù inserimento fattura).
15) I campi “Descrizione articoli CONTRIBUTI” e “Descrizione articoli RIVALSA”
consento di personalizzare il testo da riportare in fattura relativamente ai contributi e alla rivalsa calcolati.
16) L'operatore può vincolare la scelta dei clienti al solo mastro selezionato al campo
“Mastro predefinito clienti”, oppure abilitare tutti i mastri clienti. (“TUTTI I MASTRI”).
17) L'utente attraverso le opzioni “Configurazione del Nome del file PDF” potrà decidere quale sarà il formato del nome del file pdf generato dalla stampa del documento. Le opzioni disponibili permettono di integrare nel nome del file:
- la sigla dell'azienda che emette la fattura + n.registro iva + num.doc.
- la partita iva del cliente + n.registro iva + num doc. , - il n.registro iva + num doc.
Utilizzare, per ogni registro iva, il bottone “Registra” per confermare i valori digitati/visualizzati.
N.B. In fase di emissione fattura tutti i parametri fiscali qui predefiniti possono essere modificati (scheda “Parametri Fiscali”).
3.2 Layout predefinito (modello di stampa predefinito)
Il modulo Fatturazione consente attraverso i menù/bottoni (finestra principale):
• Modello Ordini
• Modello DDT/Avviso di FT
• Modello FT
la selezione di uno dei formati di stampa predefiniti per ognuno dei 4 registri disponibili.
I formati di stampa predefiniti sono i seguenti:
• Professionista,
• Azienda di servizi,
• Azienda commerciale,
• Agente di commercio/rappresentante.
Tali formati integrano un sfondo grafico e le impostazioni/coordinate di stampa.
Il formato selezionato visualizzerà o meno in fase di emissione fattura i seguenti campi:
• sconto, q.tà., prezzo singolo (azienda commerciale, azienda di servizi,agente di commercio)
• ritenute d'acconto (professionista, agente di commercio)
• contributi integrativi (agente di commercio)
L'operatore a seconda delle proprie esigenze selezionerà uno dei formati proposti.
Qualora lo sfondo grafico non soddisfi le attese, si potrà sostituire lo sfondo con una immagine grafica personalizzata.
La corretta procedura per la personalizzazione delle stampe è la seguente:
1) selezionare un formato di stampa dall'elenco proposto (ad esempio il formato con descrizione “... SENZA SFONDO”) e premere il bottone “Applica” (ciò attiverà i campi desiderati);
2) premere il bottone “Sfondo” per sostituire/copiare l'immagine precedentemente creata dall'operatore. L'immagine dello sfondo dovrà rispettare le dimensioni di 1548x2241 punti (larghezza x altezza), si consiglia di usare un formato grafico per il file di tipo “.gif” o “.bmp” in modo tale da non perdere qualità nella compressione dell'immagine.
3) L'operatore potrà modificare la posizione di stampa dei singoli campi tramite il bottone “Aggiusta” che consente di accedere alla tabella di configurazione dei parametri di stampa (vedere figura successiva).
Tale tabella consente di:
• abilitare/disabilitare i singoli campi visualizzati nella tabella;
• di cambiare il formato di stampa ;
• di spostare il campo utilizzando la colonna “Cord.Y” (posizione verticale) e
“Cord.X” (posizione orizzontale);
• di stabilire la lunghezza del campo (colonna “Lung.C”);
• di scegliere il tipo di Font (colonna “Font”);
• di impostare la dimensione del Font (colonna “Dim.Fo”);
• di evidenziare in neretto o meno il campo (colonna “Bold”).
Le variazioni apportate alla tabella (visualizzata solo dopo la pressione del bottone
“Aggiusta”) sono immediatamente registrate (nessun altro bottone di conferma dovrà essere premuto).
Sarà possibile visualizzare l'anteprima delle modifiche apportate tramite il bottone
“Anteprima”.
Il bottone “Default” ripristina le stampe predefinite dalla procedura. La pressione di tale bottone farà perdere tutte le personalizzazioni apportate al formato di stampa delle fatture,ddt/avvisi di fattura.
I bottoni “Importa” ed “Esporta” consento all'utente di esportare ed importare i parametri di stampa definiti nella tabella (visualizzata dal menu “Aggiusta Campi”) su altre aziende/contabilità o pc.
Sul sito web sono disponibili numero altri modelli di stampa (sezione
“DOWNLOAD\MODELLI”).
L'operatore potrà inoltre modificare la tipologia del documento stampato tramite il campo “Tipo di Documento(Fatt./Fatt.Acc./etc)”. Qualora lo sfondo integri tale descrizione lasciare il campo vuoto.
Il logo può essere facilmente apposto al documento utilizzando il bottone “Logo” e selezionando il file grafico (.gif o .bmp) con dimensioni di 800x300 punti (larghezza x altezza), per cambiare la posizione di visualizzazione del logo utilizzare il bottone
“Aggiusta” e le colonne “Cord.X” e “Cord.Y” della riga relativa al logo.
Le fatture di vendita con IVA ad esigibilità differita riportano in automatico nel campo ANNOTAZIONI 1 e 2 (riga 8 e 9 bottone “Aggiusta Campi”) la descrizione “ Operazione con imposta ad esigibilità differita ai sensi dell'articolo 7 del D.L. 185/2008", per disabilitare la stampa di tale indicazione deselezionare la colonna “ATTIVO”.
3.3 Gestione Codice Ottico / Protocollo QuickMastro
®– Fattura Digitale
L'introduzione di un codice ottico nel classico documento cartaceo (fattura/ddt/etc.) consente la digitalizzazione delle informazioni contenute in esso.
Tale codice potrà essere acquisito/letto facilmente mediante uno scanner, una webcam o un file immagine/pdf.
QUICKMASTRO® e' il protocollo proposto da QuickMastro s.r.l. per la codifica dei documenti cartacei in digitale (www.quickmastro.it).
I documenti cartacei integrati con uno codice ottico presentano i seguenti vantaggi:
– sono documenti tradizionali con un'impronta digitale che ne garantisce l'unicità ed una maggiore protezione da alterazioni/falsificazioni;
– sono documenti che possono essere letti con uno scanner o altro dispositivo ottico ed essere automaticamente registrati in contabilità;
QuickMastro integra nei documenti di vendita il codice a barre bidimensionale QRCode®.
Il modulo Fatturazione consente di integrare il codice ottico in tutti i documenti (ordini, fatture, ddt, avvisi di fattura).
La posizione del codice ottico nel documento contabile potrà essere personalizzata, cosi' come per tutti gli altri campi, tramite la funzione MODELLO FT, MODELLO DDT, MODELLO ORDINE sezione LAYOUT FATTURE bottone “AGGIUSTA” (vedere foto successiva).
Il bottone “AGGIUSTA” consente di accedere alla tabella delle coordinate di stampa dei campi. Selezionare la riga 46 “BARCODE” per modificare le colonne Cord.Y e Cord.X per impostare le nuove coordinate di stampa. Utilizzare la colonna “ATTIVO” per attivare/disattivare la visualizzazione del codice a barre nel documento.
La colonna “Dim.Font.” determina la dimensione del codice ottico, si consiglia comunque di non ridurre la dimensione dal valore preimpostato (10) per evitare possibili errori in lettura/scansione.
3.4 Layout EXCEL (modello di stampa su foglio EXCEL)
La procedura consente di inviare i dati di stampa direttamente ad un documento/modello Excel (Microsoft Excel).
Un modello XLS è disponibile sul sito web nella sezione “DOWNLOAD/MODELLI”.
L'opzione nell'uso del Layout Excel è alternativa all'uso dei modelli di Layout predefinito.
La procedura per attivare l'uso del modello Excel è la seguente:
1) attivare l'opzione “Stampa utilizzando un file xls.” ;
2) selezionare le coordinate di stampa dall'elenco “Coordinate di stampa predefinite” (le scelte disponibili sono FATTURA o RICEVUTA),
3) selezionare il file xls premendo il bottone “File xls...”;
4) confermare le impostazioni tramite il bottone “Applica xls”.
Le personalizzazioni tramite il bottone “Aggiusta” seguono quanto detto nel capitolo precedente.
N.B. Per il funzionamento del modello LAYOUT EXCEL è necessario che sul PC sia installato il software MICROSOFT EXCEL.
3.5 Configurazione FATTURE
La funzione di configurazione delle fatture è richiamata tramite il bottone “Modello FT”
oppure il menù “Utilità--->Configurazione Layout delle Fatture”
L'operatore potrà scegliere e personalizzare il formato di stampa dei documenti tramite la scheda/sezione “Layout FATTURE” (vedere il capitolo relativo al “Layout predefinito” ed il “Layout EXCEL”).
La scheda “Intestazione FT” consente di compilare i campi “fissi” denominati:
– “Intestazione” (preimpostati in alto nella pagina di stampa) – “Piè di Pagina” (preimpostati in fondo alla pagina di stampa).
Si potrà ad esempio indicare la ragione sociale e l'indirizzo della società nel campo
“Intestazione”, mentre gli estremi bancari potranno essere inseriti nel campo “Pie di Pagina”.
Maggiori personalizzazioni grafiche sono disponibili nella sezione “Layout ...”.
3.6 Configurazione DDT / Avvisi di Fattura
La funzione di configurazione dei DDT/Avvisi di Fattura è richiamata tramite il bottone
“Modello DDT” oppure il menù “Utilità--->Configurazione Layout dei DDT/Avvisi di Fattura”.
L'operatore potrà scegliere e personalizzare il formato di stampa dei documenti tramite la scheda/sezione “Layout DDT/AVVISO FT” (vedere il capitolo relativo al “Layout predefinito” ed il “Layout EXCEL”).
La scheda “Intestazione DDT/AVVISO DI FATTURA” consente di compilare i campi
“fissi” denominati:
– “Intestazione” (preimpostati in alto nella pagina di stampa) – “Piè di Pagina” (preimpostati in fondo alla pagina di stampa).
Si potrà ad esempio indicare la ragione sociale e l'indirizzo della società nel campo
“Intestazione”, mentre gli estremi bancari potranno essere inseriti nel campo “Pie di Pagina”.
Maggiori personalizzazioni grafiche sono disponibili nella sezione “Layout ...”.
3.7 Configurazione ORDINI / PREVENTIVI
La funzione di configurazione degli ORDINI/PREVENTIVI è richiamata tramite il bottone “Modello Ordini” oppure il menù “Utilità--->Configurazione Layout ORDINI / PREVENTIVI”
L'operatore potrà scegliere e personalizzare il formato di stampa dei documenti tramite la scheda/sezione “Layout ORDINI/PREVENTIVI” (vedere il capitolo relativo al
“Layout predefinito” ed il “Layout EXCEL”).
La scheda “Intestazione ORDINI/PREVENTIVI” consente di compilare i campi “fissi”
denominati:
– “Intestazione” (preimpostati in alto nella pagina di stampa) – “Piè di Pagina” (preimpostati in fondo alla pagina di stampa).
Si potrà ad esempio indicare la ragione sociale e l'indirizzo della società nel campo
“Intestazione”, mentre gli estremi bancari potranno essere inseriti nel campo “Pie di Pagina”.
Maggiori personalizzazioni grafiche sono disponibili nella sezione “Layout ...”.
4. ARTICOLI, CLIENTI, LISTINI, GRUPPI CLIENTI
4.1 Articoli
Per accedere alla gestione degli articoli utilizzare il bottone “Articoli” oppure il menù
“Utilità-->Articoli”.
Per agevolare la compilazione delle FATTURE, DDT, ORDINI, PREVENTIVI, etc. si consiglia di inserire tramite la funzione in oggetto tutti gli articoli e/o descrizioni di servizi oggetto dell'attività di fatturazione.
L'operatore potrà aggiungere gli articoli tramite il bottone “Aggiungi” mentre selezionando dall'elenco la riga dell'articolo desiderato (evidenziata in giallo) potrà modificare (bottone “Modifica”) o cancellare l'articolo (bottone “Cancella”).
La lista degli articoli (vedi figura prec.) viene visualizzata da tutte le funzioni di inserimento/modifica dei documenti (fattura, ddt, etc.) digitando il codice dell'articolo oppure se espressamente richiesto digitando il codice EAN (vedere il menù
“Configurazione Parametri generali”).
La lista degli articoli consente di accedere alle seguenti funzioni:
1) semplice selezione dell'articolo (tasto “Conferma” o doppio clic sulla riga);
2) inserimento di un nuovo articolo (tasto “Aggiungi”);
3) modifica dell'articolo selezionato (tasto “Modifica”);
4) cancellazione dell'articolo selezionato (tasto “Cancella”);
5) stampa della lista degli articoli (tasto “Stampa);
6) esportazione della lista articoli in un documento Excel.
La scheda di inserimento e modifica articolo richiede la compilazione di alcuni campi obbligatori:
– il codice articolo,
– l'importo/prezzo dell'articolo,
– il codice IVA da applicare all'articolo (es. “20” , “N15”, “E10”, etc), – l'unita di misura,
– il codice del conto di ricavo da abbinare all'articolo (vedere il capitolo PIANO DEI CONTI),
– il codice del conto dell'eventuale costo dell'articolo (per le bolle di carico).
La scelta del codice conto è fondamentale qualora l'operatore gestisca anche la contabilità dell'azienda, infatti consentirà eventualmente di distinguere i ricavi per articoli venduti.
Il codice EAN sarà obbligatorio solo qualora l'operatore preferisca eseguire le ricerche in base a tale campo (vedere il menù “Configurazione Parametri generali”).
L'operatore proseguirà poi con l'inserimento/modifica della descrizione dell'articolo attraverso la tabella “Descrizione Articolo”, ogni riga ha un limite massimo 70 caratteri.
4.2 Articoli Distinta Base
La Distinta Base e' rappresentabile come una lista di articoli. Utilizzando un articolo con Distinta Base, ad esempio per l'emissione dei documenti, saranno ripresi nel documento tutti gli articoli che compongono la lista e quindi anche scaricati dal magazzino.
Per creare un Articolo Distinta Base selezionare l'opzione “distinta base” in fase di creazione dell'articolo (fig.successiva lato destro).
A differenza degli articoli ordinari, l'articolo con distinta base richiede l'inserimento dei codici articolo (colonna COD.ARTICOLO, digitare parte o tutto il codice e premere invio per ricercare l'articolo) e le relative quantità.
Nella prima riga della distinta base (COD.ARTICOLO uguale a “DISTINTA BASE”) si potrà digitare una descrizione dell'articolo (colonna “DESCRIZIONE ARTICOLO”), la colonna QUANTITA', a differenza delle righe successive, non dovrà essere valorizzata.
L'importo/prezzo riportato nel documento sarà quello digitato nell'articolo distinta base (campo “Importo”) e non la somma dei singoli importi degli articoli che lo compongono.
Gli articoli che compongono una distinta base potranno essere cancellati/eliminati solo dopo la preventiva rimozione dalla distinta base.
4.3 Clienti
I clienti sono gestiti come tutti gli altri conti (costi, ricavi, debiti, crediti, etc) dal Piano dei Conti del modulo Contabilità, si consiglia quindi di consultare il capitolo relativo al
“PIANO DEI CONTI”.
Riportiamo di seguito una sintetica guida per la creazione/modifica/cancellazione dei clienti.
Inserimento di un nuovo cliente:
– premere il bottone verde con il simbolo “+” dalla funzione di emissione fattura, ddt, avviso, etc.
– oppure dal menù principale premere il bottone “Clienti Fornitori” con il simbolo verde (+) (figura successiva, primo bottone da sinistra).
Il codice conto clienti è composto da 7 caratteri/numeri. I primi 3 numeri identificano la categoria di appartenenza del conto (gruppo/mastro).
Nel piano dei conti predefinito il conto clienti appartiene alla gruppo/mastro “105”, quindi l'operatore potrà inserire i nuovi clienti indicando nei campi “Gruppo/Mastro” il codice “105” ed automaticamente sarà proposta la numerazione progressiva del conto e si potrà proseguire con l'inserimento dei dati anagrafici.
La scheda d'inserimento dei dati è suddivisa in una sezione “Anagrafica” ed una sezione “Anagrafica per la Fatturazione”. Entrambe le sezioni dovranno essere compilate.
La sezione “Anagrafica” consente di definire gli elementi base di identificazione del cliente.
La sezione “Anagrafica per la Fatturazione” consente invece di definire i parametri per la fatturazione quali l'eventuale rateizzazione dei pagamenti ( campo “Scad.Pag.ti (gg)” e
“Rata % Tot.FT”) , gli estermi bancari del cliente, la modalità di pagamento e l'eventuale abbinamento al listino di vendita.
La modifica e cancellazione dell'anagrafica cliente richiederà la ricerca del cliente tramite il codice conto cliente oppure parte della descrizione del conto dalla funzione di modifica richiamata dal bottone “CLIENTI / FORNITORI” con la matita, 2 bottone da destra della figura.
N.B. Nel modulo Contabilità è disponibile la funzione per importare in automatico da files esterni l'anagrafica dei clienti, evitando inutili inserimenti manuali (consultare il capitolo “IMPORTAZIONI ANAGRAFICA CLIENTI E FORNITORI”).
4.4 Gestione SCONTI MULTIPLI (es. 30% + 10%)
Il modulo Fatturazione consente la gestione degli sconti con aliquote multiple per i seguenti documenti: Ordini, Fatture, DDT, Avvisi di Fattura e Preventivi.
Gli sconti multipli sono identificati da un codice sconto con lunghezza massima di 6 caratteri e con una “S” come carattere iniziale, es. “S30+10”.
Per aggiungere/cancellare i “codici sconto multipli” utilizzare la funzione “UTILITA'-
>Sconti Multipli” (figura 4.3.1), tale funzione è richiamabile anche dai documenti Ordini, Fatture, etc. premendo il tasto “F1” (dalla colonna “Sconti”) oppure inserendo parte del codice di sconto e premendo tasto Invio (es. “Sxxxx”).
In fase di creazione di un nuovo sconto multiplo viene richiesto all'operatore di indicare il codice dello sconto, la descrizione dello sconto e l'aliquota di sconto effettivo che si desidera applicare al prezzo degli articoli. Per facilitare il calcolo è disponibile la sezione “Calcolo aliquota sconto effettivo” figura 4.3.1.
Si ricorda che non tutti i modelli di stampa dei documenti consentono la visualizzazione/stampa degli sconti, si consiglia di utilizzare il Layout di stampa:
“Azienda Commerciale” dal menu “Modulo FT”.
Per configurare/variare le impostazioni di stampa (coordinate x e y , dimensione carattere, dimensione campo, attivo/disattivo) dei campi “SCONTO” e “DESCRIZIONE SCONTO MULTIPLO” (riga 71 e 72) utilizzare il bottone “Aggiusta” dal menu “Modello FT”,
“Modello DDT”, “Modello Ordini”.
Figura 4.3.1 Sconti Multipli
4.5 Gestione Listini / prezzi articoli
Il modulo di Fatturazione consente all'operatore di:
– gestire fino a 9 listini da abbinare, facoltativamente, ai conti clienti (sezione
“Anagrafica per la Fatturazione”);
– di utilizzare, in alternativa al listino, il prezzo assegnato all'articolo (menù
“Articoli”). L'operatore potrà “personalizzare” i prezzi variando manualmente (vedere tabella successiva) il prezzo dell'articolo per cliente (solo i clienti che non utilizzano il listino, funzione “GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI”).
E' quindi importante definire per ogni cliente quale sarò la gestione dei prezzi (listino, prezzo generico dell'articolo oppure prezzo personalizzato).
La funzione “GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI” consente all'operatore di:
– accedere rapidamente ai prezzi applicati ai singoli articoli e consente la loro modifica semplicemente digitando il nuovo prezzo nella cella della tabella visualizzata con la pressione del bottone “Esegui” (figura prec.);
– aggiornare/visualizzare i listini (0-9);
– visualizzare/aggiornare i prezzi degli articoli utilizzando un filtro di ricerca per
“Gruppo Clienti” o singolo “Cliente” e per eventuale “Gruppo Articoli”.
GESTIONE LISTINI
La gestione dei listini consente all'operatore di suddividere la clientela in un massimo di 10 categorie (10 listini = 10 categorie di clienti).
Per ogni categoria o listino l'operatore stabilirà i prezzi dei singoli articoli tramite la funzione “GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI”.
Tutti i listini, prima che avvenga una variazione dei prezzi da parte dell'utente, utilizzano i prezzi dei singoli articoli (riprendendo l'ultimo prezzo assegnato all'articolo tramite la funzione modifica articolo). Il legame tra il prezzo dell'articolo ed il listino si interrompe solo quando l'operatore eseguirà il primo aggiornamento del prezzo dell'articolo nel listino inserendo quindi il nuovo importo nella cella della tabella
“GESTIONE LISTINI / PREZZI ARTICOLI (vedere figura succ.).
Nella figura che segue è stata richiesta la visualizzazione dei “Listini (0-9)” ed è stato digitato il nuovo prezzo ( “350.00”) del listino n.2 relativamente all'articolo “LAPTOP”. Il prezzo del “LAPTOP” per il listino n.2 sarà d'ora in poi sempre “350.00” fino a quando l'operatore non deciderà di variarlo con la funzione in oggetto.
Per gli altri listini, mai aggiornati dall'utente, i prezzi continueranno ad essere aggiornati all'ultimo importo assegnato all'articolo “LAPTOP” tramite la funzione modifica articoli.
4.6 Gruppi Clienti
La funzione “GRUPPI CLIENTI” consente di creare classi di clienti per facilitare le successive funzioni di:
– emissione di fatture multiple – gestione dei Listini / Prezzi
L'operatore tramite il campo “GRUPPO” (figura succ.) potrà selezionare una delle categorie già presenti oppure digitare il nome di un nuovo gruppo di clienti.
Premuto il tasto esegui sarà visualizzata una tabella con tutti i clienti.
I clienti appartenenti al gruppo avranno selezionata/flaggata la colonna “SELEZ.”.
4.7 Gruppi Articoli
La funzione “GRUPPI ARTICOLI” consente di creare classi di articoli per facilitare le successive funzioni di:
– gestione dei Listini / Prezzi
L'operatore tramite il campo “GRUPPO” (figura succ.) potrà selezionare una delle categorie già presenti oppure digitare il nome di un nuovo gruppo di articoli.
Premuto il tasto esegui sarà visualizzata una tabella con tutti gli articoli.
Gli articoli appartenenti al gruppo avranno selezionata/flaggata la colonna “SELEZ.”.
5. FATTURAZIONE
5.1 Premessa
Prima di procedere all'emissione delle fatture l'utente deve aver configurato/confermato i parametri generali fiscali ed il layout delle fatture.
L'utente potrà generare le fatture nei modi seguenti:
1) convertendo i DDT o Avvisi di Fattura (punto 9 fig. successiva);
2) convertendo gli Ordini o Preventivi (punto 9 fig. successiva);
3) convertendo i Promemoria;
4) riprendendo Fatture precedentemente emesse;
5) ricopiando l'ultima fattura emessa al cliente;
6) inserendo manualmente i singoli articoli.
5.2 Emissione Fattura di Vendita
Si accede alla procedura per l'emissione delle fatture selezionando dal menù principale del modulo di Fatturazione la funzione “Fatture di Vend.Reg 1Emissione Fattura”
oppure premendo il bottone “Fattura” (sezione di colore ocre a sinistra del menù principale).
Prima di iniziare la compilazione della fattura si consiglia di verificare:
- il registro IVA di riferimento (punto 5 della figura 2),
- il numero di fattura, proposto automaticamente e non modificabile,
- il tipo di documento che si sta emettendo (FT o NC, punto 1 della figura 2).
Si prosegue con l'inserimento della data fattura e con la selezione del cliente.
L'utente può ricercare il cliente digitando parte del nome, della partita iva (il numero della partita iva deve essere preceduto dal “.”), o del codice cliente.
La procedura consente inoltre di generare fatture multiple in automatico, sarà possibile selezionare la lista dei clienti in fase di registrazione (bottoni “Fatture Multiple...” punto 12 fig.2).
Le fatture multiple utilizzeranno gli articoli della fattura e personalizzeranno o meno (opzione “UTILIZZA LISTINI” punto 12 fig.2) i prezzi per i singoli clienti.
Nel caso si debba inserire un nuovo cliente sarà sufficiente premere il tasto “F4 Nuovo conto” oppure il bottone “+” (punto 7 fig. 2).
Dopo aver selezionato il cliente il programma riprenderà le impostazioni relative alle modalità di pagamento, l'indirizzo, il destinatario, le scadenze/rate (punto 2 fig.2) ed inserirà nella scheda “ANNOTAZIONI” campo “NOTE 1.” il valore predefinito nell'anagrafica clienti “Annotazioni da riportare in fattura”.
Altresì verrà verificata la presenza di promemoria a nome del cliente e se trovati sarà visualizzato il bottone dei promemoria (punto 16 fig.2).
I promemoria potranno essere selezionati ed importati in fattura.
Fig.1 Lista promemoria.
Oltre ai promemoria potranno essere importati Avvisi di Fattura / DDT o Ordini / Preventivi precedentemente emessi attraverso i bottoni evidenziati al punto 9 della fig.2.
L’inserimento degli articoli (punto 3 fig.2) potrà alternativamente essere eseguito:
– manualmente premendo il tasto F3 “Ins./Mod. Articolo“ sulla colonna “CODICE” e premendo il tasto INVIO (si dovrà quindi inserire la descrizione e tutti gli altri campi),
– richiamando gli articoli precedentemente registrati premendo il tasto F6 “Elenco Articoli” oppure digitando le prime lettere del codice articolo, della descrizione dell’articolo, o del codice EAN, (non si potrà modificare la descrizione dell'articolo), – premendo il tasto F8 “Agg.Riga Descrizione” si potrà inserire un articolo descrittivo,
sarà quindi abilitata la sola colonna “DESCRIZIONE” (la quantità, l'importo,
l'aliquota iva dell'articolo non verranno stampate in fattura).
Man mano che si inseriscono gli articoli, scadenze, rate, q.tà, prezzi, etc la procedura elabora in automatico i totali applicando i parametri fiscali. La sezione “PARAMETRI FISCALI” (punto 4 fig.2 e figura 4) riprende in automatico i valori predefiniti, consentendo all'operatore la loro personalizzazione per singola fattura.
Fig.2 EMISSIONE FATTURE DI VENDITA – sezione ARTICOLI
Le colonne “R.A.” (ritenuta d'acconto) e “C.I.” (contributi integrativi) evidenziate al punto 11 della fig.2 possono essere visualizzate selezionando come layout di stampa il modello “PROFESSIONISTI”, “AGENTE DI COMMERCIO/RAPPRESENTANTE” oppure nel caso in cui la fatturazione preveda le ritenute d’acconto “R.A.” ed i contributi integrativi
“C.I.” (si deve impostare l’aliquota di riferimento nella sezione “PARAMETRI FISCALI”).
La colonna “SCONTO” sarà visualizzata quando come layout di stampa è stato selezionato il modello “AGENTE DI COMMERCIO/RAPPRESENTANTE”, ”AZIENDA DI SERVIZI”, “AZIENDA COMMERCIALE”.
L'operatore può variare le scadenze/rate e le quote di ciascuna rata modificando 1
2
3
4
5 6
7 8
11
12
13 14
9
10 15
16 17
l'anagrafica del cliente oppure dalla funzione Emissione fattura (punto 2 fig.2), le scadenze saranno riportate nello scadenzario clienti (modulo contabilità – funzione Contabilizzazione FT.)
I bottoni evidenziati al punto 10 fig.2 consentono di:
- cancellare tutti gli articoli inseriti nella tabella,
- ricopiare il contenuto dell'ultima fattura emessa al cliente,
- raggruppare tutti i codici articoli uguali, (da usare solo quando non si variano gli importi degli articoli) somma tutte le q.tà degli articoli uguali proponendo il prezzo di default dell’articolo,
- inserire / modificare gli articoli predefiniti ,
- ricopiare il contenuto da una o più fatture precedentemente emesse.
Fig.3 ELENCO FATTURE EMESSE
Le modalità di pagamento sono preinserite. E’ sufficiente selezionare la modalità desiderata tra quelle presenti oppure è sempre possibile aggiungere una modalità personalizzata digitando direttamente nel campo “Modalità di pagamento” la nuova descrizione che potrà essere aggiunta alla lista predefinita tramite il bottone con l’icona del dischetto sita alla destra della descrizione “Conto di riferimento per gli incassi”.
Il conto di riferimento per gli incassi viene, in fase di registrazione, abbinato con la descrizione della modalità di pagamento digitata o selezionata.
La rivalsa,le ritenute d’acconto ed i contributi sono collegati ed attivati tramite il menu di gestione dei codici iva “UTILITA ALIQUOTE IVA E CODICI DI ESENZIONE” , e per far eseguire il calcolo automatico della rivalsa, dei contributi e/o delle ritenute d’acconto è necessario impostare nelle sezione “PARAMETRI FISCALI” le relative aliquote.
Per disabilitare il calcolo della rivalsa, ritenute d’acconto e/o contributi impostare a zero il campo dell’aliquota da calcolare.
Fig.4 EMISSIONE FATTURE DI VENDITA – sezione PARAMETRI FISCALI
Conclusa la compilazione della fattura l'operatore potrà scegliere di registrare e stampare la singola fattura (bottone “Salva la Fattura”) oppure generare fatture multiple tramite i bottoni “Fatture Multiple”.
La funzione “Fatture Multiple” è di norma utilizzata da quelle aziende che fatturano servizi o articoli identici a più clienti. L'operatore potrà utilizzare i prezzi definiti in fattura per tutti i clienti oppure attivare i listini (opzione “Utilizza i Listini”) abbinati ai clienti per adeguare i prezzi di ogni fattura al listino del cliente.
L'elenco dei clienti consente all'utente di selezionare i clienti utilizzando:
– un gruppo clienti predefinito (sezione “Gruppo (clienti):”), – il nome, p.iva, cod.fiscale del cliente,
– il mastro di appartenenza.
ALLEGATI: Tramite la sezione “ALLEGATO” (punto 8 fig.2) ed i bottoni “AGGIUNGI”,
“MOSTRA”, “ELIMINA” l'utente potrà abbinare un allegato al documento. (ad esempio un file pdf, una tabella excel, un documento word, etc.).
5.3 Modifica / Cancellazione Fattura di Vendita
L'utente potrà modificare le fatture tramite il menù “Fatture di Vend.Reg...--
>Modifica /Cancella Fattura” oppure tramite il bottone “Mod.FT” presente nel menù principale.
La modifica del documento consente le stesse operazioni indicate nel capitolo precedente.
La cancellazione potrà essere eseguita solo premendo il tasto “F9 Cancella documento”. Potrà essere cancellata solo l'ultima fattura presente in archivio. (ciò per evitare di creare “buchi” di fatturazione).
Ogni modifica / cancellazione di fatture non sarà automaticamente riporta nel modulo contabile. Il modulo contabile viene aggiornato solo tramite la funzione “Contabilizzazione Fatture”. L'eventuale modifica/cancellazione di fatture potrà essere riportata in contabilità solo eseguendo il reset della contabilizzazione fatture ed una nuova contabilizzazione fatture.
5.4 Stampe Fatture di Vendita
L'operatore può autorizzare la stampa delle fatture subito dopo la loro registrazione.
La funzione “Stampa Fatture” consente:
– la stampa di una singola fatturazione, – la stampa multipla delle fatture,
– la stampa della fattura con aggiunta di un documento a contenuto parametrizzato.
Tutte le stampe saranno visualizzate in anteprima e l'operatore potrà decidere se procedere con la stampa su carta, su pdf oppure l'invio tramite email.
5.5 Registro Fatture di Vendita
Il registro delle Fatture di vendita consente all'operatore di visualizzare attraverso un filtro le fatture dell'anno contabile in corso.
L'utente che vorrà consultare le fatture relative ad anni contabili diversi dall'anno contabile attivato dovrà variare l'anno contabile attivo (cambio data).
Il filtro permette la ricerca delle fatture in base agli codice articolo, alla descrizione dell'artico, al codice fiscale/p.iva del cliente, alle annotazioni in fattura, all'email del cliente, alla descrizione del destinatario.
L'elenco delle fatture ricercato sarà stampabile ed esportabile su file excel.
L'operatore potrà inviare un'email con allegata il file .pdf della fattura selezionata tramite il bottone “Invio doc. via Email”.
5.6 Contabilizzazione Fatture di Vendita
Il modulo Fatturazione ha una gestione delle fatture di vendita indipendente dal modulo Contabilità. Il modulo Contabilità è aggiornato solo attraverso l'utilizzo della funzione “Contabilizzazione Fatture di Vendita”.
L'operatore avrà la facoltà di decidere se utilizzare la data di emissione fattura come data di registrazione del movimento contabile (causale “FV”..”FV4) oppure la data indicata nel campo “Data Registrazione” (uguale per tutte le fatture).
La funzione aggiornerà in automatico il libro giornale, il registro delle fatture di vendita e lo scadenzario clienti.
Ogni modifica/cancellazione delle fatture successiva all'esecuzione della funzione di contabilizzazione non sarà rilevata/riportata in contabilità. L'operatore DOVRA' procedere ad annullare la contabilizzazione delle fatture interessate ed eseguire nuovamente la contabilizzazione.
Le causali “FV”..”FV4” riporteranno i saldi contabili della fattura.
Qualora le fatture siano soggette a ritenute d'acconto o contributi per visualizzare i campi evidenziati in rosso nella figura precedente (ritenute d'acconto, contributi, etc.) verificare che sia selezionata l'opzione “Fattura di vendita soggetta a ritenuta d'acconto”
nel menu di configurazione dell'azienda sezione parametri IVA.
Le fatture soggette a ritenute d'acconto/contributi determinano, in aggiunta alla registrazione in contabilità della causale “FV”, la registrazione della causale “RITFV” con i dovuti giroconti delle ritenute. (Si utilizzano i conti predefiniti nella sezione parametri fiscali della fattura).
5.7 Reset Contabilizzazione Fatture di Vendita
La funzione di “Reset Contabilizzazione Fatture di Vendita” consente di rimuovere le registrazioni contabili relative a:
– fatture di vendita (causali “FV”..”FV4”),
– giroconti (eventuali) delle ritenute d'acconto e contributi (causali “RITFV”), – rimuovere dallo scadenzario clienti le scadenze non ancora incassate.
Le registrazioni contabili (causali “INC”) relative agli incassi delle fatture non saranno cancellate. L'operatore dovrà cancellare manualmente tali registrazioni oppure modificare successivamente alla nuova contabilizzazione gli incassi per riabbinare nuovamente le fatture di vendita all'incasso (consultare la Guida Professionisti).
L'operazione comporterà la variazione dei Resoconti IVA, del Libro Giornale, dei Registri IVA vendite, dello Scadenzario clienti, del Prospetto Fiscale Professionisti e dei Bilanci.
L'utente normalmente utilizza tale funzione per:
1) cancellare dal modulo Contabile le registrazioni delle fatture che sono state oggetto di variazione nel modulo di Fatturazione,
2) per eseguire una nuova contabilizzazione delle fatture modificate.
5.8 Allegato predefinito e parametrizzato da abbinare alla stampa
Attraverso la funzione di stampa di FT, DDT, Ordine, Preventivo l'utente potrà decidere di abbinare al documento un allegato parametrizzato (in formato excel).
Tale funzione consente di abbinare in automatico ad un foglio EXCEL i campi anagrafici del cliente ed i campi contabili della fattura.
Tale funzione può essere utilizzata per allegare ad ogni fattura di vendita:
– un contratto già compilato con gli estremi del cliente, – un'autorizzazione,
– il DPS,
– una licenza d'uso – etc..
6. ORDINI, DDT/AVVISI DI FATTURA, PROMEMORIA, DOC. DI CARICO
6.1 ORDINI / PREVENTIVI
Prima di iniziare a inserire gli ordini/preventivi, come per le fatture di vendita ed i ddt/avvisi di fattura, è necessario impostare il layout di stampa del documento (bottone
“Modello Ordini.”).
Gli ordini con scadenze multiple riportati parzialmente in fattura rimangono
“pendenti” per l’importo e gli articoli non fatturati a condizione che per ogni fattura si RIPRENDA un SOLO ORDINE altrimenti la fattura che riprende parzialmente più ordini determinerà la spunta degli ordini come tutti fatturati per intero.
L'inserimento, la modifica, la cancellazione, la stampa e la consultazione degli ordini / preventivi è del tutto simile a quanto indicato nel capitolo relativo alle fatture.
6.2 DDT / AVVISI DI FATTURA
L'inserimento, la modifica, la cancellazione, la stampa e la consultazione dei DDT / Avvisi di Fattura è del tutto simile a quanto indicato nel capitolo relativo alle fatture.
Anche per i D.D.T./Resi configurare il modulo fatturazione (bottone "modello D.D.T.") come sotto indicato:
in fase di emissione del D.D.tT selezionare "documento di reso" cliccando sull'apposito flag (nel cerchio rosso):
6.3 PROMEMORIA
Per aprire la finestra relativa alla funzione per l’annotazione dei Promemoria cliccare il bottone “Promem.” dal menù principale oppure tramite il menu “Promemoria
Inserimento Promemoria”.
I promemoria consento di “annotare” servizi/contratti/note spese/etc. da fatturare al cliente in un momento successivo (es. fine mese).
L’annotazione del promemoria è simile a quella per l’emissione di una fattura.
E’ prevista la sola cancellazione del promemoria (e non anche la modifica) tramite il menu “Promemoria Gestione Promemoria”.
6.4 DOCUMENTI DI CARICO
Il modulo di fatturazione consente la gestione dei documenti di carico attraverso le funzioni Inserimento, Gestione (modifica/cancellazione) e Consultazione (Registro di magazzino).
Per modificare/cancellare i documenti di carico utilizzare la funzione “Gestione Doc.
Carico”, selezionare la riga del documento desiderata e premere il tasto F7
“Modifica/Cancellazione”.
Il Registro di magazzino consente:
– di ricercare i documenti di carico, fatture di vendita, DDT
– di consultare le giacenze per articolo, gruppi di articoli, registro e per periodo.
Per particolari esigenze di magazzino è possibile l'utilizzo di un qualsiasi altro software gestionale di magazzino ed importare le sole fatture di vendita tramite la funzione importazioni fatture di vendita da files esterni.
7. GESTIONE AGENTI
7.1 Premessa
Con questo modulo si potranno gestire gli agenti ed i loro compensi.
Prima di tutto si inizia con l'inserimento degli agenti nel piano dei conti (funzione
“PIANO DEI CONTI-->INSERIMENTO CONTO” oppure bottone “Aggiungi” dal modulo
“GESTIONE AGENTI”). Gli Agenti fanno parte della categoria fornitori (categoria “F”, es.
mastro “201”) e devono avere impostata l'opzione “Agente/Rappresentante della ditta/società”.
Figura 1
Tutte le operazioni relative agli agenti (inserimento / consultazione / provvigioni / report / etc) sono integrate nel menu “MODULO FATTURAZIONE-->AGENTI-->GESTIONE AGENTI”.
Il modulo Gestione Agenti è composto da 4 sezioni:
– AGENTI (consultazione ed aggiornamento schede agenti)
– ABBIN. AGENTI-->CLIENTI (Abbinamento degli agenti ai clienti) – FATTURE (Abbinamento degli agenti alle singole fatture di vendita)
– REPORT PROVVIGIONI (Prospetto riepilogativo del venduto e delle provvigioni).
Figura 2
7.2 INSERIMENTO DELLE PERCENTUALI DI PROVVIGIONE
Le aliquote delle provvigioni devono essere inserite tramite la sezione “AGENTI” del menu “AGENTI-->GESTIONE AGENTI”. Per visualizzare La tabella degli agenti premere il bottone a forma di binocolo “ABC”.
Nella tabella sono modificabili tutte le celle con sfondo verde (es. “Provv.%” vedere fig.2), selezionare la cella e digitare l'aliquota da inserire utilizzando il punto come separatore dei decimali.
7.3 ABBINAMENTO DEGLI AGENTI AI CLIENTI
La sezione “ABBIN.-->AGENTI-->CLIENTI” abbina ai clienti selezionati (colonna
“SEL.”) il codice agente prescelto (“Selez. L'agente da abbinare ai clienti”). L'anagrafica cliente conserverà l'abbinamento che sarà suggerito all'emissione della fattura.
Figura 3
La gestione degli abbinamenti è sempre modificabile anche successivamente all'emissione dei documenti (vedere paragrafo successivo).
7.4 ABBINAMENTO DEGLI AGENTI ALLE FATTURE
In fase di emissione di una fattura gli agenti sono abbinati ad essa in due modi:
a) in automatico riprendendo l'agente dall'anagrafica del cliente (agente già abbinato al cliente con la procedura indicata nel paragrafo precedente).
b) selezionando l'agente dall'elenco visualizzato dal bottone “Agente” (fig.4).
Figura 4
E' possibile abbinare gli agenti alle fatture successivamente all'emissione delle fatture tramite la modifica delle fatture oppure con le funzioni automatizzate:
a) bottone “Abbina le FT senza Agente” (Fig.5).
b) bottone “Riabbina gli agenti a tutte le FT” (Fig.5).
L'abbinamento sarà eseguito utilizzando il codice agente abbinato al cliente ed il filtro temporate. Variando il filtro temporale si potranno imputare fatture dello stesso cliente ad agenti differenti.
Figura 5
7.5 PROSPETTO PROVVIGIONI
Le provvigioni degli agenti sono indicate nella sezione “REPORT PROVVIGIONI”
suddivise per mese di competenza.
Le fatture non abbinate agli agenti sono accorpate nella riga “--- SENZA AGENTE”.
8. UTILITA' – MODULO FATTURAZIONE
8.1 IMPORTAZIONE ARTICOLI DA FILES ESTERNI
Questa funzione consente di recuperare tutti gli articoli provenienti da altre procedure o semplicemente registrati su di un qualsiasi file archivio tipo: .csv, .xls o .txt (con un separatore per ogni campo come ad esempio il carattere punto e virgola “;” o altro carattere).
Una volta aperto il file selezionare la colonna corrispondente ad ogni campo. Una volta terminato cliccare sul bottone “Eseguire l'importazione“.
Importazione articoli.
8.2 IMPORTAZIONE ORDINI / PREVENTIVI DA FILES ESTERNI
Il modulo di fatturazione consente la massima apertura verso tutti i software gestionali, infatti è possibile importare (nel rispetto delle specifiche tecniche pubblicate sul sito web nella sezione “DOWNLOAD/DOCUMENTI TECNICI SOFTWARE HOUSE”):
– ORDINI / PREVENTIVI, – FATTURE DI VENDITA , – ARTICOLI .
8.3 IMPORTAZIONE FATTURE DA FILES ESTERNI
Il modulo di fatturazione consente la massima apertura verso tutti i software gestionali, infatti è possibile importare (nel rispetto delle specifiche tecniche pubblicate sul sito web nella sezione “DOWNLOAD/DOCUMENTI TECNICI SOFTWARE HOUSE”):
– ORDINI / PREVENTIVI , – FATTURE DI VENDITA, – ARTICOLI .
8.4 INVIO EMAILS ( Mailing list, Newsletter )
I moduli Contabilità e Fatturazione dispongono di un potente strumento per l'invio delle email, si avvia la procedura tramite il menù “UTILITA-->INVIO EMAILS AI CLIENTI”
oppure tramite il bottone “INVIO EMAILS”.
L'invio delle email potrà essere singolo o multiplo in base alla lista di emails selezionate tra i clienti (bottone “Destinatari”).
I dati relativi al mittente sono ripresi in automatico dal menù di configurazione dell'azienda sezione “Anagrafica Azienda”, le email dei clienti sono invece riprese dall'anagrafica del conto cliente.
Ad ogni email potranno essere allegati dei documenti tramite i bottoni “Allegato 1,2,3”. Ogni bottone “Allegato ...” consente di “appendere” più documenti all'email (uno per ogni clic).
L'opzione “Invia le email per gruppi con indirizzi email nascosti (BCC)(spedizione rapida)” viene utilizzata per velocizzare la spedizione delle email multiple. Verranno
